La gestion des documents pour les associations à but non lucratif signifie donner à votre organisation un endroit fiable pour stocker, organiser et partager ses documents, des rapports annuels publics aux documents du conseil réservés aux membres. La plupart des associations n'ont pas besoin de logiciels d'entreprise lourds pour cela. La solution la mieux adaptée est généralement une bibliothèque soignée et consultable publiée sur le site que vous gérez déjà, contenant les fichiers que vous produisez déjà.
Les associations partagent également plus de documents publiquement que la plupart des organisations ne le réalisent. Aux États-Unis, l'IRS exige des organisations exonérées d'impôts qu'elles rendent leurs trois derniers déclarations annuelles et leur demande d'exonération disponibles pour inspection publique. Ajoutez à cela les politiques, les rapports d'impact, les documents de subvention et les ressources pour les bénévoles, et l'association typique publie un flux régulier de fichiers tout au long de l'année.
En tant que créateurs de Document Library Pro, nous connaissons l'importance de cela pour nos clients de première main. Lorsque nous avons examiné 500 sites utilisant Document Library Pro, les associations et les organisations caritatives se sont avérées être le plus grand groupe, représentant environ 40 % de tous les utilisateurs.
Ce que presque toutes ces associations ont en commun, c'est qu'elles publient des documents que les gens peuvent trouver, plutôt que de simplement stocker des fichiers en interne. C'est le travail que la plupart des logiciels de gestion des documents pour associations ignorent.
Ci-dessous, je vais aborder les types de documents que les associations partagent généralement et comment séparer les documents publics des documents réservés aux membres. Je vais également examiner comment créer une bibliothèque de documents pour association sans acheter un tout nouveau système, en partageant des exemples d'associations réelles qui le font bien.
Les documents que les associations doivent partager
La plupart des associations disposent de beaucoup plus de documents partageables qu'elles n'ont d'emplacement approprié pour eux. Les fichiers ont tendance à se regrouper en quelques catégories récurrentes :
- Gouvernance et responsabilité. Cela couvre les rapports annuels, les états financiers, votre formulaire IRS 990 ou l'équivalent local, les statuts, les politiques de conflits d'intérêts et les politiques de protection. Beaucoup sont légalement tenus d'être publics, et ils renforcent la confiance des donateurs.
- Ressources des programmes et des services. Ce sont les boîtes à outils, les guides, les fiches d'information, les recherches et les documents traduits sur lesquels les personnes que vous servez s'appuient. Pour de nombreuses associations, c'est l'ensemble le plus grand et le plus précieux de tous.
- Documents pour les membres, les bénévoles et le conseil. Vous avez ici les procès-verbaux de réunions, les dossiers du conseil, les documents de formation, les manuels et les formulaires destinés aux personnes au sein de l'organisation plutôt qu'au grand public.
- Documents de collecte de fonds et de subventions. Cela inclut les documents de plaidoyer, les conventions de subvention, les modèles de rapport et les dossiers de sponsors qui sont envoyés aux mêmes personnes encore et encore.
Le point commun est que ces fichiers ont une longue durée de vie et que les gens y reviennent régulièrement, contrairement aux pièces jointes ponctuelles. Un document que tout le monde doit retrouver le mois prochain, l'année prochaine ou dans trois ans doit être publié de manière à faciliter sa recherche.
C'est là que beaucoup d'organisations à but non lucratif se trompent dans leur gestion documentaire. Une proportion étonnamment élevée publie simplement les documents sous forme de liens statiques sur une page web. C'est très peu pratique pour vos visiteurs, car au-delà d'une poignée de documents, personne ne trouve quoi que ce soit sans faire défiler la page.
Heureusement, il existe une solution simple. Donner à chaque groupe de fichiers une structure claire, c'est le même travail que organiser des documents sur n'importe quel lecteur, mais réalisé à un endroit accessible à vos supporters. Je vous en parlerai dans un instant,
Ressources publiques vs documents réservés aux membres
La décision la plus importante pour une organisation à but non lucratif est de définir qui peut accéder à chaque fichier. Presque toute association a deux types de public, et la même bibliothèque finit souvent par servir les deux.
Les documents publics sont ceux que vous souhaitez que le monde entier trouve. Les rapports annuels, les politiques, les guides accessibles et les supports de campagne font d'autant plus de bien qu'ils sont faciles à trouver. C'est particulièrement important car la transparence fait partie des critères sur lesquels les donateurs potentiels jugent votre fiabilité. Ici, la facilité de recherche est l'essentiel. Ainsi, une bibliothèque publique et consultable est bien plus efficace qu'un PDF enfoui à trois clics de profondeur.
Les documents réservés aux membres sont différents. Les procès-verbaux du conseil, les formations bénévoles, les documents provisoires et tout ce qui contient des informations personnelles doivent rester derrière une connexion. L'erreur la plus fréquente est de traiter les deux de la même façon : soit en verrouillant des documents qui devraient être publics, soit, ce qui est plus préoccupant, en laissant des fichiers sensibles accessibles à quiconque possède le lien.
Avec le bon outil de gestion documentaire, il est facile de séparer les deux sans réinventer la roue. Gardez une bibliothèque de ressources pour les documents accessibles à tous, et une seconde bibliothèque restreinte pour les membres, les bénévoles ou le conseil.
Créer une bibliothèque de ressources sans nouveau système
Vous n'avez pas besoin d'une plateforme de gestion documentaire distincte pour tout cela. L'approche la plus pérenne pour une organisation à but non lucratif est de publier une bibliothèque consultable sur le site web que vous avez déjà, sans nouveau système à apprendre pour le personnel ou les supporters. C'est le vide que nous avons conçu Document Library Pro pour combler.
Document Library Pro est né de demandes répétées de personnes qui utilisaient Posts Table Pro - l'un de nos autres produits - pour lister des documents, mais souhaitaient de véritables fonctionnalités documentaires telles que des boutons de téléchargement et de prévisualisation. Nous avons écouté leurs retours et créé un outil qui transforme un tas de fichiers en une bibliothèque de documents consultable avec une structure réelle. C'est ainsi qu'est né Document Library Pro.
Pour une organisation à but non lucratif, disposer d'une bibliothèque de documents consultable permet aux supporters de trouver le bon rapport annuel ou la bonne fiche d'information en quelques secondes, sans faire défiler une longue liste de liens. Les visiteurs peuvent rechercher par mot-clé et filtrer par catégorie, comme le sujet ou l'année. Ils peuvent prévisualiser un document dans le navigateur sans le télécharger, télécharger ce dont ils ont besoin, ou sélectionner plusieurs fichiers et les télécharger ensemble en un seul ZIP.
Pour les organisations à but non lucratif en particulier, ces fonctionnalités sont particulièrement importantes :
- Catégories et filtres. Regrouper les documents par programme, année, région ou public afin qu'un visiteur trouve la bonne fiche en quelques secondes sans faire défiler la page.
- Contrôle d'accès intégré. Rendre une bibliothèque publique ou la restreindre par utilisateur, rôle ou mot de passe, afin que votre bibliothèque du conseil et vos rapports publics coexistent sur le même site avec des règles différentes.
- Un formulaire de soumission de documents. Permettre au personnel ou aux bénévoles de téléverser eux-mêmes des fichiers, éventuellement soumis à approbation, afin que la bibliothèque ne soit pas gérée par une seule personne débordée.
- Capture d'e-mail optionnelle. Demander une adresse e-mail avant un téléchargement lorsqu'une ressource est suffisamment précieuse pour mériter les coordonnées d'un supporter, ce qui développe discrètement votre liste tout en partageant quelque chose de vraiment utile.
Document Library Pro est disponible quelle que soit la plateforme que vous utilisez pour votre site web. Nous l'avons initialement conçu comme un plugin WordPress, et il est toujours disponible dans ce format. Il est également disponible sous forme de solution hébergée de gestion documentaire que vous pouvez intégrer à n'importe quelle plateforme. Ainsi, votre organisation à but non lucratif peut disposer d'une bibliothèque consultable que vous utilisiez Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un site sur mesure ou même un intranet interne. La bibliothèque est hébergée sur votre propre site, quelle que soit sa technologie, sans rediriger les visiteurs vers un portail séparé.
Les PDF sont de loin le type de fichier le plus courant publié par les organisations à but non lucratif. Bien que Document Library Pro propose plusieurs mises en page, la mise en page en tableau est la plus populaire en raison des données structurées qu'elle affiche sur chaque document. Une vue en grille ou en dossiers est également disponible si vous préférez. J'apprécie particulièrement la vue en grille pour afficher les supports de collecte de fonds, car elle est plus visuelle et donne plus de visibilité à chaque élément.
Exemples d'associations réelles
La meilleure façon de visualiser cela est d'observer des associations qui utilisent déjà une bibliothèque documentaire. Sur les sites d'organisations à but non lucratif que nous avons étudiés, nous avons observé une configuration très similaire : la plupart utilisent un tableau de PDF consultable, filtré par catégorie, pour leurs ressources et rapports plutôt que pour des fichiers d'administration interne.
Voici trois exemples :
Imerman Angels, une association de soutien aux personnes touchées par le cancer, publie une bibliothèque de ressources consultable. Les utilisateurs peuvent trouver guides et supports d'aide par eux-mêmes, au moment où ils en ont besoin, sans envoyer d'e-mail à l'équipe et attendre une réponse. Les documents sont publics intentionnellement, car toute la mission repose sur leur portée.
Children’s Mental Health Ontario gère une bibliothèque de ressources destinée aux familles, classant un large ensemble de ressources sur la santé mentale par catégorie afin que les parents et aidants puissent filtrer directement vers ce qui correspond à leur situation. Avec de nombreux documents, la recherche et le filtrage accomplissent ce qu'une longue liste de liens ne pourrait jamais faire.
Scouting Ireland utilise une bibliothèque documentaire pour les politiques, formulaires et documents de programme dont ses responsables et bénévoles ont besoin à travers le pays. La valeur est opérationnelle : mettre des documents cohérents et à jour entre de nombreuses mains. C'est un bon rappel qu'une bibliothèque documentaire pour les organisations à but non lucratif fonctionne souvent comme un outil interne pour le personnel et les bénévoles, autant que comme une vitrine publique.
Aucune de ces organisations n'a créé un système sur mesure ni migré vers un logiciel d'entreprise. Elles ont toutes utilisé Document Library Pro pour ajouter une bibliothèque au site qu'elles avaient déjà, ce qui est la voie réaliste pour presque toute organisation à but non lucratif. Vous pouvez voir comment différentes organisations ont configuré cela sur notre page associations .
Maintenir vos documents à jour
Une bibliothèque documentaire n'est fiable qu'à la mesure des fichiers qu'elle contient. Une politique de protection périmée ou le rapport annuel de l'année précédente en tête de liste fait plus de mal qu'une bibliothèque inexistante.
Je recommande deux habitudes simples pour éviter ce problème :
- La première est de définir la durée de vie de chaque type de document et le moment où il doit être remplacé ou archivé - c'est simplement une politique de conservation appliquée à ce que vous publiez.
- La seconde est de confier à une personne la responsabilité claire de la bibliothèque, même si d'autres peuvent y téléverser des fichiers, afin que les mises à jour ne passent pas entre les mailles des rôles.
Aucune des deux ne demande beaucoup de temps, et ensemble elles font une grande différence pour maintenir votre bibliothèque documentaire à jour.
Questions fréquentes sur la gestion documentaire pour les organisations à but non lucratif
Quelle est la meilleure façon pour une organisation à but non lucratif de partager des documents en ligne ?
Pour plus d'une poignée de fichiers, la meilleure approche est une bibliothèque documentaire consultable sur votre propre site web, plutôt qu'une liste statique de liens ou un dossier cloud partagé.
Une bibliothèque permet aux supporters de rechercher et filtrer le document dont ils ont besoin, conserve chaque fichier à une URL stable et vous permet de séparer les documents publics des documents réservés aux membres. Elle regroupe également tout sur le site que les gens associent déjà à votre organisation.
Les organisations à but non lucratif ont-elles besoin d'un logiciel de gestion documentaire spécifique ?
La plupart des associations, non. Les systèmes de gestion documentaire d'entreprise sont conçus pour de grandes équipes internes et des processus de conformité complexes, ce qui dépasse les besoins et les budgets de la plupart des associations. Ce dont les organisations à but non lucratif ont généralement besoin, c'est d'un moyen clair et consultable de publier et partager des documents avec leurs supporters, membres et le public - ce qu'une bibliothèque documentaire gère sans le coût ni la complexité d'un logiciel d'entreprise complet.
Comment une association peut-elle garder certains documents privés ?
Utilisez le contrôle d'accès pour restreindre une bibliothèque, ou des documents individuels, à des utilisateurs, rôles ou mots de passe spécifiques, tout en laissant les documents publics accessibles à tous. Pour les documents sensibles du conseil ou des membres, placez la bibliothèque restreinte dans une partie de votre site qui nécessite déjà une connexion. Le fichier lui-même est alors protégé, pas seulement masqué de la recherche de la bibliothèque.
Document Library Pro peut-il être utilisé par une organisation à but non lucratif sur n'importe quel site web ?
Oui. Document Library Pro fonctionne comme un plugin WordPress et peut également être intégré à d'autres plateformes, notamment Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un site sur mesure ou un intranet interne. Il publie vos fichiers sous forme de bibliothèque consultable et filtrable que vous pouvez laisser entièrement publique ou restreindre à des personnes spécifiques, ce qui convient que votre association utilise WordPress ou autre chose.
Donnez à vos documents un espace consultable unique
Pour la plupart des organisations à but non lucratif, une meilleure gestion documentaire est plus simple qu'il n'y paraît. Il s'agit de regrouper les rapports, politiques et ressources que vous produisez déjà dans un espace consultable unique sur votre propre site web, avec les documents publics ouverts et les documents sensibles derrière une connexion.
Une fois cela en place, vous passez moins de temps à envoyer des fichiers par e-mail et à répondre aux questions “où puis-je trouver”, et plus de temps sur ce qui compte vraiment.
Lorsque vous êtes prêt à en configurer un, vous pouvez essayer Document Library Pro gratuitement pendant 14 jours et créez une bibliothèque sur laquelle vos supporters, membres et équipe peuvent compter.
