La gestione documentale cloud consiste nell'archiviare, organizzare e lavorare con i documenti tramite software che opera via internet, anziché su un computer o server nella propria sede. I file sono custoditi nel data center del fornitore e vi si accede tramite browser o app da qualsiasi luogo con una connessione.
L'etichetta comprende una vasta gamma di strumenti, dai sistemi aziendali completi alla semplice archiviazione di file, e non sono intercambiabili. In questo articolo spiegherò cosa comprende davvero la “gestione documentale cloud”, i principali tipi di strumenti che portano questo nome e come individuare quello adatto al proprio scopo.
Cosa si intende per gestione documentale cloud
La gestione documentale cloud è la pratica di conservare i documenti dell'organizzazione in software online anziché sui computer locali. Il fornitore ospita i file, gestisce backup e sicurezza e fornisce l'accesso al personale via web.
Il vantaggio è immediato. Nessuno deve inviare via email l'ultima versione di un file o cercare in un'unità condivisa che esiste solo sul laptop di una persona. Tutti lavorano sulla stessa copia online, gli aggiornamenti sono visibili all'intero team e i documenti sopravvivono alla perdita di un dispositivo o a un guasto del disco.
Tuttavia, vale la pena capire una cosa prima di confrontare i prodotti: “gestione documentale cloud” descrive strumenti che svolgono lavori abbastanza diversi. Alcuni controllano i documenti in modo rigoroso per il personale che accede con login, mentre altri si limitano ad archiviare i file. Alcuni sono progettati per pubblicare documenti verso l'esterno affinché il pubblico li legga. Per scegliere la giusta soluzione cloud, è necessario capire quale tipo si necessita.
Quando abbiamo esplorato questo settore, siamo rimasti sorpresi nel constatare che quasi ogni strumento documentale cloud è costruito per archiviare e controllare file per utenti che accedono con login. Pochissimi sono progettati per pubblicare una libreria ricercabile verso l'esterno, al pubblico o a un'area riservata. Vale la pena tenerlo a mente, perché molte organizzazioni hanno questa esigenza ma le opzioni disponibili sono meno.
I principali tipi di strumenti documentali cloud
La maggior parte dei prodotti che si definiscono gestione documentale cloud rientra in uno di questi tre gruppi:
- Sistemi di gestione documentale (DMS) cloud. Un DMS cloud gestisce i documenti internamente per un team. Aggiunge cronologia delle versioni, permessi, routing delle approvazioni e tracciamento delle attività. Strumenti come M-Files e DocuWare qui, e SharePoint è l'opzione già disponibile per la maggior parte delle grandi organizzazioni.
- Archiviazione cloud e condivisione file. L'archiviazione cloud conserva i file online e consente di condividerli tramite link. Google Drive, Dropbox e Box sono i nomi più noti. Archiviano i file senza governarli.
- Librerie di documenti ospitate. Una libreria ospitata pubblica una raccolta di documenti come collezione ricercabile sul proprio sito web, per il pubblico, i propri membri o clienti da sfogliare senza account. Questo è il più piccolo dei tre gruppi e quello che molti non sanno che esiste.
Il motivo per cui la distinzione crea confusione è che il marketing di tutti e tre usa le stesse parole: “sicuro”, “cloud”, “ricercabile” e “organizzato”. Leggere oltre le parole e considerare cosa lo strumento è progettato per fare - questo renderà molto più semplice scegliere la giusta soluzione cloud per la propria organizzazione.
DMS completo vs archiviazione cloud vs libreria di documenti ospitata
Il modo più semplice per distinguere i tre è chiedersi chi dovrebbe aprire i documenti e dove.
Un DMS completo (sistema di gestione documentale) è orientato all'interno. Presuppone che le persone che usano i documenti siano il proprio personale, che accede con login per visualizzare, modificare e approvare i file.
L'archiviazione cloud è simile in quanto si concentra sulle persone a cui si concede l'accesso, anche se è meno orientata al controllo e più alla comodità.
Una libreria di documenti ospitata è l'opposto di entrambe. Presuppone che le persone che leggono i documenti siano esterne al team, che arrivano sul sito per trovare e scaricare ciò di cui hanno bisogno.
Ecco come si confrontano i tre in base alle domande che determinano l'idoneità:
| Approccio | A chi’s rivolto | Dove risiedono i documenti | Punto di forza |
|---|---|---|---|
| DMS cloud | Personale interno con login | L'account sicuro del fornitore | Controllo versioni, permessi, approvazioni |
| Archiviazione cloud | Tu e chi condividi | L'unità cloud del fornitore | Archiviazione e condivisione link |
| Libreria di documenti ospitata | Il pubblico, i membri o i clienti | I file sono archiviati nel cloud e appaiono sul proprio sito web | Pubblicazione di una libreria ricercabile e navigabile |
Molte organizzazioni finiscono per aver bisogno di due di queste soluzioni contemporaneamente. Si potrebbe gestire un DMS interno per il team e avere comunque documenti che si vuole rendere accessibili al pubblico, cosa che un sistema progettato per utenti con login non consente.
Questo secondo compito è dove una libreria ospitata come Document Library Pro si inserisce. Trasforma una cartella di file in una libreria documentale ricercabile sul proprio sito che i visitatori possono filtrare, visualizzare in anteprima e scaricare, senza bisogno di login.
È possibile utilizzarla come plugin su un sito WordPress (per le organizzazioni che già usano WordPress per il sito principale) o come widget incorporato su qualsiasi altra piattaforma. Completa un sistema interno anziché sostituirlo - ad esempio, si possono archiviare i file direttamente sul sistema cloud di Document Library Pro, oppure continuare ad archiviarli su Dropbox, Google Drive, OneDrive ecc. e semplicemente collegarli da Document Library Pro.
Vediamo un esempio concreto. Albury Parish Council nel Regno Unito utilizza una libreria come questa per pubblicare i propri conti statutari dove i residenti possono trovarli:
Se l'esigenza è solo la gestione cloud interna, Document Library Pro non è lo strumento adatto e indicherei un DMS adeguato. Confronto le principali opzioni interne nella mia guida al software di gestione documentale.
Sicurezza e accesso nel cloud
La sicurezza spesso frena le persone dall'archiviare documenti nel cloud, per ragioni comprensibili. Rassicurante sapere che un fornitore cloud affidabile protegge quasi certamente i file meglio di una cartella su un PC d'ufficio. Cifrano i dati, gestiscono i propri backup e aggiornano i sistemi più velocemente di quanto la maggior parte delle organizzazioni potrebbe fare internamente.
Quello che si controlla è l'accesso: chi può aprire quali documenti e come. Il modello è diverso per ogni tipo di strumento.
- Un cloud DMS offre permessi granulari, così si può decidere che un team veda una cartella, un altro possa modificarla e un terzo possa solo visualizzarla.
- Archiviazione cloud funziona principalmente tramite link condivisi e inviti alle cartelle, il che è più semplice ma meno preciso.
- Una libreria hosted è progettata per la pubblicazione, quindi il suo default è aperto. Con Document Library Pro, è possibile proteggere l'intera libreria con una password per i membri, o richiedere un'email prima del download.
Far corrispondere il modello di accesso alla sensibilità dei documenti è più importante del brand del software. Per uno sguardo più approfondito sulle scelte, consultate la mia guida alla condivisione sicura documenti.
Come scegliere il cloud document management per la propria situazione
Nella scelta del software di cloud document management, iniziate dall'obiettivo piuttosto che dall'elenco delle funzionalità. Significa considerare cosa volete che i documenti facciano, e lo strumento giusto ne deriverà naturalmente.
Se il vostro team deve gestire documenti controllati internamente, con versioni, approvazioni e un registro di chi ha modificato cosa, allora avete bisogno di un cloud DMS. SharePoint è la scelta sicura se siete già su Microsoft 365, e un sistema come M-Files or DocuWare giustifica il suo costo nei settori regolamentati.
Se avete principalmente bisogno di archiviare file e condividerne qualcuno con un collega o un cliente, il cloud storage è sufficiente senza ulteriore complessità. Google Drive e Dropbox sono difficili da battere per questo, e i livelli gratuiti sono sorprendentemente utili per un piccolo team.
Se il vostro obiettivo è mettere i documenti davanti a persone esterne alla vostra organizzazione - il pubblico, i vostri membri o i vostri clienti che visitano il sito e trovano ciò che cercano - nessuno dei sistemi interni è adatto, perché non è il loro compito e avete bisogno di una libreria documenti hosted.
Puoi prova gratuita 14 giorni di Document Library Pro e avere una libreria basata su cloud e ricercabile live sul proprio sito nello stesso giorno.
Domande frequenti sul cloud document management
Il cloud document management è sicuro?
Per la maggior parte delle organizzazioni, sì, e di solito è più sicuro che tenere i file su macchine locali. I provider affidabili cifrano i dati, li archiviano automaticamente e mantengono standard di sicurezza difficili da raggiungere internamente. La vostra principale responsabilità è controllare chi ha accesso e usare credenziali robuste.
Qual è la differenza tra cloud storage e un sistema di document management?
Il cloud storage conserva i file online e permette di condividerli, ma non li gestisce. Un sistema di document management aggiunge controllo delle versioni, permessi, flussi di approvazione e audit trail, controllando chi può visualizzare, modificare e approvare ogni file.
Il cloud document management può pubblicare documenti al pubblico?
La maggior parte non può. Gli strumenti cloud DMS e i servizi di storage sono progettati per uso interno con accesso autenticato, e un link condiviso non è una vera libreria pubblica. Per pubblicare una raccolta ricercabile sul proprio sito brandizzato, è necessario un software progettato per la visualizzazione front-end, come Document Library Pro.
Sono necessarie competenze tecniche per usare il cloud document management?
Dipende dallo strumento. Il cloud storage come Google Drive o Dropbox richiede quasi nessuna competenza. Un DMS completo di solito richiede qualcuno per configurare permessi e flussi di lavoro. Una libreria documenti hosted si colloca nel mezzo, con un processo di configurazione semplice una volta completato la prima volta.
Quanto costa il cloud document management?
I prezzi variano ampiamente. Il cloud storage e gli strumenti per piccoli team partono gratis o a pochi euro per utente al mese. Le piattaforme DMS enterprise sono di solito a preventivo e prezzate per requisito. Una libreria documenti hosted funziona tipicamente con un abbonamento fisso piuttosto che tariffe per utente, il che la rende prevedibile man mano che il pubblico cresce.
