De meeste organisaties hebben veel meer documenten dan waarvoor hun website oorspronkelijk is ontworpen, en het sluipt erin. Denk aan een parochiebestuur met jaren van notulen, aankondigingen van plannen en beleidslijnen die het wettelijk verplicht is te publiceren, of een ledenorganisatie die op een hoop handboeken, formulieren en trainingsmateriaal zit.
De bestanden bestaan allemaal ergens, maar niemand buiten het kantoor kan de juiste vinden.
Een bronnenbibliotheek lost dat op. In plaats van een lange pagina met links, geef je mensen een doorzoekbare, filterbare pagina waar ze zelf vinden en downloaden wat ze nodig hebben. Ik leg uit wanneer een organisatie er een nodig heeft, hoe je er een bouwt en wat een bronnenbibliotheek die mensen gebruiken onderscheidt van een die ze negeren.
De beperkingen van een lijst met links
Voor een handvol documenten volstaat een eenvoudige lijst met links, en verder zou ik me niet druk maken. Dingen veranderen zodra de lijst groeit.
Als een dozijn bestanden of zo worden geüpload, duiken er twee problemen op. Bezoekers kunnen het document dat ze zoeken niet vinden zonder de hele lijst te lezen, en iemand moet de pagina handmatig bewerken telkens als er een bestand wordt toegevoegd of vervangen. Een parttime beheerder onderhoudt een muur van links waar mensen nog steeds moeite mee hebben om te gebruiken.
Je zou kunnen aannemen dat de tools waarvoor je al betaalt dit zouden dekken. Dat doen ze niet, omdat ze zijn gebouwd voor een ander doel. Google Drive, Dropbox en SharePoint slaan bestanden op en delen ze met mensen die inloggen. Geen van hen plaatst een doorzoekbare bibliotheek op je eigen openbare website, wat precies is wat de meeste organisaties missen.
Toen we keken naar wie Document Library Pro gebruikte, ging het voornamelijk om het soort organisatie dat je zou verwachten veel documenten te beheren: non-profitorganisaties, universiteiten, ledenorganisaties en lokale overheden. Ze hebben geen gebrek aan opslagplekken voor bestanden. Wat ze echter missen, is een manier om ze te publiceren, zodat het publiek of hun leden het juiste document kunnen vinden zonder per e-mail te hoeven vragen.
Soorten Bronnen die Organisaties Publiceren
De inhoud hangt af van de organisatie, maar de baan is hetzelfde. Hier is wat verschillende sectoren doorgaans publiceren.
- Nonprofits en goede doelen handleidingen, rapporten, toolkits en impactverklaringen publiceren.
- Ledenverenigingen handboeken, trainingsmateriaal en beleid delen.
- Scholen en universiteiten lijst met prospectussen, cursusmaterialen, formulieren en onderzoek.
- Raden en overheidsinstanties notulen, beleid, planningsdocumenten en openbare registers publiceren.
- Bedrijven delen productdocumentatie, specificaties en certificaten.
Tekenen dat je een resourcebibliotheek nodig hebt
Je hebt geen bibliotheek aan bronnen nodig voor een paar bestanden, waar een paar links volstaan, en ik zou je vertellen je geld te besparen. Het rechtvaardigt zijn plaats zodra een van de volgende situaties zich voordoet:
- Je hebt meer documenten dan een bezoeker redelijkerwijs kan doorzoeken.
- De wet vereist dat u bepaalde gegevens publiceert, net als voor veel raden en overheidsinstanties.
- Mensen moeten filteren op onderwerp, jaar of afdeling om het juiste bestand te vinden.
- Je wilt een e-mailadres verzamelen voor het downloaden, waardoor de bibliotheek een bron van leads wordt.
- Sommige documenten mogen alleen toegankelijk zijn voor leden of personeel.
Hoe bouw je een hulpbronnenbibliotheek
We hebben Document Library Pro gebouwd om precies dit probleem op te lossen: organisaties op een overzichtelijke manier documenten laten weergeven en delen, in plaats van ze alleen op te slaan. Het publiceert uw bestanden als een bronnenbibliotheek waar mensen kunnen zoeken, filteren op categorie en sorteren. Ze bekijken een document in de browser, downloaden het vervolgens afzonderlijk, of selecteren er meerdere en nemen deze mee als zip.
Het draait op elk platform. Een WordPress site voegt het toe als een plugin. Elders voegt een korte embed code de bibliotheek toe aan je pagina's, of ze nu openbaar zijn of achter een ledenlogin.
Dit in vijf stappen samenstellen:
- Voeg uw documenten toe. Upload de bestanden, of wijs de bibliotheek naar bestanden die je al ergens anders host. Elk bestand krijgt een titel, een beschrijving, een categorie en een optionele omslagafbeelding.
- Groepeer ze in categorieën en tags. Sorteer bronnen op de manier waarop uw publiek erover denkt, op onderwerp, jaar of afdeling. Dit worden de filters die mensen gebruiken.
- Kies een indeling. Een tabel is geschikt voor formele gegevens, een raster met omslagafbeeldingen is geschikt voor rapporten en handleidingen, en een mapweergave is geschikt om te bladeren.
- Schakel zoeken en filters in. Een zoekvak en een paar vervolgkeuzelijsten stellen mensen in staat een document in seconden te vinden in plaats van te scrollen.
- Stel in wie het kan zien. Publiceer het openbaar, vergrendel downloads achter een e-mailadres, of beperk de hele bibliotheek tot ingelogde leden.
Resourcebibliotheekvoorbeelden
Drie organisaties laten zien hoe verschillend dit eruitziet als het goed is gedaan.
Imerman Angels, een liefdadigheidsorganisatie ter ondersteuning van kankerpatiënten, begon met bestanden die verspreid waren over verschillende locaties. Verouderde links bereikten nog steeds het publiek en het team had geen manier om te zien wat mensen downloadden. Ze hebben alles samengebracht in één bibliotheek met een rasterindeling en downloadknoppen, en kunnen nu bijhouden welke bronnen worden gebruikt.
Kinder- en Jeugdgeestelijke Gezondheidszorg Ontario had het tegenovergestelde probleem. Hun bronnenpagina werkte, maar met hun eigen woorden was het “erg een waslijststijl”, en het scrollen op een lange, ongesorteerde pagina is het laatste wat een gestreste ouder nodig heeft. Ze hebben het opnieuw opgebouwd als een hub waar gezinnen kunnen filteren op onderwerp en in enkele seconden de juiste hulp kunnen vinden.
Scouting Ierland was simpelweg uitgegroeid van een pagina met links, met honderden artikelen, beleidsregels en formulieren voor vrijwilligers. Ze organiseerden alles in mappen, zodat een leider de juiste map opent en met één klik een hele reeks documenten downloadt.
Zie voor zes verdere voorbeelden uit verschillende sectoren mijn handleiding over een documentbibliotheek aanmaken.
Tips voor een resourcebibliotheek die wordt gebruikt
De software is het makkelijke deel. Wat een bibliotheek met bronnen tot een bibliotheek maakt waar mensen op vertrouwen, zijn een paar beslissingen die je onderweg neemt.
De meest voorkomende fout die ik zie, is het organiseren van de bibliotheek op dezelfde manier als de bestanden intern zijn opgeslagen, per afdeling of op het jaar waarin een document is opgeslagen. Bezoekers denken niet zo. Ze denken “ik heb het lidmaatschapsformulier nodig” of “waar is het laatste jaarverslag”, dus bouw je categorieën rond die vragen in plaats daarvan.
Wees selectief met lead capture. Een e-mail vragen vóór een download kan een bibliotheek veranderen in een gestage bron van leads, maar alleen als de bron het waard is. Een echt nuttig rapport of een toolkit achter een formulier plaatsen is redelijk. Een agenda of een standaardformulier achter een formulier plaatsen irriteert mensen alleen maar en dwingt hen om te bellen.
Beslis wie het bezit. Een hulpmiddelenbibliotheek is zo goed als hij wordt onderhouden, dus een klerk of een communicatiemedewerker heeft een eenvoudige routine nodig voor het toevoegen van nieuwe documenten en het archiveren van oude. De meeste tools maken daar een taak van de ontwikkelaar van, en het hele punt van een goede bibliotheek is dat een niet-technisch persoon deze up-to-date kan houden.
Bekijk tot slot wat er wordt gedownload. Die cijfers vertellen je welke bronnen ertoe doen en welke ballast zijn, en de organisaties die het meest uit een bibliotheek halen, gebruiken ze om te beslissen wat ze vervolgens publiceren.
Veelgestelde vragen
Wat is een resourcebibliotheek?
Een bronnenbibliotheek is een doorzoekbare verzameling van downloadbare bronnen, zoals handleidingen, rapporten en formulieren, die op een website worden gepubliceerd zodat bezoekers ze zonder hulp kunnen vinden en downloaden.
Kan ik een online bronnenbibliotheek bouwen zonder WordPress?
Ja. Document Library Pro draait als een WordPress-plugin, maar kan ook worden ingebed in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intranet. Een online bibliotheek met bronnen werkt op elk platform dat u al gebruikt.
Kan een bronnenbibliotheek e-mailadressen vastleggen?
Ja. Document Library Pro kan een e-mailadres vereisen voordat iemand iets downloadt, waardoor de bibliotheek een leadgeneratietool wordt terwijl uw inhoud wordt gedeeld.
Een resourcebibliotheek die zijn plek verdient
Als je collectie klein is en maar een paar mensen hem nodig hebben, zullen een paar links altijd het simpelste antwoord zijn. Maar zodra mensen zelf documenten moeten zoeken, verdient een bibliotheek met bronnen zichzelf terug in de tijd die het iedereen bespaart, en in hoe capabeler de organisatie eruitziet.
Je kunt je eigen bouwen met Document Library Pro en Probeer het 14 dagen gratis.
