Añades y editas documentos en la pantalla Añadir un documento . Cada documento puede ser un archivo que subes o un enlace a un archivo alojado en otro sitio. Puedes construir tu biblioteca documento a documento o importar un lote entero de una vez. Incluso puedes dejar que los visitantes envíen sus propios documentos from the front end of your site, which you approve before they go live. On the Advanced plan, you can even sync a Google Drive or Dropbox folder, so documents create themselves and stay in sync.
Subir un archivo o enlazar a una URL
En la parte superior del formulario, elige Subir un archivo o Enlazar a una URL. Para subirlo, arrastra un archivo a la zona de destino o haz clic en Elegir archivo. Puedes añadir casi cualquier cosa así, incluidos PDF, documentos de Word y Excel, diapositivas de PowerPoint, imágenes, audio y vídeo. Para apuntar a un archivo que ya está en línea, cambia al modo URL y pega su dirección web, algo práctico para archivos de Google Drive, vídeos de YouTube o cualquier contenido alojado en otro sitio. Para los archivos enlazados puedes escribir opcionalmente el File size, ya que solo podemos medirlo en los archivos que subes tú. Consulta qué tipos y tamaños de archivo puedes añadir para más información.
Añadir un título y una descripción
Dale al documento un Título, el único campo obligatorio. La Descripción opcional usa un editor completo, así que puedes incluir texto con formato, imágenes o medios insertados que se muestran junto al documento en tu biblioteca.
Organizar con categorías, etiquetas y autores
A la derecha, asigna Categorías, Tags, y Autores. Estos alimentan los filtros de tu biblioteca y te permiten acotar bibliotecas separadas a temas concretos. Puedes crear una categoría o etiqueta nueva ahí mismo sin salir de la pantalla, y se añade automáticamente a tu lista principal.
Añadir una imagen destacada
Use Imagen destacada para adjuntar una miniatura, especialmente útil en el diseño de cuadrícula. Si subes un PDF o una imagen y lo dejas en blanco, intentamos generar una miniatura a partir del archivo, así que muchos documentos obtienen una imagen de vista previa sin trabajo adicional.
Importar muchos documentos a la vez
Si tienes muchos documentos que añadir, no hace falta introducirlos uno a uno. En la pantalla plan Advanced puedes abrir la página Importar page and add documents in bulk in one of two ways: by dropping a batch of files, or by importing a spreadsheet. Either method can create hundreds of documents in a single pass. And if your files already live in Google Drive or Dropbox, folder sync can skip the import altogether by keeping a category in sync with the folder.
Subida masiva arrastrando archivos
La opción más rápida es arrastrar un grupo de archivos directamente a la página Importar. Creamos un documento por cada archivo, usando el nombre del archivo como título inicial (se quita la extensión y los guiones pasan a ser espacios). Una vez dentro los archivos, puedes abrir cualquier documento para retocar su título, añadir una descripción o asignar categorías y etiquetas.
Importar desde una hoja de cálculo (CSV)
Para trasladar información más rica, como descripciones, categorías y enlaces, importa un archivo CSV. Prepara una hoja de cálculo con una columna por cada dato y una fila por documento, con una fila de encabezados arriba, y luego guárdala o expórtala como CSV. En la página Importar, sube el archivo y nosotros emparejamos tus encabezados con los campos de documento correspondientes. Puedes ajustar cualquiera de esas correspondencias antes de ejecutar la importación y dejar que cree todos los documentos de una vez.
Las columnas que puedes incluir son:
- Título (obligatorio): el nombre del documento.
- Descripción y excerpt: contenido más largo y un resumen breve, ambos admiten texto plano o HTML.
- URL del archivo: una dirección web pública de un archivo que quieres que llevemos a tu biblioteca, para que quede alojado y descargable igual que un archivo subido.
- Link URL: una dirección web que quieres mantener como enlace externo en lugar de importar el archivo, por ejemplo un vídeo o una página de otro sitio.
- Featured image URL: una dirección pública de imagen que descargamos y establecemos como miniatura del documento.
- File size: solo hace falta para los documentos enlazados, ya que el tamaño de todo lo que alojamos por ti lo calculamos nosotros.
- Categorías y tags: los que aún no existen se crean durante la importación. Usa un signo mayor que para anidar un elemento hijo dentro de uno padre, por ejemplo
Informes > 2026. - Author: el nombre visible que se muestra junto al documento.
- Published: establece TRUE o FALSE para controlar si cada documento se publica o queda como borrador.
Sustituir un documento
Para cambiar el archivo que hay detrás de un documento existente, ábrelo y suelta un archivo nuevo en la zona de subida, donde ahora pone Suelta un archivo nuevo para sustituirlo. El documento conserva su título, su enlace y sus ajustes. Consulta cómo actualizar y sustituir documentos para todos los detalles.
Caducidad e historial de versiones
En el plan Avanzado también puedes establecer una Fecha de caducidad, tras la cual el documento se oculta de tu biblioteca, y mantener un historial de versiones , de modo que al sustituir un archivo se conserve la versión anterior. Consulta caducidad de documentos y control de versiones.
Más información: también puedes dejar que los visitantes añadan documentos por su cuenta. Consulta aceptar envíos de documentos de los visitantes.