Este documento explica cómo mover documentos de SharePoint a Document Library Pro. Gestionas la importación en dos fases: descarga los archivos de SharePoint y luego impórtalos en tu biblioteca. Una sincronización no es la herramienta adecuada para este traslado, porque sincronizar mantendría los documentos dependientes de SharePoint.
Descarga tus archivos de SharePoint
Para unos cientos de archivos, usa SharePoint en tu navegador. Abre la biblioteca de documentos en SharePoint, selecciona los archivos o carpetas que quieras y elige Descargar. SharePoint los empaqueta en un archivo zip.
Microsoft publica estos límites para descargar archivos y carpetas de OneDrive o SharePoint.
- 250GB por archivo
- 10.000 archivos en una sola descarga
- 10.000 archivos por carpeta
- 10GB por archivo zip cuando el contenido ya está comprimido, y 20GB en total
- Los blocs de notas de OneNote no se pueden descargar. En su lugar, recibes un archivo de error.
- No puedes descargar en lote desde la vista Compartido. Tienes que descargar desde la propia biblioteca.
- SharePoint Server 2019 local no puede hacer descargas de varios archivos.
Para bibliotecas más grandes, usa la app de sincronización de OneDrive. La propia recomendación de Microsoft por encima de 10.000 archivos es sincronizar la biblioteca con un ordenador, esperar a que OneDrive termine de descargarlo todo y luego copiar la carpeta a algún lugar fuera de OneDrive. Necesitas suficiente espacio en disco para toda la biblioteca, y el proceso puede tardar mucho.
Mantén intacta la estructura de carpetas cuando copies los archivos. No pongas todas las carpetas en un solo lugar, porque las carpetas se convertirán en categorías más adelante.
Qué no se transfiere
Las columnas de metadatos, el historial de versiones y los permisos de SharePoint no viajan con los archivos descargados. Obtienes los archivos y la estructura de carpetas. Las categorías y etiquetas de Document Library Pro cubren lo que la mayoría de las bibliotecas usaban columnas de metadatos para gestionar.
Planifica tus categorías antes de importar
Las carpetas se convierten en categorías en Document Library Pro. Las categorías controlan los filtros que usan los visitantes, y se admiten categorías anidadas. Escribe una categoría hija como Parent > Child, por ejemplo Reports > Board minutes.
Decide qué documentos pertenecen a una biblioteca protegida antes de importarlos. Esto afecta a cómo publicas la biblioteca terminada.
Importa tus documentos
Puedes importar documentos desde la Importar página de dos formas. Ambos métodos están disponibles en el plan Advanced.
El primer método consiste en arrastrar un grupo de archivos a la página Carga masiva. Se crea un documento por cada archivo y se usa el nombre del archivo como título, sin la extensión y con los guiones convertidos en espacios. Por ejemplo, board-minutes-march.pdf se convierte en board minutes march. Los nombres de archivo de SharePoint suelen estar desordenados, así que compruébalos antes de importarlos en lugar de cambiar el nombre de los documentos después.
El segundo método consiste en importar una hoja de cálculo como archivo CSV. Esta suele ser la mejor opción después de SharePoint, porque puedes definir títulos y categorías para cada documento antes de que nada se publique. Crea la hoja de cálculo a partir del listado de carpetas, con una fila por documento, una columna por campo y una fila de encabezado en la parte superior.
Sube el archivo CSV en la página Carga masiva. Los encabezados de tus columnas se vinculan automáticamente a nuestros campos. Comprueba las coincidencias, ajusta las que sean incorrectas y ejecuta la importación.
Puedes incluir las columnas siguientes.
- Nombre es obligatorio. Es el título del documento.
- Contenido es la descripción del documento, como texto sin formato o HTML.
- Extracto es un breve resumen del documento.
- URL del archivo es una dirección web pública de un archivo para traerlo a la biblioteca, de modo que quede alojado y se pueda descargar.
- URL directa es una dirección web que permanece como enlace externo en lugar de importarse.
- URL de la imagen destacada es una dirección pública de imagen, que se descarga y se establece como miniatura.
- Tamaño del archivo solo es necesario para los documentos enlazados, ya que el tamaño de todo lo que alojamos por ti se calcula automáticamente.
- Categorías y etiquetas se crean durante la importación si no existen, y Parent > Child las anida.
- Autores del documento es el nombre del autor que aparece junto al documento.
- Published es TRUE o FALSE. Esto controla si el documento se publica o permanece como borrador.
Consulta Subida masiva para ver la referencia completa de importación.
Publica la biblioteca y configura el acceso
- Abre Publicar biblioteca en el escritorio.
- Copia el código de inserción. Incluye un iframe y un pequeño script de redimensionamiento.
- Añade el sitio en el que estás incrustando la biblioteca al cuadro de dominios permitidos.
- Pega el código de inserción en tu página.
Tu biblioteca también funciona como página independiente en your-slug.documentlibrary.app, o en tu propia dirección de marca.
Para bibliotecas que no deberían ser públicas, usa protección con contraseña o incrusta la biblioteca dentro de un sitio que ya tenga su propio inicio de sesión. Consulta publicar tu biblioteca para ver todos los pasos de publicación.
Revisa tus documentos escaneados
La búsqueda cubre el texto dentro de archivos PDF, Word, Excel y PowerPoint. Un PDF escaneado es una imagen de una página, así que no hay texto dentro que indexar. Solo se puede encontrar por su título, descripción y categorías.
Identifica los documentos escaneados durante la importación siempre que sea posible. Dales títulos y descripciones claros para que los visitantes aún puedan encontrarlos. Consulta búsqueda de la biblioteca de documentos para saber más sobre qué incluye la búsqueda.
Lectura adicional: consulta migrar desde SharePoint para ver una guía más completa sobre cómo planificar una migración desde SharePoint.