Documentbeheer in de cloud houdt in dat u uw documenten opslaat, organiseert en bewerkt via software die via internet draait, in plaats van op een computer of server in uw eigen kantoor. Uw bestanden staan opgeslagen in het datacenter van een provider en u hebt er overal waar u een internetverbinding hebt toegang toe via een browser of een app.
De term omvat een breed scala aan tools, variërend van complete bedrijfssystemen tot eenvoudige bestandsopslag, en deze zijn niet onderling uitwisselbaar. In dit artikel leg ik uit wat “clouddocumentbeheer” nu precies inhoudt, welke belangrijke soorten tools onder deze noemer vallen en hoe je kunt bepalen welke het beste past bij de taak die je wilt uitvoeren.
Wat Cloud Document Management betekent
Cloud documentbeheer is de praktijk waarbij de documenten van uw organisatie in online software worden bewaard in plaats van op lokale machines. De provider host de bestanden, verzorgt back-ups en beveiliging, en geeft uw medewerkers toegang via het web.
Het beroep is rechttoe rechtaan. Niemand hoeft de nieuwste versie van een bestand rond te e-mailen of op een gedeelde schijf te zoeken die alleen op de laptop van één persoon bestaat. Iedereen werkt vanuit dezelfde online kopie, updates verschijnen voor het hele team en de documenten overleven een verloren apparaat of een defecte harde schijf.
Er is echter iets wat je moet weten voordat je producten gaat vergelijken: onder de term “clouddocumentbeheer” vallen tools die heel verschillende taken vervullen. Sommige zorgen voor een strikte controle van documenten voor medewerkers die inloggen, terwijl andere alleen maar bestanden opslaan. Een klein aantal is bedoeld om documenten naar buiten toe te publiceren, zodat het publiek ze kan lezen. Om het juiste clouddocumentbeheersysteem te kiezen, moet je weten welk type je nodig hebt.
Toen we deze ruimte zelf onderzochten, waren we verrast te zien dat bijna elke cloud-documenttool is gebouwd om bestanden op te slaan en te beheren voor mensen die inloggen. Heel weinig zijn gebouwd om een doorzoekbare bibliotheek naar buiten te publiceren, naar het publiek of naar een ledengebied. Dat is het overwegen waard, want veel organisaties moeten dit doen en er zijn minder opties beschikbaar.
De hoofdtypen cloud documenttools
De meeste producten die zichzelf ‘clouddocumentbeheer’ noemen, vallen in een van de volgende drie categorieën:
- Cloud document management systemen (DMS). Een cloud DMS beheert documenten intern voor een team. Het voegt versiegeschiedenis, machtigingen, goedkeuringsworkflows en controle trails toe. Tools zoals M-Files en DocuWare hier zitten, en SharePoint is de optie die de meeste grote organisaties al hebben.
- Cloudopslag en bestandsdeling. Met cloudopslag bewaar je je bestanden online en kun je ze via een link delen. Google Drive, Dropbox en Doos het zijn bekende namen. Ze slaan bestanden op in plaats van ze te beheren.
- Gehoste documentbibliotheken. Een gehoste bibliotheek publiceert een reeks documenten als een doorzoekbare collectie op uw eigen website, voor het publiek, uw leden of uw klanten om te bekijken zonder account. Dit is de kleinste van de drie groepen, en degene waarvan de meeste mensen niet beseffen dat deze bestaat.
De reden dat het onderscheid mensen in de war brengt, is dat de marketing voor alle drie dezelfde woorden gebruikt: “veilig”, “cloud”, “doorzoekbaar” en “georganiseerd”. Lees verder dan de woorden en bedenk waarvoor de tool is gebouwd - dit maakt het veel gemakkelijker om de juiste cloudbeheeroplossing voor uw organisatie te kiezen.
Volledige DMS versus cloudopslag versus een gehoste documentbibliotheek
De schoonste manier om de drie uit elkaar te houden, is te vragen wie de documenten mag openen, en waar.
Een volledig DMS (document management system) is naar binnen gericht. Het gaat ervan uit dat de mensen die uw documenten gebruiken uw eigen personeel zijn, dat inlogt om bestanden te bekijken, bewerken en goedkeuren.
Cloudopslag is vergelijkbaar in die zin dat het draait om mensen aan wie je toegang verleent, hoewel het minder controle biedt en meer gemak.
Een gehoste documentbibliotheek is het tegenovergestelde van beide. Het gaat ervan uit dat de mensen die de documenten lezen buiten uw team vallen, en uw website bezoeken om te vinden en te downloaden wat ze nodig hebben.
Hier is hoe de drie zich verhouden op de vragen die de geschiktheid bepalen:
| Benadering | Voor wie | Waar documenten leven | Hoofdsterkte |
|---|---|---|---|
| Cloud DMS | Intern personeel dat inlogt | Het beveiligde account van de verkoper | Versiebeheer, permissies, goedkeuringen |
| Cloudopslag | Jij en mensen met wie je deelt | De cloudschijf van de leverancier | Eenvoudige opslag en link delen |
| Gehoste documentbibliotheek | Het publiek, leden of cliënten | Ze worden opgeslagen in de cloud en verschijnen op je eigen website | Het publiceren van een doorzoekbare, navigeerbare bibliotheek |
Veel organisaties hebben er uiteindelijk twee tegelijk nodig. Je kunt een intern DMS voor je team draaien en toch documenten hebben die je wilt dat het publiek kan vinden, wat een systeem dat is gebouwd voor ingelogd personeel niet kan doen.
Dat tweede baantje is waar een gehoste bibliotheek zoals Document Library Pro past. Het verandert een map met bestanden in een zoekbare documentenbibliotheek op uw website waar bezoekers kunnen filteren, previewen en downloaden, zonder aanmelding.
Je kunt het gebruiken als een plugin op een WordPresssite (voor organisaties die al WordPress gebruiken voor hun hoofdwebsite) of als een ‘embed’ op elk ander platform. Het is een aanvulling op een intern systeem in plaats van een vervanging daarvan. Je kunt je bestanden bijvoorbeeld rechtstreeks opslaan in het cloud-systeem van Document Library Pro, of je kunt ze blijven opslaan op Dropbox, Google Drive, OneDrive enz. en link simpelweg naar deze bestanden vanuit Document Library Pro.
Laten we kijken naar een voorbeeld uit het echte leven. Gemeenteraad van Albury in het VK gebruikt een bibliotheek als deze om zijn wettelijke jaarrekeningen te publiceren waar inwoners ze kunnen vinden:
Als je behoefte alleen gericht is op intern clouddbeheer, dan is Document Library Pro niet de juiste tool en zou ik je eerder wijzen op een passende DMS. Ik vergelijk de leidende interne opties in mijn gids voor documentbeheersoftware.
Beveiliging en Toegang in de Cloud
Veiligheid weerhoudt mensen er vaak van om documenten in de cloud op te slaan, en met de nodige redenen. Geruststellend is dat een gerenommeerde cloudprovider uw bestanden vrijwel zeker beter beschermt dan een map op een kantoor-pc. Ze versleutelen gegevens, voeren hun eigen back.
Wat u controleert, is toegang: wie welke documenten kan openen en hoe. Het model is anders voor elk type hulpmiddel.
- Een cloud DMS geeft u gedetailleerde machtigingen, zodat u kunt bepalen dat het ene team een map ziet, een ander deze kan bewerken en een derde deze alleen kan bekijken.
- Cloudopslag werkt voornamelijk via gedeelde links en mapuitnodigingen, wat eenvoudiger maar botter is.
- Een gehoste bibliotheek is gebouwd om te publiceren, dus de standaard is open. Met Document Library Pro kunt u de hele bibliotheek afschermen met een wachtwoord voor leden, of een e-mailadres vereisen voor het downloaden.
Het matchen van het toegangsmodel met de gevoeligheid van de documenten is belangrijker dan het merk van de software. Voor een meer gedetailleerde kijk op de keuzes die hierbij komen kijken, zie mijn gids voor Veilig documenten delen.
Hoe u cloud documentbeheer kiest voor uw situatie
Bij het kiezen van cloud document management software begin je met de taak in plaats van de functielijst. Dit betekent dat je moet overwegen wat je wilt dat de documenten doen, en het juiste hulpmiddel zal daar natuurlijk uit voortvloeien.
Als uw team interne controle op documenten wil beheren, met versies, goedkeuringen en een gedetailleerd overzicht van wie wat heeft gewijzigd, dan wilt u een cloud DMS. SharePoint is de veilige keuze als u al gebruikmaakt van Microsoft 365, en een systeem zoals M-Files of DocuWare verdient zijn kosten terug in gereguleerde sectoren.
Als je voornamelijk bestanden wilt opslaan en af en toe een bestand wilt delen met een collega of klant, dan volstaat cloudopslag zonder extra rompslomp. Google Drive en Dropbox zijn moeilijk te verslaan, en de gratis niveaus gaan verrassend lang mee voor een klein team.
Zeg dat je doel is om documenten onder de aandacht te brengen van mensen buiten je organisatie. Het publiek, je leden of je klanten komen op je website en vinden wat ze zoeken. Geen enkel intern systeem zal dat doen, want dat is niet hun taak en je hebt in plaats daarvan een gehoste documentbibliotheek nodig.
Je kan start een gratis proefperiode van 14 dagen van Document Library Pro en een doorzoekbare cloudgebaseerde bibliotheek dezelfde dag live op uw eigen site.
Veelgestelde vragen over cloud documentbeheer
Is Cloud Document Management Veilig?
Voor de meeste organisaties wel, en meestal veiliger dan bestanden op lokale machines te bewaren. Gerennomeerde providers versleutelen uw gegevens, maken er automatisch back-ups van en hanteren beveiligingsnormen die intern moeilijk te evenaren zijn. Uw belangrijkste verantwoordelijkheid is te controleren wie toegang heeft en sterke logins te gebruiken.
Wat is het Verschil tussen Cloud Opslag en een Document Management Systeem?
Cloudopslag bewaart uw bestanden online en stelt u in staat ze te delen, maar beheert ze niet. Een documentbeheersysteem voegt versiebeheer, machtigingen, goedkeuringsworkflows en audit trails toe, zodat het bepaalt wie elk bestand kan bekijken, bewerken en goedkeuren.
Kan Cloud Document Management Documenten Publiceren naar het Publiek?
Het meeste is niet mogelijk. Cloud DMS-tools en opslagdiensten zijn ontworpen voor intern, ingelogd gebruik, en een gedeelde link is geen echte openbare bibliotheek. Om een doorzoekbare collectie op uw eigen merkwebsite te publiceren, heeft u software nodig die is ontworpen voor weergave aan de voorkant, zoals Document Library Pro.
Heb ik technische vaardigheden nodig om cloud document management te gebruiken?
Het hangt af van de tool. Cloudopslag zoals Google Drive of Dropbox heeft bijna geen configuratie nodig. Een volledig DMS vereist meestal wel configuratie van permissies en workflows. Een gehoste documentbibliotheek zit hier tussenin, met een installatieproces dat eenvoudig is als je het eenmaal hebt doorlopen.
Hoeveel kost cloud documentbeheer?
De prijzen variëren sterk. Cloudopslag en tools voor kleine teams zijn gratis of kosten enkele dollars per gebruiker per maand. Enterprise DMS-platforms zijn meestal op offertebasis en geprijsd per vereiste. Een gehoste documentbibliotheek werkt doorgaans op basis van een vast abonnement in plaats van kosten per gebruiker, wat het voorspelbaar houdt naarmate uw publiek groeit.
