Vous ajoutez et modifiez les documents depuis l'écran Ajouter un document . Chaque document peut être un fichier que vous téléversez ou un lien vers un fichier hébergé ailleurs. Vous pouvez construire votre bibliothèque document par document, ou importer un lot entier en une fois. Vous pouvez même laisser les visiteurs soumettre leurs propres documents from the front end of your site, which you approve before they go live. On the Advanced plan, you can even sync a Google Drive or Dropbox folder, so documents create themselves and stay in sync.
Téléverser un fichier ou créer un lien vers une URL
En haut du formulaire, choisissez Téléverser un fichier ou Lien vers une URL. Pour téléverser, glissez un fichier sur la zone de dépôt ou cliquez sur Choisir un fichier. Vous pouvez ajouter presque tout de cette façon : PDF, documents Word et Excel, diapositives PowerPoint, images, audio et vidéo. Pour pointer plutôt vers un fichier déjà en ligne, passez en mode URL et collez son adresse web, ce qui est pratique pour les fichiers Google Drive, les vidéos YouTube ou tout contenu hébergé ailleurs. Pour les fichiers liés, vous pouvez saisir facultativement la File size, car nous ne pouvons la mesurer que pour les fichiers que vous téléversez vous-même. Voir quels types et tailles de fichiers vous pouvez ajouter pour en savoir plus.
Ajouter un titre et une description
Donnez au document un Titre, le seul champ obligatoire. La Description facultative utilise un éditeur complet : vous pouvez y inclure du texte mis en forme, des images ou des médias intégrés qui s'affichent à côté du document dans votre bibliothèque.
Organiser avec des catégories, des étiquettes et des auteurs
À droite, attribuez des Catégories, Tags, et des Auteurs. Ils alimentent les filtres de votre bibliothèque et permettent de cibler des bibliothèques distinctes sur des sujets précis. Vous pouvez créer une nouvelle catégorie ou étiquette directement, sans quitter l'écran, et elle est ajoutée automatiquement à votre liste principale.
Ajouter une image mise en avant
Use Image mise en avant pour joindre une vignette, particulièrement utile dans la mise en page en grille. Si vous téléversez un PDF ou une image et laissez ce champ vide, nous essayons de générer une vignette à partir du fichier, si bien que de nombreux documents obtiennent une image d'aperçu sans effort supplémentaire.
Importer plusieurs documents en une fois
Si vous avez beaucoup de documents à ajouter, inutile de les saisir un par un. Sur l'écran Advanced plan , vous pouvez ouvrir la page Importer page and add documents in bulk in one of two ways: by dropping a batch of files, or by importing a spreadsheet. Either method can create hundreds of documents in a single pass. And if your files already live in Google Drive or Dropbox, folder sync can skip the import altogether by keeping a category in sync with the folder.
Téléversement en masse par glisser-déposer
L'option la plus rapide consiste à glisser un groupe de fichiers directement sur la page Importer. Nous créons un document par fichier, en utilisant le nom du fichier comme titre de départ (l'extension est supprimée et les tirets deviennent des espaces). Une fois les fichiers en place, vous pouvez ouvrir n'importe quel document pour peaufiner son titre, ajouter une description ou attribuer des catégories et des étiquettes.
Importer depuis un tableur (CSV)
Pour transférer des informations plus riches, comme des descriptions, des catégories et des liens, importez un fichier CSV. Créez un tableur avec une colonne par information et une ligne par document, avec une ligne d'en-tête en haut, puis enregistrez-le ou exportez-le au format CSV. Sur la page Importer, téléversez le fichier : nous associons vos en-têtes aux champs de document correspondants. Vous pouvez ajuster chacune de ces associations avant de lancer l'import, puis laisser le système créer tous les documents d'un coup.
Les colonnes que vous pouvez inclure sont :
- Titre (obligatoire) : le nom du document.
- Description et excerpt: contenu long et court résumé, tous deux acceptant du texte brut ou du HTML.
- URL du fichier: l'adresse web publique d'un fichier que nous devons récupérer dans votre bibliothèque, afin qu'il soit hébergé et téléchargeable comme un fichier téléversé.
- Link URL: une adresse web que vous souhaitez conserver comme lien externe plutôt que d'importer le fichier, par exemple une vidéo ou une page sur un autre site.
- Featured image URL: l'adresse publique d'une image que nous téléchargeons et définissons comme vignette du document.
- File size: nécessaire uniquement pour les documents liés, car nous calculons nous-mêmes la taille de tout ce que nous hébergeons pour vous.
- Catégories et tags: tout élément inexistant est créé pendant l'import. Utilisez un signe supérieur pour imbriquer un élément enfant dans un parent, par exemple
Rapports > 2026. - Author: le nom affiché en regard du document.
- Published: réglez sur TRUE ou FALSE pour définir si chaque document est publié ou reste un brouillon.
Remplacer un document
Pour remplacer le fichier associé à un document existant, ouvrez-le et déposez un nouveau fichier sur la zone de téléversement, où s'affiche désormais Déposez un nouveau fichier pour le remplacer. Le document conserve son titre, son lien et ses réglages. Voir comment mettre à jour et remplacer des documents pour tous les détails.
Expiration et historique des versions
Avec le forfait Avancé , vous pouvez également définir une Date d'expiration, après laquelle le document est masqué de votre bibliothèque, et conserver un historique des versions , afin que le remplacement d'un fichier préserve la version précédente. Voir expiration des documents et contrôle de version.
Pour aller plus loin : vous pouvez également laisser les visiteurs ajouter eux-mêmes des documents. Voir accepter les documents soumis par les visiteurs.