Documentbeheer voor verenigingen zorgt vaak voor frustratie, iets wat de meeste ledenadministratie teams goed kennen. Leden mailen het kantoor met de vraag waar ze een formulier of een beleidsstuk dat maanden geleden is gepubliceerd kunnen vinden, en iemand moet het handmatig opzoeken. De bestanden bestaan wel, maar zijn gewoon moeilijk te vinden omdat de software waarop uw vereniging draait nooit is ontworpen om documenten vindbaar te maken.
Herkenbaar?
De oplossing is het creëren van een doorzoekbare documentenbibliotheek die op de website van uw vereniging staat en samenwerkt met het lidmaatschapssysteem waarvoor u al betaalt. Dat zou ik aanraden, en hieronder zal ik uitleggen waar het past, wat erin komt te staan en hoe u de gevoelige delen privé kunt houden.
Wat Lidmaatschapssoftware Weglaat
Jouw verenigingsmanagement software is gebouwd om het lidmaatschap zelf te beheren: aanmeldingen, verlengingen, contributie, de ledendatabase, e-mail en evenementregistratie. Documenten zijn vaak een sluitpost, afgehandeld met een eenvoudige bestandsupload of een lange pagina met links binnen het ledengebied.
Een pagina met links werkt voor maximaal vijf bestanden. Als je daar overheen gaat, kunnen leden het niet meer doorzoeken, niet filteren en niet zien welke versie de huidige is. Hierdoor geven ze het op en mailen ze je in plaats daarvan. De documentkant wordt stilletjes het probleem van het kantoor, terwijl ook de tijd van je leden verspild wordt.
Zeer weinig documenttools kunnen dit probleem oplossen. Dat komt doordat de meeste opties op de markt zijn gebouwd voor opslag en interne bestandsdeling. Ze zijn simpelweg niet ontworpen om documenten en bronnen te publiceren als een bibliotheek waar leden en het publiek in kunnen zoeken - en toch is dit precies wat verenigingen nodig hebben.
De meeste verenigingen hebben twee soorten documentbibliotheken nodig
Als je eenmaal documenten goed begint te publiceren, merken de meeste verenigingen dat ze twee bibliotheken hebben (zelfs als beide op dezelfde website staan):
- Een openbare bibliotheek dat iedereen kan bek documentbibliotheek geeft is de moeite waard om goed te doen.
- Een bibliotheek voor leden achter een login. Dit bevat bestuurs- en commissiedocumenten, de ledenlijst, trainingsbronnen, verlengingsformulieren en evenementenmateriaal waar alleen betaalde leden toegang toe moeten hebben, veel zoals een ledenportaal.
Toen we associaties analyseerden die Document Library Pro gebruikten, ontdekten we dat de overgrote meerderheid het gebruikte om doorzoekbare te maken PDF-bibliotheken. De meesten kozen ervoor hun pdf's in een tabel te zetten vanwege de gestructureerde gegevens die deze over elk document weergeeft.
Een bibliotheek rond het systeem dat u al heeft passen
Als u een documentbibliotheek voor uw vereniging aanmaakt, moet uw doel zijn dit te doen zonder het lidmaatschapssysteem dat u al beheert te verstoren. Leden hebben geen tweede account of aparte site nodig om documenten te openen, en u hoeft geen van uw ledengegevens te verplaatsen.
We hebben Document Library Pro gebouwd om op deze manier te passen. Het verandert uw bestanden in één doorzoekbare documentenbibliotheek dat leden kunnen zoeken, filteren op categorie en in de browser kunnen bekijken zonder te downloaden. Ze kunnen een enkel bestand pakken, of er meerdere selecteren en ze samen als een ZIP downloaden.
Belangrijk is dat de documentenbibliotheek past in uw bestaande ledengebied. Welk type website of platform u ook gebruikt voor het ledengebied, u kunt uw documentenbibliotheken erin insluiten. Als de website van uw vereniging is gebouwd op WordPress, dan kunt u de WordPress-plugin installeren. Voor alle andere platforms, waaronder Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een interne intranet, kiest u voor de gehoste versie en sluit u documentenbibliotheken in zoals nodig. Hoe dan ook, de bibliotheek leeft op de site die leden al bezoeken.
Document Library Pro heeft twee functies die bijzonder nuttig zijn voor de documenten van verenigingen:
- Het front-end indieningsformulier laat comités of lokale afdelingen hun eigen documenten uploaden, waarbij elk document optioneel ter goedkeuring wordt voorgelegd. Zo is de bibliotheek niet de taak van één persoon. Afhankelijk van het type vereniging dat u runt, kunt u leden zelfs documenten laten indienen om te worden gedeeld met andere leden in de bibliotheek.
- Als je documenten publiceert in de openbare gedeelten van je website, kun je met de e-mailafvangfunctie de documentbibliotheek gebruiken als leadmagnet voor leden. Dit is een uitstekende manier om een populaire bron om te zetten in een potentiële lead voor lidmaatschap. Het is dezelfde aanpak die veel nonprofits gebruiken om hun aanhangerslijst te laten groeien.
Veelgestelde vragen van verenigingen
Vervangt een documentenbibliotheek onze software voor verenigingsbeheer?
Nee. De twee werken samen. Uw software voor ledenadministratie blijft uw leden, contributies en evenementen beheren. Document Library Pro verzorgt de documenten en publiceert deze als een doorzoekbare bibliotheek waar leden en het publiek op uw eigen site doorheen kunnen bladeren.
Hoe beschermen we de bibliotheek van de leden?
Hoewel Document Library Pro een optie voor wachtwoordbeveiliging biedt voor elke bibliotheek, zou ik voor de meeste verenigingen aanbevelen om de bibliotheek gewoon in te sluiten in uw bestaande ledengebied. Dit is al afgeschermd voor leden, dus de bibliotheek zal automatisch dezelfde beveiliging erven.
Kunnen leden hun eigen documenten toevoegen?
Ja. Een front-end inzending formulier laat leden, commissies of lokale afdelingen documenten direct uploaden, met de optie om elk document ter goedkeuring vast te houden voordat het in de bibliotheek verschijnt.
Op welke platforms werkt het?
Installeer Document Library Pro als een WordPress-plugin, of stel de gehoste versie op en embed de bibliotheken in elk ander platform, zoals Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste website of een interne intranet. Dit betekent dat het past, of uw organisatie nu is gebouwd op WordPress of iets anders. U kunt hier meer over lezen op de Lidmaatschappen pagina.
Begin met uw meest gevraagde documenten
Je hoeft niet alles tegelijk te verhuizen. Begin met de bestanden die leden het meest vragen, zoals je statuten, de laatste nieuwsbrief en het vernieuwingsformulier, en plaats die eerst in een doorzoekbare bibliotheek. De rest kan volgen als je de tijd vindt.
Doe dat en uw ledenbeheersoftware blijft doen waar het goed in is, terwijl uw documenten eindelijk een plek krijgen die hetzelfde doet. Wanneer u er klaar voor bent, Meld u aan voor een gratis proefperiode van 14 dagen van Document Library Pro en bouw een bibliotheek waar uw leden als eerste naartoe gaan.
