Documentbeheer voor non-profitorganisaties betekent dat je organisatie één betrouwbare plek krijgt om documenten op te slaan, te organiseren en te delen, van openbare jaarverslagen tot vertrouwelijke bestuursdocumenten. De meeste non-profitorganisaties hebben hiervoor geen zware enterprise software nodig. Een betere oplossing is meestal een overzichtelijke, doorzoekbare bibliotheek die op de website die je al beheert wordt gepubliceerd, met daarin de bestanden die je al produceert.
Non-profitorganisaties delen ook meer documenten publiekelijk dan de meeste organisaties zich realiseren. In de Verenigde Staten vereist de IRS belastingvrije organisaties om hun drie meest recente jaarlijkse opgaven en vrijstellingsaanvraag ter inzage. Voeg daar beleid, impactrapporten, subsidiedocumenten en vrijwilligersbronnen aan toe, en de typische liefdadigheidsinstelling publiceert het hele jaar door een gestage stroom documenten.
Als makers van Document Library Pro weten wij uit eigen ervaring hoe belangrijk dit voor onze klanten is. Toen we 500 websites onder de loep namen waarop Document Library Pro wordt gebruikt, bleken non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen de grootste groep te vormen, met ongeveer 40% van alle gebruikers.
Wat bijna al deze non-profitorganisaties gemeen hebben, is dat ze documenten publiceren om te vinden, in plaats van alleen bestanden intern op te slaan. Dat is waar de meeste documentbeheersoftware voor non-profitorganisaties aan voorbijgaat.
Hieronder bespreek ik de soorten documenten die non-profitorganisaties doorgaans delen en hoe je publieke materialen kunt scheiden van materialen voor leden. Ik zal ook kijken naar hoe je een documentatiebibliotheek voor non-profitorganisaties kunt opbouwen zonder een nieuw systeem te kopen, met voorbeelden van echte goede doelen die het goed doen.
Documenten die Nonprofits Moeten Delen
De meeste non-profitorganisaties beschikken over veel meer documenten die gedeeld kunnen worden dan een geschikte plek om ze op te slaan. De bestanden vallen doorgaans in een handvol terugkerende groepen:
- Bestuur en verantwoording. Dit omvat jaarverslagen, financiële overzichten, uw IRS Formulier 990 of lokaal equivalent, statuten, beleid inzake belangenverstrengeling en beleid inzake bescherming. Vele moeten wettelijk openbaar zijn en het bouwt vertrouwen op bij donoren.
- Programma- en servicebronnen. Dit zijn de toolkits, handleidingen, feitenbladen, onderzoeken en vertaalde materialen waar de mensen die u bedient op vertrouwen. Voor veel liefdadigheidsinstellingen is dit het grootste en meest waardevolle geheel.
- Informatiemateriaal voor leden, vrijwilligers en het bestuur. Hier vindt u notulen van vergaderingen, bestuursdocumenten, opleidingsmateriaal, handleidingen en formulieren die bedoeld zijn voor mensen binnen de organisatie en niet voor het grote publiek.
- Documenten inzake fondsenwerving en subsidies. Dit omvat business cases, subsidieovereenkomsten, rapportagesjablonen en sponsorinformatie die steeds naar dezelfde mensen worden gestuurd.
Wat ze gemeen hebben, is dat het om bestanden gaat die lang bewaard blijven en waar mensen steeds weer naar terugkeren, en niet om eenmalige bijlagen. Een document dat iedereen volgende maand, volgend jaar en over drie jaar nog moet kunnen vinden, moet zo worden gepubliceerd dat mensen het gemakkelijk kunnen terugvinden.
Dit is waar veel non-profitorganisaties de plank misslaan bij hun documentbeheer. Een verrassend groot deel publiceert documenten simpelweg als statische links op een van hun webpagina’s. Dit is erg onhandig voor je bezoekers, want zodra er meer dan een handvol documenten is, kan niemand meer iets vinden zonder te scrollen.
Gelukkig is er een eenvoudige oplossing. Elke groep bestanden een duidelijke structuur geven, komt neer op hetzelfde als documenten organiseren op een willekeurige schijf, als het maar ergens staat waar je volgers erbij kunnen. Ik vertel je hier straks meer over,
Openbare bronnen versus materiaal dat alleen voor leden toegankelijk is
De belangrijkste beslissing voor een non-profitorganisatie is wie toegang krijgt tot elk bestand. Vrijwel elke liefdadigheidsinstelling heeft twee doelgroepen, en vaak wordt dezelfde bibliotheek voor beide gebruikt.
Openbare documenten zijn degene die je wilt dat de wereld kan vinden. Jaarverslagen, beleidslijnen, toegankelijke gidsen en campagnemateriaal doen allemaal meer goed hoe gemakkelijker ze te bereiken zijn. Dit is bijzonder belangrijk omdat openheid deel uitmaakt van hoe potentiële donateurs beoordelen of ze je kunnen vertrouwen. Hier is vindbaarheid het hele punt. Daarom is een openbare, doorzoekbare bibliotheek beter dan een PDF die drie klikken diep begraven ligt.
Materiaal dat alleen voor leden bestemd is, ligt anders. Notulen van bestuursvergaderingen, trainingen voor vrijwilligers, conceptdocumenten en alles wat persoonlijke gegevens bevat, moeten achter een inlogpagina blijven. De fout die ik het vaakst zie, is dat beide op dezelfde manier worden behandeld: ofwel worden documenten die openbaar zouden moeten zijn achter een inlogpagina vergrendeld, ofwel - en dat is nog zorgwekkender - worden gevoelige bestanden toegankelijk gelaten voor iedereen die de link heeft.
Met de juiste tool voor documentbeheer is het eenvoudig om die twee gescheiden te houden, zonder dat je het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Houd een openbaar documentbibliotheek geeft voor het materiaal dat voor iedereen toegankelijk moet zijn, en een tweede, beperkt toegankelijke bibliotheek voor leden, vrijwilligers of het bestuur.
Een bronnenbibliotheek opzetten zonder een nieuw systeem
Je hebt hiervoor geen apart platform voor documentbeheer nodig. De meest duurzame aanpak voor een non-profitorganisatie is om een doorzoekbare bibliotheek te publiceren op de website die je al hebt, zodat medewerkers en donateurs zich niet hoeven aan te melden bij een nieuw systeem en zich daarin hoeven te verdiepen. Dat is precies de leemte die we met Document Library Pro willen opvullen.
Document Library Pro is ontstaan uit herhaaldelijke verzoeken van gebruikers van Posts Table Pro - een van onze andere producten - die documenten wilden weergeven, maar op zoek waren naar echte documentfuncties, zoals knoppen voor downloaden en een voorbeeld bekijken. We hebben naar hun feedback geluisterd en een tool ontwikkeld die een stapel bestanden omzet in een zoekbare documentenbibliotheek met een echte structuur. Zo is Document Library Pro ontstaan.
Voor een non-profitorganisatie betekent het beschikken over een doorzoekbare documentenbibliotheek dat donateurs binnen enkele seconden het juiste jaarverslag of informatieblad kunnen vinden, in plaats van door een lange pagina met links te moeten scrollen. Bezoekers kunnen zoeken op trefwoord en filteren op categorie, zoals onderwerp of jaar. Ze kunnen een voorbeeld van een document in de browser bekijken zonder het te downloaden, alleen hetgeen ze nodig hebben downloaden, of meerdere bestanden selecteren en deze samen als één ZIP-bestand downloaden.
Voor non-profitorganisaties zijn deze functies in het bijzonder belangrijk:
- Categorieën en filters. Groepeer documenten op programma, jaar, regio of doelgroep, zodat een bezoeker binnen enkele seconden de juiste factsheet vindt in plaats van door een lange pagina te scrollen.
- Ingebouwde toegangscontrole. Maak een bibliotheek openbaar, of beperk deze per gebruiker, rol of wachtwoord, zodat uw bordbibliotheek en uw openbare rapporten op dezelfde site met verschillende regels kunnen staan.
- Een formulier voor het indienen van documenten. Laat medewerkers of vrijwilligers zelf bestanden uploaden, optioneel ter goedkeuring, zodat de bibliotheek niet alles via één overwerkte persoon hoeft te laten lopen.
- Optionele e-mailvastlegging. Vraag om een e-mailadres voorafgaand aan een download wanneer een bron waardevol genoeg is om de gegevens van een supporter te rechtvaardigen, wat je lijst stilzwijgend laat groeien terwijl je iets echt nuttigs deelt.
Document Library Pro is beschikbaar voor welk platform u ook gebruikt voor uw website. We hebben het oorspronkelijk gebouwd als een WordPress-plugin, en het is nog steeds in dat formaat beschikbaar. Bovendien is het nu beschikbaar als een gehoste documentbeheeroplossing die u op elk platform kunt integreren. Dit betekent dat uw non-profitorganisatie een doorzoekbare bibliotheek kan hebben, ongeacht of u Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een op maat gemaakte site of zelfs een intern intranet gebruikt. De bibliotheek staat op uw eigen site, ongeacht waarmee deze is gebouwd, in plaats van mensen naar een apart portaal te sturen.
PDFs zijn verreweg het meest voorkomende bestandstype dat non-profitorganisaties op deze manier publiceren. Hoewel Document Library Pro wordt geleverd met een keuze aan lay-outs, is de tabel lay-out de meest populaire keuze vanwege de gestructureerde gegevens die het over elk document weergeeft. Een raster- of mapweergave is er ook als je dat verkiest. Ik hou vooral van de rasterweergave voor het weergeven van fondsenwervingsmateriaal omdat het visueler is en elk item meer nadruk geeft.
Echte Nonprofit-voorbeelden
De duidelijkste manier om u dit voor te stellen is door te kijken naar liefdadigheidsorganisaties die al een documentenbibliotheek beheren. Op de websites van non-profitorganisaties die we hebben bestudeerd, zagen we steeds een zeer vergelijkbare opzet: de meesten gebruiken een doorzoekbare tabel met pdf's, gefilterd op categorie, om hun bronnen en rapporten te bewaren in plaats van interne administratieve bestanden.
Hier zijn drie voorbeelden:
Imerman Angels, een liefdadigheidsinstelling die kankerpatiënten ondersteunt, publiceert een doorzoekbare bibliotheek met bronnen voor mensen die getroffen zijn door kanker. Zij kunnen zelf gidsen en ondersteuningsmateriaal vinden, op het moment dat ze dat nodig hebben, zonder het team te mailen en op een antwoord te wachten. De documenten zijn bewust openbaar, omdat de hele missie afhankelijk is van bereik.
Kinder- en Jeugdgeestelijke Gezondheidszorg Ontario beheert een bibliotheek met bronnen gericht op gezinnen, waarbij een grote set aan middelen voor geestelijke gezondheid wordt gesorteerd op categorie, zodat ouders en verzorgers rechtstreeks kunnen filteren op wat bij hun situatie past. Met veel documenten doen de zoek- en filterfuncties het werk dat een lange lijst met links nooit zou kunnen.
Scouting Ierland een documentbibliotheek gebruikt voor het beleid, de formulieren en programmamateriaal waarop de leiders en vrijwilligers van het hele land vertrouwen. Hier is de waarde operationeel: het consistent en actueel verstrekken van papierwerk aan veel mensen. Het is een goede herinnering dat een documentbibliotheek van een non-profitorganisatie vaak net zo goed werkt als een intern hulpmiddel voor personeel en vrijwilligers, als voor publieke vertoon.
Geen van deze organisaties bouwde een aangepast systeem of migreerde naar bedrijfssoftware. Ze gebruikten allemaal Document Library Pro om een bibliotheek toe te voegen aan de site die ze al hadden, wat het realistische pad is voor bijna elke non-profitorganisatie. U kunt meer zien over hoe verschillende organisaties dit hebben ingericht op onze nonprofits pagina.
Non-profitdocumenten up-to-date houden
Een documentenbibliotheek is slechts zo betrouwbaar als de bestanden die erin staan. Een verouderd veiligheidsbeleid of het jaarverslag van vorig jaar bovenaan de lijst doet meer kwaad dan geen bibliotheek te hebben.
Ik raad aan om twee simpele gewoontes aan te nemen om dit probleem te voorkomen:
- Eén is het eens worden over hoe lang elk type document beschikbaar moet blijven en wanneer het vervangen of gearchiveerd moet worden, wat eigenlijk gewoon een lichtgewicht retentiebeleid toegepast op wat u publiceert.
- De andere is om één persoon duidelijke verantwoordelijkheid te geven voor de bibliotheek, zelfs als anderen daarin kunnen uploaden, zodat updates niet tussen de rollen vallen.
Beide nemen niet veel tijd in beslag en samen maken ze een groot verschil om de documentbibliotheek van uw non-profitorganisatie actueel en up-to-date te houden.
Veelgestelde vragen over documentbeheer voor non-profitorganisaties
Wat is de beste manier voor een non-profit om documenten online te delen?
Voor meer dan een handvol bestanden is de beste aanpak een doorzoekbare documentbibliotheek op je eigen website, in plaats van een statische lijst met links of een gedeelde cloudmap.
Een bibliotheek laat supporters zoeken en filteren naar het document dat ze nodig hebben, houdt elk bestand op een stabiel URL, en laat u publieke materialen scheiden van materialen alleen voor leden. Het houdt ook alles op de site die mensen al associëren met uw organisatie.
Hebben non-profitorganisaties speciale documentbeheersoftware nodig?
De meeste liefdadigheidsinstellingen doen dat niet. Bedrijfsdocumentbeheersystemen zijn gebouwd voor grote interne teams en zware compliance-workflows, wat meer is dan de meeste liefdadigheidsinstellingen nodig hebben en meer dan de meeste kunnen betalen. Wat non-profitorganisaties doorgaans nodig hebben, is een duidelijke, doorzoekbare manier om documenten te publiceren en te delen met supporters, leden en het publiek, wat een documentbibliotheek afhandelt zonder de kosten of complexiteit van volledige bedrijfssoftware.
Hoe kan een goed doel bepaalde documenten privé houden?
Gebruik toegangscontrole om een bibliotheek of individuele documenten te beperken tot specifieke gebruikers, rollen of een wachtwoord, terwijl openbare materialen voor iedereen toegankelijk blijven. Plaats voor gevoelige directie- of ledendocumenten de beperkte bibliotheek binnen een deel van uw site waarvoor al een login vereist is. Het bestand zelf wordt dan beschermd, niet alleen verborgen voor de zoekfunctie van de bibliotheek.
Kan Document Library Pro worden gebruikt door een non-profitorganisatie op elke website?
Ja. Document Library Pro werkt als een WordPress-plug-in en kan ook worden ingebed in andere platforms, waaronder Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intern intranet. Het publiceert uw bestanden als een doorzoekbare, filterbare bibliotheek die u volledig openbaar kunt houden of kunt beperken tot specifieke personen, zodat het past, of uw liefdadigheidsinstelling nu op WordPress draait of iets heel anders.
Geef uw documenten één doorzoekbaar thuis
Voor de meeste non-profitorganisaties is een beter documentbeheer eenvoudiger dan het klinkt. Het komt neer op het geven van de rapporten, beleidslijnen en middelen die u al produceert een doorzoekbare plek op uw eigen website, met de openbare materialen open en de gevoelige achter een login.
Zodra dat op zijn plaats is, besteed je minder tijd aan het e-mailen van bestanden en het beantwoorden van vragen als “waar vind ik dit”, en meer tijd aan het werk dat ertoe doet.
Als u er klaar voor bent om er een op te zetten, kunt u Probeer Document Library Pro 14 dagen gratis en bouw een bibliotheek waar uw supporters, leden en team op kunnen vertrouwen.
