Votre bibliothèque Hosted Document Library Pro accepte un large éventail de types de fichiers, sans limite intégrée sur les formats ou les tailles que vous pouvez ajouter. Que vous partagiez des PDF, des feuilles de calcul, des images, de l’audio ou de la vidéo, vous pouvez les téléverser directement dans votre bibliothèque. Les fichiers synchronisés depuis un Dossier Google Drive ou Dropbox restent dans votre propre stockage cloud, et votre bibliothèque crée des liens vers eux à cet endroit.
Ajouter un fichier
Sur l’écran Ajouter un document, vous pouvez soit téléverser un fichier directement dans votre bibliothèque, soit coller un lien vers un fichier situé ailleurs en ligne. Les deux options placent le document dans votre bibliothèque avec un lien de téléchargement ou de consultation fonctionnel.
Si un fichier ne se téléverse pas
Si un fichier précis refuse de se téléverser, la solution la plus simple consiste à utiliser l’option de lien à la place. Hébergez le fichier là où il se trouve déjà, puis ajoutez un nouveau document et collez son adresse web au lieu de téléverser le fichier lui-même. Le document apparaît toujours dans votre bibliothèque, et le bouton de téléchargement pointe vers cette adresse.
Aperçu du document
La fonctionnalité de prévisualisation affiche un aperçu rapide de certains types de fichiers avant le téléchargement. Consultez l’article Prévisualisation des documents pour obtenir la liste complète des formats compatibles avec la prévisualisation.
Où vos fichiers sont stockés
Lorsque vous téléversez un fichier sur l’écran Ajouter un document, il est enregistré dans le stockage de votre bibliothèque et lié automatiquement à ce document. Votre bibliothèque lit également chaque fichier pour déterminer sa taille et son type, afin que ces informations puissent s’afficher dans les colonnes de votre bibliothèque si vous choisissez de les afficher.
Ajouter un fichier par lien
Si un fichier se trouve déjà ailleurs en ligne, vous n’avez pas besoin de le téléverser à nouveau. Sur l’écran Ajouter un document, choisissez l’option de lien et collez l’adresse web du fichier au lieu de le téléverser. Le document apparaît alors normalement dans votre bibliothèque, et son bouton de téléchargement pointe vers cette adresse. Les fichiers téléversés vous donnent accès à l’ensemble de fonctionnalités le plus complet, y compris les téléchargements de plusieurs documents, le téléversement est donc le meilleur choix lorsque vous avez le fichier sous la main.
Voir tous vos fichiers téléversés
Pour consulter tous les fichiers qui ont été téléversés dans votre bibliothèque, rendez-vous sur cette page cachée (remplacez l’adresse par celle de votre propre bibliothèque) :
your-library.documentlibrary.app/wp-admin/upload.php?mode=list
Elle liste tous vos fichiers avec le document auquel chacun est rattaché. Tout fichier qui n’a pas été rattaché à un document pendant 30 jours est supprimé automatiquement, il n’y a donc généralement rien à nettoyer.
Nettoyage automatique des fichiers inutilisés
Pour économiser de l’espace de stockage, Document Library Pro supprime automatiquement tout fichier téléversé qui n’a été rattaché à aucun document au cours des 30 derniers jours. Cette opération s’exécute chaque jour en arrière-plan, vous n’avez donc rien à faire.
Ce nettoyage n’a pas lieu si vous avez contrôle de version activé, auquel cas vos fichiers sont conservés indéfiniment. Un fichier est considéré comme rattaché s’il s’agit du fichier téléversé d’un document, de son image mise en avant, d’une version stockée ou d’un fichier intégré dans la description d’un document.