La gestione documentale per gli enti locali significa offrire a un comune un unico luogo in cui archiviare, organizzare e pubblicare i documenti che il pubblico ha il diritto di consultare. Questo include ordini del giorno e verbali delle riunioni, bilanci, regolamenti e registri dei beni.
La maggior parte dei comuni non ha bisogno di software enterprise complessi per la gestione documentale. Nella maggior parte dei casi, hanno semplicemente bisogno di una libreria ricercabile pubblicata sul sito web comunale esistente.
I comuni sono particolari perché una grande parte dei loro documenti deve essere pubblica per impostazione predefinita. Le norme sulla trasparenza nella maggior parte dei paesi trattano ordini del giorno, verbali, rendiconti e regolamenti come documenti che chiunque può richiedere di consultare. Rendere i documenti pubblici per impostazione predefinita può anche far risparmiare tempo nell'elaborazione manuale delle richieste di accesso agli atti. Tutto ciò rende la pubblicazione un obbligo acquisito - i comuni sanno di doverli pubblicare sul proprio sito web, e la domanda riguarda il miglior sistema di gestione documentale per farlo.
Come creatori di Document Library Pro, vediamo quanto sia comune questa esigenza tra queste organizzazioni. Nella nostra analisi di 500 siti che utilizzano il software, gli enti pubblici e i comuni minori rappresentavano circa uno su sei di tutti gli utenti. Erano tutti arrivati allo stesso problema: un flusso costante di documenti pubblici e nessun posto ordinato dove collocarli.
La mia raccomandazione per quasi qualsiasi comune è una libreria documentale ricercabile sul sito web che già gestiscono, e spiegherò come e perché farlo usando Document Library Pro. Illustrerò cosa devono pubblicare i comuni, perché la solita pagina di link non funziona, come appare una libreria adeguata con un comune reale che la usa già e come mantenerla aggiornata.
Cosa sono tenuti a pubblicare i comuni
Quasi tutti i comuni operano sotto norme di trasparenza che obbligano alla divulgazione di determinati documenti. L'elenco esatto dipende da dove ci si trova, ma la struttura è la stessa: devono rendere disponibili ai residenti i documenti che mostrano come viene speso il denaro pubblico e come vengono prese le decisioni.
Negli Stati Uniti, le leggi sulle riunioni aperte e sui documenti pubblici - spesso chiamate sunshine laws - variano da stato a stato. In generale, richiedono ai comuni di pubblicare gli ordini del giorno delle riunioni in anticipo, i verbali successivamente e di trattare la maggior parte dei documenti come contratti, bilanci e relazioni come aperti all'ispezione. Le scadenze e i dettagli variano, quindi vale sempre la pena consultare lo statuto del proprio stato.
In Inghilterra, i comuni più piccoli hanno un elenco ancora più specifico. Ai sensi del transparency code for smaller authoritiesdel governo britannico, i comuni parrocchiali e cittadini con un fatturato inferiore a £25.000 hanno un elenco definito da pubblicare. Include le spese superiori a £100, le bozze di verbale entro un mese da ogni riunione, gli ordini del giorno almeno tre giorni lavorativi prima e i dettagli dei terreni e degli edifici di loro proprietà.
Tutti questi documenti devono essere disponibili su un sito web accessibile al pubblico, liberi da consultare. Ovunque si trovi il comune, il dovere è lo stesso nella sua essenza. I residenti hanno il diritto di trovare questi documenti, il che rende di fatto un sistema di gestione documentale con buona reperibilità un obbligo legale piuttosto che un optional.
Il problema del seppellire i documenti nelle pagine web
La maggior parte dei comuni adempie al proprio obbligo di pubblicazione, ma lo fa nel modo peggiore possibile per i propri residenti. I file vengono pubblicati come un lungo elenco di link su una pagina web, o peggio, dispersi su più pagine senza un'unica sede. Questo tecnicamente conta come condivisione delle informazioni. Semplicemente non è utilizzabile, il che va contro lo spirito della trasparenza.
Il problema inizia per i comuni che devono pubblicare più di una manciata di documenti. Questo riguarda una grande proporzione degli enti pubblici. Ad esempio, un comune produce verbali ogni mese, ordini del giorno prima di ogni riunione, rendiconti ogni anno, più documenti di pianificazione, regolamenti e avvisi. Nel giro di uno o due anni quella pagina contiene centinaia di link e un residente che cerca i verbali del marzo scorso deve scorrere e cercare per trovarli.
Il sistema è anche fragile. Quando una sola persona gestisce la pagina manualmente, i file vengono caricati con nomi incoerenti e i link si rompono quando il sito viene ricostruito. I documenti vecchi si trovano accanto a quelli attuali senza modo di distinguere quali siano quali.
In queste situazioni, sebbene il comune abbia rispettato la lettera della norma, ha anche reso le informazioni quasi impossibili da utilizzare. E' l'opposto di quello per cui esiste la trasparenza!
La soluzione è la stessa che si applicherebbe a organizzare i documenti su qualsiasi unita': dare ai file una struttura chiara. La differenza per un comune e' che parte della struttura di gestione documentale deve trovarsi in un luogo accessibile ai residenti, non su un computer del personale o su una intranet privata.
Come creare una libreria documentale pubblica ricercabile
Una libreria documentale ricercabile trasforma quella pagina infinita di link in qualcosa che i residenti possono usare. Invece di scorrere, un visitatore digita una parola chiave o filtra per categoria, come tipo di riunione o anno, e arriva esattamente al file che cercava. Questo e' il compito per cui abbiamo creato Document Library Pro.
Document Library Pro prende i file che un comune gia' produce e li pubblica come una libreria documentale ricercabilestrutturata. I visitatori possono cercare per parola chiave e filtrare per categoria, come commissione o anno. Possono visualizzare in anteprima un documento nel browser senza scaricarlo, scaricare cio' di cui hanno bisogno o selezionare piu' file e scaricarli insieme come unico ZIP.
Per un residente che cerca un set specifico di verbali o un rapporto di bilancio, e' la differenza tra dieci secondi e dieci minuti. Per i comuni in particolare, alcune funzionalita' sono particolarmente utili:
- Categorie e filtri. Raggruppa i documenti per commissione, tipo di riunione, anno o argomento, in modo che un cittadino trovi l'ordine del giorno o la delibera giusta senza scorrere un elenco infinito di link.
- Link stabili e permanenti. Ogni documento mantiene un indirizzo fisso, quindi un link a una delibera in un avviso o in un'e-mail funziona ancora mesi dopo.
- Anteprima nel browser. Un cittadino può leggere un documento nella pagina prima di decidere se scaricarlo, il che è utile per i verbali lunghi che nessuno vuole salvare per sbaglio.
- Controllo degli accessi dove serve. Mantieni i documenti pubblici accessibili a tutti, limitando i documenti interni occasionali - come bozze o file riservati ai consiglieri - tramite password.
Sebbene Document Library Pro disponga di una protezione tramite password integrata, l'approccio più sicuro per i file privati è inserire la libreria riservata in una sezione del sito che già richiede un accesso. In questo modo il file è protetto, non solo nascosto dalla ricerca della libreria’.
Document Library Pro funziona su qualsiasi piattaforma utilizzata dal sito web di un consiglio. Lo abbiamo sviluppato originariamente come plugin per WordPress, ed è ancora disponibile in quel formato. Tuttavia, ora funziona anche come libreria ospitata che è possibile incorporare in qualsiasi altra piattaforma. Un consiglio su Squarespace, Wix, Webflow o un sito personalizzato può pubblicare la stessa libreria ricercabile senza migrare a un nuovo sistema. La libreria risiede sul sito del consiglio, il che è molto meglio che fornire un portale separato che il personale e i cittadini devono imparare a usare.
Suggerimento: Se stai partendo da anni di verbali e ordini del giorno esistenti, aggiungili in batch anziché importare l'intero archivio in una volta sola. Un'importazione molto grande può essere lenta. Una volta caricati i documenti precedenti, tenere il passo con ogni nuova riunione è la parte semplice.
Esempio reale: Albury Parish Council
Per aiutarti a visualizzare come appare tutto questo, è utile osservare un consiglio che già lo utilizza. Albury Parish Council, un piccolo ente locale in Inghilterra, pubblica i propri documenti pubblici come libreria ricercabile sul proprio sito web anziché come elenco di link:
La loro configurazione è esattamente il tipo di soluzione a cui puntano le norme sulla trasparenza. Verbali, ordini del giorno, documenti finanziari e delibere si trovano in un unico posto, suddivisi in categorie. Un cittadino può cercare ciò che gli serve e aprirlo in un paio di clic, soddisfacendo i doveri di pubblicazione del consiglio e servendo le persone a cui quei doveri si rivolgono.
Albury non è un caso isolato. Analizzando i siti di consigli ed enti governativi, abbiamo visto ripetersi la stessa configurazione: una tabella ricercabile di PDF, filtrati per categoria, contenente verbali, ordini del giorno, documenti finanziari e delibere.
I PDF sono di gran lunga il tipo di file più comune pubblicato da questi consigli, e il layout a tabella è la scelta più diffusa per la struttura dettagliata che mostra per ogni documento. Condivido questa scelta perché la vista a tabella è il formato più facile da cercare e consultare con grandi quantità di verbali e altri documenti.
Vale la pena notare quanto la configurazione sia semplice ed economica. Albury non ha commissionato un sistema su misura né è passato a software enterprise. Ha semplicemente aggiunto una libreria al sito già esistente, che è la strada percorribile da quasi qualsiasi comune o municipio.
Puoi vedere come altre organizzazioni gestiscono i propri documenti nella nostra pagina consigli ed enti governativi .
Mantenere i documenti aggiornati e conformi
Pubblicare i documenti è solo metà del lavoro. La tua libreria guadagna la fiducia dei cittadini solo se rimane aggiornata. La perde rapidamente quando il bilancio dell'anno scorso è in cima all'elenco o una delibera superata è ancora il primo risultato.
Due abitudini semplici per mantenerlo affidabile:
- Stabilisci per quanto tempo ogni tipo di documento rimane disponibile e quando viene archiviato o sostituito. Per un consiglio questo è in parte definito dalla legge e in parte di tua scelta - è semplicemente una politica di conservazione applicata a ciò che pubblichi.
- Assegna a una persona la responsabilità chiara della libreria, anche quando altri possono caricare documenti, in modo che ogni nuovo verbale venga pubblicato nei tempi previsti e nulla cada tra le maglie dei ruoli.
Nessuna delle due richiede molto tempo, e insieme fanno la differenza tra una libreria su cui i cittadini contano e una di cui smettono di fidarsi. La stessa disciplina è utile a qualsiasi organizzazione con doveri di pubblicazione, da un comune a un'associazione di condomini alle prese con le proprie norme di condivisione dei documenti.
Document Library Pro include anche un controllo delle versioni integrato. Abilitalo per conservare un registro chiaro della cronologia delle versioni di ogni documento e garantire che sia sempre evidente qual è la versione corrente.
Domande frequenti sulla gestione dei documenti per gli enti pubblici
Qual è il modo migliore per un consiglio di pubblicare documenti online?
Per più di una manciata di file, l'approccio migliore è una libreria di documenti ricercabile sul sito del consiglio, anziché una lunga pagina di link o una cartella cloud condivisa.
Una libreria consente ai cittadini di cercare e filtrare il documento di cui hanno bisogno, mantiene ogni file a un indirizzo stabile e permette di separare i documenti pubblici aperti dai documenti interni occasionali. Mantiene inoltre tutto sul sito che le persone già associano al consiglio.
I piccoli comuni hanno bisogno di software dedicato alla gestione documentale?
La maggior parte no. I sistemi enterprise di gestione documentale sono pensati per grandi team interni e flussi di lavoro di conformità complessi, il che è molto più di quanto la maggior parte dei piccoli comuni abbia bisogno o possa finanziare. Ciò di cui un piccolo comune ha tipicamente bisogno è un modo chiaro e ricercabile per pubblicare i documenti pubblici sul proprio sito esistente, cosa che una libreria di documenti gestisce senza i costi o la complessità del software enterprise.
Come può un consiglio mantenere privati alcuni documenti?
Usa il controllo degli accessi per limitare una libreria, o singoli documenti, a utenti, ruoli o una password specifici, mantenendo i documenti pubblici accessibili a tutti. Per i file veramente sensibili, inserisci la libreria riservata in una sezione del sito che già richiede un accesso, in modo che il file stesso sia protetto e non solo nascosto dalla ricerca della libreria.
Document Library Pro può essere usato da un consiglio su qualsiasi sito web?
Sì. Document Library Pro funziona come plugin per WordPress e può anche essere incorporato in altre piattaforme, tra cui Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna. Pubblica i file del consiglio come libreria ricercabile e filtrabile, completamente pubblica o limitata a persone specifiche, quindi si adatta sia ai siti WordPress che a qualsiasi altra piattaforma.
Rendi i documenti del tuo consiglio facili da trovare
Per la maggior parte dei consigli, una buona gestione documentale si riduce a una cosa sola. Dai agli ordini del giorno, ai verbali, ai bilanci e alle delibere che già pubblichi una casa ricercabile sul tuo sito, con i documenti pubblici aperti e i rari file sensibili protetti da accesso.
Una volta fatto, dedicherai meno tempo a rispondere alle domande “dove trovo” e a riparare link interrotti, e più tempo al lavoro per cui i cittadini hanno eletto il consiglio.
Quando sei pronto a configurarne uno, puoi provare Document Library Pro gratuitamente per 14 giorni e offrire ai tuoi cittadini una libreria pubblica su cui possono contare.
