Ce document explique comment déplacer des documents depuis SharePoint vers Document Library Pro. Vous gérez l’importation en deux étapes : téléchargez les fichiers depuis SharePoint, puis importez-les dans votre bibliothèque. Une synchronisation n’est pas le bon outil pour ce déplacement, car elle garderait les documents dépendants de SharePoint.
Téléchargez vos fichiers depuis SharePoint
Pour quelques centaines de fichiers, utilisez SharePoint dans votre navigateur. Ouvrez la bibliothèque de documents dans SharePoint, sélectionnez les fichiers ou dossiers souhaités, puis choisissez Télécharger. SharePoint les regroupe dans un fichier zip.
Microsoft publie ces limites pour le téléchargement de fichiers et de dossiers depuis OneDrive ou SharePoint.
- 250GB par fichier
- 10 000 fichiers dans un seul téléchargement
- 10 000 fichiers par dossier
- 10GB par fichier zip lorsque le contenu est déjà compressé, et 20GB au total
- Les blocs-notes OneNote ne peuvent pas être téléchargés. Vous obtenez un fichier d’erreur à la place.
- Vous ne pouvez pas télécharger en masse depuis la vue Shared. Vous devez télécharger depuis la bibliothèque elle-même.
- SharePoint Server 2019 sur site ne peut pas du tout effectuer de téléchargement multifichier.
Pour les bibliothèques plus volumineuses, utilisez l’application de synchronisation OneDrive. La recommandation de Microsoft au-delà de 10 000 fichiers est de synchroniser la bibliothèque avec un ordinateur, d’attendre que OneDrive termine le téléchargement de tout le contenu, puis de copier le dossier ailleurs, en dehors de OneDrive. Vous avez besoin d’un espace disque suffisant pour toute la bibliothèque, et le processus peut prendre beaucoup de temps.
Conservez la structure des dossiers intacte lorsque vous copiez les fichiers. Ne regroupez pas tous les dossiers au même endroit, car les dossiers deviendront des catégories plus tard.
Ce qui n’est pas transféré
Les colonnes de métadonnées SharePoint, l’historique des versions et les autorisations ne sont pas transférés avec les fichiers téléchargés. Vous récupérez les fichiers et la structure des dossiers. Les catégories et les étiquettes dans Document Library Pro couvrent ce pour quoi la plupart des bibliothèques utilisaient les colonnes de métadonnées.
Planifiez vos catégories avant l’importation
Les dossiers deviennent des catégories dans Document Library Pro. Les catégories alimentent les filtres utilisés par les visiteurs, et les catégories imbriquées sont prises en charge. Écrivez une catégorie enfant sous la forme Parent > Enfant, par exemple Reports > Board minutes.
Décidez quels documents appartiennent à une bibliothèque protégée avant l’importation. Cela affecte la façon dont vous publiez la bibliothèque terminée.
Importez vos documents
Vous pouvez importer des documents depuis la Importer page de deux façons. Les deux méthodes sont disponibles avec l’offre Advanced.
La première méthode consiste à faire glisser un lot de fichiers sur la page Importation en masse. Un document est créé par fichier, en utilisant le nom du fichier comme titre, sans l’extension et avec les tirets remplacés par des espaces. Par exemple, board-minutes-march.pdf devient board minutes march. Les noms de fichiers SharePoint sont souvent désordonnés, vérifiez-les donc avant l’importation plutôt que de renommer les documents ensuite.
La deuxième méthode consiste à importer une feuille de calcul comme fichier CSV. C’est généralement le meilleur choix après SharePoint, car vous pouvez définir les titres et les catégories de chaque document avant toute mise en ligne. Créez la feuille de calcul à partir de la liste des dossiers, avec une ligne par document, une colonne par champ et une ligne d’en-tête en haut.
Téléversez le fichier CSV sur la page Importation en masse. Vos en-têtes de colonnes sont associés automatiquement à nos champs. Vérifiez les correspondances, ajustez celles qui sont incorrectes, puis lancez l’importation.
Vous pouvez inclure les colonnes ci-dessous.
- Nom est requis. Il s’agit du titre du document.
- Contenu est la description du document, en texte brut ou en HTML.
- Extrait est un court résumé du document.
- URL du fichier est l’adresse web publique d’un fichier à importer dans la bibliothèque, afin qu’il soit hébergé et téléchargeable.
- URL directe est une adresse web qui reste un lien externe au lieu d’être importée.
- URL de l’image mise en avant est une adresse d’image publique, téléchargée et définie comme miniature.
- Taille du fichier n’est nécessaire que pour les documents liés, car la taille de tout ce qui est hébergé pour vous est calculée automatiquement.
- Catégories et étiquettes sont créées pendant l’importation si elles n’existent pas, et Parent > Child les imbrique.
- Auteurs du document est le nom de l’auteur affiché avec le document.
- Published est TRUE ou FALSE. Cela contrôle si le document est mis en ligne ou reste en brouillon.
Voir Téléversement groupé pour la référence complète sur l’importation.
Publiez la bibliothèque et définissez l’accès
- Ouvrez Publier la bibliothèque dans le tableau de bord.
- Copiez le code d’intégration. Il comprend un iframe et un petit script de redimensionnement.
- Ajoutez le site sur lequel vous intégrez la bibliothèque dans le champ des domaines autorisés.
- Collez le code d’intégration dans votre page.
Votre bibliothèque fonctionne aussi comme une page autonome à l’adresse your-slug.documentlibrary.app, ou sur votre propre adresse de marque.
Pour les bibliothèques qui ne doivent pas être publiques, utilisez la protection par mot de passe ou intégrez la bibliothèque dans un site qui dispose déjà de sa propre connexion. Consultez la publication de votre bibliothèque pour les étapes complètes de publication.
Vérifiez vos documents numérisés
La recherche couvre le texte contenu dans les fichiers PDF, Word, Excel et PowerPoint. Un PDF numérisé est une image d’une page, il ne contient donc aucun texte à indexer. Il ne peut être trouvé que par son titre, sa description et ses catégories.
Identifiez les documents numérisés pendant l’importation lorsque c’est possible. Donnez-leur des titres et des descriptions clairs, afin que les visiteurs puissent tout de même les trouver. Consultez la recherche dans la bibliothèque de documents pour en savoir plus sur ce que la recherche inclut.
Pour aller plus loin : consultez la migration depuis SharePoint pour un guide plus complet sur la planification d’une migration depuis SharePoint.