Een papierloos kantoor betekent dat u uw documenten digitaal in plaats van op papier verwerkt, zodat de bestanden die u maakt, opslaat, deelt en waar u naar verwijst op schermen verschijnen in plaats van in archiefkasten. In de praktijk betekent het zelden dat papier volledig wordt verboden. Het doel is om de digitale versie de standaard werkwijze te maken.
Het papiergebruik is in de meeste kantoren nog steeds verrassend hoog. De gemiddelde kantoormedewerker gebruikt per jaar zo'n 10.000 vellen papier, volgens veelgenoemde cijfers over papiergebruik. Het meeste zijn geprinte kopieën van documenten die al ergens op een computer staan, en papierloos worden gaat er voornamelijk over die kloof te dichten.
Ik begin met hoe paperless er realistisch uitziet, daarna bespreek ik het vastleggen van bestaand papier, beslissen waar bestanden moeten leven, ze vindbaar maken en ze delen. Aan het einde leg ik uit waarom deze projecten vaak stilvallen, zodat u de fouten kunt vermijden en echt paperless kunt gaan.
Wat “Papierloos” in de Praktijk Echt Betekent
Een papierloos kantoor is een kantoor waar het digitale bestand het originele en gezaghebbende exemplaar is, en niet een back-up van een afdruk. Papier komt nog wel eens voor, maar het is dan eerder de uitzondering dan de regel.
Ik vind dat het helpt om het alles-of-niets idee los te laten. Sommige documenten hebben echt een natte handtekening of een fysiek exemplaar nodig, en het najagen van een letterlijke nul-papier score verspilt moeite zonder echte winst. Het nuttige doel is eenvoudiger: stop met het afdrukken van dingen die je niet hoeft af te drukken, en zorg ervoor dat de digitale versie goed genoeg is dat niemand het gevoel heeft dat ze het moeten doen.
Bijvoorbeeld, mijn thuiskantoor heeft heel weinig papier. Sommige documenten zijn echter onvermijdelijk en ik heb wel een klein archiefkastje voor dingen die echt niet gedigitaliseerd kunnen worden.
Voor de meeste teams dekt een bruikbare definitie van 'paperless' vier gewoonten:
- Nieuwe documenten worden standaard digitaal aangemaakt en bewaard.
- Binnengekomen papier wordt gescand en gearchiveerd in plaats van in een bak gestapeld.
- Mensen kunnen een bestand in seconden vinden in plaats van naar een archiefkast te lopen.
- Een document delen betekent een link sturen, geen kopie.
Zodra u deze gewoonten heeft bereikt, bent u in alle belangrijke opzichten papierloos. Misschien heeft u nog steeds een printer in de hoek, maar als u deze slechts af en toe gebruikt, is dat prima. Ik heb nog steeds een zwart-witprinter, maar het komt heel zelden voor dat ik iets voor mijn werk moet printen.
Vastleggen en digitaliseren van bestaand papier
De eerste echte taak is het omzetten van het papier dat je al hebt in bruikbare digitale bestanden. Om tijd (en opslagruimte) te besparen, is het de moeite waard om doelbewust te zijn over wat je scant.
Digitaliseer niet meteen het hele archief op de eerste dag. Begin in plaats daarvan met de documenten die mensen regelmatig opvragen of waarnaar ze verwijzen, want dat zijn de documenten die je nu tijd kosten op papier. Neem ook alle documenten op die je wettelijk verplicht bent te bewaren. De stoffige dozen in de opslag kunnen wachten, en sommige daarvan kunnen onder jouw retentiebeleid dan überhaupt gescand te worden.
Voor de documenten die wel vastgelegd moeten worden, volg deze tips om de resultaten later veel bruikbaarder te maken:
- Scannen naar doorzoekbare PDF. Gebruik een scanner of app met OCR (optical character recognition) zodat de tekst in het document doorzoekbaar wordt, en niet slechts een platte afbeelding. Een gescande pagina die je niet kunt doorzoeken is nauwelijks beter dan het originele papier.
- Noem bestanden consequent zoals je gaat. Beslis voordat je begint op een eenvoudige naamgevingsregel, zodat de digitale bestanden gesorteerd en vindbaar aankomen in plaats van als een hoop scan001, scan002. Een duidelijke bestandsnaamconventie zal je veel tijd besparen zodra je meer dan een handvol documenten hebt.
- Controleer de kwaliteit eenmaal, in batches. Controleer een scan kort om te zien of deze correct is voordat je verdergaat, zodat je niet maanden later opnieuw hoeft te scannen omdat het contrast niet goed was.
Stel voor doorlopend papierwerk, zoals ondertekende formulieren of verzonden facturen, een routine in in plaats van een achterstand. Scan het zodra het binnenkomt, archiveer het meteen en de stapel zal nooit meer aangroeien.
Waar uw documenten moeten staan
Zodra bestanden digitaal zijn, is de volgende beslissing waar ze terechtkomen. Deze beslissing is cruciaal voor een papierloos kantoor. Documenten verspreiden over desktops, e-mailbijlagen en persoonlijke schijven creëert het archiefkastprobleem in digitale vorm opnieuw.
Het principe is om één locatie te kiezen voor elke set documenten en iedereen daar naartoe te leiden. Cloudopslag zoals Google Drive of een gedeelde netwerkmap werkt goed voor interne werkbestanden. Het doel is dat er één huidige versie van elk document op één afgesproken plek, in plaats van vijf bijna identieke kopieën die niemand uit elkaar kan houden.
Het is de moeite waard om hier twee verschillende behoeften te scheiden:
- Dagelijkse werkbestanden, de conceptversies die mensen onderling bewerken, kunnen in gedeelde opslag staan.
- Afgeronde documenten die anderen moeten lezen, zoals beleidsregels, rapporten, formulieren en handleidingen, publiceren we beter ergens waar mensen ze kunnen vinden en openen zonder door mappen te hoeven zoeken. Ik zal u zo uitleggen hoe u dit doet.
Ik raad ten zeerste aan om uw papierloze documenten online op te slaan. Dit is essentieel voor back-updoeleinden, want als ze alleen op uw computer staan, is dat net zo riskant als één papieren exemplaar dat kwetsbaar is voor brand of overstroming. Door gebruik te maken van iets als Google Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox, wordt uw bestanden automatisch geback-upt. Als u de juiste app gebruikt om de bestanden automatisch op te slaan in het bestandssysteem van uw computer, hebt u een lokale en een online kopie zonder dat u handmatig back-ups hoeft te maken.
Digitale documenten vindbaar maken
Een document dat niemand kan vinden, is niet nuttiger dan een document dat op slot zit, dus vindbaarheid bepaalt of mensen bij de digitale versie blijven. Als het zoeken naar een bestand langzamer is dan het vragen aan een collega, zullen ze de collega vragen, en de papieren gewoonte sluipt terug.
Twee dingen maken digitale documenten makkelijk te vinden:
- De eerste is een eenvoudige structuur: een logische set van categorieën of mappen, met consistente namen, zodat er een voor de hand liggende plaats is waar elk bestand thuishoort. Beslis dit voordat u honderden bestanden heeft - mijn gids voor Hoe organiseer je documenten loopt door een gebouw dat standhoudt.
- De tweede is zoeken. Voorbij een bepaald aantal documenten werkt het door mappen bladeren niet meer en willen mensen typen wat ze zoeken en het vinden. Dat is precies wat mappenstructuren alleen niet kunnen bieden, en het is de belangrijkste reden waarom een lijst met links of een gedeelde schijf onhandig begint te voelen zodra een collectie groeit.
Zodra een collectie een paar dozijn bestanden passeert, is trefwoord zoeken wat de digitale versie sneller houdt dan een collega vragen, wat de test is die bepaalt of papierloze gewoontes blijven hangen.
Delen en publiceren zonder printen
De laatste gewoonte om af te leren, is het delen, want het overhandigen van een document is het moment waarop mensen instinctief naar de printer grijpen. Dat vervangen door een link is wat een kantoor uiteindelijk dagelijks papierloos maakt.
Voor een eenmalig bestand dat naar één persoon wordt gestuurd, is het e-mailen van een link of bijlage prima. Het moeilijkere geval is het document dat veel mensen voortdurend nodig hebben, zoals een personeelshandboek, een set formulieren, gemeentelijke notulen of een bibliotheek met rapporten.
Ze één voor één e-mailen schaalt niet, en ze begraven op een webpagina waar niemand naar kan zoeken, verplaatst het probleem alleen maar online.
Dit is de leemte die we wilden opvullen met Document Library Pro. Het publiceert uw bestanden als een doorzoekbare documentbibliotheek op uw eigen site. Bezoekers zoeken op trefwoord, filteren op categorie, sorteren de kolommen en bekijken een document in de browser zonder het te downloaden. U kunt een bibliotheek openbaar houden of deze beperken tot specifieke personen, afhankelijk van voor wie de documenten bedoeld zijn.
Het werkt zowel als een WordPress-plugin als als een embed op Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intranet. De bibliotheek bevindt zich dus op de website die u al heeft, in plaats van een apart systeem waar mensen inloggen.
Toen we 500 sites analyseerden die Document Library Pro gebruikten, bleek de meest voorkomende toepassing het publiceren van precies deze langdurige documenten te zijn, met PDF's als het dominante bestandstype. De bibliotheken zijn met name populair bij non-profitorganisaties, gezondheidsorganisaties, gemeenten en ledenverenigingen.
Al die organisaties zouden vroeger dezelfde documenten per post hebben verstuurd of hebben afgedrukt. Ze in een doorzoekbare bibliotheek plaatsen is vaak de belangrijkste papierbesparing die deze organisaties realiseren.
Redenen waarom papierloze projecten stagneren
De meeste papStill-initiatieven mislukken niet omdat de technologie moeilijk is. In plaats daarvan lopen ze vast om een paar voorspelbare redenen die u gemakkelijk kunt vermijden:
- Alles in één keer proberen te scannen. Het team verspilt capaciteit aan het digitaliseren van oude archieven die niemand wil, en komt er nooit aan toe om de documenten toe te voegen die mensen daadwerkelijk nodig hebben. Begin met wat actief in gebruik is.
- Geen afgesproken locatie voor bestanden. Als mensen niet precies te horen krijgen waar documenten zich nu bevinden, behouden ze uiteindelijk hun eigen kopieën. Dit resulteert in papieren en digitale chaos naast elkaar, wat erger is dan waar je begon!
- Zoeken dat slechter is dan het kabinet. Als het digitaal terugvinden van een bestand langzamer is dan de oude manier, keren mensen terug naar papier. Vindbaarheid is essentieel.
- De mensen overslaan, focussen op de gereedschappen. Papless is net zozeer een gedragsverandering als een softwareverandering. Geef uw collega's een korte briefing over waar de documenten staan en hoe ze een link kunnen delen om ervoor te zorgen dat ze het nieuwe systeem daadwerkelijk gebruiken.
Voor een klein team hoeft geen van dit alles een groot project te zijn. Vooral kleine bedrijven kunnen grotendeels papierloos worden met de tools waar ze al voor betalen, plus een online thuisbasis voor de documenten die ze publiekelijk delen.
Veelgestelde vragen over papierloos gaan
Wat is een papierloos kantoor?
Een papierloos kantoor is een kantoor waar documenten standaard digitaal worden gecreëerd, opgeslagen, gedeeld en gelezen, en waarbij papier alleen wordt gebruikt wanneer het werkelijk noodzakelijk is. Het digitale bestand wordt behandeld als het originele en gezaghebbende exemplaar, in plaats van als een back-up van een afdruk.
Hoe begin ik met papierloos werken?
Begin met het scannen van de documenten die mensen regelmatig gebruiken naar doorzoekbare pdf's, kies vervolgens één afgesproken plek voor elke set bestanden. Voeg een eenvoudige map- of categorisatiestructuur toe zodat bestanden gemakkelijk te vinden zijn, en schakel over van printen naar het delen van een link. Laat oude archieven tot slot, of sla ze in het geheel over volgens uw bewaarregels.
Moet ik elk oud document scannen?
Nee, en proberen dat te doen is de meest voorkomende reden waarom paperless projecten stagneren. Scan de documenten die in actief gebruik zijn, aangezien die je tijd kosten op papier. Oudere archieven kunnen blijven zoals ze zijn, of worden afgevoerd, afhankelijk van hoe lang je ze moet bewaren.
Hoe deel ik documenten zonder te printen?
Voor een enkel bestand dat naar één persoon wordt gestuurd, is een link of een e-mailbijlage voldoende. Voor documenten die veel mensen regelmatig nodig hebben, publiceer ze dan in een doorzoekbare bibliotheek op uw website of intranet. Mensen kunnen ze dan zelf vinden en openen, in plaats van te wachten op e-mailkopieën één voor één.
Kan Document Library Pro helpen bij het runnen van een papierloos kantoor?
Ja. Document Library Pro publiceert uw bestanden als een doorzoekbare, filterbare bibliotheek op uw eigen site, zodat documenten die men vroeger afdrukte of postte, nu online beschikbaar zijn. Het werkt als een WordPress-plugin of als een embed op andere platforms, en u kunt een bibliotheek openbaar houden of beperken tot specifieke personen.
Klein Beginnen en Digitaal de Standaard Maken
Een papierloos kantoor komt neer op een handvol gewoontes in plaats van een enkele schakelaar die je omzet. Leg vast wat er in gebruik is, geef elk document één plek, maak bestanden gemakkelijk vindbaar en deel een link in plaats van een afdruk. Zorg dat deze zaken op orde zijn en je zult al snel overwegen de printer weg te doen!
Het meest over het hoofd geziene deel van papierloos gaan is het onder de aandacht brengen van gedeelde documenten bij de juiste mensen zonder ze uit te printen of rond te mailen. Als je klaar bent voor die stap, kun je Probeer Document Library Pro 14 dagen gratis en publiceer de documenten die uw team en bezoekers nodig hebben op de website die u al heeft.
