La gestione dei documenti per le associazioni causa spesso una frustrazione ben nota a molti team di membership. I soci contattano l’ufficio chiedendo dove trovare un modulo o una policy pubblicata mesi prima, e qualcuno deve recuperarla manualmente. I file esistono, ma sono difficili da raggiungere perché il software usato per gestire l’associazione non è mai stato progettato per rendere i documenti trovabili.
Ti suona familiare?
La soluzione è creare una raccolta di documenti ricercabile che risieda sul sito dell’associazione e funzioni insieme al sistema di membership già in uso. Questo è ciò che raccomando, e di seguito spiegherò dove si inserisce, cosa contiene e come mantenere privati i contenuti riservati.
What membership software leaves out
Il tuo software di gestione associativa è progettato per gestire la membership stessa: iscrizione, rinnovi, quote, il database dei soci, e-mail e registrazione agli eventi. I documenti tendono a essere un ripensamento, gestiti con un caricamento file di base o una lunga pagina di link nell’area soci.
Una pagina di link funziona fino a cinque file. Superata questa soglia, i soci non possono cercare, filtrare o capire quale versione sia aggiornata. Di conseguenza, rinunciano e scrivono una e-mail. Il lato documentale diventa silenziosamente il problema dell’ufficio, sprecando anche il tempo dei soci.
Pochissimi strumenti documentali riescono a risolvere questo problema. La maggior parte delle opzioni sul mercato è progettata per l’archiviazione e la condivisione interna di file. Non sono semplicemente concepite per pubblicare documenti e risorse come una raccolta in cui soci e pubblico possano cercare - eppure è esattamente ciò di cui le associazioni hanno bisogno.
Most associations need two types of document library
Una volta che si inizia a pubblicare documenti in modo corretto, la maggior parte delle associazioni scopre di avere in realtà due raccolte (anche se entrambe risiedono sullo stesso sito):
- Una raccolta pubblica che chiunque può sfogliare. Qui trovano posto statuti, relazioni annuali, newsletter e numeri arretrati, verbali di riunioni pubbliche e moduli di iscrizione. Funge anche da vetrina che mostra ai potenziali soci cosa si produce, motivo per cui una buona raccolta di risorse vale la pena di curare.
- Raccolta riservata ai soci protetta da login. Contiene atti di consiglio e commissioni, il registro soci, risorse formative, moduli di rinnovo e materiali per eventi accessibili solo ai soci in regola, analogamente a un portale soci.
Analizzando le associazioni che usano Document Library Pro, abbiamo scoperto che la grande maggioranza la utilizza per creare raccolte di PDF ricercabili. La maggior parte ha scelto di elencare i propri PDF in una tabella per i dati strutturati che visualizza su ogni documento.
Fitting a library around the system you already have
Se si sta creando una raccolta di documenti per la propria associazione, l’obiettivo dovrebbe essere farlo senza disturbare il sistema di membership già in uso. I soci non dovrebbero dover creare un secondo account o accedere a un sito separato per i documenti, e non è necessario spostare nessuno dei dati di membership.
Abbiamo progettato Document Library Pro per integrarsi in questo modo. Trasforma i file in un’unica raccolta ricercabile raccolta di documenti che i soci possono cercare, filtrare per categoria e visualizzare in anteprima nel browser senza scaricare. Possono scaricare un singolo file o selezionarne più e scaricarli insieme come ZIP.
Importantly, the document library fits into your existing members area. Whatever type of website or platform you use for the members area, you can embed your document libraries into it. If your association’s website is built on WordPress, then you can install the WordPress plugin. For all other platforms including Squarespace, Wix, Webflow, a custom site or an internal intranet, choose the hosted version and embed document libraries as needed. Either way, the library lives on the site members already visit.
Document Library Pro ha due funzionalità particolarmente utili per i documenti delle associazioni:
- Il modulo di invio front-end consente a commissioni o sezioni locali di caricare i propri documenti, con approvazione facoltativa per ciascuno. In questo modo la raccolta non è compito di una sola persona. A seconda del tipo di associazione, si può anche consentire ai soci di inviare documenti da condividere con gli altri soci nella raccolta.
- Se si pubblicano documenti nelle aree pubbliche del sito, la funzione di acquisizione e-mail consente di usare la raccolta come lead magnet per la membership. È un ottimo modo per trasformare una risorsa popolare in un lead. È lo stesso approccio usato da molti nonprofit per ampliare la propria lista di sostenitori.
Common questions from associations
Does a document library replace our association management software?
No. I due strumenti lavorano insieme. Il software di gestione associativa continua a gestire la membership, le quote e gli eventi. Document Library Pro gestisce i documenti, pubblicandoli come raccolta ricercabile che soci e pubblico possono sfogliare sul proprio sito.
How do we keep the members’ library private?
Sebbene Document Library Pro includa un’opzione di protezione con password per ogni raccolta, per la maggior parte delle associazioni raccomando di incorporare semplicemente la raccolta nell’area soci esistente. Già limitata ai soci, la raccolta erediterà automaticamente le stesse protezioni.
Can members add their own documents?
Sì. Un modulo di invio front-end consente a soci, commissioni o sezioni locali di caricare documenti direttamente, con la possibilità di tenerli in attesa di approvazione prima che appaiano nella raccolta.
Which platforms does it work on?
Installare Document Library Pro come plugin WordPress oppure configurare la versione hosted e incorporare le raccolte in qualsiasi altra piattaforma come Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna. Funziona sia se l’associazione è basata su WordPress sia se utilizza altro. Per saperne di più, visita la Associazioni di categoria .
Start with your most-requested documents
Non è necessario spostare tutto in una volta. Inizia con i file che i soci richiedono di più, come statuto, ultima newsletter e modulo di rinnovo, e inseriscili per primi in una raccolta ricercabile. Il resto può seguire man mano che si trova il tempo.
Così facendo, il software di membership continua a fare ciò che sa fare meglio, mentre i documenti trovano finalmente una casa adeguata. Quando sei pronto, iscriviti per una prova gratuita di 14 giorni di Document Library Pro and build a library your members turn to first. If your association is a registered nonprofit or charity, you can also claim 15% off through our pagina dello sconto per no profit.
