Een documentbibliotheek verandert een versnipperde stapel bestanden in een doorzoekbare, georganiseerde verzameling die bezoekers zelf kunnen bekijken. Ik laat je zien hoe je er een maakt en deel zes voorbeelden uit organisaties die het goed doen.
De meeste organisaties beginnen met een eenvoudige lijst met bestandslinks op een pagina. Dat werkt prima totdat je ongeveer vijf bestanden hebt. Daarna kunnen mensen niet meer vinden wat ze nodig hebben en zit je vast aan het handmatig bijwerken van een statische lijst.
Hieronder zal ik u doorlopen:
- wat een documentbibliotheek is, en waarom de meeste bestandsbeheertools niet voldoen
- hoe maak ik er een, stap voor stap
- waar moet je op letten bij documentbibliotheeksoftware
- zes echte voorbeelden waar je op kunt klikken en die je kunt kopiëren
Wat een documentbibliotheek is (en waarom de meeste tools het verkeerd aanpakken)
Een documentbibliotheek is een doorzoekbare, filterbare verzameling bestanden die mensen vanaf uw website kunnen bekijken, voorproeven en downloaden. Denk aan handleidingen, rapporten, beleidslijnen, formulieren, notulen van vergaderingen of onderzoeksverslagen, allemaal op één georganiseerde plek.
Toen we dit onderzochten, viel ons één ding op. Afgezien van SharePoint richten heel weinig tools zich op het weergeven van documenten in een openbare, doorzoekbare bibliotheek. De meeste zijn gebouwd voor opslag en interne deling, zoals Google Drive of Dropbox.
Ze bewaren bestanden goed, maar geen van beiden publiceert een overzichtelijke, doorzoekbare bibliotheek op je eigen site. Tegelijkertijd zijn meer organisaties nu wettelijk verplicht om bepaalde documenten online te publiceren, en daarvoor zijn nog steeds niet veel tools beschikbaar.
Die kloof is de hele reden dat we hebben gebouwd Document Library Pro, en het idee kwam rechtstreeks van onze klanten. We maakten al software voor het weergeven van inhoud in doorzoekbare tabellen, en het populairste gebruik bleek het opsommen van documenten te zijn.
Mensen bleven vragen om document-specifieke functies zoals downloadknoppen en previews in de browser. Dus hebben we het vanaf de grond opgebouwd om precies dat te leveren.
Het publiceert je bestanden als een pagina waar mensen zoeken op trefwoord, filteren op categorie, kolommen sorteren, een document in de browser previewen en downloaden wat ze nodig hebben. Ze kunnen ook meerdere bestanden selecteren en ze samen als een zip downloaden.
Vandaag werkt het op WordPress als een plugin, en het kan worden ingebed in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intranet met een eenvoudige embed code.
Een documentbibliotheek maken, stap voor stap
Het proces is hetzelfde of je nu publiceert op een WordPress-site of de bibliotheek in een ander platform integreert. Het wordt opgesplitst in zes stappen.
Stap 1: Verzamel en organiseer je bestanden
Verzamel alle bestanden die u wilt publiceren op één plek. Groepeer ze op de manier waarop bezoekers ernaar zullen zoeken, per categorie, afdeling, jaar of productlijn. Een beetje structuur bespaart nu veel scrollen later. De meeste bibliotheken zijn gebaseerd op pdf's, maar u kunt ook Word-documenten, spreadsheets, afbeeldingen en meer opnemen.
Stap 2: Kies waar de bibliotheek komt te staan
Bepaal op welke site de bibliotheek thuishoort. Als je een WordPress-site hebt, voeg je hem toe als een plugin. Op Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intern intranet voeg je hem toe met een eenvoudige embed code. Hoe dan ook, de bibliotheek staat op je eigen site, niet op een apart systeem waar mensen op moeten inloggen.
Stap 3: Voeg uw documenten toe
Upload uw bestanden, of verwijs naar bestanden die u elders al hebt gehost. Voor een grote collectie kan een bulkimport honderden bestanden tegelijk verwerken in plaats van ze één voor één toe te voegen. Geef bij het toevoegen van elk document een categorie en eventuele extra details waarmee mensen kunnen filteren of zoeken, zoals een publicatiejaar of een documenttype.
Stap 4: Kies een indeling
Kies hoe de bibliotheek eruitziet:
- Een tafel voor formele opnames, waar kolommen en sortering van belang zijn.
- Een raster voor visuele documenten zoals rapporten met een voorpagina-afbeelding.
- Een mapweergave voor het doorzoeken van grote collecties op onderwerp.
Stap 5: Zoekfunctie, filters en sortering instellen
Schakel het zoekvak en de filters in die overeenkomen met hoe mensen naar documenten zoeken. Bezoekers kunnen vervolgens een trefwoord typen, filteren op categorie, een kolom sorteren en een bestand in de browser bekijken voordat ze het downloaden. Ze kunnen ook meerdere bestanden selecteren en ze samen als zip downloaden.
Stap 6: Instellen Toegang en Publiceren
Stel nu in wie de bibliotheek kan zien. Houd het openbaar, plaats het achter een wachtwoord of beperk het tot leden die inloggen. U kunt bezoekers ook om hun e-mailadres vragen voordat ze downloaden, waardoor een bibliotheek met bronnen een manier wordt om leads te verzamelen. Als u tevreden bent, publiceert u de pagina of plakt u de insluitcode op uw andere website.
U kunt dit allemaal bouwen met Document Library Pro en Probeer het 14 dagen gratis.
Waar u op moet letten bij software voor documentarchieven
Als je gereedschappen vergelijkt, zijn dit de functies die een echte bibliotheek onderscheiden van een uitgedoste lijst met links. Ze zijn de moeite waard om te controleren tegen alles op je shortlist.
- Zoeken, sorteren en filters. Bezoekers moeten een document bereiken door een trefwoord in te typen of te filteren op categorie, niet door langs een lange pagina te scrollen.
- Voorbeeld in browser. Mensen kunnen een bestand in een lightbox bekijken voordat ze besluiten het te downloaden.
- Een keuze aan indeling. Een tabel is geschikt voor formele gegevens, een raster is geschikt voor visuele documenten en een mapweergave is geschikt voor het doorbladeren van grote collecties.
- Toegangscontrole. Sommige bibliotheken blijven openbaar, terwijl andere achter een wachtwoord- of ledenlogin zitten.
- Publiceren op je eigen site. De bibliotheek moet op uw website of intranet leven, op welk platform u ook al draait.
Hier falen de grote namen. SharePoint is gebouwd voor intern, ingelogd documentbeheer binnen grote organisaties, niet voor het publiceren van een bibliotheek waar het publiek doorheen kan bladeren. Google Drive en Dropbox zijn geweldig voor het opslaan van bestanden en het delen van individuele bestanden met specifieke personen, maar geen van beide publiceert een doorzoekbare bibliotheek op uw eigen website.
Een wachtwoord beschermt wie de bibliotheek kan bekijken, maar op zichzelf vergrendelt het niet de onderliggende bestandskoppelingen. Dus als een document echt vertrouwelijk is, plaats de bibliotheek dan op een site die al privé is, zoals een intern intranet, in plaats van alleen op het wachtwoord te vertrouwen.
6 Echte documentbibliotheekvoorbeelden
Vervolgens zal ik enkele voorbeelden delen van echte documentbibliotheken die andere organisaties hebben gebouwd. Toen we 500 organisaties bekeken die Document Library Pro gebruikten, waren de meesten non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen, zorgaanbieders, overheidsinstanties en parochieraden, en ledenverenigingen. De onderstaande voorbeelden komen uit precies die sectoren, en je kunt doorklikken naar de live versie van elk ervan.
Een parochieraad moet wettelijk bepaalde documenten publiceren en Gemeenteraad van Albury het met een sorteerbare tabel van beleids- en planningsbestanden. Bewoners bekijken elk document in de browser en downloaden vervolgens degene die ze nodig hebben. Voor een kleine gemeente zonder technisch team vervangt die self-service een lange pagina met links waar niemand doorheen kon zoeken.
Imerman Angels, een liefdadigheidsinstelling voor kankerondersteuning, begon met bestanden verspreid over verschillende locaties en verouderde links die nog steeds het publiek bereikten. Ze hebben alles verplaatst naar één bibliotheek met een rasterindeling en downloadknoppen, en ze kunnen nu zien welke bronnen mensen het meest gebruiken.
De Internationaal Arctisch Onderzoekscentrum publiceert papers, casestudy's en bronnen voor het hoofdcentrum en verschillende onderzoeksgroepen. Elke collectie staat in een doorzoekbare tabel met filterdropdowns, zodat een onderzoeker een specifieke publicatie binnen enkele seconden vindt in plaats van er per e-mail naar te vragen.
Het idee werkt net zo goed voor een bedrijf. CASA Architectonisch Beslag hadden certificaten, handleidingen, CAD-tekeningen en technische specificaties verspreid over verschillende pagina's. Ze hebben alles samengebracht in één bibliotheek, georganiseerd per productcategorie, zodat architecten en aannemers het juiste gegevensblad vanaf één plek kunnen downloaden.
Kinder- en Jeugdgeestelijke Gezondheidszorg Ontario een lange, ongestructureerde informatiepagina omgetoverd tot een familiehub. Ouders filteren op onderwerp en vinden snel wat ze nodig hebben, wat erg belangrijk is als iemand al gestrest en weinig tijd heeft.
Scouting Ierland had a page vol met links ontgroeid, met honderden artikelen, beleidsregels en formulieren voor vrijwilligers. Ze organiseerden alles in mappen, zodat een leider de juiste map opent en met één klik een hele reeks documenten downloadt.
Welke documenten uw organisatie ook wil delen, u kunt ze weergeven met Document Library Pro in een flexibele bibliotheek die precies is afgestemd op hoe uw bezoekers zoeken en bladeren.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een documentbibliotheek?
Verzamel je bestanden, groepeer ze in categorieën en voeg ze vervolgens toe aan documentbibliotheeksoftware zoals Document Library Pro. Kies een lay-out, schakel zoeken en filters in, stel in wie er toegang toe heeft en publiceer vervolgens de pagina of integreer deze in je website.
Wat is software voor documentbibliotheken?
Documentbibliotheeksoftware publiceert uw bestanden als een doorzoekbare, filterbare bibliotheek op uw website. Bezoekers vinden, bekijken en downloaden documenten in plaats van te zoeken in een lijst met links of in te loggen op een apart opslagsysteem.
Kan ik een documentbibliotheek toevoegen aan elke website?
Ja. Document Library Pro werkt als een WordPress-plugin en wordt geïntegreerd in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intranet met een eenvoudige embedcode.
Kunnen mensen in de documenten zoeken?
Ja. Bezoekers zoeken direct in documenttitels, categorieën en details, en full-text zoeken in PDF-bestanden is onderweg.
Hoeveel documenten kan een documentbibliotheek bevatten?
Voor de meeste organisaties is er geen praktische limiet. De voorbeelden hierboven variëren van enkele tientallen gemeentebestanden tot honderden documenten voor een nationale ledenorganisatie, allemaal in één doorzoekbare bibliotheek.
Uw documentenbibliotheek maken
Als je documenten wilt publiceren die mensen kunnen doorzoeken, bekijken en downloaden, dan wint een speciale documentbibliotheek het van een statische lijst met links of een opslagstation dat niemand kan doorzoeken.
We hebben Document Library Pro gebouwd om de beste software van dit type op de markt te zijn. Het verwerkt alles van notulen van vergaderingen tot technische specificaties, draait op elk platform en bewaart de bibliotheek op uw eigen site.
Als je volledige versiebeheer en goedkeuringsworkflows nodig hebt voor interne bewerking, behoort dat tot een andere softwarecategorie. Maar voor het publiceren van een bibliotheek waar je bezoekers gebruik van kunnen maken, kun je Probeer Document Library Pro 14 dagen gratis.
