Document Library Pro peut créer automatiquement une catégorie de documents à partir d'un dossier Google Drive ou Dropbox. Vous collez le lien de partage du dossier dans une catégorie, les documents se créent automatiquement et votre bibliothèque reste synchronisée avec le dossier. La synchronisation de dossiers est disponible avec la formule Advanced plan.
Comment ça marche
Lorsque vous connectez un dossier, Document Library Pro crée un document pour chaque fichier qu'il contient, en utilisant le nom du fichier comme titre du document. Les sous-dossiers deviennent des sous-catégories, si bien que la structure de votre dossier et celle de votre bibliothèque correspondent toujours. Les types et tailles de fichiers sont détectés automatiquement, et les documents synchronisés bénéficient des fonctions habituelles de recherche, de filtrage, d'aperçu et de téléchargement. Les Google Docs, Sheets et Slides natifs s'ouvrent sur Google dans un nouvel onglet, tandis que les autres types de fichiers se téléchargent directement depuis votre bibliothèque.
Le dossier fait référence. Votre bibliothèque se resynchronise automatiquement avec lui chaque jour, ou vous pouvez synchroniser à la demande avec le bouton Synchroniser maintenant . Il n'y a aucune clé API ni connexion de compte à configurer : Document Library Pro n'a besoin que du lien de partage public du dossier, et il ne fait que lire votre dossier, sans jamais le modifier.
Instructions de configuration
1. Obtenir le lien de partage du dossier
- Google Drive : Ouvrez Google Drive et faites un clic droit sur le dossier à synchroniser. Choisissez Partager, puis Partager à nouveau. Sous Accès général, sélectionnez Tous les utilisateurs disposant du lien avec le rôle Lecteur , puis cliquez sur Copier le lien. Les dossiers dans un Drive partagé Google Workspace fonctionnent de la même façon, tant que Accès général est défini sur Tous les utilisateurs disposant du lien. Si cette option est absente ou grisée, votre administrateur Workspace a désactivé le partage par lien pour ce Drive partagé et doit l'autoriser.
- Dropbox : Ouvrez Dropbox et survolez le dossier à synchroniser. Cliquez sur Partager, créez un lien avec l'option Toute personne disposant du lien peut consulter, puis cliquez sur Copier le lien.
N'oubliez pas que toute personne disposant du lien peut ouvrir le dossier directement : ne synchronisez donc que des dossiers dont le contenu convient aux personnes qui utiliseront votre bibliothèque. Vous pouvez toujours protéger la bibliothèque elle-même with a password.
2. Connecter le dossier à une catégorie
- Accédez à l'écran Catégories de l'administration de votre bibliothèque.
- Créez une nouvelle catégorie, ou ouvrez-en une existante via Modifier.
- Collez votre lien dans le champ Dossier Google Drive ou Dropbox .
- Cliquez sur Ajouter la catégorie ou Mettre à jour.
La première synchronisation démarre immédiatement, et vous pouvez suivre sa progression dans la colonne Synchronisation cloud de l'écran Catégories.
Gérer une catégorie synchronisée
Mettre à jour les documents
Pour modifier un document synchronisé, modifiez le fichier dans Google Drive ou Dropbox :
- Lorsque vous ajoutez un fichier au dossier, un nouveau document apparaît dans votre bibliothèque.
- Lorsque vous supprimez un fichier, son document est retiré.
- Lorsque vous remplacez ou mettez à jour un fichier, le document est mis à jour en conséquence.
Les modifications arrivent à la prochaine synchronisation quotidienne, ou immédiatement lorsque vous cliquez sur Synchroniser maintenant.
Ajouter des étiquettes et d’autres détails
Le dossier synchronisé contrôle le fichier, le titre (à partir du nom du fichier) et la catégorie (correspondant à son dossier). Dans l’administration de la bibliothèque, ouvrez le document depuis l’écran Documents avec Modifier pour ajouter d’autres détails.
- Vous pouvez modifier la description, les étiquettes, les auteurs et l’image mise en avant. Les étiquettes et les auteurs permettent aux visiteurs de filtrer une bibliothèque synchronisée de la même façon que n’importe quelle autre.
- Les champs verrouillés sont grisés avec une icône de cadenas. Survolez-en un ou cliquez dessus pour voir pourquoi il est verrouillé et où le modifier.
- Chaque synchronisation conserve les étiquettes, les auteurs, la description et l’image, y compris lorsque le fichier est renommé, remplacé par une nouvelle version ou déplacé vers un autre sous-dossier du dossier synchronisé.
- Si vous supprimez un fichier du dossier puis le téléversez à nouveau, il est considéré comme un nouveau fichier. Il commence donc sans les étiquettes que vous aviez ajoutées auparavant.
- L’expiration des documents n’est pas disponible pour les documents synchronisés. Pour supprimer un document, supprimez ou déplacez le fichier dans Google Drive ou Dropbox. Un mot de passe de bibliothèque fonctionne toujours normalement.
Déconnecter un dossier
Pour arrêter la synchronisation, modifiez la catégorie et déconnectez le dossier. Vos documents sont conservés, rien ne disparaît de votre bibliothèque. Si vous voulez aussi supprimer les documents, ouvrez l'écran principal Documents de l'administration de Document Library Pro, sélectionnez les documents concernés et supprimez-les.
Si vous reconnectez le même dossier plus tard, Document Library Pro reconnaît les documents existants et continue de les synchroniser au lieu de créer des doublons.
Dépannage
- « Ce dossier est inaccessible » : Le lien n'est pas partagé publiquement. Réglez le partage du dossier sur « Tous les utilisateurs disposant du lien » et collez à nouveau le lien.
- Vous avez collé le lien d'un fichier seul : La synchronisation de dossiers nécessite le lien d'un dossier, pas celui d'un fichier. Ouvrez le dossier qui contient le fichier et copiez le lien du dossier entier.
- Le dossier est vide : Ce n'est pas un problème. La catégorie reste simplement vide jusqu'à ce que vous ajoutiez des fichiers au dossier.
- « Ce dossier se trouve dans la corbeille de Google Drive » : Quelqu'un a déplacé le dossier synchronisé dans la corbeille de Google Drive. Restaurez-le dans Google Drive, puis la synchronisation reprend à la prochaine synchronisation ou lorsque vous cliquez sur Synchroniser maintenant. Vos documents restent intacts pendant ce temps.
- « N fichiers n'ont pas pu être synchronisés » : La synchronisation est terminée, mais ces fichiers n'ont pas pu être ajoutés ou mis à jour dans votre bibliothèque. Ils seront réessayés lors de la prochaine synchronisation quotidienne, ou immédiatement lorsque vous cliquez sur Synchroniser maintenant. Si les mêmes fichiers continuent d'échouer, contactez le support avec les noms des fichiers.
- « La synchronisation sera réessayée automatiquement » : Google Drive, Dropbox ou le service de synchronisation était temporairement inaccessible. Vous n'avez rien à faire. Une nouvelle tentative a lieu après environ 15 minutes, jusqu'à trois fois, et la prochaine synchronisation quotidienne réessaie de toute façon.
Quoi qu'il arrive, les erreurs de synchronisation ne suppriment jamais vos documents. Si un dossier devient inaccessible, votre bibliothèque conserve ses documents existants et affiche une erreur dans la colonne Cloud Sync jusqu'à ce que la synchronisation soit à nouveau possible.