“Clientportaal” is zo'n term die heel anders betekent, afhankelijk van wie het vraagt. Aan de ene kant is het een volledig dashboard waar klanten inloggen om facturen, berichten en live projectupdates te zien. Aan de andere kant is het simpelweg een privéruimte om documenten en bestanden te delen met de mensen met wie je samenwerkt.
Veel bedrijven zoeken naar het eerste, terwijl ze het tweede al nodig hebben. Deze post gaat over dat tweede type: een klantportaal gebouwd rond documenten. Ik zal uitleggen wanneer dat alles is wat je nodig hebt, hoe je er een bouwt en waar een eenvoudigere opzet beter is dan een zwaar portaal.
Wat mensen bedoelen met een cliëntportaal
De meeste cliëntportalen bestaan om één ding te doen: een bepaalde groep mensen privé toegang geven tot documenten die ze anders per e-mail zouden moeten aanvragen. Meestal betekent dit contracten, rapporten, verklaringen en leveringen.
De grotere platforms bouwen extra functies rond die kern, zoals facturatie, e-handtekeningen, berichten en dashboards per klant. Die zijn de moeite waard om voor te betalen als je ze nodig hebt. Als je alleen een plek nodig hebt waar klanten het juiste document kunnen vinden en downloaden, dan betaal je uiteindelijk voor functies die je niet nodig hebt.
Wanneer een documentbibliotheek voldoende is
U kunt de volledige cliëntportal overslaan en in plaats daarvan een eenvoudige documentenbibliotheek gebruiken wanneer:
- Je hoeft voornamelijk documenten en bestanden te delen, niet facturering of berichten via dezelfde tool te laten lopen.
- Dezelfde set documenten dient een groep, zoals uw klanten, leden of partners, in plaats van een uniek dashboard voor elke persoon.
- Je wilt het op je eigen website of intranet, niet een apart systeem waar iedereen op moet inloggen.
- Je moet controleren wie wat ziet, met een wachtwoord of een ledengebied.
Een documentbibliotheek dekt dat allemaal. Klanten bereiken deze via uw eigen website, zonder een nieuw systeem te hoeven leren.
Hoe maak je een cliëntportaal voor documenten aan
Dit is het soort werk waarvoor we bouwden Document Library Pro Het plaatst uw documenten in een privé, doorzoekbare bibliotheek, waar klanten zoeken, filteren op categorie en bestanden kunnen bekijken voordat ze de bestanden downloaden die ze nodig hebben. Een wachtwoord of een login voor leden controleert wie er binnenkomt.
Document Library Pro is beschikbaar voor elk platform. Als u al een WordPress-site heeft, kunt u het als een WordPress-plugin kopen. Voor alle andere platforms integreert u het in een openbaar of privégebied met behulp van een eenvoudige insluitcode.
Een documentenportaal zoals dit is snel samengesteld:
- Verzamel de documenten. Voeg de contracten, rapporten, handleidingen en verklaringen toe die uw klanten nodig hebben, elk met een duidelijke titel, beschrijving en categorie.
- Sorteer ze zodat klanten dingen kunnen vinden. Groepeer documenten in categorieën en voeg tags toe, zodat een klant direct vindt wat hij zoekt.
- Sluit het af. Beveilig de bibliotheek met een wachtwoord, of beperk deze tot ingelogde leden, zodat alleen de juiste personen toegang krijgen.
- Kies een indeling. Een tabel is geschikt voor formele documenten, een raster is geschikt voor visuele deliverables, en mappen zijn geschikt om te bladeren per project of klant.
- Integreer het waar klanten al komen. Plaats het portaal op uw bestaande website of intranet, zodat klanten niet hoeven in te loggen op een ander, afzonderlijk systeem.
CASA Architectonisch Beslag doet precies dit. In plaats van technische bestanden op verzoek te e-mailen, biedt deze leverancier van bouwbeslag zijn professionele klanten een doorzoekbare bibliotheek met productdocumentatie. Klanten filteren op categorie en vinden binnen enkele seconden het juiste specificatieblad.
Voor een stapsgewijze rondleiding door elke fase, zie mijn volledige gids voor een documentbibliotheek aanmaken.
Een documentenportaal versus een volledig cliëntenportaal
De keuze hangt echt af van wat je klanten vraagt te doen.
- Koop een volledig cliëntportaal als ze facturen moeten betalen, documenten moeten ondertekenen en u moeten berichten op één plek. Verzet u niet, want daar is de software voor gemaakt.
- Gebruik een documentbibliotheek als ze voornamelijk het juiste document moeten vinden. Een zwaar portaal is overdreven, en een bibliotheek geeft hen een eenvoudigere ervaring voor een fractie van de kosten en de installatie.
Het geduld van uw klanten is hier ook van belang. Elke afzonderlijke login is frictie, en een documentenportaal op uw eigen site, achter één wachtwoord, vraagt veel minder van hen dan een gloednieuw account op speciale client portal software.
Veelgestelde vragen
Wat is een Klantenportaal?
Een clientportaal is een privéruimte waar een bedrijf documenten, bestanden en informatie deelt met zijn klanten. Sommige portalen bevatten facturering en berichten, maar de eenvoudigste versie is een beveiligde documentenbibliotheek waar klanten na inloggen toegang toe krijgen.
Kan ik een klantenportaal maken zonder aparte software?
Ja. Als je belangrijkste behoefte is het delen van documenten, kun je met Document Library Pro een privé, doorzoekbare bibliotheek bouwen en deze in je bestaande website insluiten. Klanten gebruiken dan één login in plaats van een apart portaalsysteem.
Kunnen klanten alleen hun eigen documenten zien?
Document Library Pro laat je een bibliotheek met een wachtwoord beveiligen, beperken tot leden, en aparte bibliotheken of categorieën gebruiken voor verschillende groepen. Voor volledig gepersonaliseerde weergaven met één dashboard per klant is speciale client portal software een betere keuze.
Is een documentenportaal veilig?
Met Document Library Pro kun je instellen dat er een wachtwoord of een ledenlogin nodig is voordat iemand toegang krijgt tot de bibliotheek, en kun je deze voor gevoelige bestanden achter de beveiliging van je eigen site houden.
Een klantportaal eenvoudig houden
Een klantportaal hoeft geen groot systeem te zijn. Als het enige wat u doet is documenten op de juiste plekken krijgen, is een privé documentbibliotheek sneller op te zetten en goedkoper in gebruik. Het is ook gemakkelijker voor klanten te gebruiken dan een volledig portaal dat ze nauwelijks zullen gebruiken.
Wanneer uw behoeften daadwerkelijk verder reiken dan dat, weet u het, omdat u naar facturatie en berichten zult grijpen in plaats van naar een plek om de bestanden op te slaan. U kunt een documentgebaseerd cliëntportaal bouwen met Document Library Pro en Probeer het 14 dagen gratis.
