La capture de prospects vous permet de demander aux visiteurs leurs informations avant qu’ils puissent télécharger des documents depuis votre bibliothèque. Elle fait partie de Advanced plan de la version hébergée de Document Library Pro. Vous aurez donc besoin d’un abonnement Advanced ou d’un essai actif pour l’utiliser.
Lorsque la capture de prospects est activée, le clic sur un bouton de téléchargement ouvre un formulaire popup. Le visiteur doit remplir ce formulaire avant que le fichier ne soit disponible.
Activer la capture de prospects
Allez dans Réglages → Général et trouvez la Capture de prospects section. Activez la capture de prospects, puis saisissez l’adresse e-mail du destinataire qui doit recevoir une notification chaque fois qu’une personne remplit le formulaire. Les réglages vous permettent de contrôler qui voit le formulaire, quelles informations sont collectées et le texte affiché dans la fenêtre contextuelle.
Adresse e-mail du destinataire
Saisissez l’adresse qui doit être informée des nouveaux prospects. Chaque fois qu’un visiteur envoie le formulaire, vous recevrez un e-mail contenant les informations qu’il a saisies.
Ignorer pour les utilisateurs connectés
Cochez Ignorer pour les utilisateurs connectés pour ignorer le formulaire pour toute personne connectée à votre compte, c’est-à-dire vous et les membres d’équipe que vous avez invités. Vos visiteurs ne se connectent jamais, ils voient donc toujours le formulaire.
Texte du formulaire
Vous pouvez modifier le texte de chaque partie du popup :
- Texte du titre affiché en haut du formulaire.
- Texte d’introduction affiché sous le titre.
- Libellés du prénom, du nom et de l’adresse e-mail pour chaque champ.
- Texte de consentement à la confidentialité affiché à côté de la case à cocher de consentement (laissez vide pour masquer la case).
- Texte du bouton d’envoi.
- Message de confirmation affiché après l’envoi du formulaire.
- Texte du bouton de téléchargement affiché une fois le formulaire rempli.
Utilisez le Obligatoire pour décider si les champs prénom, nom et consentement à la confidentialité doivent être remplis avant que le formulaire puisse être envoyé.
Consentement à la confidentialité
Le formulaire peut inclure une case facultative de consentement à la confidentialité. Saisissez un texte dans le champ de consentement à la confidentialité et il apparaîtra à côté d’une case à cocher dans le popup. Laissez le champ vide et aucune case ne sera affichée. Vous pouvez également rendre le consentement obligatoire afin que les visiteurs ne puissent pas télécharger tant qu’ils n’ont pas coché la case. Il vous appartient de vous assurer que le texte respecte vos règles locales de protection des données, y compris le GDPR lorsqu’il s’applique.
Ce qui se passe après l’envoi du formulaire
Une fois qu’un visiteur envoie le formulaire, il voit votre message de confirmation et un bouton de téléchargement, puis le clic sur ce bouton lance le téléchargement. À partir de ce moment, il peut utiliser le reste de la bibliothèque sans remplir à nouveau le formulaire. En même temps, un e-mail de notification est envoyé à votre adresse destinataire, avec le nom du document qu’il essayait de télécharger et les informations qu’il a saisies.
Envoyer les prospects vers votre liste de diffusion ou votre CRM
En plus de vous envoyer un e-mail, Document Library Pro hébergé peut envoyer automatiquement chaque soumission à un service externe à l’aide d’un webhook. Dans les paramètres Lead Capture, saisissez votre Webhook URL. Chaque fois qu’une personne remplit le formulaire, les informations du prospect (comme le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le statut du consentement et le titre du document) sont envoyées à cette URL.
La plupart des plateformes de listes de diffusion, CRM et outils d’automatisation (par exemple Zapier ou Make) vous permettent de créer un webhook entrant qui vous fournit une URL à coller ici. Une fois connecté, vous pouvez utiliser cette plateforme pour ajouter le contact à une liste, lancer une séquence d’e-mails, prévenir votre équipe commerciale ou déclencher des actions de suivi en fonction du document téléchargé. Tout reste ainsi sans code : vous définissez l’URL du webhook une seule fois et votre bibliothèque hébergée gère le reste.
Protection anti-spam
Le formulaire inclut une protection anti-spam intégrée, vous n’avez donc pas besoin d’un service CAPTCHA tiers. Un champ honeypot masqué piège les bots automatisés, et le formulaire vérifie également la rapidité de l’envoi. S’il est envoyé quelques secondes après le chargement de la page, la soumission est traitée comme du spam.
Ce que les visiteurs peuvent voir avant de saisir leurs informations
Seuls les boutons de téléchargement obligent les visiteurs à remplir le formulaire. Tout le reste de la bibliothèque reste disponible normalement, y compris la consultation des documents et de leurs données dans le tableau, ainsi que l’utilisation des boutons de prévisualisation. Si vous ne voulez pas que les personnes prévisualisent les fichiers avant de fournir leurs coordonnées, désactivez les aperçus de documents dans l’onglet Affichage de vos réglages.
Si vous avez besoin de restrictions plus fortes, l’offre Advanced inclut également la protection par mot de passe, afin que vous puissiez verrouiller votre bibliothèque de tous les documents ou toute bibliothèque que vous avez créée derrière un mot de passe.
Durée de l’accès
Après avoir envoyé le formulaire, les visiteurs peuvent continuer à utiliser la bibliothèque sans le revoir. L’accès est mémorisé dans un cookie de leur navigateur, donc un visiteur qui revient avec un autre navigateur ou appareil remplit à nouveau le formulaire.