Una policy di conservazione dei documenti è un insieme scritto di regole che stabilisce per quanto tempo l’organizzazione conserva ogni tipo di documento e quando smaltirlo in modo sicuro. Sostituisce il “conserviamo tutto per sempre, non si sa mai” con una pianificazione che tutti possono seguire.
La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di una policy di conservazione dei documenti per due motivi:
- Alcuni documenti devono essere conservati per legge per un numero determinato di anni.
- Dove non è un obbligo legale, conservare documenti obsoleti a tempo indeterminato accumula silenziosamente costi, disordine e dati nel tempo.
In questo articolo spiego perché la vostra azienda o organizzazione dovrebbe avere una policy di conservazione dei documenti e cosa dovrebbe contenere. Successivamente fornirò un esempio di pianificazione di conservazione da adattare. Infine condividerò una nota su come la conservazione si rapporta all’eventuale obbligo di pubblicare documenti, e su come funzionano l’archiviazione e la scadenza una volta che i file sono online.
Perché ogni organizzazione ha bisogno di una policy di conservazione
Una policy di conservazione risponde a una domanda per ogni documento che si detiene: per quanto tempo lo conserviamo e cosa succede quando quel tempo scade? Senza una risposta concordata, il comportamento predefinito è conservare tutto, il che diventa silenziosamente un problema.
Questi sono i tre principali vantaggi di una policy di conservazione efficace per i documenti:
- Conformità. Le autorità fiscali, i regolatori e i finanziatori stabiliscono periodi minimi di conservazione per determinati documenti. Il servizio delle entrate degli Stati Uniti (IRS), ad esempio, definisce per quanto tempo conservare i documenti in base al periodo di prescrizione per ciascuna dichiarazione. Non rispettare il minimo può comportare il fallimento di una verifica o di una revisione delle sovvenzioni.
- Rischio. Un documento di cui non si ha più bisogno è un documento che può ancora essere richiesto, divulgato o citato in giudizio. Conservare dati personali più a lungo del necessario va inoltre contro la maggior parte delle normative sulla protezione dei dati.
- Reperibilità. Quando le bozze obsolete e le versioni superate non vengono mai eliminate, i documenti di cui le persone hanno bisogno finiscono per essere sepolti. Una pianificazione mantiene l’insieme attivo snello.
Una policy scritta toglie anche la decisione a qualsiasi singola persona. Nessuno deve valutare sul momento se un file di cinque anni fa sia sicuro da eliminare, perché la pianificazione lo dice già. Quella coerenza è ciò che cercano revisori e consigli di amministrazione, e aiuta anche a proteggere le persone che gestiscono i documenti.
Cosa deve includere una policy di conservazione dei documenti
Una buona policy di conservazione è breve e pratica. Deve indicare a chi legge che tipo di documento è ciascuno, per quanto tempo conservarlo e chi ne è responsabile. Comprende cinque elementi principali:
- Ambito. Indicare a quali documenti si applica la policy, in ogni formato. Devono essere inclusi tutti: documenti cartacei, email, file scansionati e documenti nei sistemi, così nulla sfugge.
- Categorie di documenti. Raggruppare i documenti in tipologie con lo stesso periodo di conservazione, come documenti finanziari, verbali del consiglio, contratti e file HR. Le regole si definiscono per categoria, non per singolo file.
- Periodi di conservazione. Assegnare a ciascuna categoria un periodo chiaro, espresso come numero di anni o come “permanente”. Dove si applica un minimo legale, citarlo in modo che il dato non sia una stima.
- Modalità di smaltimento. Indicare cosa accade alla fine del periodo. Alcuni documenti vengono distrutti o eliminati definitivamente, altri vengono trasferiti in un archivio a lungo termine anziché eliminati.
- Responsabilità e revisione. Nominare il responsabile dell’applicazione della pianificazione e fissare una data per la revisione della policy, di solito una volta all’anno o quando cambia la legge.
Mantenere il linguaggio abbastanza semplice da permettere a un nuovo membro del personale o a un volontario di applicarlo senza dover chiedere. Tenere presente che una policy di conservazione comprensibile solo al suo autore non sopravviverà alla partenza di quell’autore. Si vuole che la policy venga usata attivamente in tutta l’organizzazione per anni, ben dopo che si è passati ad altro.
Esempio di piano di conservazione
La pianificazione di conservazione è al centro della policy. La tabella seguente elenca ogni categoria e il relativo periodo - usarla come punto di partenza per crearne una propria. I periodi indicati sono pratiche comuni piuttosto che leggi universali, quindi trattarli come una bozza da verificare rispetto alle normative del proprio paese, stato e settore. Verificare sempre i requisiti specifici del proprio paese, stato e settore.
| Tipo di documento | Periodo di conservazione tipico | Note |
|---|---|---|
| Documenti fondativi (statuti, atti costitutivi e registrazioni) | Permanente | I documenti principali che definiscono l’organizzazione. |
| Verbali del consiglio e dei comitati | Permanente | Prova delle decisioni, raramente sicuri da eliminare. |
| Relazioni annuali e bilanci certificati | Permanente | Spesso pubblicati oltre che conservati. |
| Dichiarazioni fiscali e documenti di supporto | 7 anni | Il minimo IRS è di solito 3 anni, ma molti ne conservano 7 per sicurezza. |
| Documenti lavoro e buste paga | Da 4 a 7 anni | L’IRS richiede almeno 4 anni di documenti fiscali sull’occupazione. |
| Contratti e accordi | Da 6 a 7 anni dopo la scadenza | Conteggiato dalla scadenza, non dalla data di firma. |
| Documentazione grant e finanziatori | Per termini del grant | I finanziatori spesso richiedono da 3 a 7 anni dopo la chiusura della sovvenzione. |
| Polizze assicurative | Permanente o fino a chiusura richieste | Le vecchie polizze possono essere rilevanti per sinistri tardivi. |
| Corrispondenza ordinaria e bozze | Da 1 a 2 anni | Documenti di scarso valore che non devono accumularsi. |
Si noti che i periodi decorrono da un evento preciso, come la fine di un contratto o la chiusura di una sovvenzione - non dal giorno in cui il file è stato creato. Inserire quel punto di partenza nella pianificazione così non ci sono ambiguità su quando inizia il conteggio. In caso contrario si possono creare confusione, fraintendimenti ed errori.
Raccomando anche di sviluppare una particolare abitudine che facilita l’applicazione della pianificazione - integrare il periodo di conservazione nel modo in cui si nominano e versionano i file. Se si segue già un controllo versioni documenti sistema, la data e la versione in ogni nome file indicano a colpo d’occhio l’età di un documento e se è quello corrente. In questo modo si vede facilmente cosa serve e cosa può essere rimosso.
Conservazione e obblighi di divulgazione pubblica
La conservazione riguarda per quanto tempo si tiene un documento o un registro. La divulgazione riguarda chi ha il diritto di vederlo, e talvolta se si è obbligati a pubblicarlo. I due obblighi si sovrappongono, e consiglio di mantenerli chiaramente separati nella policy.
Molte organizzazioni hanno l’obbligo legale di rendere disponibili determinati documenti, non solo di conservarli. Ad esempio, enti locali e organi governativi pubblicano ordini del giorno, verbali e documenti finanziari per garantire la trasparenza. nonprofit pubblicano relazioni annuali e policy per i membri e i finanziatori. Le associazioni di proprietari di immobili devono rendere disponibili ai propri membri i documenti fondativi e i registri, con regole che variano da stato a stato.
Per quei documenti, la policy deve gestire due tempistiche contemporaneamente: Il documento deve restare pubblicato e facilmente reperibile per tutto il tempo in cui le persone hanno il diritto di vederlo. Segue inoltre la regola di conservazione che stabilisce quando viene infine archiviato o rimosso.
Archiviazione e scadenza dei documenti in pratica
Una politica funziona solo se viene applicata concretamente. Questo significa eliminare effettivamente il documento nel momento specificato dalla politica di conservazione.
Il problema comune è che i documenti raggiungono la fine del periodo di conservazione e rimangono semplicemente dove si trovano, perché la rimozione è un'operazione manuale che nessuno gestisce. Integrare la scadenza automatica nel sistema in cui vivono i documenti risolve il problema.
Questo è particolarmente importante per i documenti pubblicati sul proprio sito web. Abbiamo sviluppato Document Library Pro per presentare i file come una libreria ricercabile sul proprio sito. I visitatori possono cercare per parola chiave, filtrare per categoria, ordinare le colonne e visualizzare in anteprima un file nel browser prima di scaricarlo.
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Per una politica di conservazione nello specifico, la parte utile è la scadenza automatica. È possibile impostare la scomparsa dalla visualizzazione dei documenti a una data prestabilita, trasformando la colonna di eliminazione del calendario in qualcosa che il sistema applica automaticamente invece di un promemoria che qualcuno deve ricordare. Questo non elimina effettivamente il documento in background - è comunque necessario un processo per farlo. Tuttavia, rimuove i documenti dalla visualizzazione pubblica al momento opportuno.
È anche possibile visualizzare la data dell'ultimo aggiornamento di ciascun documento, in modo che i lettori possano vedere immediatamente quanto sia aggiornato un documento pubblicato.
Nella nostra analisi di 500 siti che utilizzano Document Library Pro, le librerie sono gestite principalmente da organizzazioni di grandi dimensioni: organizzazioni non profit e enti di beneficenza, organismi sanitari, comuni e parrocchie, e associazioni di categoria. Sono esattamente i gruppi che devono rispettare regole di conservazione e obblighi di pubblicazione, quindi tendono a mantenere documenti di lunga durata che devono essere sia aggiornati che eliminati nei tempi previsti.
Tenete presente che la libreria pubblicata applica solo la parte della politica visibile al pubblico o ai propri membri. I documenti interni coperti dalla politica di conservazione, come le buste paga o i contratti firmati, risiedono nei sistemi finanziari e delle risorse umane, e il calendario deve includere anche questi. Entrambi sono importanti.
Domande Frequenti sulle Politiche di Conservazione dei Documenti
Cos'e' una policy di conservazione?
Una politica di conservazione dei documenti è un insieme scritto di regole che stabilisce per quanto tempo un'organizzazione conserva ciascun tipo di documento e come li elimina successivamente. Include di solito un calendario di conservazione che elenca ogni categoria di documento insieme al relativo periodo di conservazione.
Per Quanto Tempo Si Devono Conservare i Documenti Aziendali?
Dipende dal tipo di documento. I documenti costitutivi, i verbali del consiglio e i bilanci annuali vengono solitamente conservati in modo permanente, mentre i documenti fiscali e quelli relativi all'occupazione vengono comunemente conservati per circa 4-7 anni. Verificare sempre il periodo minimo previsto dalla legge del proprio Paese, Stato e settore, poiché il periodo è determinato dal tipo di documento.
Cosa Deve Includere una Politica di Conservazione?
Una politica di conservazione deve definire il proprio ambito di applicazione e le categorie di documenti che copre. Per ciascuna categoria, indicare un periodo di conservazione e un metodo di eliminazione, quindi nominare il responsabile dell'applicazione e della revisione della politica. Deve essere sufficientemente chiara da poter essere seguita da qualsiasi dipendente o volontario.
La Politica di Conservazione dei Documenti è un Obbligo di Legge?
La politica in sé non è sempre obbligatoria, ma i periodi di conservazione al suo interno spesso lo sono. Le autorità fiscali, i regolatori e i finanziatori stabiliscono periodi minimi per specifici documenti, quindi una politica scritta è il modo pratico per dimostrare la conformità. Anche molti settori e contratti di finanziamento la richiedono.
Con Quale Frequenza Si Deve Rivedere una Politica di Conservazione?
Rivederla almeno una volta l'anno, e ogni volta che la legge, le condizioni di un finanziatore o la propria gestione dei documenti cambia. Una revisione annuale mantiene il calendario allineato con le normative vigenti e individua le nuove categorie di documenti che si è iniziato a gestire.
Applica la tua policy di conservazione
Una politica di conservazione si riduce a un unico calendario che tutti seguono: cosa si conserva, per quanto tempo e cosa accade alla fine. Una volta messo per iscritto, la scomoda domanda “possiamo eliminare questo?” smette di ricadere su chiunque stia guardando il file.
Ecco come attuarla:
- Raggruppate i documenti in categorie con lo stesso periodo di conservazione.
- Stabilite un periodo per ciascuna, citando il minimo legale dove applicabile.
- Decidete il metodo di eliminazione per ciascuna categoria, sia essa la cancellazione o un archivio a lungo termine.
- Indicate le categorie che è necessario pubblicare e tenetele disponibili per tutta la durata dell'obbligo.
- Nominate un responsabile e una data di revisione annuale, affinché il calendario rimanga aggiornato.
Per i documenti che pubblicate, inserirli in una libreria documenti ricercabile consente di applicare automaticamente il calendario, con ciascun documento impostato per scadere a una data e la data dell'ultimo aggiornamento visibile. È possibile provare Document Library Pro gratuitamente per 14 giorni e mantenere i propri documenti pubblicati aggiornati, accessibili ed eliminati nei tempi previsti, sul sito web che già si possiede.
