Dit document behandelt hoe je documenten uit SharePoint haalt en naar Document Library Pro verplaatst. Je voert de import in twee fasen uit: download de bestanden uit SharePoint en importeer ze daarna in je bibliotheek. Synchronisatie is niet de juiste tool voor deze verhuizing, omdat synchroniseren de documenten afhankelijk zou houden van SharePoint.
Download je bestanden uit SharePoint
Gebruik voor een paar honderd bestanden SharePoint in je browser. Open de documentbibliotheek in SharePoint, selecteer de gewenste bestanden of mappen en kies Downloaden. SharePoint verpakt ze in een zipbestand.
Microsoft publiceert deze limieten voor het downloaden van bestanden en mappen uit OneDrive of SharePoint.
- 250GB per bestand
- 10.000 bestanden in een enkele download
- 10.000 bestanden per map
- 10GB per zipbestand wanneer de inhoud al is gecomprimeerd, en 20GB in totaal
- OneNote-notitieblokken kunnen niet worden gedownload. In plaats daarvan krijg je een foutbestand.
- Je kunt niet in bulk downloaden vanuit de gedeelde weergave. Je moet downloaden vanuit de bibliotheek zelf.
- SharePoint Server 2019 on-premises kan helemaal geen download van meerdere bestanden uitvoeren.
Gebruik voor grotere bibliotheken de OneDrive-synchronisatie-app. Microsoft’s eigen aanbeveling bij meer dan 10.000 bestanden is om de bibliotheek met een computer te synchroniseren, te wachten tot OneDrive alles heeft gedownload en de map daarna naar een locatie buiten OneDrive te kopieren. Je hebt genoeg schijfruimte nodig voor de hele bibliotheek, en het proces kan lang duren.
Houd de mapstructuur intact wanneer je de bestanden kopieert. Voeg de mappen niet samen op een plek, want de mappen worden later categorieen.
Wat niet wordt overgenomen
SharePoint-metadatakolommen, versiegeschiedenis en rechten gaan niet mee met de gedownloade bestanden. Je krijgt de bestanden en de mapstructuur. Categorieen en tags in Document Library Pro dekken waarvoor de meeste bibliotheken metadatakolommen gebruikten.
Plan je categorieen voordat je importeert
Mappen worden categorieen in Document Library Pro. Categorieen sturen de filters aan die bezoekers gebruiken, en geneste categorieen worden ondersteund. Schrijf een subcategorie als Parent > Child, bijvoorbeeld Reports > Board minutes.
Bepaal welke documenten in een beveiligde bibliotheek horen voordat je importeert. Dit beïnvloedt hoe je de voltooide bibliotheek publiceert.
Importeer je documenten
Je kunt documenten importeren vanaf de Importeren pagina op twee manieren. Beide methoden zijn beschikbaar in het Advanced-abonnement.
De eerste methode is een reeks bestanden naar de Bulk Upload-pagina slepen. Per bestand wordt één document aangemaakt, met de bestandsnaam als titel, waarbij de extensie wordt weggelaten en streepjes worden omgezet in spaties. Bijvoorbeeld: board-minutes-march.pdf wordt board minutes march. SharePoint-bestandsnamen zijn vaak rommelig, dus controleer ze vóór het importeren in plaats van documenten achteraf te hernoemen.
De tweede methode is om een spreadsheet als CSV-bestand te importeren. Dit is na SharePoint meestal de betere keuze, omdat je titels en categorieen voor elk document kunt instellen voordat er iets live gaat. Bouw de spreadsheet op vanuit de mappenlijst, met een rij per document, een kolom per veld en een koprij bovenaan.
Upload het CSV-bestand op de Bulk Upload-pagina. Je kolomkoppen worden automatisch gekoppeld aan onze velden. Controleer de koppelingen, pas alles aan wat verkeerd is en voer daarna de import uit.
Je kunt de onderstaande kolommen opnemen.
- Naam is verplicht. Dit is de titel van het document.
- Inhoud is de documentbeschrijving, als platte tekst of HTML.
- Samenvatting is een korte samenvatting van het document.
- Bestands-URL is een openbaar webadres van een bestand dat in de bibliotheek moet worden opgehaald, zodat het wordt gehost en downloadbaar is.
- Directe URL is een webadres dat een externe link blijft in plaats van te worden geimporteerd.
- URL uitgelichte afbeelding is een openbaar afbeeldingsadres, dat wordt gedownload en ingesteld als thumbnail.
- Bestandsgrootte is alleen nodig voor gelinkte documenten, omdat de grootte van alles wat voor je wordt gehost automatisch wordt berekend.
- Categorieen en tags worden tijdens de import aangemaakt als ze niet bestaan, en Parent > Child nest ze.
- Documentauteurs is de auteursnaam die bij het document wordt getoond.
- Published is TRUE of FALSE. Dit bepaalt of het document live gaat of als concept blijft.
Bekijk Bulk-upload voor de volledige importreferentie.
Publiceer de bibliotheek en stel toegang in
- Openen Bibliotheek publiceren in het dashboard.
- Kopieer de insluitcode. Deze bevat een iframe en een klein script voor formaat aanpassen.
- Voeg de site waarop je insluit toe aan het vak met toegestane domeinen.
- Plak de insluitcode in je pagina.
Je bibliotheek werkt ook als zelfstandige pagina op your-slug.documentlibrary.app, of op je eigen merkadres.
Gebruik voor bibliotheken die niet openbaar mogen zijn wachtwoordbeveiliging of sluit de bibliotheek in binnen een site die al een eigen login heeft. Zie je bibliotheek publiceren voor de volledige publicatiestappen.
Controleer je gescande documenten
Zoeken omvat de tekst in PDF-, Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Een gescande PDF is een afbeelding van een pagina, dus er staat geen tekst in om te indexeren. Deze kan alleen worden gevonden op titel, beschrijving en categorieen.
Identificeer gescande documenten waar mogelijk tijdens de import. Geef ze duidelijke titels en beschrijvingen, zodat bezoekers ze nog steeds kunnen vinden. Zie zoeken in de documentbibliotheek voor meer informatie over wat zoeken omvat.
Verder lezen: zie weg migreren van SharePoint voor een uitgebreidere uitleg over het plannen van een verhuizing weg van SharePoint.