La gestion documentaire dans le cloud signifie stocker, organiser et travailler avec vos documents via un logiciel fonctionnant sur Internet, plutôt que sur un ordinateur ou un serveur dans vos propres locaux. Vos fichiers se trouvent dans le centre de données d'un fournisseur, et vous y accédez via un navigateur ou une application depuis n'importe où avec une connexion.
Cette appellation couvre un large éventail d'outils, des systèmes d'entreprise complets aux simples espaces de stockage de fichiers, et ils ne sont pas interchangeables. Dans cet article, j'expliquerai ce que la “gestion documentaire dans le cloud” inclut réellement, les principaux types d'outils qui portent ce nom, et comment déterminer lequel correspond à votre besoin.
La gestion documentaire cloud
La gestion documentaire dans le cloud consiste à conserver les documents de votre organisation dans un logiciel en ligne plutôt que sur des machines locales. Le fournisseur héberge les fichiers, gère les sauvegardes et la sécurité, et donne à votre équipe un accès via le web.
L'attrait est évident. Personne n'a besoin d'envoyer par e-mail la dernière version d'un fichier ou de fouiller dans un lecteur partagé qui n'existe que sur l'ordinateur portable d'une seule personne. Tout le monde travaille à partir de la même copie en ligne, les mises à jour sont visibles par toute l'équipe, et les documents survivent à la perte d'un appareil ou à une défaillance de disque dur.
Cependant, il y a quelque chose d'important à comprendre avant de comparer les produits : la “gestion documentaire dans le cloud” désigne des outils qui font des choses assez différentes. Certains contrôlent étroitement les documents pour le personnel connecté, tandis que d'autres se contentent de stocker des fichiers. Quelques-uns sont conçus pour publier des documents vers l'extérieur pour que le public puisse les consulter. Pour choisir la bonne gestion documentaire dans le cloud, vous devez comprendre quel type vous convient.
En étudiant ce domaine nous-mêmes, nous avons été surpris de constater que presque tous les outils documentaires dans le cloud sont conçus pour stocker et contrôler des fichiers pour des utilisateurs connectés. Très peu sont conçus pour publier une bibliothèque consultable vers l'extérieur, pour le public ou un espace réservé aux membres. Cela mérite d'être gardé à l'esprit, car de nombreuses organisations ont ce besoin et les options disponibles sont peu nombreuses.
Types d’outils cloud pour documents
La plupart des produits se réclamant de la gestion documentaire dans le cloud appartiennent à l'un des trois groupes suivants :
- Systèmes de gestion documentaire (DMS) dans le cloud. Un DMS dans le cloud gère les documents en interne pour une équipe. Il ajoute l'historique des versions, les autorisations, le routage des approbations et les pistes d'audit. Des outils comme M-Files et DocuWare se trouvent ici, et SharePoint est l'option que la plupart des grandes organisations possèdent déjà.
- Stockage cloud et partage de fichiers. Le stockage cloud conserve vos fichiers en ligne et vous permet de les partager avec un lien. Google Drive, Dropbox et Box sont les noms familiers. Ils stockent des fichiers plutôt que de les gérer.
- Bibliothèques de documents hébergées. Une bibliothèque hébergée publie un ensemble de documents sous forme de collection consultable sur votre propre site web, pour que le public, vos membres ou vos clients puissent y accéder sans avoir de compte. C'est le plus petit des trois groupes, et celui que la plupart des gens ignorent.
La raison pour laquelle cette distinction perturbe les gens, c'est que le marketing des trois outils utilise les mêmes mots : “sécurisé”, “cloud”, “consultable” et “organisé”. Lisez au-delà des mots et réfléchissez à ce pour quoi l'outil a été conçu - cela vous aidera à choisir la bonne solution de gestion cloud pour votre organisation.
DMS complet vs stockage cloud vs bibliothèque de documents hébergée
La façon la plus simple de distinguer les trois est de se demander qui est censé ouvrir les documents, et depuis où.
Un DMS complet (système de gestion documentaire) est orienté vers l'interne. Il suppose que les personnes utilisant vos documents sont vos propres collaborateurs, qui se connectent pour consulter, modifier et approuver des fichiers.
Le stockage cloud est similaire en ce qu'il se concentre sur les personnes auxquelles vous accordez l'accès, bien qu'il soit moins axé sur le contrôle et davantage sur la commodité.
Une bibliothèque de documents hébergée est l'opposé des deux. Elle suppose que les personnes consultant les documents sont extérieures à votre équipe, et qu'elles arrivent sur votre site web pour trouver et télécharger ce dont elles ont besoin.
Voici comment les trois se comparent sur les questions qui déterminent le choix :
| Approche | Pour qui | Emplacement des documents | Atout principal |
|---|---|---|---|
| DMS cloud | Personnel interne connecté | Le compte sécurisé du fournisseur | Contrôle des versions, permissions, approbations |
| Stockage cloud | Vous et vos partages | Le drive cloud du fournisseur | Stockage facile et partage de liens |
| Bibliothèque hébergée | Le public, les membres ou les clients | Stockés dans le cloud, et affichés sur votre propre site web | Publication d'une bibliothèque consultable et navigable |
De nombreuses organisations finissent par avoir besoin de deux de ces solutions à la fois. Vous pouvez utiliser un DMS interne pour votre équipe tout en ayant des documents que vous souhaitez rendre accessibles au public, ce qu'un système conçu pour le personnel connecté ne permettra pas.
Ce deuxième rôle est là où une bibliothèque hébergée comme Document Library Pro intervient. Elle transforme un dossier de fichiers en une bibliothèque de documents consultable sur votre site que les visiteurs peuvent filtrer, prévisualiser et télécharger, sans connexion requise.
Vous pouvez l'utiliser soit comme plugin sur un site WordPress (pour les organisations qui utilisent déjà WordPress pour leur site principal), soit comme intégration sur toute autre plateforme. Elle complète un système interne plutôt que de le remplacer - par exemple, vous pouvez stocker vos fichiers directement sur le système cloud de Document Library Pro, ou continuer à les stocker sur Dropbox, Google Drive, OneDrive etc. et simplement les lier depuis Document Library Pro.
Prenons un exemple concret. Albury Parish Council au Royaume-Uni utilise une bibliothèque de ce type pour publier ses comptes légaux que les résidents peuvent consulter :
Si votre besoin est uniquement la gestion cloud interne, alors Document Library Pro n'est pas l'outil adapté, et je vous orienterais plutôt vers un vrai DMS. Je compare les principales options internes dans mon guide sur les logiciels de gestion documentaire.
Sécurité et accès dans le cloud
La sécurité dissuade souvent les gens de stocker des documents dans le cloud, et pour des raisons compréhensibles. Rassurez-vous, un fournisseur cloud réputé protège presque certainement vos fichiers mieux qu'un dossier sur un PC de bureau. Il chiffre les données, effectue ses propres sauvegardes et met à jour ses systèmes plus rapidement que la plupart des organisations ne pourraient le faire en interne.
Ce que vous contrôlez, c'est l'accès : qui peut ouvrir quels documents, et comment. Le modèle est différent pour chaque type d'outil.
- Un DMS cloud vous offre des permissions granulaires, vous permettant de décider qu'une équipe voit un dossier, qu'une autre peut le modifier, et qu'une troisième ne peut que le consulter.
- Stockage cloud fonctionne principalement via des liens partagés et des invitations à des dossiers, ce qui est plus simple mais moins précis.
- Une bibliothèque hébergée est conçue pour la publication, donc son mode par défaut est ouvert. Avec Document Library Pro, vous pouvez protéger toute la bibliothèque par un mot de passe pour les membres, ou exiger un e-mail avant un téléchargement.
Faire correspondre le modèle d'accès à la sensibilité des documents est plus important que la marque du logiciel. Pour un examen plus approfondi des choix disponibles, consultez mon guide sur partage sécurisé de documents.
Comment choisir la gestion documentaire cloud adaptée à votre situation
Pour choisir un logiciel de gestion documentaire cloud, commencez par l'usage plutôt que par la liste des fonctionnalités. Cela signifie réfléchir à ce que vous voulez que les documents accomplissent, et le bon outil découlera naturellement de cette réflexion.
Si votre équipe a besoin de gérer des documents contrôlés en interne, avec des versions, des approbations et un historique des modifications, vous avez besoin d'un DMS cloud. SharePoint est le choix sûr si vous êtes déjà sur Microsoft 365, et un système comme M-Files or DocuWare justifie son coût dans les secteurs réglementés.
Si vous avez principalement besoin de stocker des fichiers et d'en partager occasionnellement avec un collègue ou un client, le stockage cloud suffit sans la complexité supplémentaire. Google Drive et Dropbox sont difficiles à battre pour cela, et les offres gratuites vont étonnamment loin pour une petite équipe.
Si votre objectif est de mettre des documents à la disposition de personnes extérieures à votre organisation - le public, vos membres ou vos clients arrivent sur votre site et trouvent ce qu'ils cherchent - aucun des systèmes internes ne le fera, car ce n'est pas leur rôle. Vous avez besoin d'une bibliothèque de documents hébergée à la place.
Vous pouvez essai gratuit 14 jours Document Library Pro et avoir une bibliothèque cloud consultable en ligne sur votre propre site le jour même.
Questions fréquentes sur la gestion documentaire cloud
La gestion cloud est-elle sécurisée ?
Pour la plupart des organisations, oui, et généralement plus sécurisée que conserver des fichiers sur des machines locales. Les fournisseurs réputés chiffrent vos données, les sauvegardent automatiquement et maintiennent des normes de sécurité difficiles à égaler en interne. Votre principale responsabilité est de contrôler qui a accès et d'utiliser des connexions robustes.
Quelle est la différence entre le stockage cloud et un système de gestion documentaire ?
Le stockage cloud conserve vos fichiers en ligne et vous permet de les partager, mais ne les gouverne pas. Un système de gestion documentaire ajoute le contrôle des versions, les permissions, les flux d'approbation et les pistes d'audit, contrôlant ainsi qui peut consulter, modifier et approuver chaque fichier.
La gestion documentaire cloud peut-elle publier des documents pour le public ?
La plupart ne le peuvent pas. Les outils DMS cloud et les services de stockage sont conçus pour un usage interne avec connexion, et un lien partagé n'est pas une vraie bibliothèque publique. Pour publier une collection consultable sur votre propre site de marque, vous avez besoin d'un logiciel conçu pour l'affichage en front-end, comme Document Library Pro.
Faut-il des compétences techniques pour utiliser la gestion documentaire cloud ?
Cela dépend de l'outil. Le stockage cloud comme Google Drive ou Dropbox en requiert presque aucune. Un DMS complet nécessite généralement quelqu'un pour configurer les permissions et les flux de travail. Une bibliothèque de documents hébergée se situe entre les deux, avec un processus de configuration simple une fois qu'on l'a réalisé une première fois.
Combien coûte la gestion documentaire cloud ?
Les tarifs varient considérablement. Le stockage cloud et les outils pour petites équipes commencent gratuitement ou à quelques dollars par utilisateur par mois. Les plateformes DMS d'entreprise sont généralement sur devis et tarifées selon les besoins. Une bibliothèque de documents hébergée fonctionne généralement sur un abonnement forfaitaire plutôt que sur des frais par utilisateur, ce qui la rend prévisible à mesure que votre audience grandit.
