Document Library Pro kan een documentcategorie automatisch opbouwen vanuit een Google Drive- of Dropbox-map. Je plakt de deellink van de map in een categorie, de documenten worden automatisch aangemaakt en je bibliotheek blijft gesynchroniseerd met de map. Mapsynchronisatie is beschikbaar in het Geavanceerd plan.
Hoe het werkt
Wanneer je een map koppelt, maakt Document Library Pro één document voor elk bestand erin, met de bestandsnaam als documenttitel. Submappen worden subcategorieën, zodat je mapstructuur en je bibliotheekstructuur altijd overeenkomen. Bestandstypen en -groottes worden automatisch herkend, en gesynchroniseerde documenten krijgen de gebruikelijke zoek-, filter-, voorbeeld- en downloadfuncties. Google Docs, Spreadsheets en Presentaties openen op Google in een nieuw tabblad, terwijl andere bestandstypen rechtstreeks vanuit je bibliotheek worden gedownload.
De map is de bron van de waarheid. Je bibliotheek synchroniseert er elke dag automatisch mee, of je synchroniseert direct met de knop Nu synchroniseren . Er zijn geen API-sleutels of accountkoppelingen om in te stellen: Document Library Pro heeft alleen de openbare deellink van de map nodig, en leest alleen uit je map, zonder er ooit iets in te wijzigen.
Installatie-instructies
1. Maak een deellink van de map
- Google Drive: Openen Google Drive en klik met de rechtermuisknop op de map die je wilt synchroniseren. Kies Delen, en daarna Delen nog een keer. Onder Algemene toegang, selecteer Iedereen met de link met de rol Kijker , en klik daarna op Link kopiëren. Mappen in een gedeelde Drive van Google Workspace werken op dezelfde manier, zolang Algemene toegang is ingesteld op Iedereen met de link. Als die optie ontbreekt of grijs is, heeft je Workspace-beheerder linkdelen voor die gedeelde Drive uitgeschakeld en moet die dit toestaan.
- Dropbox: Openen Dropbox en beweeg de muis over de map die je wilt synchroniseren. Klik op Delen, maak een link waarbij Iedereen met deze link kan bekijken, en klik daarna op Link kopiëren.
Onthoud dat iedereen met de link de map rechtstreeks kan openen. Synchroniseer dus alleen mappen waarvan de inhoud geschikt is voor de mensen die je bibliotheek gebruiken. Je kunt nog steeds de bibliotheek zelf beveiligen with a password.
2. Koppel de map aan een categorie
- Ga naar het scherm Categorieën in je bibliotheekbeheer.
- Maak een nieuwe categorie, of open een bestaande via Bewerken.
- Plak je link in het veld Google Drive- of Dropbox-map .
- Klik Categorie toevoegen of Bijwerken.
De eerste synchronisatie start meteen, en je volgt de voortgang in de kolom Cloudsynchronisatie van het Categorieën-scherm.
Een gesynchroniseerde categorie beheren
Documenten bijwerken
Om een gesynchroniseerd document te wijzigen, wijzig je het bestand in Google Drive of Dropbox:
- Wanneer je een bestand aan de map toevoegt, verschijnt er een nieuw document in je bibliotheek.
- Wanneer je een bestand verwijdert, wordt het bijbehorende document verwijderd.
- Wanneer je een bestand vervangt of bijwerkt, wordt het document overeenkomstig bijgewerkt.
Wijzigingen komen door bij de volgende dagelijkse synchronisatie, of meteen wanneer je klikt op Nu synchroniseren.
Tags en andere details toevoegen
De gesynchroniseerde map bepaalt het bestand, de titel (uit de bestandsnaam) en de categorie (die overeenkomt met de map). Open in het bibliotheekbeheer het document op het scherm Documenten met Bewerken om andere details toe te voegen.
- Je kunt de beschrijving, tags, auteurs en uitgelichte afbeelding bewerken. Met tags en auteurs kunnen bezoekers een gesynchroniseerde bibliotheek op dezelfde manier filteren als elke andere bibliotheek.
- Vergrendelde velden zijn grijs weergegeven met een slotpictogram. Beweeg eroverheen of klik erop om te zien waarom ze vergrendeld zijn en waar je ze kunt wijzigen.
- Bij elke synchronisatie blijven tags, auteurs, beschrijving en afbeelding behouden, ook wanneer het bestand wordt hernoemd, vervangen door een nieuwe versie of verplaatst naar een andere submap van de gesynchroniseerde map.
- Als je een bestand uit de map verwijdert en opnieuw uploadt, telt het als een nieuw bestand en begint het dus zonder de tags die je eerder hebt toegevoegd.
- Documentverval is niet beschikbaar voor gesynchroniseerde documenten. Verwijder of verplaats het bestand in Google Drive of Dropbox om een document te verwijderen. Een bibliotheekwachtwoord werkt nog steeds zoals normaal.
Een map ontkoppelen
Om te stoppen met synchroniseren, bewerk je de categorie en ontkoppel je de map. Je documenten blijven bewaard, dus er verdwijnt niets uit je bibliotheek. Wil je de documenten ook verwijderen, ga dan naar het hoofdscherm Documenten in je Document Library Pro-beheer, selecteer de betreffende documenten en verwijder ze.
Als je dezelfde map later opnieuw koppelt, herkent Document Library Pro de bestaande documenten en synchroniseert het ze gewoon verder, zonder duplicaten te maken.
Problemen oplossen
- “Deze map is niet toegankelijk”: De link is niet openbaar gedeeld. Zet het delen van de map op “Iedereen met de link” en plak de link opnieuw.
- Je hebt een link naar één bestand geplakt: Mapsynchronisatie heeft een maplink nodig, geen bestandslink. Open de map waarin het bestand staat en kopieer de link van de hele map.
- De map is leeg: Dat is prima. De categorie blijft gewoon leeg totdat je bestanden aan de map toevoegt.
- “Deze map staat in de prullenbak van Google Drive”: Iemand heeft de gesynchroniseerde map in Google Drive naar de prullenbak verplaatst. Zet deze terug in Google Drive, dan gaat synchroniseren verder bij de volgende synchronisatie of wanneer je op Nu synchroniseren klikt. Je documenten blijven ondertussen ongewijzigd.
- “N bestanden konden niet worden gesynchroniseerd”: De synchronisatie is voltooid, maar deze bestanden konden niet aan je bibliotheek worden toegevoegd of bijgewerkt. Ze worden opnieuw geprobeerd bij de volgende dagelijkse synchronisatie, of meteen wanneer je op Nu synchroniseren klikt. Als dezelfde bestanden blijven mislukken, neem dan contact op met support met de bestandsnamen.
- “De synchronisatie wordt automatisch opnieuw geprobeerd”: Google Drive, Dropbox of de synchronisatieservice was tijdelijk niet bereikbaar. Je hoeft niets te doen. Er wordt na ongeveer 15 minuten opnieuw geprobeerd, maximaal drie keer, en de volgende dagelijkse synchronisatie probeert het sowieso opnieuw.
Wat er ook misgaat, synchronisatiefouten verwijderen nooit je documenten. Als een map onbereikbaar wordt, behoudt je bibliotheek de bestaande documenten en toont de kolom Cloud Sync een foutmelding totdat er weer gesynchroniseerd kan worden.