Questo documento spiega come spostare i documenti da SharePoint a Document Library Pro. Gestisci l'importazione in due fasi: scarichi i file da SharePoint, poi li importi nella tua libreria. Una sincronizzazione non è lo strumento giusto per questo spostamento, perché la sincronizzazione manterrebbe i documenti dipendenti da SharePoint.
Scarica i tuoi file da SharePoint
Per alcune centinaia di file, usa SharePoint nel browser. Apri la libreria di documenti in SharePoint, seleziona i file o le cartelle che vuoi e scegli Download. SharePoint li comprime in un file zip.
Microsoft pubblica questi limiti per il download di file e cartelle da OneDrive o SharePoint.
- 250GB per file
- 10.000 file in un singolo download
- 10.000 file per cartella
- 10GB per file zip quando i contenuti sono già compressi, e 20GB complessivi
- I blocchi appunti OneNote non possono essere scaricati. Ricevi invece un file di errore.
- Non puoi fare download in blocco dalla vista Shared. Devi scaricare dalla libreria stessa.
- SharePoint Server 2019 on-premises non può eseguire affatto il download di più file.
Per librerie più grandi, usa l'app di sincronizzazione OneDrive. La raccomandazione di Microsoft oltre 10.000 file è sincronizzare la libreria su un computer, attendere che OneDrive finisca di scaricare tutto e poi copiare la cartella da qualche parte fuori da OneDrive. Ti serve spazio su disco sufficiente per l'intera libreria e il processo può richiedere molto tempo.
Mantieni intatta la struttura delle cartelle quando copi i file. Non appiattire le cartelle in un'unica posizione, perché le cartelle diventeranno categorie in seguito.
Cosa non viene trasferito
Le colonne di metadati, la cronologia delle versioni e le autorizzazioni di SharePoint non viaggiano con i file scaricati. Ottieni i file e la struttura delle cartelle. Le categorie e i tag in Document Library Pro coprono ciò per cui la maggior parte delle librerie usava le colonne di metadati.
Pianifica le categorie prima dell'importazione
Le cartelle diventano categorie in Document Library Pro. Le categorie alimentano i filtri usati dai visitatori e le categorie nidificate sono supportate. Scrivi una categoria figlia come Parent > Child, ad esempio Reports > Board minutes.
Decidi quali documenti appartengono a una libreria protetta prima di importarli. Questo influisce su come pubblichi la libreria finita.
Importa i tuoi documenti
Puoi importare documenti dalla Importa pagina in due modi. Entrambi i metodi sono disponibili con il piano Advanced.
Il primo metodo consiste nel trascinare un gruppo di file sulla pagina Caricamento di massa. Viene creato un documento per ogni file, usando il nome del file come titolo, con l'estensione rimossa e i trattini trasformati in spazi. Ad esempio, board-minutes-march.pdf diventa board minutes march. I nomi dei file SharePoint sono spesso disordinati, quindi controllali prima dell'importazione invece di rinominare i documenti dopo.
Il secondo metodo consiste nell'importare un foglio di calcolo come file CSV. Di solito è la scelta migliore dopo SharePoint, perché puoi impostare titoli e categorie per ogni documento prima che qualcosa vada live. Crea il foglio di calcolo dall'elenco delle cartelle, con una riga per documento, una colonna per campo e una riga di intestazione in alto.
Carica il file CSV nella pagina Caricamento di massa. Le intestazioni delle colonne vengono abbinate automaticamente ai nostri campi. Controlla gli abbinamenti, correggi quelli sbagliati, quindi avvia l'importazione.
Puoi includere le colonne qui sotto.
- Nome è obbligatorio. È il titolo del documento.
- Contenuto è la descrizione del documento, come testo semplice o HTML.
- Estratto è un breve riepilogo del documento.
- URL file è un indirizzo web pubblico di un file da inserire nella libreria, così viene ospitato e può essere scaricato.
- URL diretto è un indirizzo web che rimane un link esterno invece di essere importato.
- URL immagine in evidenza è un indirizzo immagine pubblico, scaricato e impostato come miniatura.
- Dimensione file serve solo per i documenti collegati, perché la dimensione di tutto ciò che ospitiamo per te viene calcolata automaticamente.
- Categorie e tag vengono creati durante l'importazione se non esistono, e Parent > Child li annida.
- Autori documento è il nome dell'autore mostrato accanto al documento.
- Published è TRUE o FALSE. Controlla se il documento va live o rimane come bozza.
Vedi Caricamento in blocco per il riferimento completo sull'importazione.
Pubblica la libreria e imposta l'accesso
- Apri Pubblica Libreria nella bacheca.
- Copia il codice di incorporamento. Include un iframe e un piccolo script di ridimensionamento.
- Aggiungi il sito in cui stai incorporando la libreria alla casella dei domini consentiti.
- Incolla il codice di incorporamento nella tua pagina.
La tua libreria funziona anche come pagina autonoma su your-slug.documentlibrary.app o sul tuo indirizzo brandizzato.
Per le librerie che non devono essere pubbliche, usa protezione con password o incorpora la libreria dentro un sito che ha già il proprio login. Vedi pubblicazione della tua libreria per i passaggi completi di pubblicazione.
Controlla i tuoi documenti scansionati
La ricerca copre il testo all'interno dei file PDF, Word, Excel e PowerPoint. Un PDF scansionato è l'immagine di una pagina, quindi non contiene testo da indicizzare. Può essere trovato solo tramite titolo, descrizione e categorie.
Identifica i documenti scansionati durante l'importazione, dove possibile. Dai loro titoli e descrizioni chiari, così i visitatori possono comunque trovarli. Vedi ricerca nella libreria di documenti per saperne di più su cosa include la ricerca.
Ulteriori letture: vedi migrazione da SharePoint per una guida più completa alla pianificazione di una migrazione da SharePoint.