La gestione dei documenti per le associazioni causa spesso una frustrazione ben nota a molti team di membership. I soci contattano l’ufficio chiedendo dove trovare un modulo o una policy pubblicata mesi prima, e qualcuno deve recuperarla manualmente. I file esistono, ma sono difficili da raggiungere perché il software usato per gestire l’associazione non è mai stato progettato per rendere i documenti trovabili.
Ti suona familiare?
La soluzione è creare una libreria di documenti ricercabile che risieda sul sito dell’associazione e funzioni insieme al sistema di membership già in uso. Questo è ciò che raccomando, e di seguito spiegherò dove si inserisce, cosa contiene e come mantenere privati i contenuti riservati.
Cosa lascia fuori il software di membership
Il tuo software di gestione associativa è progettato per gestire la membership stessa: iscrizione, rinnovi, quote, il database dei soci, e-mail e registrazione agli eventi. I documenti tendono a essere un ripensamento, gestiti con un caricamento file di base o una lunga pagina di link nell’area soci.
Una pagina di link funziona fino a cinque file. Superata questa soglia, i soci non possono cercare, filtrare o capire quale versione sia aggiornata. Di conseguenza, rinunciano e scrivono una e-mail. Il lato documentale diventa silenziosamente il problema dell’ufficio, sprecando anche il tempo dei soci.
Pochissimi strumenti documentali riescono a risolvere questo problema. La maggior parte delle opzioni sul mercato è progettata per l’archiviazione e la condivisione interna di file. Non sono semplicemente concepite per pubblicare documenti e risorse come una libreria in cui soci e pubblico possano cercare - eppure è esattamente ciò di cui le associazioni hanno bisogno.
La maggior parte delle associazioni ha bisogno di due tipi di libreria di documenti
Una volta che si inizia a pubblicare documenti in modo corretto, la maggior parte delle associazioni scopre di avere in realtà due librerie (anche se entrambe risiedono sullo stesso sito):
- Una libreria pubblica che chiunque può sfogliare. Qui trovano posto statuti, relazioni annuali, newsletter e numeri arretrati, verbali di riunioni pubbliche e moduli di iscrizione. Funge anche da vetrina che mostra ai potenziali soci cosa si produce, motivo per cui una buona libreria di risorse vale la pena di curare.
- Libreria riservata ai soci protetta da login. Contiene atti di consiglio e commissioni, il registro soci, risorse formative, moduli di rinnovo e materiali per eventi accessibili solo ai soci in regola, analogamente a un portale soci.
Analizzando le associazioni che usano Document Library Pro, abbiamo scoperto che la grande maggioranza la utilizza per creare librerie di PDF ricercabili. La maggior parte ha scelto di elencare i propri PDF in una tabella per i dati strutturati che visualizza su ogni documento.
Adattare una libreria al sistema già in uso
Se si sta creando una libreria di documenti per la propria associazione, l’obiettivo dovrebbe essere farlo senza disturbare il sistema di membership già in uso. I soci non dovrebbero dover creare un secondo account o accedere a un sito separato per i documenti, e non è necessario spostare nessuno dei dati di membership.
Abbiamo progettato Document Library Pro per integrarsi in questo modo. Trasforma i file in un’unica libreria ricercabile libreria di documenti che i soci possono cercare, filtrare per categoria e visualizzare in anteprima nel browser senza scaricare. Possono scaricare un singolo file o selezionarne più e scaricarli insieme come ZIP.
La libreria di documenti si inserisce nell’area soci esistente. Qualunque tipo di sito web o piattaforma si utilizzi per l’area soci, è possibile incorporarvi le librerie di documenti. Se il sito dell’associazione è costruito su WordPress, si può installare il plugin WordPress. Per tutte le altre piattaforme, tra cui Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna, scegliere la versione hosted e incorporare le librerie dove necessario. In entrambi i casi, la libreria risiede nel sito che i soci già visitano.
Document Library Pro ha due funzionalità particolarmente utili per i documenti delle associazioni:
- Il modulo di invio front-end consente a commissioni o sezioni locali di caricare i propri documenti, con approvazione facoltativa per ciascuno. In questo modo la libreria non è compito di una sola persona. A seconda del tipo di associazione, si può anche consentire ai soci di inviare documenti da condividere con gli altri soci nella libreria.
- Se si pubblicano documenti nelle aree pubbliche del sito, la funzione di acquisizione e-mail consente di usare la libreria come lead magnet per la membership. È un ottimo modo per trasformare una risorsa popolare in un lead. È lo stesso approccio usato da molti nonprofit per ampliare la propria lista di sostenitori.
Domande frequenti delle associazioni
Una libreria di documenti sostituisce il nostro software di gestione associativa?
No. I due strumenti lavorano insieme. Il software di gestione associativa continua a gestire la membership, le quote e gli eventi. Document Library Pro gestisce i documenti, pubblicandoli come libreria ricercabile che soci e pubblico possono sfogliare sul proprio sito.
Come mantenere privata la libreria dei soci’?
Sebbene Document Library Pro includa un’opzione di protezione con password per ogni libreria, per la maggior parte delle associazioni raccomando di incorporare semplicemente la libreria nell’area soci esistente. Già limitata ai soci, la libreria erediterà automaticamente le stesse protezioni.
I soci possono aggiungere i propri documenti?
Sì. Un modulo di invio front-end consente a soci, commissioni o sezioni locali di caricare documenti direttamente, con la possibilità di tenerli in attesa di approvazione prima che appaiano nella libreria.
Su quali piattaforme funziona?
Installare Document Library Pro come plugin WordPress oppure configurare la versione hosted e incorporare le librerie in qualsiasi altra piattaforma come Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna. Funziona sia se l’associazione è basata su WordPress sia se utilizza altro. Per saperne di più, visita la Associazioni di categoria .
Inizia con i documenti più richiesti
Non è necessario spostare tutto in una volta. Inizia con i file che i soci richiedono di più, come statuto, ultima newsletter e modulo di rinnovo, e inseriscili per primi in una libreria ricercabile. Il resto può seguire man mano che si trova il tempo.
Così facendo, il software di membership continua a fare ciò che sa fare meglio, mentre i documenti trovano finalmente una casa adeguata. Quando sei pronto, iscriviti per una prova gratuita di 14 giorni di Document Library Pro e crea una libreria di riferimento per i tuoi soci.
