La plupart des organisations ont bien plus de documents que leur site Web n'a jamais été conçu pour en gérer, et cela s'accumule progressivement. Pensez à un conseil paroissial avec des années de procès-verbaux, d'avis d'urbanisme et de politiques qu'il a l'obligation légale de publier, ou à un organisme associatif assis sur une pile de guides, formulaires et supports de formation.
Les fichiers existent tous quelque part, mais personne en dehors du bureau ne peut trouver le bon.
Une bibliothèque de ressources résout cela. Au lieu d'une longue page de liens, vous offrez aux personnes une page consultable et filtrable où elles trouvent et téléchargent ce dont elles ont besoin elles-mêmes. Je vais expliquer quand une organisation en a besoin, comment en créer une, et ce qui distingue une bibliothèque de ressources que les gens utilisent de celle qu'ils ignorent.
Les limites d'une simple liste de liens
Pour une poignée de documents, une simple liste de liens convient parfaitement, et je ne m'encombrerais pas d'autre chose. Les choses changent dès que la liste s'allonge.
Au-delà d'une douzaine de fichiers environ, deux problèmes apparaissent. Les visiteurs ne peuvent pas repérer le document qu'ils cherchent sans lire toute la liste, et quelqu'un doit modifier la page manuellement chaque fois qu'un fichier est ajouté ou remplacé. Un administrateur à temps partiel finit par maintenir un mur de liens que les gens trouvent encore difficile à utiliser.
Vous pourriez penser que les outils que vous payez déjà couvriraient cela. Ce n'est pas le cas, car ils ont été conçus pour un travail différent. Google Drive, Dropbox et SharePoint stockent des fichiers et les partagent avec des personnes qui se connectent. Aucun d'eux ne place une bibliothèque consultable sur votre propre site Web public, ce qui est exactement ce qui manque à la plupart des organisations.
Lorsque nous avons examiné qui utilise Document Library Pro, c'était principalement le type d'organisation que l'on s'attendrait à détenir beaucoup de documents : associations, universités, organismes membres et conseils locaux. Ils ne manquent pas d'endroits pour stocker des fichiers. Ce dont ils manquent, c'est d'un moyen de les publier pour que le public, ou leurs membres, puisse trouver le bon sans envoyer d'e-mail.
Types de ressources publiées par les organisations
Le contenu dépend de l'organisation, mais la mission est la même. Voici ce que différents secteurs ont tendance à publier.
- Associations et ONG publient des guides, des rapports, des boîtes à outils et des bilans d'impact.
- Associations d'adhésion partagent des guides, des supports de formation et des politiques.
- Les écoles et universités listent des prospectus, des supports de cours, des formulaires et des recherches.
- Les conseils et organismes publics publient des procès-verbaux, des politiques, des documents d'urbanisme et des archives publiques.
- Les entreprises partagent la documentation produit, les spécifications et les certificats.
Signes que vous avez besoin d’une bibliothèque
Vous n'avez pas besoin d'une bibliothèque de ressources pour quelques fichiers, où un ou deux liens suffiront, et je vous dirais d'économiser votre argent. Elle justifie sa place dès lors que l'une de ces conditions est remplie :
- Vous avez plus de documents qu'un visiteur ne peut raisonnablement parcourir.
- La loi vous oblige à publier certains documents, comme c'est le cas pour de nombreux conseils et organismes publics.
- Les personnes doivent filtrer par sujet, année ou département pour trouver le bon fichier.
- Vous souhaitez collecter une adresse e-mail avant le téléchargement, transformant la bibliothèque en source de prospects.
- Certains documents ne doivent être accessibles qu'aux membres ou au personnel.
Créer une bibliothèque de ressources
Nous avons conçu Document Library Pro pour résoudre exactement ce problème : donner aux organisations un moyen clair d'afficher et de partager des documents, plutôt que de simplement les stocker. Il publie vos fichiers sous forme de bibliothèque de ressources que les personnes peuvent rechercher, filtrer par catégorie et trier. Elles prévisualisent un document dans le navigateur, puis le téléchargent seul, ou en sélectionnent plusieurs et les récupèrent sous forme de zip.
Il fonctionne sur toutes les plateformes. Un site WordPress l'ajoute en tant qu'extension. Ailleurs, un court code d'intégration place la bibliothèque dans vos pages, qu'elles soient publiques ou derrière une connexion membres.
La mise en place comprend cinq étapes :
- Ajoutez vos documents. Téléchargez les fichiers, ou pointez la bibliothèque vers ceux que vous hébergez déjà ailleurs. Chacun reçoit un titre, une description, une catégorie et une image de couverture facultative.
- Regroupez-les en catégories et étiquettes. Organisez les ressources selon la façon dont votre public les perçoit, par sujet, année ou département. Ces éléments deviennent les filtres que les personnes utilisent.
- Choisissez une mise en page. Un tableau convient aux archives formelles, une grille avec images de couverture convient aux rapports et guides, et une vue en dossiers convient à la navigation.
- Activez la recherche et les filtres. Une barre de recherche et quelques menus déroulants permettent aux personnes d'accéder à un document en quelques secondes plutôt qu'en faisant défiler.
- Définissez qui peut le voir. Publiez-le ouvertement, conditionnez les téléchargements à une adresse e-mail, ou limitez l'ensemble de la bibliothèque aux membres connectés.
Exemples de bibliothèques de ressources
Trois organisations montrent à quoi cela ressemble concrètement lorsque c'est bien fait.
Imerman Angels, une association de soutien aux personnes atteintes de cancer, avait des fichiers dispersés à différents endroits. Des liens obsolètes continuaient d'atteindre le public, et l'équipe n'avait aucun moyen de savoir ce que les gens téléchargeaient. Ils ont tout regroupé dans une bibliothèque avec une mise en page en grille et des boutons de téléchargement, et peuvent désormais suivre quelles ressources sont utilisées.
Children’s Mental Health Ontario avait le problème inverse. Leur page de ressources fonctionnait, mais selon leurs propres mots, elle était “très en forme de liste interminable”, et faire défiler une longue page non triée est la dernière chose dont un parent stressé a besoin. Ils l'ont repensée comme un hub où les familles filtrent par sujet et trouvent l'aide appropriée en quelques secondes.
Scouting Ireland avait simplement dépassé une page de liens, avec des centaines d'articles, de politiques et de formulaires pour les bénévoles. Ils ont tout organisé en dossiers, de sorte qu'un responsable ouvre le bon et télécharge un ensemble de documents en un seul clic.
Pour six autres exemples dans différents secteurs, consultez mon guide sur créer une bibliothèque de documents.
Conseils pour une bibliothèque utilisée
Le logiciel est la partie facile. Ce qui transforme une bibliothèque de ressources en une ressource sur laquelle les gens s'appuient, c'est une poignée de décisions que vous prenez en cours de route.
L'erreur la plus courante que je vois est d'organiser la bibliothèque selon la façon dont les fichiers sont stockés en interne, par département ou par année de classement d'un document. Les visiteurs ne pensent pas ainsi. Ils se disent “j'ai besoin du formulaire d'adhésion” ou “où est le dernier rapport annuel”, alors construisez vos catégories autour de ces questions.
Soyez sélectif avec la capture de prospects. Demander un e-mail avant le téléchargement peut transformer une bibliothèque en une source régulière de prospects, mais seulement si la ressource le justifie. Restreindre l'accès à un rapport ou une boîte à outils vraiment utile est raisonnable. Restreindre un ordre du jour de réunion ou un formulaire courant irrite simplement les gens et les pousse à appeler.
Décidez qui en est responsable. Une bibliothèque de ressources ne vaut que par sa mise à jour, donc un administrateur ou un chargé de communication doit avoir une routine simple pour ajouter de nouveaux documents et retirer les anciens. La plupart des outils en font une tâche de développeur, alors que l'intérêt d'une bibliothèque correcte est qu'une personne non technique peut la maintenir à jour.
Enfin, observez ce qui est téléchargé. Ces chiffres vous indiquent quelles ressources comptent et lesquelles sont inutiles, et les organisations qui tirent le plus d'une bibliothèque les utilisent pour décider quoi publier ensuite.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’une bibliothèque de ressources ?
Une bibliothèque de ressources est une collection consultable de ressources téléchargeables - guides, rapports et formulaires - publiée sur un site web pour que les visiteurs puissent les trouver et les télécharger sans assistance.
Puis-je créer une bibliothèque de ressources en ligne sans WordPress ?
Oui. Document Library Pro fonctionne comme un plugin WordPress, mais il s'intègre également dans Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un site personnalisé ou un intranet. Une bibliothèque de ressources en ligne fonctionne sur la plateforme que vous utilisez déjà.
Une bibliothèque de ressources peut-elle collecter des adresses e-mail ?
Oui. Document Library Pro peut exiger une adresse e-mail avant qu'une personne télécharge, ce qui transforme la bibliothèque en outil de génération de prospects tout en partageant votre contenu.
Une bibliothèque de ressources qui mérite sa place
Si votre collection est petite et que seules quelques personnes en ont besoin, quelques liens seront toujours la réponse la plus simple. Cependant, dès que les gens doivent trouver des documents par eux-mêmes, une bibliothèque de ressources se rentabilise par le temps qu'elle fait gagner à tous, et par l'image de compétence qu'elle donne à l'organisation.
Vous pouvez créer la vôtre avec Document Library Pro et essai gratuit 14 jours.
