La gestion documentaire dans le domaine de la santé consiste à offrir aux patients, au personnel et au public un endroit fiable pour trouver les documents que votre organisation partage. Cela couvre les dépliants patients, les formulaires de consentement, les recommandations cliniques, les politiques et les recherches - mais pas les dossiers médicaux protégés qui appartiennent à vos systèmes cliniques.
La plupart des organisations de santé n’ont pas besoin de nouveaux logiciels enterprise pour cela. Les documents que les gens ont du mal à trouver sont généralement ceux que vous publiez déjà. Pensez à la fiche d’information qu’un patient devait lire, à la politique demandée par un régulateur, ou au formulaire qu’un nouveau correspondant doit remplir.
En analysant 500 organisations utilisant Document Library Pro, les cliniques et organisations de santé constituaient le deuxième groupe le plus important, à environ 27 % de tous les utilisateurs. Cela s’est produit sans que nous ciblions ce secteur, ce qui indique combien d’équipes de santé partagent le même problème : une pile croissante de documents et nulle part de rangé pour les mettre.
Je commencerai par les documents que les organisations de santé publient généralement, puis je délimiterai clairement ce pour quoi cette approche n’est pas adaptée. Ensuite, j’examinerai comment séparer les documents destinés aux patients de ceux réservés au personnel, et comment créer une bibliothèque consultable sur le site que vous utilisez déjà.
Les documents publiés par les organisations de santé
Les organisations de santé publient une gamme de documents bien plus large que la plupart des gens ne l’imaginent, et presque aucun n’est le dossier clinique lui-même. La plupart se regroupent en quelques catégories familières :
- Ressources pour patients et aidants. Fiches d’information sur les pathologies, guides de traitement, instructions post-soins, dépliants traduits et documents d’auto-assistance que les patients doivent lire à domicile.
- Politiques et gouvernance. Avis de confidentialité, politiques de protection et de réclamation, documents du conseil d’administration, rapports annuels et déclarations de qualité, dont beaucoup doivent être mis à disposition.
- Formulaires et documents administratifs. Les patients et les organisations partenaires téléchargent et remplissent des formulaires d'inscription, des formulaires de consentement, des documents d'orientation et des pièces d'assurance.
- Orientations cliniques et recherche. Les cliniciens et les équipes partenaires consultent les protocoles, les directives cliniques, les formulaires et les études publiées.
Le fil conducteur est que ce sont des fichiers durables auxquels les gens reviennent, et non des pièces jointes ponctuelles. Un formulaire de consentement ou un protocole clinique doit être trouvable la semaine prochaine comme l'année prochaine, ce qui signifie qu'il a besoin d'un emplacement approprié plutôt qu'un lien enfoui quelque part sur une page web.
Ce n'est pas un système de dossiers cliniques ou DSE
Ce type de bibliothèque de documents est destiné aux supports que vous publiez et partagez, et non aux informations de santé protégées. Ce n'est pas un dossier médical électronique (DSE), un système de gestion de cabinet ou un endroit pour stocker des dossiers individuels de patients.
Aux États-Unis, la loi HIPAA régit la manière dont les informations de santé protégées sont stockées, transmises et consultées, et ces données appartiennent aux systèmes conçus et certifiés à cet effet. Un livret d'éducation du patient, un avis de confidentialité public ou un formulaire de référence téléchargeable est différent, car il ne contient aucune donnée de santé personnelle et peut donc être publié librement.
Garder les deux séparés est tout l'enjeu. Utilisez vos systèmes cliniques pour les dossiers concernant un patient nommé, et utilisez une bibliothèque de documents pour les ressources générales, les politiques et les formulaires dont tout patient, clinicien ou membre du public pourrait avoir besoin.
Ressources pour patients et public vs documents réservés au personnel
Une fois que vous savez quels documents vous partagez, la décision suivante est de savoir qui doit voir chacun d'eux. La plupart des organisations de santé gèrent en réalité deux bibliothèques à la fois.
Les documents publics et à destination des patients sont d'autant plus utiles qu'ils sont faciles d'accès. Les guides de pathologie, les instructions post-soins, les politiques et les formulaires doivent être ouverts, consultables et accessibles en un clic, car une ressource introuvable n'aide personne. Ici, une bibliothèque de ressources patients publique vaut mieux qu'un livret enfoui à trois clics de profondeur.
Les documents réservés au personnel sont différents. Les protocoles internes, les projets de politiques, les packs de formation et les documents de comité doivent se trouver derrière une connexion. L'erreur la plus fréquente est de traiter les deux de la même façon, soit en verrouillant un livret qui devrait être public, soit en laissant un document interne accessible à quiconque possède le lien.
Vous pouvez gérer les deux depuis un seul site. Conservez une bibliothèque publique pour les documents que tout le monde peut consulter, et une bibliothèque restreinte pour le personnel, les cliniciens ou le conseil d'administration. Si la plupart de ce que vous partagez est sensible et s'adresse à un groupe défini, il vaut la peine de lire comment partager des documents en toute sécurité. Un portail client privé peut mieux convenir qu'une bibliothèque publique.
Je serai direct sur une limite de Document Library Pro. Un mot de passe contrôle qui peut parcourir et rechercher une bibliothèque, mais il ne verrouille pas le fichier sous-jacent une fois que quelqu'un dispose du lien direct.
Pour les documents du personnel véritablement sensibles, placez la bibliothèque dans une zone de votre site qui nécessite déjà une connexion, comme un intranet du personnel, afin que les fichiers soient également protégés par cette connexion.
Créer une bibliothèque consultable sur votre site
Vous n'avez pas besoin d'une plateforme distincte pour tout cela. L'approche la plus durable consiste à publier une bibliothèque consultable sur le site que vous avez déjà, afin qu'il n'y ait pas de nouveau système dans lequel les patients ou le personnel doivent se connecter et apprendre. C'est le manque que nous avons construit Document Library Pro pour combler.
Il est né de demandes répétées de personnes utilisant notre extension de tableau, Posts Table Pro, pour lister des documents sur leurs sites et souhaitant de vraies fonctionnalités de téléchargement et d'aperçu. Nous avons donc créé un outil conçu précisément pour ce travail, et au fil des années, les organisations de santé sont devenues l'un de ses plus grands groupes d'utilisateurs.
Dans les bibliothèques de santé que nous avons examinées, le contenu est presque toujours des ressources pour patients, des politiques et des formulaires en format PDF, présentés dans un tableau simple et consultable, plutôt que quelque chose ressemblant à un système clinique.
Document Library Pro transforme un dossier de fichiers en bibliothèque de documents consultable avec une vraie structure. Les patients et le personnel peuvent rechercher par mot-clé et filtrer par catégorie telle que pathologie, service ou année. Ils peuvent prévisualiser un document dans le navigateur sans le télécharger, télécharger ce dont ils ont besoin, ou sélectionner plusieurs fichiers et les télécharger ensemble en un seul ZIP.
Pour une organisation de santé, quelques fonctionnalités comptent plus que les autres :
- Catégories et filtres. Regroupez les documents par pathologie, service, public ou année afin que quelqu'un trouve le bon livret en quelques secondes plutôt qu'en faisant défiler une longue page.
- Contrôle d'accès intégré. Rendez une bibliothèque publique, ou restreignez-la par utilisateur, rôle ou mot de passe, afin que vos ressources pour patients et vos protocoles du personnel puissent coexister sur le même site sous des règles différentes.
- Un formulaire de soumission de documents. Permettez au personnel de télécharger eux-mêmes des fichiers, éventuellement soumis à approbation, afin que la bibliothèque ne soit pas bloquée par une seule personne surchargée.
- Capture d'e-mail optionnelle. Demandez une adresse e-mail avant certains téléchargements lorsqu'une ressource le justifie, ce qui peut soutenir les inscriptions des patients ou aux newsletters sans ajouter un autre outil.
Document Library Pro est disponible pour quelle que soit la plateforme sur laquelle votre site fonctionne. Il fonctionne comme une extension WordPress pour les sites construits sur WordPress. Il existe également en version hébergée que vous pouvez intégrer dans n'importe quelle autre plateforme, y compris Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un site personnalisé ou un intranet interne.
Dans les deux cas, la bibliothèque vit sur votre propre site plutôt que d'envoyer les patients vers un portail séparé.
La mise en place est simple. Rassemblez les fichiers que vous souhaitez partager, donnez-leur des noms clairs et cohérents, et prenez un peu de temps pour les organiser en catégories pertinentes, car ces catégories deviennent les filtres que les gens utilisent. Ensuite, téléchargez les documents, regroupez-les et publiez la bibliothèque sur la page appropriée de votre site.
Chaque document peut afficher ses propres détails dans le tableau, comme un bouton de téléchargement, un bouton d'aperçu, le type de fichier et la date de dernière mise à jour. Les patients disposent d'un moyen soigné et professionnel de trouver ce dont ils ont besoin, et vous disposez d'un seul endroit pour tout maintenir à jour.
Des organisations de santé qui le font déjà
De nombreuses organisations de santé utilisent déjà cette configuration, et vous pouvez voir leurs bibliothèques en direct.
Imerman Angels, une association à but non lucratif de soutien au cancer, publie une bibliothèque de ressources consultable pour les personnes touchées par le cancer. Elles peuvent trouver elles-mêmes des guides et des supports d'aide, plutôt que d'appeler ou d'envoyer un e-mail et d'attendre une réponse.
Children’s Mental Health Ontario gère un centre de ressources familiales de la même façon, avec des filtres permettant aux parents et aux aidants de réduire un grand ensemble de ressources en santé mentale à ce qui les concerne.
Aucun n'a construit un système personnalisé ni migré vers un logiciel d'entreprise. Les deux utilisent Document Library Pro pour gérer leur bibliothèque sur le site qu'ils avaient déjà, ce qui est la voie réaliste pour presque toute organisation de santé. Vous pouvez en savoir plus sur notre page santé .
Questions fréquentes sur la gestion des documents pour la santé
Une bibliothèque de documents est-elle la même chose qu'un DSE ou un système de dossiers médicaux ?
Non. Une bibliothèque de documents publie et partage des documents généraux tels que des livrets pour patients, des politiques et des formulaires. Ce n'est pas un dossier médical électronique ni un endroit pour stocker des informations de santé protégées concernant des patients nommés, qui appartiennent aux systèmes conçus et certifiés à cet effet.
Les organisations de santé peuvent-elles garder certains documents privés ?
Oui. Utilisez le contrôle d'accès pour restreindre une bibliothèque, ou des documents individuels, à des utilisateurs, rôles ou mots de passe spécifiques, tout en gardant les documents destinés aux patients ouverts. Pour les documents sensibles du personnel, placez la bibliothèque restreinte dans une partie de votre site qui nécessite déjà une connexion, afin que le fichier lui-même soit protégé et pas seulement masqué à la recherche.
Quels types de fichiers une bibliothèque de documents de santé peut-elle gérer ?
Tout type de fichier courant, bien que la plupart des documents de santé soient des PDF. Dans les organisations que nous avons examinées, les PDF étaient de loin les fichiers les plus courants, généralement présentés dans un tableau simple et consultable. Vous pouvez également inclure des documents Word, des tableurs, des images et plus encore dans la même bibliothèque.
Document Library Pro peut-il être utilisé sur n'importe quel site web ?
Oui. Il fonctionne comme une extension WordPress et peut également être intégré dans d'autres plateformes, notamment Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un site personnalisé ou un intranet interne. Il publie vos fichiers sous forme de bibliothèque consultable et filtrable que vous pouvez garder publique ou restreindre à des personnes spécifiques, ce qui convient que votre organisation fonctionne sous WordPress ou autre chose.
Rendez vos documents de santé faciles à trouver
Pour la plupart des organisations de santé, une meilleure gestion des documents n'a rien à voir avec les logiciels cliniques. Il s'agit de donner aux livrets, politiques et formulaires que vous produisez déjà un emplacement consultable sur votre propre site, avec les ressources pour patients ouvertes et les documents du personnel derrière une connexion.
Mettez cela en place et les patients cesseront d'appeler pour demander où se trouve un formulaire, et le personnel cessera d'envoyer les mêmes documents par e-mail chaque semaine.
Lorsque vous êtes prêt à en configurer un, vous pouvez essayer Document Library Pro gratuitement pendant 14 jours et offrez à vos patients, membres du personnel et partenaires une bibliothèque sur laquelle ils peuvent compter.
