La gestione documentale per le organizzazioni non profit significa offrire all'organizzazione un unico luogo affidabile in cui archiviare, organizzare e condividere i propri documenti, dai rapporti annuali pubblici ai documenti riservati del consiglio per i soli membri. La maggior parte delle organizzazioni non profit non ha bisogno di software enterprise complessi per questo scopo. La soluzione più adatta è di solito una libreria ordinata e ricercabile pubblicata sul sito web già in uso, che raccoglie i file già prodotti.
Le organizzazioni non profit condividono pubblicamente più documenti di quanto la maggior parte di esse realizzi. Negli Stati Uniti, l'IRS richiede alle organizzazioni esenti da imposte di rendere disponibili per l'ispezione pubblica le ultime tre dichiarazioni annuali e la domanda di esenzione disponibili per l'ispezione pubblica. Se si aggiungono politiche, rapporti d'impatto, documentazione relativa ai contributi e risorse per i volontari, una tipica organizzazione di beneficenza pubblica un flusso costante di file durante tutto l'anno.
In quanto creatori di Document Library Pro, conosciamo l'importanza di questo aspetto grazie ai nostri clienti in prima persona. Quando abbiamo analizzato 500 siti che utilizzano Document Library Pro, le organizzazioni non profit e di beneficenza sono risultate il gruppo di gran lunga più numeroso, con circa il 40% di tutti gli utenti.
Ciò che quasi tutte queste organizzazioni non profit hanno in comune è che pubblicano documenti affinché le persone li trovino, piuttosto che limitarsi ad archiviare file internamente. Questo è il compito che la maggior parte dei software di gestione documentale per il non profit ignora.
Di seguito descriverò i tipi di documenti che le organizzazioni non profit condividono tipicamente e come separare i materiali pubblici da quelli riservati ai soli membri. Illustrerò anche come costruire una libreria di documenti per il non profit senza acquistare un sistema completamente nuovo, condividendo esempi di alcune organizzazioni di beneficenza reali che lo fanno con successo.
Documenti per le Nonprofit
La maggior parte delle organizzazioni non profit dispone di molti più documenti condivisibili di quanti ne abbiano una collocazione adeguata. I file tendono a rientrare in alcuni gruppi ricorrenti:
- Governance e rendicontazione. Questo include rapporti annuali, rendiconti finanziari, il modulo IRS Form 990 o equivalente locale, statuti, politiche sui conflitti di interesse e politiche di tutela. Molti sono obbligatori per legge, e contribuiscono a costruire la fiducia dei donatori.
- Risorse per programmi e servizi. Si tratta dei kit di strumenti, delle guide, delle schede informative, delle ricerche e dei materiali tradotti su cui fanno affidamento le persone che l'organizzazione serve. Per molte organizzazioni di beneficenza, questo è l'insieme più numeroso e prezioso di tutti.
- Materiali per membri, volontari e consiglio. Qui si trovano verbali delle riunioni, documenti del consiglio, materiali formativi, manuali e moduli rivolti alle persone all'interno dell'organizzazione piuttosto che al pubblico generale.
- Documenti per la raccolta fondi e i contributi. Questo include documenti di presentazione della causa, accordi di sovvenzione, modelli di rendicontazione e pacchetti per gli sponsor che vengono inviati ripetutamente alle stesse persone.
Il filo comune è che si tratta di file longevi a cui le persone tornano, non allegati occasionali. Un documento che tutti devono trovare il mese prossimo, l'anno prossimo e tra tre anni deve essere pubblicato in modo che sia facile da trovare.
Questo è il punto in cui molte organizzazioni non profit sbagliano la gestione documentale. Una percentuale sorprendentemente alta si limita a pubblicare i documenti come link statici su una delle proprie pagine web. Questo è molto poco pratico per i visitatori perché, superata una manciata di documenti, nessuno riesce a trovare nulla senza scorrere.
Fortunatamente, esiste una soluzione semplice. Dare a ciascun gruppo di file una struttura chiara è lo stesso compito di organizzare i documenti su qualsiasi unità, ma fatto in un posto accessibile ai propri sostenitori. Lo spiegherò tra un momento,
Risorse pubbliche vs materiali riservati ai membri
La decisione più importante per un'organizzazione non profit è chi può vedere ciascun file. Quasi ogni organizzazione di beneficenza ha due tipi di destinatari, e spesso la stessa libreria finisce per servire entrambi.
I documenti pubblici sono quelli che si vuole che il mondo trovi. Rapporti annuali, politiche, guide accessibili e materiali di campagna producono maggiore impatto quanto più sono facili da raggiungere. Ciò è particolarmente importante perché la trasparenza fa parte di come i potenziali donatori valutano l'affidabilità. In questo caso, la reperibilità è l'obiettivo principale. Di conseguenza, una libreria pubblica e ricercabile è superiore a un PDF sepolto a tre clic di distanza.
I materiali riservati ai membri sono diversi. I verbali del consiglio, la formazione per i volontari, i documenti in bozza e qualsiasi informazione personale devono restare protetti da accesso tramite login. L'errore che vedo più spesso è trattare entrambi allo stesso modo, o bloccando documenti che dovrebbero essere pubblici o, ancora più preoccupante, lasciando file sensibili accessibili a chiunque abbia il link.
Con il giusto strumento di gestione documentale, è facile mantenere i due separati senza dover reinventare la ruota. Si mantenga una libreria di risorse pubblica per i materiali che tutti devono poter vedere, e una seconda libreria con accesso limitato per i membri, i volontari o il consiglio.
Costruire una libreria di risorse senza un nuovo sistema
Non è necessaria una piattaforma separata di gestione documentale per fare tutto questo. L'approccio più sostenibile per un'organizzazione non profit è pubblicare una libreria ricercabile sul sito web già in uso, in modo che non ci sia nessun nuovo sistema in cui il personale o i sostenitori debbano accedere e imparare a usare. Questo è il vuoto che abbiamo costruito Document Library Pro per colmare.
Document Library Pro è nato da ripetute richieste di persone che usavano Posts Table Pro - uno dei nostri altri prodotti - per elencare documenti, ma desideravano funzionalità documentali vere come pulsanti di download e anteprima. Abbiamo ascoltato il loro feedback e costruito uno strumento che trasforma una raccolta di file in una libreria documentale ricercabile con una struttura reale. Ecco come è nato Document Library Pro.
Per un'organizzazione non profit, avere una libreria di documenti ricercabile consente ai sostenitori di trovare il rapporto annuale o la scheda informativa giusta in pochi secondi, anziché scorrere una lunga pagina di link. I visitatori possono cercare per parola chiave e filtrare per categoria, come argomento o anno. Possono visualizzare un'anteprima del documento nel browser senza scaricarlo, scaricare ciò di cui hanno bisogno, oppure selezionare più file e scaricarli insieme come un unico ZIP.
Per le organizzazioni non profit, queste funzionalità sono particolarmente importanti:
- Categorie e filtri. Raggruppate i documenti per programma, anno, area geografica o destinatari, in modo che un visitatore trovi la scheda informativa giusta in pochi secondi anziché scorrere una lunga pagina.
- Controllo degli accessi integrato. Rendete una libreria pubblica o limitatela per utente, ruolo o password, in modo che la libreria del consiglio e i rapporti pubblici possano coesistere sullo stesso sito con regole diverse.
- Un modulo per l'invio di documenti. Permettete al personale o ai volontari di caricare file autonomamente, facoltativamente in attesa di approvazione, in modo che la libreria non dipenda da una sola persona oberata di lavoro.
- Acquisizione facoltativa dell'indirizzo e-mail. Chiedete un indirizzo e-mail prima di un download quando una risorsa è sufficientemente preziosa da meritare i dati di un sostenitore, il che fa crescere silenziosamente la lista mentre si condivide qualcosa di genuinamente utile.
Document Library Pro è disponibile per qualsiasi piattaforma utilizzata per il proprio sito web. Originariamente è stato sviluppato come plugin WordPress ed è ancora disponibile in quel formato. Inoltre, è ora disponibile come soluzione di gestione documentale in hosting che può essere incorporata in qualsiasi piattaforma. Ciò significa che la vostra organizzazione non profit può avere una libreria ricercabile sia che utilizziate Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito costruito su misura, o persino una intranet interna. La libreria risiede sul vostro sito qualunque sia la tecnologia con cui è costruito, senza reindirizzare le persone a un portale separato.
I PDF sono di gran lunga il tipo di file più comune che le organizzazioni non profit pubblicano in questo modo. Sebbene Document Library Pro offra una scelta di layout, il layout a tabella è il più popolare grazie ai dati strutturati che visualizza per ciascun documento. Sono disponibili anche una vista a griglia e una a cartelle se si preferisce. Apprezzo particolarmente la vista a griglia per visualizzare i materiali di raccolta fondi perché è più visiva e conferisce a ogni elemento maggiore risalto.
Esempi reali
Il modo più chiaro per immaginare questo è osservare le organizzazioni di beneficenza che gestiscono già una libreria di documenti. Tra i siti non profit che abbiamo studiato, abbiamo riscontrato una configurazione molto simile: la maggior parte utilizza una tabella ricercabile di PDF, filtrata per categoria, per raccogliere le proprie risorse e i rapporti anziché i file amministrativi interni.
Ecco tre esempi:
Imerman Angels, un'organizzazione di beneficenza per il supporto ai malati di cancro, pubblica una libreria di risorse ricercabile per le persone colpite dal cancro. Possono trovare guide e materiali di supporto autonomamente, nel momento in cui ne hanno bisogno, senza dover inviare un'e-mail al team e aspettare una risposta. I documenti sono pubblici per scelta, perché l'intera missione dipende dalla diffusione capillare.
Children’s Mental Health Ontario gestisce una libreria di risorse per le famiglie, organizzando un ampio insieme di risorse sulla salute mentale per categoria, in modo che genitori e caregiver possano filtrare direttamente verso ciò che si adatta alla loro situazione. Con molti documenti, la ricerca e il filtraggio svolgono il lavoro che un lungo elenco di link non potrebbe mai fare.
Scouting Ireland utilizza una libreria di documenti per le politiche, i moduli e i materiali di programma su cui i propri responsabili e volontari fanno affidamento in tutto il paese. Qui il valore è operativo: distribuire documentazione coerente e aggiornata a molte persone. Questo ricorda che una libreria di documenti per il non profit spesso funziona come strumento interno per il personale e i volontari, oltre che come vetrina pubblica.
Nessuna di queste organizzazioni ha costruito un sistema personalizzato o è migrata a un software enterprise. Tutte hanno utilizzato Document Library Pro per aggiungere una libreria al sito già in uso, che è il percorso realistico per quasi qualsiasi organizzazione non profit. Potete vedere altri esempi di come diverse organizzazioni configurano questa soluzione sulla nostra pagina nonprofit .
Aggiornare i documenti nonprofit
Una libreria di documenti vale quanto i file al suo interno. Una policy di tutela obsoleta o il rapporto annuale dell’anno scorso in cima all’elenco fa più danno di nessuna libreria.
Consiglio di adottare due semplici abitudini per evitare questo problema:
- La prima è stabilire per quanto tempo ogni tipo di documento deve restare disponibile e quando va sostituito o archiviato - si tratta di una semplice politica di conservazione applicata a ciò che pubblichi.
- La seconda è affidare a una persona precisa la responsabilità della libreria, anche se altri possono caricare file, così gli aggiornamenti non cadono nei vuoti tra i ruoli.
Nessuna delle due richiede molto tempo, e insieme fanno una grande differenza per mantenere la libreria di documenti aggiornata.
Domande Frequenti sulla Gestione dei Documenti per le Organizzazioni Non Profit
Qual è il Modo Migliore per un'Organizzazione Non Profit di Condividere Documenti Online?
Per più di qualche file, l’approccio migliore è una libreria di documenti ricercabile sul proprio sito, piuttosto che un elenco statico di link o una cartella cloud condivisa.
Una libreria consente ai sostenitori di cercare e filtrare il documento di cui hanno bisogno, mantiene ogni file a un URL stabile e permette di separare i materiali pubblici da quelli riservati ai soci. Tiene inoltre tutto sul sito che le persone già associano alla vostra organizzazione.
Le Organizzazioni Non Profit Hanno Bisogno di Software Speciale per la Gestione dei Documenti?
La maggior parte delle associazioni no. I sistemi di gestione documentale enterprise sono pensati per grandi team interni e processi di conformità complessi, più di quanto la maggior parte delle associazioni necessiti o possa permettersi. Ciò di cui le organizzazioni non profit hanno tipicamente bisogno è un modo chiaro e ricercabile per pubblicare e condividere documenti con sostenitori, soci e pubblico - funzione che una libreria di documenti svolge senza i costi o la complessità di un software enterprise.
Come Può un'Associazione Mantenere Privati Alcuni Documenti?
Usate il controllo degli accessi per limitare una libreria, o singoli documenti, a utenti, ruoli o una password specifici, mantenendo i materiali pubblici accessibili a tutti. Per documenti sensibili del consiglio o dei soci, inserite la libreria riservata in un'area del sito che richiede già un accesso. Il file stesso risulta così protetto, non solo nascosto dalla ricerca della libreria.
Document Library Pro Può Essere Utilizzato da un'Organizzazione Non Profit su Qualsiasi Sito?
Sì. Document Library Pro funziona come plugin WordPress e può essere incorporato in altre piattaforme, tra cui Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna. Pubblica i file come libreria ricercabile e filtrabile, completamente pubblica o limitata a persone specifiche, adatta quindi a qualsiasi associazione, che utilizzi WordPress o altro.
Dai ai Tuoi Documenti una Casa Ricercabile
Per la maggior parte delle organizzazioni non profit, una gestione documentale migliore è più semplice di quanto sembri. Si tratta di dare a report, policy e risorse già prodotti una casa ricercabile sul proprio sito, con i materiali pubblici aperti e quelli sensibili protetti da accesso.
Con questo assetto si passa meno tempo a inviare file per email e a rispondere a domande come “dove trovo”, e più tempo al lavoro che conta.
Quando sei pronto a configurarne uno, puoi provare Document Library Pro gratuitamente per 14 giorni e costruite una libreria su cui sostenitori, soci e team possano fare affidamento.
