Documentbeheer voor de gezondheidszorg betekent dat patiënten, personeel en het publiek één betrouwbare plek hebben om de documenten te vinden die uw organisatie deelt. Dit omvat patiëntenfolders, toestemmingsformulieren, klinische richtlijnen, beleidsstukken en onderzoek, maar niet de beschermde medische dossiers die thuishoren in uw klinische systemen.
De meeste zorgorganisaties hebben hiervoor geen nieuwe bedrijfssoftware nodig. De documenten die mensen moeilijk kunnen vinden, zijn meestal degene die u al publiceert. Denk aan de feitenbrief die een patiënt te lezen kreeg, het beleid dat een toezichthouder vroeg, of het formulier dat een nieuwe verwijzing moet invullen.
Toen we keken naar 500 organisaties die Document Library Pro gebruiken, bleken gezondheidscentra en zorginstellingen de op één na grootste groep te vormen, met ongeveer 27% van alle gebruikers. Dit gebeurde zonder dat we ons specifiek op deze sector hadden gericht, wat aangeeft hoeveel zorgteams met hetzelfde probleem kampen: een groeiende stapel documenten en geen overzichtelijke plek om ze op te bergen.
Ik begin met de documenten die gezondheidszorgorganisaties doorgaans publiceren, trek daarna een duidelijke lijn rond waar deze aanpak niet voor bedoeld is. Daarna kijk ik hoe patiëntgerichte materialen gescheiden kunnen worden van die alleen voor personeel, en hoe een doorzoekbare bibliotheek gebouwd kan worden op de site die u al beheert.
De Documenten die Gezondheidszorgorganisaties Publiceren
Zorgorganisaties publiceren een veel breder scala aan documenten dan de meeste mensen verwachten, en vrijwel niets daarvan is het klinische dossier zelf. Het meeste valt uiteen in een paar bekende groepen:
- Patiënt- en mantelzorgerbronnen. Feitenbladen over aandoeningen, behandelingsgidsen, nazorg.
- Beleid en bestuur. Privacyverklaringen, beleidslijnen voor bescherming en klachten, bestuursdocumenten, jaarverslagen en kwaliteitsverklaringen, waarvan u er vele beschikbaar moet stellen.
- Formulieren en administratieve documenten. Patiënten en partnerorganisaties downloaden en voltooien registratieformulieren, toestemmingsformulieren, verwijzingsdocumenten en verzekeringspapieren.
- Klinische begeleiding en onderzoek. Klinisch personeel en samenwerkende teams verwijzen terug naar protocollen, klinische richtlijnen, formulariumlijsten en gepubliceerde studies.
De rode draad hierin is dat dit langdurige bestanden zijn waar mensen naar terugkeren, geen eenmalige bijlagen. Een toestemmingsformulier of een klinisch protocol moet volgende week en volgend jaar vindbaar zijn, wat betekent dat het een goede plek nodig heeft in plaats van een link ergens op een webpagina.
Dit is geen klinisch of EHR-recordsysteem
Dit soort documentbibliotheek is bedoeld voor materiaal dat u publiceert en deelt, niet voor beschermde gezondheidsinformatie. Het is geen elektronisch patiëntendossier (EPD), geen praktijkmanagementsysteem en geen plek om individuele patiëntendossiers te bewaren.
In de Verenigde Staten, HIPAA regelt hoe beschermde gezondheidsinformatie wordt opgeslagen, verzonden en geraadpleegd, en die gegevens behoren thuis in systemen die hiervoor zijn gebouwd en gecertificeerd. Een patiëntenvoorlichtingsfolder, een openbare privacyverklaring of een downloadbaar verwijzingsformulier is anders, omdat het geen persoonlijke gezondheidsgegevens bevat, dus het is veilig om openbaar te publiceren.
Het gescheiden houden van de twee is het hele punt. Gebruik uw klinische systemen voor dossiers over een benoemde patiënt, en gebruik een documentenbibliotheek voor de algemene bronnen, beleidslijnen en formulieren die elke patiënt, arts of lid van het publiek nodig kan hebben.
Middelen voor patiënten en het publiek versus materialen die alleen voor personeel bedoeld zijn
Zodra u weet welke documenten u deelt, is de volgende beslissing wie elk document mag inzien. De meeste gezondheidsorganisaties beheren eigenlijk twee bibliotheken tegelijk.
Publieksgerichte documenten en documenten voor patiënten dienen meer goeds, hoe makkelijker ze te bereiken zijn. Conditiegidsen, nazorginstructies, beleid en formulieren moeten open, doorzoekbaar en een klik verwijderd zijn, omdat een bron die niemand kan vinden, niemand helpt. Hier, een publieke Patiëntenbibliotheek klopt een folder begraven op drie klikken diep.
Niet voor personeel bestemde materialen zijn anders. Interne protocollen, concepten van beleid, trainingspakketten en commissiedocumenten moeten achter een login staan. De meest gemaakte fout die ik zie, is dat ze beide op dezelfde manier worden behandeld, ofwel een folder die openbaar zou moeten zijn afschermen, ofwel een intern document openstellen voor iedereen met de link.
Je kunt beide vanaf één site runnen. Houd een openbare bibliotheek aan voor materialen die iedereen zou moeten kunnen zien, en een beperkte bibliotheek voor personeel, artsen of het bestuur. Als het meeste van wat je deelt gevoelig is en naar een specifieke groep gaat, is het de moeite waard om je in te lezen over hoe je documenten veilig delen. Een privé klantenportaal past misschien beter dan een openbare bibliotheek.
Ik zal open zijn over één beperking in Document Library Pro. Een wachtwoord bepaalt wie een bibliotheek kan doorzoeken en doorbladeren, maar het vergrendelt het onderliggende bestand niet zodra iemand de directe link heeft.
Plaats voor werkelijk gevoelige personeelsdocumenten de bibliotheek in een gebied van uw site waar al een login vereist is, zoals een personeelsintranet, zodat de bestanden ook door die login worden beschermd.
Een Zoekbare Bibliotheek op uw site bouwen
Je hebt geen apart platform nodig voor niets hiervan. De meest duurzame aanpak is om een doorzoekbare bibliotheek te publiceren op de website die je al hebt, zodat er geen nieuw systeem is waar patiënten of personeel moeten inloggen en leren. Dat is de kloof die we met Document Library Pro hebben opgevuld.
Het groeide voort uit herhaalde verzoeken van mensen die onze tabelplugin, Posts Table Pro, gebruikten om documenten op hun websites te tonen, en die behoefte hadden aan goede download- en previewfuncties. Dus hebben we een tool gebouwd die precies op deze taak is afgestemd, en door de jaren heen zijn gezondheidsorganisaties een van de grootste gebruikersgroepen geworden.
In de onderzochte zorgbibliotheken is de inhoud bijna altijd patiëntbronnen, beleid en formulieren in PDF-vorm, weergegeven in een eenvoudige doorzoekbare tabel, in plaats van iets dat lijkt op een klinisch systeem.
Document Library Pro verandert een map met bestanden in een zoekbare documentenbibliotheek met echte structuur. Patiënten en medewerkers kunnen zoeken op trefwoord en filteren op categorie zoals aandoening, afdeling of jaar. Ze kunnen een document in de browser bekijken zonder het te downloaden, downloaden wat ze nodig hebben, of meerdere bestanden selecteren en ze samen als één ZIP-bestand downloaden.
Voor een zorgorganisatie zijn een paar functies belangrijker dan de rest:
- Categorieën en filters. Groepeer documenten op aandoening, afdeling, publiek of jaar, zodat iemand de juiste folder in seconden vindt in plaats van door een lange pagina te scrollen.
- Ingebouwde toegangscontrole. Maak een library openbaar, of beperk deze per gebruiker, rol of wachtwoord, zodat uw patiëntgegevens en uw personeelsprotocollen op dezelfde site kunnen staan onder verschillende regels.
- Een formulier voor het indienen van documenten. Laat medewerkers zelf bestanden uploaden, optioneel ter goedkeuring, zodat de bibliotheek niet vastloopt door één overwerkte persoon.
- Optionele e-mailvastlegging. Vraag om een e-mailadres vóór bepaalde downloads wanneer een bron waardevol is, wat patiënten- of nieuwsbriefinschrijvingen kan ondersteunen zonder een extra tool te hoeven toevoegen.
Document Library Pro is beschikbaar voor elk platform waarop uw site draait. Het werkt als een WordPress-plugin voor sites die op WordPress zijn gebouwd. Het is ook verkrijgbaar als een gehoste versie die u kunt insluiten in elk ander platform, waaronder Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een op maat gemaakte site of een interne intranet.
Hoe dan ook, de bibliotheek staat op uw eigen website in plaats van dat patiënten naar een apart portaal worden gestuurd.
Het opzetten van een is eenvoudig. Verzamel de bestanden die je wilt delen, geef ze duidelijke en consistente namen, en neem eerst een beetje tijd om organiseer ze in zinnige categorieën, omdat die categorieën de filters worden die mensen gebruiken. Upload vervolgens de documenten, groepeer ze en publiceer de bibliotheek op de relevante pagina van uw site.
Elk document kan zijn eigen details weergeven in de tabel, zoals een downloadknop, een voorbeeldknop, het bestandstype en de datum waarop het voor het laatst is bijgewerkt. Patiënten krijgen een overzichtelijke, professionele manier om te vinden wat ze nodig hebben, en u krijgt één plek om alles up-to-date te houden.
Zorgorganisaties doen dit al
Tal van gezondheidsorganisaties draaien al exact deze opzet, en je kunt hun bibliotheken live bekijken.
Imerman Angels, een non-profitorganisatie voor kankerondersteuning, publiceert een doorzoekbare bibliotheek met bronnen voor mensen die getroffen zijn door kanker. Zij kunnen zelf handleidingen en ondersteunend materiaal vinden, in plaats van te bellen of te e-mailen en te wachten op een reactie.
Kinder- en Jeugdgeestelijke Gezondheidszorg Ontario draait een familieresourcecentrum op dezelfde manier, met filters waardoor ouders en verzorgers een grote set geestelijke gezondheidsbronnen kunnen verkleinen tot wat voor hen relevant is.
Geen van beide bouwde een aangepast systeem of stapte over op bedrijfssoftware. Beide gebruiken Document Library Pro om hun bibliotheek op hun bestaande site te beheren, wat voor bijna elke zorgorganisatie de realistische weg is. Je kunt meer zien op onze gezondheidszorg pagina.
Veelgestelde vragen over documentbeheer in de gezondheidszorg
Is een Documentenbibliotheek hetzelfde als een EHR of een systeem voor medische dossiers?
Nee. Een documentbibliotheek publiceert en deelt algemene documenten zoals patiëntenfolders, beleidsregels en formulieren. Het is geen elektronisch patiëntendossier of een plaats om beschermde gezondheidsinformatie over benoemde patiënten op te slaan, die hoort thuis in systemen die daarvoor zijn gebouwd en gecertificeerd.
Kunnen gezondheidszorgorganisaties bepaalde documenten privé houden?
Ja. Gebruik toegangsbeheer om een bibliotheek of individuele documenten te beperken tot specifieke gebruikers, rollen of een wachtwoord, terwijl patiëntgerichte materialen open blijven. Plaats voor gevoelige personeelsdocumenten de beperkte bibliotheek binnen een deel van uw site waarvoor al een login vereist is, zodat het bestand zelf beveiligd is en niet alleen verborgen voor zoekopdrachten.
Welke bestandstypen kan een documentbibliotheek voor de gezondheidszorg verwerken?
Elk gangbaar bestandstype, hoewel de meeste gezondheidszorgdocumenten PDF's zijn. Bij de organisaties die we hebben bekeken, waren PDF's verreweg het meest voorkomende bestand, meestal weergegeven in een eenvoudige, doorzoekbare tabel. Je kunt ook Word-documenten, spreadsheets, afbeeldingen en meer in dezelfde bibliotheek opnemen.
Kan Document Library Pro op elke website worden gebruikt?
Ja. Het werkt als een WordPress-plug-in en kan ook worden ingebed in andere platforms, waaronder Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, een aangepaste site of een intern intranet. Het publiceert uw bestanden als een doorzoekbare, filterbare bibliotheek die u openbaar kunt houden of kunt beperken tot specifieke personen, zodat het past, of uw organisatie nu op WordPress draait of iets heel anders.
Gezondheidsdocumenten Makkelijk Vindbaar
Voor de meeste zorgorganisaties heeft beter documentbeheer niets te maken met klinische software. Het komt neer op het geven van de al geproduceerde folders, beleidsdocumenten en formulieren een doorzoekbare plek op uw eigen website, met patiëntinformatie openbaar en materiaal voor medewerkers achter een login.
Zet dat op zijn plaats en patiënten zullen niet meer bellen om te vragen waar een formulier is, en medewerkers zullen niet langer elke week dezelfde documenten rond mailen.
Als u er klaar voor bent om er een op te zetten, kunt u Probeer Document Library Pro 14 dagen gratis en geef uw patiënten, medewerkers en partners een bibliotheek waarop ze kunnen rekenen.
