La maggior parte delle organizzazioni ha molti più documenti di quanti il proprio sito web sia mai stato progettato per gestire, e la situazione cresce gradualmente. Pensa a un consiglio parrocchiale con anni di verbali, avvisi di pianificazione e policy che ha l'obbligo legale di pubblicare, o a un'associazione di categoria con una pila di manuali, moduli e materiali di formazione.
I file esistono da qualche parte, ma nessuno al di fuori dell'ufficio riesce a trovare quello giusto.
Una library di risorse risolve il problema. Invece di una lunga pagina di link, si offre alle persone una pagina ricercabile e filtrabile dove trovano e scaricano autonomamente quello che cercano. Spiegherò quando un'organizzazione ne ha bisogno, come costruirla e cosa distingue una library di risorse utilizzata da una ignorata.
I limiti di un semplice elenco di link
Per pochi documenti, un semplice elenco di link va bene e non vale la pena fare di più. Le cose cambiano quando l'elenco cresce.
Superata la dozzina di file, emergono due problemi. I visitatori non riescono a individuare il documento cercato senza leggere l'intero elenco, e qualcuno deve modificare la pagina manualmente ogni volta che un file viene aggiunto o sostituito. Un amministratore part-time finisce per gestire una parete di link che le persone trovano comunque difficile da usare.
Si potrebbe pensare che gli strumenti già in uso coprano questa esigenza. Non è così, perché sono stati creati per uno scopo diverso. Google Drive, Dropbox e SharePoint archiviano file e li condividono con chi effettua l'accesso. Nessuno di essi crea una library ricercabile sul proprio sito pubblico, che è esattamente ciò che manca alla maggior parte delle organizzazioni.
Analizzando chi utilizza Document Library Pro, si trattava principalmente del tipo di organizzazione che ci si aspetterebbe gestisca molti documenti: organizzazioni non profit, università, associazioni di categoria ed enti locali. Non mancano certo di posti dove archiviare i file. Ciò che manca è un modo per pubblicarli affinché il pubblico, o i propri membri, possa trovare quello giusto senza dover inviare un'email.
Tipi di risorse pubblicate dalle organizzazioni
Il contenuto dipende dall'organizzazione, ma l'obiettivo è lo stesso. Ecco cosa tendono a pubblicare i diversi settori.
- Nonprofit e associazioni pubblicano guide, report, toolkit e dichiarazioni d'impatto.
- Associazioni di categoria condividono manuali, materiali formativi e policy.
- Scuole e università elencano prospetti, materiali del corso, moduli e ricerche.
- Consigli ed enti pubblici pubblicano verbali, policy, documenti urbanistici e registri pubblici.
- Le aziende condividono documentazione di prodotto, specifiche e certificati.
Segnali che ti serve una libreria
Non serve una library di risorse per pochi file, dove bastano un paio di link, e in quel caso consiglio di risparmiare. Diventa utile quando si verifica almeno una di queste condizioni:
- Hai più documenti di quanti un visitatore possa ragionevolmente scorrere.
- La legge richiede la pubblicazione di determinati registri, come avviene per molti consigli ed enti pubblici.
- Le persone devono filtrare per argomento, anno o reparto per trovare il file giusto.
- Vuoi raccogliere un indirizzo email prima del download, trasformando la library in una fonte di contatti.
- Alcuni documenti devono essere accessibili solo a membri o dipendenti.
Come costruire una library di risorse
Abbiamo sviluppato Document Library Pro per risolvere esattamente questo problema: offrire alle organizzazioni un modo ordinato per visualizzare e condividere documenti, anziché semplicemente archiviarli. Pubblica i file come library di risorse in cui le persone possono effettuare ricerche, filtrare per categoria e ordinare. Si può visualizzare un documento in anteprima nel browser, quindi scaricarlo singolarmente, oppure selezionarne diversi e scaricarli come file zip.
Funziona su qualsiasi piattaforma. Un sito WordPress lo aggiunge come plugin. In qualsiasi altro contesto, un breve codice di incorporamento inserisce la library nelle pagine, sia pubbliche che protette da accesso per membri.
La configurazione richiede cinque passaggi:
- Aggiungi i tuoi documenti. Carica i file o collega la library a quelli già ospitati altrove. Ciascuno riceve un titolo, una descrizione, una categoria e un'immagine di copertina facoltativa.
- Raggruppali in categorie e tag. Organizza le risorse secondo la logica del tuo pubblico: per argomento, anno o reparto. Questi diventano i filtri a disposizione degli utenti.
- Scegli un layout. Una tabella è adatta ai registri formali, una griglia con immagini di copertina si presta a report e guide, una vista a cartelle è ideale per la navigazione.
- Attivate ricerca e filtri. Un campo di ricerca e alcuni menu a discesa consentono di raggiungere un documento in pochi secondi senza scorrere.
- Imposta chi può visualizzarla. Pubblicala liberamente, richiedi un indirizzo email per i download, o limita l'intera library ai membri registrati.
Esempi di library di risorse
Tre organizzazioni mostrano quanto diverso possa essere il risultato quando è fatto bene.
Imerman Angels, un'associazione di supporto per i malati di cancro, ha iniziato con i file dispersi in più posti. I link non aggiornati continuavano a raggiungere il pubblico e il team non aveva modo di vedere cosa veniva scaricato. Hanno raccolto tutto in un'unica library con layout a griglia e pulsanti di download, e ora possono monitorare quali risorse vengono utilizzate.
Children’s Mental Health Ontario aveva il problema opposto. La pagina delle risorse funzionava, ma a loro stesse parole era “molto in stile lista della lavanderia”, e scorrere una lunga pagina non ordinata è l'ultima cosa di cui un genitore stressato ha bisogno. L'hanno ricostruita come hub dove le famiglie filtrano per argomento e trovano l'aiuto giusto in pochi secondi.
Scouting Ireland aveva semplicemente superato i limiti di una pagina di link, con centinaia di articoli, policy e moduli per i volontari. Ha organizzato tutto in cartelle, così un responsabile apre quella giusta e scarica un intero set di documenti con un solo clic.
Per altri sei esempi in diversi settori, consulta la mia panoramica su creare una document library.
Consigli per una libreria usata davvero
Il software è la parte più semplice. Ciò che trasforma una library di risorse in qualcosa su cui le persone fanno affidamento è una serie di decisioni prese lungo il percorso.
L'errore più comune che vedo è organizzare la library secondo la logica interna di archiviazione dei file: per reparto o per anno di protocollazione. I visitatori non ragionano così. Pensano “ho bisogno del modulo di iscrizione” o “dov'è l'ultimo rapporto annuale”, quindi costruisci le categorie attorno a queste domande.
Sii selettivo con la raccolta di contatti. Richiedere un'email prima del download può trasformare una library in una fonte stabile di contatti, ma solo se la risorsa lo giustifica. Richiedere un indirizzo per un report o un toolkit davvero utile è ragionevole. Farlo per un ordine del giorno o un modulo di routine irrita le persone e le spinge a telefonare.
Decidi chi ne è responsabile. Una library di risorse vale quanto viene mantenuta, quindi un addetto o un responsabile della comunicazione ha bisogno di una routine semplice per aggiungere nuovi documenti e ritirare quelli obsoleti. La maggior parte degli strumenti rende questo un lavoro da sviluppatori, mentre il punto di una library adeguata è che una persona non tecnica possa mantenerla aggiornata.
Infine, monitora cosa viene scaricato. Quei numeri indicano quali risorse contano e quali sono inutili, e le organizzazioni che ottengono di più da una library li usano per decidere cosa pubblicare dopo.
Domande frequenti
Cos'è una library di risorse?
Una library di risorse è una raccolta ricercabile di risorse scaricabili - come guide, report e moduli - pubblicata su un sito web affinché i visitatori possano trovarle e scaricarle autonomamente.
Posso creare una library di risorse online senza WordPress?
Sì. Document Library Pro funziona come plugin WordPress, ma si incorpora anche in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet. Una library di risorse online funziona su qualsiasi piattaforma già in uso.
Una library di risorse può raccogliere indirizzi email?
Sì. Document Library Pro può richiedere un indirizzo email prima del download, trasformando la library in uno strumento di lead generation mentre condivide i contenuti.
Una library di risorse che vale il suo posto
Se la raccolta è piccola e poche persone ne hanno bisogno, un paio di link sarà sempre la risposta più semplice. Tuttavia, nel momento in cui le persone devono trovare i documenti autonomamente, una library di risorse ripaga il proprio costo nel tempo che fa risparmiare a tutti, e nella maggiore capacità che dimostra l'organizzazione.
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