La gestion documentaire pour les associations génère souvent une frustration bien connue des équipes de gestion des membres. Les membres contactent le bureau pour savoir où trouver un formulaire ou une politique publiée il y a des mois, et quelqu'un doit le retrouver manuellement. Les fichiers existent, mais ils sont difficiles d'accès car le logiciel qui gère votre association n'a pas été conçu pour rendre les documents faciles à trouver.
Vous vous reconnaissez ?
La solution est de créer une bibliothèque documentaire consultable hébergée sur le site web de votre association, fonctionnant en parallèle du système de gestion des membres que vous utilisez déjà. C'est ce que je recommande, et je vous explique ci-dessous où cela s'intègre, ce qu'on y met et comment protéger les parties sensibles.
Ce que les outils membres n'offrent pas
Votre logiciel de gestion d'association est conçu pour gérer l'adhésion elle-même : inscription, renouvellements, cotisations, base de données des membres, e-mails et inscription aux événements. Les documents sont souvent une réflexion après coup, gérés avec un simple téléversement de fichier ou une longue liste de liens dans l'espace membres.
Une page de liens fonctionne pour cinq fichiers maximum. Au-delà, les membres ne peuvent ni rechercher, ni filtrer, ni savoir quelle version est la plus récente. Résultat, ils abandonnent et vous envoient un e-mail. La gestion documentaire devient discrètement le problème du bureau, tout en faisant perdre du temps à vos membres.
Très peu d'outils documentaires peuvent résoudre ce problème. La plupart des options du marché sont conçues pour le stockage et le partage interne de fichiers. Elles ne sont tout simplement pas conçues pour publier des documents et des ressources sous forme de bibliothèque que les membres et le public peuvent consulter - et pourtant c'est exactement ce dont les associations ont besoin.
La plupart des associations ont besoin de deux types de bibliothèque documentaire
Dès que vous commencez à publier des documents correctement, la plupart des associations réalisent qu'elles ont en réalité deux bibliothèques (même si elles coexistent sur le même site) :
- Une bibliothèque publique accessible à tous. Elle accueille vos statuts, votre rapport annuel, vos bulletins d'information et anciens numéros, les procès-verbaux publics et les formulaires d'adhésion. Elle sert aussi de vitrine montrant aux membres potentiels ce que vous produisez, c'est pourquoi une bonne bibliothèque de ressources mérite d'être bien faite.
- Une bibliothèque membres derrière une connexion. Elle contient les documents du conseil et des comités, le répertoire des membres, les ressources de formation, les formulaires de renouvellement et les documents d'événements accessibles uniquement aux membres à jour - similaire à un portail membres.
Lorsque nous avons analysé les associations utilisant Document Library Pro, nous avons découvert que la grande majorité l'utilisait pour créer des bibliothèques PDFconsultables. La plupart ont choisi de lister leurs PDF dans un tableau en raison des données structurées qu'il affiche sur chaque document.
Intégrer une bibliothèque au système existant
Si vous créez une bibliothèque documentaire pour votre association, votre objectif doit être de le faire sans perturber le système de gestion des membres que vous utilisez déjà. Les membres ne doivent pas avoir besoin d'un second compte ni d'un site séparé pour accéder aux documents, et vous ne devez pas déplacer vos données membres.
Nous avons conçu Document Library Pro pour s'intégrer ainsi. Il transforme vos fichiers en une bibliothèque de documents consultable où les membres peuvent rechercher, filtrer par catégorie et prévisualiser dans le navigateur sans télécharger. Ils peuvent récupérer un seul fichier ou en sélectionner plusieurs et les télécharger ensemble en ZIP.
Important : la bibliothèque documentaire s'intègre dans votre espace membres existant. Quelle que soit la plateforme utilisée pour votre espace membres, vous pouvez y intégrer vos bibliothèques documentaires. Si le site de votre association est construit sur WordPress, installez le plugin WordPress. Pour toutes les autres plateformes, notamment Squarespace, Wix, Webflow, un site sur mesure ou un intranet interne, choisissez la version hébergée et intégrez les bibliothèques selon vos besoins. Dans tous les cas, la bibliothèque est hébergée sur le site que les membres visitent déjà.
Document Library Pro propose deux fonctionnalités particulièrement utiles pour les documents des associations :
- Le formulaire de soumission en ligne permet aux comités ou sections locales de téléverser leurs propres documents, chacun pouvant être soumis à approbation. Ainsi, la bibliothèque n'est pas la responsabilité d'une seule personne. Selon le type d'association que vous gérez, vous pouvez même permettre aux membres de soumettre des documents à partager avec les autres membres dans la bibliothèque.
- Si vous publiez des documents dans les espaces publics de votre site, la fonctionnalité de capture d'e-mails vous permet d'utiliser la bibliothèque documentaire comme aimant à prospects pour l'adhésion. C'est un excellent moyen de transformer une ressource populaire en prospect d'adhésion. C'est la même approche que celle utilisée par de nombreuses associations pour développer leur liste de supporters.
Questions fréquentes des associations
Document Library Pro remplace-t-il notre logiciel de gestion des adhérents ?
Non. Les deux fonctionnent ensemble. Votre logiciel de gestion des adhérents continue de gérer vos adhésions, cotisations et événements. Document Library Pro s'occupe des documents, en les publiant sous forme de bibliothèque consultable par les membres et le public sur votre propre site.
Comment garder la bibliothèque des membres privée ?
Bien que Document Library Pro propose une option de protection par mot de passe pour chaque bibliothèque, pour la plupart des associations je recommande simplement d'intégrer la bibliothèque dans votre espace membres existant. Celui-ci étant déjà réservé aux membres, la bibliothèque héritera automatiquement des mêmes protections.
Les membres peuvent ajouter des documents ?
Oui. Un formulaire de soumission en front-end permet aux membres, comités ou sections locales de téléverser des documents directement, avec la possibilité de les soumettre à validation avant leur apparition dans la bibliothèque.
Quelles plateformes sont compatibles ?
Installez Document Library Pro comme plugin WordPress, ou configurez la version hébergée et intégrez les bibliothèques dans toute autre plateforme comme Squarespace, Wix, Webflow, un site personnalisé ou un intranet interne. Cela convient que votre association soit construite sur WordPress ou autre. Vous pouvez en savoir plus sur Associations membres .
Commencez par les documents les plus demandés
Vous n’avez pas à tout migrer d'un coup. Commencez par les fichiers que les membres demandent le plus souvent, comme vos statuts, la dernière newsletter et le formulaire de renouvellement, et mettez-les d'abord dans une bibliothèque consultable. Le reste peut suivre quand vous en avez le temps.
Ainsi, votre logiciel d'adhésion continue de faire ce qu'il fait bien, tandis que vos documents trouvent enfin un espace à la hauteur. Quand vous êtes prêt(e), inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours de Document Library Pro et créez une bibliothèque à laquelle vos membres se référeront en premier.
