Het Advanced-abonnement van Document Library Pro bevat Bulk Upload, waarmee je veel documenten tegelijk aanmaakt vanuit een reeks bestanden of een spreadsheet. Dit bespaart veel tijd wanneer je een bibliotheek instelt of er een overzet vanaf een andere plek.
Er zijn twee methoden: Een reeks bestanden slepen en neerzetten, of een CSV-bestand importeren. Zie om in plaats daarvan documenten één voor één toe te voegen Documenten toevoegen aan je bibliotheek.
Een reeks bestanden slepen en neerzetten
Dit is de snelste manier om een nieuwe bibliotheek te vullen. Ga naar Bulk-upload in het linkermenu en zet je bestanden op de pagina neer.
Per bestand wordt één document aangemaakt. De bestandsnaam wordt de documenttitel, waarbij de extensie wordt weggelaten en streepjes worden omgezet in spaties. Zo wordt board-minutes-march.pdf board minutes march. Maak je bestandsnamen netjes voordat je uploadt als ze rommelig zijn, want dat is makkelijker dan documenten achteraf hernoemen.
Gebruiken Uploaden naar categorie boven de neerzetzone om alles wat je gaat uploaden in één categorie te plaatsen. Laat dit op Geen categorie staan om de documenten later te sorteren.
Zodra de bestanden binnen zijn, open je een document om een beschrijving toe te voegen, de titel te wijzigen of meer categorieën en tags toe te wijzen.
een CSV-bestand importeren
Een CSV-import stelt de titel, beschrijving, categorieën en meer in voor elk document terwijl het wordt aangemaakt, zodat je bibliotheek meteen georganiseerd is in plaats van achteraf opgeruimd te moeten worden. Dit is de betere keuze wanneer je een bibliotheek uit een ander systeem overzet.
Maak een spreadsheet met één rij per document en één kolom per stukje informatie, met bovenaan een koprij, en sla deze daarna op of exporteer deze als CSV-bestand.
- Ga naar Bulk-upload en kies CSV-bestand uploaden.
- Selecteer je bestand. De maximale grootte wordt op het scherm getoond.
- Controleer de Kolomtoewijzing. Je koppen worden automatisch gekoppeld aan onze velden, en je kunt alles corrigeren wat verkeerd is of een kolom weglaten.
- Klik Importeren.
Het scherm meldt de voortgang terwijl het werkt en bevestigt wanneer de import is voltooid. Importlog bekijken toont wat er is aangemaakt. Daar moet je kijken als een rij niet is aangekomen.
Kolommen die je kunt opnemen
- Naam - De documenttitel. Dit is de enige kolom die je moet opnemen.
- Inhoud - De documentbeschrijving, als platte tekst of HTML.
- Samenvatting - Een korte samenvatting. Er is geen samenvattingsvak op het scherm Document toevoegen, dus dit kan alleen tijdens een import worden ingesteld.
- Bestands-URL - Het webadres van een bestand dat je naar je bibliotheek wilt halen, zodat het wordt gehost en downloadbaar is zoals elk bestand dat je uploadt.
- Directe URL - Een webadres dat een externe link blijft in plaats van te worden geïmporteerd, bijvoorbeeld een video of een pagina op een andere site.
- URL uitgelichte afbeelding - Het adres van een afbeelding die moet worden gedownload en gebruikt als documentthumbnail.
- Bestandsgrootte - Alleen nodig voor gelinkte documenten, omdat de grootte van alles wat voor je wordt gehost automatisch wordt berekend.
- Categorieën en Tags - Scheid meerdere items met komma's. Alles wat nog niet bestaat, wordt tijdens de import aangemaakt, en een groter-dan-teken nest een subitem binnen een bovenliggend item, zoals Rapporten > 2026.
- Documentauteurs - De auteursnaam die bij het document wordt getoond.
- Published - TRUE publiceert het document, FALSE houdt het als concept.
- Datum - De publicatiedatum, die belangrijk is als je bibliotheek op datum is gesorteerd.
- Vervaldatum - De datum waarop het document uit je bibliotheek wordt verborgen. Zie documentvervaldatum.
- Berichtslug - Het laatste deel van het eigen webadres van het document.
Welke methode moet ik gebruiken?
- Slepen en neerzetten is geschikt voor een map met bestanden met logische namen, waarbij je alleen nodig hebt dat de documenten bestaan.
- Een CSV-import is geschikt voor een overstap vanuit een ander systeem, of voor elke bibliotheek waarbij categorieën, beschrijvingen en links vanaf dag één belangrijk zijn.
- Als je bestanden al in Google Drive of Dropbox staan, is geen van beide nodig. Verbind in plaats daarvan de map, waarna je documenten voor je worden aangemaakt en up-to-date worden gehouden. Zie een Google Drive- of Dropbox-map synchroniseren met je bibliotheek.
Een bibliotheek uit SharePoint verplaatsen heeft een paar extra stappen. Zie migreren vanuit SharePoint.