Document Library Pro può creare automaticamente una categoria di documenti da una cartella Google Drive o Dropbox. Incolli il link di condivisione della cartella in una categoria, i documenti si creano da soli e la raccolta resta sincronizzata con la cartella. La sincronizzazione delle cartelle è disponibile nel Advanced.
Come funziona
Quando colleghi una cartella, Document Library Pro crea un documento per ogni file al suo interno, usando il nome del file come titolo del documento. Le sottocartelle diventano sottocategorie, così la struttura della cartella e quella della raccolta coincidono sempre. Tipi e dimensioni dei file vengono rilevati automaticamente e i documenti sincronizzati hanno le consuete funzioni di ricerca, filtro, anteprima e download. I file nativi Google Documenti, Fogli e Presentazioni si aprono su Google in una nuova scheda, mentre gli altri tipi di file si scaricano direttamente dalla raccolta.
La cartella è la fonte di riferimento. La raccolta si risincronizza automaticamente ogni giorno, oppure puoi sincronizzare su richiesta con il pulsante Sincronizza ora . Non ci sono chiavi API né collegamenti ad account da configurare: A Document Library Pro serve solo il link di condivisione pubblico della cartella, e si limita a leggere la cartella senza mai modificarla.
Istruzioni di configurazione
1. Ottieni il link di condivisione della cartella
- Google Drive: Apri Google Drive e fai clic con il tasto destro sulla cartella da sincronizzare. Scegli Condividi, poi Condividi di nuovo. Sotto Accesso generale, seleziona Chiunque abbia il link con il ruolo Visualizzatore , poi fai clic su Copia link. Le cartelle in un Drive condiviso di Google Workspace funzionano allo stesso modo, purché Accesso generale sia impostato su Chiunque abbia il link. Se questa opzione manca o è disattivata, il tuo amministratore Workspace ha disattivato la condivisione tramite link per quel Drive condiviso e deve consentirla.
- Dropbox: Apri Dropbox e passa il mouse sulla cartella da sincronizzare. Fai clic su Condividi, crea un link con l'opzione Chiunque abbia questo link può visualizzare, poi fai clic su Copia link.
Ricorda che chiunque abbia il link può aprire la cartella direttamente, quindi sincronizza solo cartelle i cui contenuti sono adatti alle persone che useranno la raccolta. Puoi comunque proteggere la raccolta stessa with a password.
2. Collega la cartella a una categoria
- Vai alla schermata Categorie nel pannello della tua raccolta.
- Crea una nuova categoria, oppure aprine una esistente con Modifica.
- Incolla il link nel campo Cartella Google Drive o Dropbox .
- Clicca Aggiungi categoria o Aggiorna.
La prima sincronizzazione parte subito e puoi seguirne l'avanzamento nella colonna Sincronizzazione cloud della schermata Categorie.
Gestire una categoria sincronizzata
Aggiornare i documenti
Per modificare un documento sincronizzato, modifica il file in Google Drive o Dropbox:
- Quando aggiungi un file alla cartella, nella raccolta appare un nuovo documento.
- Quando elimini un file, il suo documento viene rimosso.
- Quando sostituisci o aggiorni un file, il documento si aggiorna di conseguenza.
Le modifiche arrivano alla successiva sincronizzazione giornaliera, o subito quando fai clic su Sincronizza ora.
Aggiungere tag e altri dettagli
La cartella sincronizzata controlla il file, il titolo (dal nome del file) e la categoria (corrispondente alla sua cartella). Nell’amministrazione della raccolta, apri il documento dalla schermata Documents con Modifica per aggiungere altri dettagli.
- Puoi modificare la descrizione, i tag, gli autori e l’immagine in evidenza. Tag e autori permettono ai visitatori di filtrare una raccolta sincronizzata nello stesso modo di qualsiasi altra.
- I campi bloccati sono disattivati e mostrano un’icona a forma di lucchetto. Passaci sopra con il mouse o fai clic su uno di essi per vedere perché è bloccato e dove modificarlo.
- Ogni sincronizzazione mantiene tag, autori, descrizione e immagine, anche quando il file viene rinominato, sostituito con una nuova versione o spostato in una sottocartella diversa della cartella sincronizzata.
- Se elimini un file dalla cartella e lo carichi di nuovo, viene considerato un nuovo file, quindi inizia senza i tag che avevi aggiunto prima.
- La scadenza dei documenti non è disponibile per i documenti sincronizzati. Per rimuovere un documento, elimina o sposta il file in Google Drive o Dropbox. Una password della raccolta continua a funzionare normalmente.
Scollegare una cartella
Per interrompere la sincronizzazione, modifica la categoria e scollega la cartella. I documenti vengono conservati, quindi non sparisce nulla dalla raccolta. Se vuoi eliminare anche i documenti, vai alla schermata principale Documents nel pannello di Document Library Pro, seleziona i documenti in questione ed eliminali.
Se ricolleghi la stessa cartella in seguito, Document Library Pro riconosce i documenti esistenti e continua a sincronizzarli invece di creare duplicati.
Risoluzione problemi
- “Questa cartella non è accessibile”: Il link non è condiviso pubblicamente. Imposta la condivisione della cartella su “Chiunque abbia il link” e incolla di nuovo il link.
- Hai incollato il link di un singolo file: La sincronizzazione richiede il link di una cartella, non di un file. Apri la cartella che contiene il file e copia il link dell'intera cartella.
- La cartella è vuota: Va bene così. La categoria resta semplicemente vuota finché non aggiungi file alla cartella.
- “Questa cartella è nel cestino di Google Drive”: Qualcuno ha spostato la cartella sincronizzata nel cestino in Google Drive. Ripristinala in Google Drive, poi la sincronizzazione continua alla prossima sincronizzazione o quando fai clic su Sincronizza ora. Nel frattempo i tuoi documenti restano invariati.
- “N file non sono stati sincronizzati”: La sincronizzazione è terminata, ma questi file non sono stati aggiunti o aggiornati nella tua libreria. Verranno riprovati alla prossima sincronizzazione giornaliera, oppure subito quando fai clic su Sincronizza ora. Se gli stessi file continuano a non riuscire, contatta il supporto indicando i nomi dei file.
- “La sincronizzazione verrà ritentata automaticamente”: Google Drive, Dropbox o il servizio di sincronizzazione era temporaneamente irraggiungibile. Non devi fare nulla. Riprova dopo circa 15 minuti, fino a tre volte, e la prossima sincronizzazione giornaliera riprova comunque.
Qualunque cosa vada storta, gli errori di sincronizzazione non eliminano mai i tuoi documenti. Se una cartella diventa irraggiungibile, la raccolta conserva i documenti esistenti e mostra un errore nella colonna Cloud Sync finché la sincronizzazione non riprende.