Il piano Advanced di Document Library Pro include Caricamento di massa, che crea molti documenti contemporaneamente da un gruppo di file o da un foglio di calcolo. Ti fa risparmiare molto tempo quando configuri una libreria o ne sposti una da un altro sistema.
Ci sono due metodi: Trascinare un gruppo di file, oppure importare un file CSV. Per aggiungere invece i documenti uno alla volta, vedi Aggiungere documenti alla tua libreria.
Trascinare un gruppo di file
Questo è il modo più rapido per riempire una nuova libreria. Vai su Caricamento in blocco nel menu a sinistra e trascina i file sulla pagina.
Viene creato un documento per ogni file. Il nome del file diventa il titolo del documento, con l'estensione rimossa e i trattini trasformati in spazi, quindi board-minutes-march.pdf diventa board minutes march. Se i nomi dei file sono disordinati, sistemali prima del caricamento: è più semplice che rinominare i documenti dopo.
Usa Carica nella categoria sopra l'area di rilascio per archiviare in una categoria tutto ciò che stai per caricare. Lascialo su Nessuna categoria per organizzare i documenti in seguito.
Una volta inseriti i file, apri qualsiasi documento per aggiungere una descrizione, cambiarne il titolo o assegnare altre categorie e tag.
importare un file CSV
Un'importazione CSV imposta titolo, descrizione, categorie e altro per ogni documento mentre viene creato, così la tua libreria nasce già organizzata invece di doverla sistemare dopo. È la scelta migliore quando sposti una libreria da un altro sistema.
Crea un foglio di calcolo con una riga per documento e una colonna per ogni informazione, con una riga di intestazione in alto, quindi salvalo o esportalo come file CSV.
- Vai a Caricamento in blocco e scegli Carica file CSV.
- Seleziona il file. La dimensione massima è indicata sullo schermo.
- Controlla la Mappatura colonne. Le intestazioni vengono abbinate automaticamente ai nostri campi, e puoi correggere quelle sbagliate o escludere una colonna.
- Clicca Importa.
La schermata mostra l'avanzamento mentre lavora e conferma quando l'importazione è completa. Visualizza registro importazione elenca ciò che è stato creato: è il posto giusto da controllare se una riga non è arrivata.
Colonne che puoi includere
- Nome - Il titolo del documento. È l'unica colonna che devi includere.
- Contenuto - La descrizione del documento, come testo semplice o HTML.
- Estratto - Un breve riepilogo. Nella schermata Aggiungi documento non c'è un campo estratto, quindi può essere impostato solo durante un'importazione.
- URL file - L'indirizzo web di un file da importare nella tua libreria, così viene ospitato e reso scaricabile come qualsiasi file che carichi.
- URL diretto - Un indirizzo web che resta un link esterno invece di essere importato, ad esempio un video o una pagina su un altro sito.
- URL immagine in evidenza - L'indirizzo di un'immagine da scaricare e usare come miniatura del documento.
- Dimensione file - Necessaria solo per i documenti collegati, perché la dimensione di tutto ciò che ospitiamo per te viene calcolata automaticamente.
- Categorie e Tags - Separane diversi con virgole. Quelli che non esistono ancora vengono creati durante l'importazione, e il segno maggiore di nidifica un elemento figlio dentro un genitore, ad esempio Report > 2026.
- Autori documento - Il nome dell'autore mostrato accanto al documento.
- Published - TRUE pubblica il documento, FALSE lo mantiene come bozza.
- Data - La data di pubblicazione, importante se la libreria è ordinata per data.
- Scadenza - La data in cui il documento viene nascosto dalla tua libreria. Vedi scadenza dei documenti.
- Slug del post - L'ultima parte dell'indirizzo web del documento.
Quale metodo dovrei usare?
- Il trascinamento è adatto a una cartella di file con nomi chiari, quando ti basta che i documenti esistano.
- Un'importazione CSV è adatta al passaggio da un altro sistema, o a qualsiasi libreria in cui categorie, descrizioni e link contano fin dal primo giorno.
- Se i tuoi file sono già in Google Drive o Dropbox, non serve nessuno dei due metodi. Collega invece la cartella e i documenti vengono creati e mantenuti aggiornati per te. Vedi sincronizzare una cartella Google Drive o Dropbox con la tua libreria.
Spostare una libreria da SharePoint richiede qualche passaggio in più. Vedi migrazione da SharePoint.