Una document library trasforma un mucchio disordinato di file in una raccolta ricercabile e organizzata che i visitatori possono esplorare autonomamente. Mostrerò come crearne una e condividerò sei esempi reali di organizzazioni che lo fanno bene.
La maggior parte delle organizzazioni inizia con un semplice elenco di link a file su una pagina. Funziona bene fino a circa cinque file. Oltre quella soglia, le persone non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno e ci si ritrova ad aggiornare a mano un elenco statico.
Di seguito illustrerò:
- cos'è una document library e perché la maggior parte degli strumenti non è adeguata
- come crearne una, passo dopo passo
- cosa cercare nel software per document library
- sei esempi reali su cui fare clic e prendere spunto
Cos'è una Document Library (e Perché la Maggior Parte degli Strumenti Sbaglia)
Una document library è una raccolta ricercabile e filtrabile di file che le persone possono sfogliare, visualizzare in anteprima e scaricare dal sito. Si pensi a manuali, report, policy, moduli, verbali di riunioni o articoli di ricerca, tutto in un unico posto organizzato.
Quando abbiamo studiato questo settore, una cosa ci ha sorpreso. A parte SharePoint, pochissimi strumenti si concentrano sulla visualizzazione di documenti in una libreria pubblica e ricercabile. La maggior parte è progettata per l'archiviazione e la condivisione interna, come Google Drive o Dropbox.
Conservano bene i file, ma nessuno dei due pubblica una libreria ordinata e ricercabile sul proprio sito. Allo stesso tempo, sempre più organizzazioni sono ora obbligate per legge a pubblicare determinati documenti online, e gli strumenti creati a tale scopo sono ancora pochi.
Il motivo per cui abbiamo creato Document Library Pro, e l'idea è venuta direttamente dai nostri clienti. Avevamo già realizzato software per visualizzare contenuti in tabelle ricercabili, e l'uso più diffuso si è rivelato essere proprio l'elenco di documenti.
Le persone continuavano a richiedere funzionalità specifiche per i documenti, come pulsanti di download e anteprime nel browser. Quindi l'abbiamo costruito da zero per offrire esattamente questo.
Pubblica i file come pagina in cui le persone cercano per parola chiave, filtrano per categoria, ordinano le colonne, visualizzano un documento nel browser e scaricano ciò di cui hanno bisogno. Possono anche selezionare più file e scaricarli insieme come zip.
Oggi funziona su WordPress come plugin e si incorpora in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet con un semplice codice embed.
Come Creare una Document Library, Passo dopo Passo
Il processo è lo stesso sia che si pubblichi su un sito WordPress sia che si integri la libreria in un'altra piattaforma. Si articola in sei passaggi.
Passaggio 1: Raccogliere e organizzare i file
Raccolga tutti i file che desidera pubblicare in un unico posto. Raggrupparli nel modo in cui i visitatori li cercheranno: per categoria, reparto, anno o linea di prodotto. Un po' di struttura ora evita molto scorrimento in seguito. La maggior parte delle librerie è costruita attorno a PDF, ma è possibile includere documenti Word, fogli di calcolo, immagini e altro.
Passaggio 2: Scegliere dove ospitare la libreria
Decida su quale sito collocare la libreria. Se gestisce un sito WordPress, la aggiungerà come plugin. Su Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna, la aggiungerà tramite un semplice codice di incorporamento. In entrambi i casi la libreria risiede sul proprio sito, non in un sistema separato in cui le persone devono accedere.
Passaggio 3: Aggiungere i documenti
Carichi i file o punti a quelli già ospitati altrove. Per una raccolta ampia, un'importazione in blocco gestisce centinaia di file in una volta sola anziché aggiungerli uno per uno. Mentre aggiunge ciascun documento, assegni una categoria e tutti i dettagli aggiuntivi su cui le persone potranno filtrare o cercare, come l'anno di pubblicazione o il tipo di documento.
Passo 4: Scegli il layout
Scelga come appare la libreria:
- Una tabella per i documenti formali, dove le colonne e l'ordinamento sono importanti.
- Una griglia per i documenti visivi come report con immagini di copertina.
- Vista cartelle per sfogliare grandi raccolte per argomento.
Passaggio 5: Configurare ricerca, filtri e ordinamento
Attivi la casella di ricerca e i filtri adatti al modo in cui le persone cercano i documenti. I visitatori possono digitare una parola chiave, restringere per categoria, ordinare una colonna e visualizzare in anteprima un file nel browser prima di scaricarlo. Possono anche selezionare più file e scaricarli insieme come archivio zip.
Passo 6: Accesso e pubblicazione
Ora definisca chi può vedere la libreria. La mantenga pubblica, protegga con una password o la limiti ai membri che accedono. Può anche chiedere ai visitatori la propria email prima del download, trasformando una libreria di risorse in uno strumento per acquisire contatti. Quando è soddisfatto, pubblichi la pagina o incolli il codice di incorporamento nel proprio sito.
È possibile realizzare tutto questo con Document Library Pro e prova gratis 14 giorni.
cosa cercare nel software per document library
Se sta confrontando strumenti, queste sono le funzionalità che distinguono una vera libreria da un elenco di link formattato. Vale la pena verificarle rispetto a qualsiasi soluzione nella propria lista.
- Ricerca, ordinamento e filtri. I visitatori dovrebbero raggiungere un documento digitando una parola chiave o restringendo per categoria, non scorrendo una pagina lunga.
- Anteprima nel browser. Le persone possono leggere un file in un lightbox prima di decidere se scaricarlo.
- Scelta del layout. Una tabella si adatta ai documenti formali, una griglia ai documenti visivi e una vista a cartelle alla navigazione di grandi raccolte.
- Controllo degli accessi. Alcune librerie rimangono pubbliche, mentre altre sono protette da password o da un accesso riservato ai soli membri.
- Pubblicazione sul proprio sito. La libreria deve risiedere sul proprio sito web o intranet, sulla piattaforma già in uso.
Qui i grandi strumenti noti mostrano i loro limiti. SharePoint è progettato per la gestione interna di documenti con accesso autenticato nelle grandi organizzazioni, non per pubblicare una libreria che il pubblico possa sfogliare. Google Drive e Dropbox sono ottimi per archiviare file e condividerne singoli con persone specifiche, ma nessuno dei due pubblica una libreria ricercabile sul proprio sito.
Una password protegge chi può sfogliare la libreria, ma da sola non blocca i link ai file sottostanti. Pertanto, se un documento è genuinamente riservato, collocare la libreria su un sito già privato, come una intranet interna, anziché affidarsi alla sola password.
6 esempi reali di librerie documentali
Di seguito condividerò alcuni esempi di librerie documentali reali realizzate da altre organizzazioni. Esaminando 500 organizzazioni che utilizzano Document Library Pro, la maggior parte erano organizzazioni non profit e associazioni di beneficenza, fornitori di assistenza sanitaria, enti governativi e consigli parrocchiali, e associazioni di categoria. Gli esempi seguenti provengono esattamente da questi settori ed è possibile accedere alla versione live di ciascuno.
Un consiglio parrocchiale è tenuto per legge a pubblicare determinati documenti, e Albury Parish Council lo fa con una tabella ordinabile di file su politiche e pianificazione. I residenti visualizzano in anteprima ogni documento nel browser, poi scaricano quello di cui hanno bisogno. Per un piccolo consiglio senza un team tecnico, questo servizio self-service sostituisce una lunga pagina di link impossibili da cercare.
Imerman Angels, un'associazione di supporto per i malati di cancro, aveva file dispersi in luoghi diversi e link obsoleti ancora visibili al pubblico. Ha riunito tutto in un'unica libreria con layout a griglia e pulsanti di download, e ora può vedere quali risorse vengono utilizzate di più.
Il International Arctic Research Center pubblica articoli, studi di caso e risorse per il centro principale e diversi gruppi di ricerca. Ogni raccolta è in una tabella ricercabile con menu a discesa di filtri, così un ricercatore trova una pubblicazione specifica in pochi secondi anziché dover inviare un'email per richiederla.
L'idea funziona altrettanto bene per un'azienda. CASA Architectural Hardware aveva certificati, manuali, disegni CAD e specifiche tecniche distribuiti su pagine diverse. Ha raccolto tutto in un'unica libreria organizzata per categoria di prodotto, così architetti e appaltatori scaricano la scheda tecnica giusta da un unico posto.
Children’s Mental Health Ontario ha trasformato una lunga pagina di risorse non strutturata in un hub per le famiglie. I genitori filtrano per argomento e trovano rapidamente quello che cercano, il che è molto importante quando qualcuno è già stressato e ha poco tempo.
Scouting Ireland aveva superato i limiti di una pagina di link, con centinaia di articoli, normative e moduli per i volontari. Ha organizzato tutto in cartelle, così un responsabile apre quella giusta e scarica un intero set di documenti con un solo clic.
Qualunque tipo di documenti la sua organizzazione abbia bisogno di condividere, può visualizzarli con Document Library Pro in una libreria flessibile configurata per corrispondere esattamente al modo in cui i visitatori cercano e sfogliano.
Domande frequenti
Come si crea una libreria documentale?
Raccolga i file, li raggruppi in categorie, poi li aggiunga a un software per librerie documentali come Document Library Pro. Scelga un layout, attivi la ricerca e i filtri, imposti chi può accedervi, poi pubblichi la pagina o la incorpori nel proprio sito.
Cos’e un software per documenti?
Un software per librerie documentali pubblica i file come libreria ricercabile e filtrabile sul proprio sito web. I visitatori trovano, visualizzano in anteprima e scaricano i documenti invece di cercare in un elenco di link o accedere a un sistema di archiviazione separato.
Posso aggiungere una libreria documentale a qualsiasi sito web?
Sì. Document Library Pro funziona come plugin WordPress e si incorpora in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet con un semplice codice di incorporamento.
Si puo cercare nei documenti?
Sì. I visitatori possono cercare titoli, categorie e dettagli dei documenti immediatamente, e la ricerca full-text all'interno dei file PDF è in arrivo.
Quanti documenti può contenere una libreria documentale?
Non esiste un limite pratico per la maggior parte delle organizzazioni. Gli esempi precedenti vanno da alcune decine di file di un consiglio a centinaia di documenti per un'associazione nazionale, tutto in un'unica libreria ricercabile.
Creare la propria libreria documentale
Se l'obiettivo è pubblicare documenti che le persone possano cercare, visualizzare in anteprima e scaricare, una libreria documentale dedicata è superiore a un elenco statico di link o a un'unità di archiviazione che nessuno può sfogliare.
Abbiamo realizzato Document Library Pro per essere il miglior software di questo tipo sul mercato. Gestisce tutto, dai verbali del consiglio alle schede tecniche, funziona su qualsiasi piattaforma e mantiene la libreria sul proprio sito.
Se occorre un controllo completo delle versioni e flussi di approvazione per la modifica interna, si tratta di una categoria diversa di software. Ma per pubblicare una libreria che i visitatori possano utilizzare, è possibile provare Document Library Pro gratuitamente per 14 giorni.
