L’offre Advanced de Document Library Pro inclut l’importation en masse, qui crée de nombreux documents à la fois à partir d’un lot de fichiers ou d’une feuille de calcul. Elle fait gagner beaucoup de temps lorsque vous configurez une bibliothèque ou que vous en déplacez une depuis un autre endroit.
Il existe deux méthodes : Glisser-déposer un lot de fichiers, ou importer un fichier CSV. Pour ajouter plutôt des documents un par un, voir Ajouter des documents à votre bibliothèque.
Glisser-déposer un lot de fichiers
C’est le moyen le plus rapide de remplir une nouvelle bibliothèque. Allez dans Téléversement groupé dans le menu de gauche et déposez vos fichiers sur la page.
Un document est créé par fichier. Le nom du fichier devient le titre du document, sans l’extension et avec les tirets remplacés par des espaces, ainsi board-minutes-march.pdf devient board minutes march. Nettoyez vos noms de fichiers avant l’envoi s’ils sont désordonnés, ce qui est plus simple que de renommer les documents ensuite.
Utiliser Importer dans la catégorie au-dessus de la zone de dépôt pour classer tout ce que vous allez importer dans une seule catégorie. Laissez sur Aucune catégorie pour trier les documents plus tard.
Une fois les fichiers ajoutés, ouvrez n’importe quel document pour ajouter une description, modifier son titre ou attribuer d’autres catégories et étiquettes.
importer un fichier CSV
Une importation CSV définit le titre, la description, les catégories et d’autres informations pour chaque document lors de sa création, afin que votre bibliothèque arrive déjà organisée au lieu de devoir être rangée ensuite. C’est le meilleur choix lorsque vous déplacez une bibliothèque depuis un autre système.
Créez une feuille de calcul avec une ligne par document et une colonne par information, avec une ligne d’en-tête en haut, puis enregistrez-la ou exportez-la en fichier CSV.
- Aller à Téléversement groupé et choisissez Téléverser un fichier CSV.
- Sélectionnez votre fichier. La taille maximale est indiquée à l’écran.
- Vérifiez le Mappage des colonnes. Vos en-têtes sont associés automatiquement à nos champs, et vous pouvez corriger ceux qui sont incorrects ou exclure une colonne.
- Cliquez sur Importer.
L’écran indique la progression pendant le traitement et confirme lorsque l’importation est terminée. Voir le journal d’importation liste ce qui a été créé, c’est l’endroit à consulter si une ligne n’a pas été importée.
Colonnes que vous pouvez inclure
- Nom - Le titre du document. C’est la seule colonne que vous devez inclure.
- Contenu - La description du document, en texte brut ou en HTML.
- Extrait - Un court résumé. Il n’y a pas de zone d’extrait sur l’écran Ajouter un document, cela ne peut donc être défini que pendant une importation.
- URL du fichier - L’adresse web d’un fichier à intégrer dans votre bibliothèque, afin qu’il soit hébergé et téléchargeable comme tout fichier que vous envoyez.
- URL directe - Une adresse web qui reste un lien externe au lieu d’être importée, par exemple une vidéo ou une page sur un autre site.
- URL de l’image mise en avant - L’adresse d’une image à télécharger et à utiliser comme miniature du document.
- Taille du fichier - Nécessaire uniquement pour les documents liés, car la taille de tout ce qui est hébergé pour vous est calculée automatiquement.
- Catégories et Tags - Séparez plusieurs éléments par des virgules. Ceux qui n’existent pas encore sont créés pendant l’importation, et le signe supérieur à imbrique un enfant dans un parent, comme Rapports > 2026.
- Auteurs du document - Le nom de l’auteur affiché avec le document.
- Published - TRUE publie le document, FALSE le conserve comme brouillon.
- Date - La date de publication, importante si votre bibliothèque est triée par date.
- Expiration - La date à laquelle le document est masqué dans votre bibliothèque. Voir expiration des documents.
- Slug de l’article - La dernière partie de l’adresse web propre au document.
Quelle méthode dois-je utiliser ?
- Le glisser-déposer convient à un dossier de fichiers aux noms clairs, lorsque vous avez seulement besoin que les documents existent.
- Une importation CSV convient à une migration depuis un autre système, ou à toute bibliothèque où les catégories, descriptions et liens comptent dès le premier jour.
- Si vos fichiers se trouvent déjà dans Google Drive ou Dropbox, aucune des deux méthodes n’est nécessaire. Connectez plutôt le dossier, et vos documents seront créés et tenus à jour pour vous. Voir synchroniser un dossier Google Drive ou Dropbox avec votre bibliothèque.
Déplacer une bibliothèque hors de SharePoint nécessite quelques étapes supplémentaires. Voir migration depuis SharePoint.