La gestion de documents pour les collectivités locales consiste à offrir à un conseil un seul endroit pour stocker, organiser et publier les documents auxquels le public a droit d'accès. Cela comprend les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions, les budgets, les politiques et les registres d'actifs.
La plupart des conseils n'ont pas besoin de logiciels d'entreprise lourds pour leur gestion documentaire. Le plus souvent, ils ont simplement besoin d'une bibliothèque consultable publiée sur leur site web existant.
Les conseils sont particuliers en ce qu'une grande partie de leurs documents doivent être publics par défaut. Les règles de transparence dans la plupart des pays traitent les ordres du jour, les procès-verbaux, les comptes et les politiques comme des documents que toute personne peut demander à consulter. Rendre les documents publics par défaut permet également de gagner du temps sur le traitement manuel des demandes d'accès à l'information. Tout cela fait de la publication une évidence - les conseils savent qu'ils doivent publier ces documents sur leur site web, et la question est de trouver le meilleur système de gestion documentaire pour le faire.
En tant que créateurs de Document Library Pro, nous constatons à quel point ce besoin est fréquent au sein de ces organisations. Dans notre propre analyse de 500 sites utilisant le logiciel, les organismes gouvernementaux et les conseils paroissiaux représentaient environ un utilisateur sur six. Ils avaient tous rencontré le même problème : un flux continu de documents publics et aucun endroit ordonné pour les stocker.
Ma recommandation pour presque tout conseil est une bibliothèque de documents consultable sur le site web qu'il gère déjà, et j'expliquerai comment et pourquoi procéder ainsi avec Document Library Pro. Je couvrirai ce que les conseils doivent publier, pourquoi la page de liens habituelle est insuffisante, à quoi ressemble une bibliothèque correcte avec un exemple réel, et comment la maintenir à jour.
Ce que les conseils sont tenus de publier
Presque tous les conseils sont soumis à des règles de transparence qui obligent à rendre certains documents accessibles au public. La liste exacte dépend de votre localisation, mais la logique est la même : ils doivent mettre à la disposition des résidents les documents montrant comment l'argent public est dépensé et comment les décisions sont prises.
Aux États-Unis, les lois sur les réunions ouvertes et les documents publics - souvent appelées "sunshine laws" - varient d'un État à l'autre. En général, elles obligent les conseils à publier les ordres du jour des réunions à l'avance, à publier les procès-verbaux après les réunions, et à traiter la plupart des documents tels que les contrats, les budgets et les rapports comme accessibles à la consultation. Les délais et les détails varient, il est donc toujours utile de vérifier le statut de votre propre État.
En Angleterre, les conseils plus petits disposent d'une liste encore plus précise. En vertu du code de transparence pour les petites autoritésdu gouvernement britannique, les conseils paroissiaux et municipaux dont le chiffre d'affaires est inférieur à 25 000 £ ont une liste définie à publier. Elle comprend les dépenses supérieures à 100 £, les projets de procès-verbaux dans le mois suivant chaque réunion, les ordres du jour au moins trois jours ouvrables à l'avance, et les détails des terrains et bâtiments dont ils sont propriétaires.
Tous ces documents doivent figurer sur un site web accessible au public, en consultation gratuite. Où que se trouve le conseil, l'obligation est la même dans l'esprit. Les résidents ont le droit de trouver ces documents, ce qui fait essentiellement d'un système de gestion documentaire avec une bonne accessibilité une obligation légale plutôt qu'un supplément optionnel.
Le problème des documents enfouis dans des pages web
La plupart des conseils s'acquittent de leur obligation de publication, mais ils le font de la pire façon possible pour leurs résidents. Les fichiers sont publiés sous forme d'une longue liste de liens sur une page web, ou pire, dispersés sur plusieurs pages sans emplacement unique. Cela compte techniquement comme un partage d'informations. Ce n'est tout simplement pas utilisable, ce qui va à l'encontre de l'esprit d'ouverture.
Les problèmes commencent pour les conseils qui doivent publier plus qu'une poignée de documents. Cela s'applique à une grande partie des organismes gouvernementaux. Par exemple, un conseil produit des procès-verbaux chaque mois, des ordres du jour avant chaque réunion, des comptes chaque année, plus des documents d'urbanisme, des politiques et des avis en plus. En un ou deux ans, cette page compte des centaines de liens, et un résident cherchant les procès-verbaux de mars dernier doit faire défiler et scruter la page pour les trouver.
C'est aussi fragile. Lorsqu'une personne gère la page manuellement, les fichiers sont téléchargés sous des noms incohérents et les liens se cassent lors de la reconstruction du site. Les anciens documents côtoient les documents actuels sans moyen de distinguer les uns des autres.
Dans ces situations, bien que le conseil ait respecté la lettre de la règle, il a également rendu l'information presque impossible à utiliser. C'est exactement le contraire de ce à quoi sert la transparence !
La solution est la même que celle que vous appliqueriez pour organiser des documents sur n'importe quel lecteur : donner aux fichiers une structure claire. La différence pour un conseil est qu'une partie de la structure de gestion documentaire doit se trouver à un endroit accessible aux résidents, et non sur un ordinateur du personnel ou un intranet privé.
Comment créer une bibliothèque de documents publique et consultable
Une bibliothèque de documents consultable transforme cette interminable page de liens en quelque chose que les résidents peuvent utiliser. Au lieu de faire défiler la page, un visiteur saisit un mot-clé ou filtre par catégorie, comme le type de réunion ou l'année, et accède directement au fichier recherché. C'est la mission pour laquelle nous avons conçu Document Library Pro.
Document Library Pro prend les fichiers qu'un conseil produit déjà et les publie sous forme d'une bibliothèque de documents consultableet structurée. Les visiteurs peuvent rechercher par mot-clé et filtrer par catégorie, comme le comité ou l'année. Ils peuvent prévisualiser un document dans le navigateur sans le télécharger, télécharger ce dont ils ont besoin, ou sélectionner plusieurs fichiers et les télécharger ensemble dans un seul ZIP.
Pour un résident cherchant un ensemble spécifique de procès-verbaux ou un rapport budgétaire, c'est la différence entre dix secondes et dix minutes. Pour les conseils en particulier, quelques fonctionnalités sont particulièrement utiles :
- Catégories et filtres. Regroupez les documents par comité, type de réunion, année ou sujet, afin qu'un résident trouve l'ordre du jour ou la politique appropriés sans parcourir une longue liste de liens.
- Liens stables et permanents. Chaque document conserve une adresse fixe, de sorte qu'un lien vers une politique dans un avis ou un e-mail fonctionne encore des mois plus tard.
- Prévisualisation dans le navigateur. Un résident peut lire un document sur la page avant de décider de le télécharger, ce qui convient aux longs dossiers de réunion que personne ne souhaite enregistrer par accident.
- Contrôle d'accès selon vos besoins. Gardez les documents publics accessibles à tous, tout en restreignant les documents internes occasionnels, tels que les brouillons ou les fichiers réservés aux conseillers, par mot de passe.
Bien que Document Library Pro dispose d'une protection par mot de passe intégrée, l'approche la plus sûre pour les fichiers privés est de placer la bibliothèque restreinte dans une partie du site qui nécessite déjà une connexion. Le fichier est alors protégé, et pas seulement masqué dans la recherche de la bibliothèque.
Document Library Pro fonctionne sur la plateforme utilisée par le site web d'un conseil. Nous l'avons initialement conçu comme un plugin WordPress, et il est toujours disponible de cette façon. Cependant, il fonctionne désormais également comme une bibliothèque hébergée que vous pouvez intégrer sur toute autre plateforme. Un conseil sur Squarespace, Wix, Webflow ou un site personnalisé peut publier la même bibliothèque consultable sans migrer vers un nouveau système. La bibliothèque est hébergée sur le site propre du conseil, ce qui est bien mieux que de proposer un portail séparé que le personnel et les résidents doivent apprendre.
Conseil pro : Si vous commencez avec des années de procès-verbaux et d'ordres du jour existants, ajoutez-les par lots plutôt que d'importer tout l'historique en une seule fois. Une importation très volumineuse peut être lente. Une fois les anciens documents intégrés, il est facile de suivre chaque nouvelle réunion.
Exemple concret : Albury Parish Council
Pour vous aider à visualiser ce à quoi tout cela ressemble, il est utile d'observer un conseil qui utilise déjà ce système. Albury Parish Council, une petite collectivité locale en Angleterre, publie ses documents publics sous forme de bibliothèque consultable sur son propre site web, plutôt que sous forme de liste de liens :
Leur configuration correspond exactement à ce que visent les règles de transparence. Les procès-verbaux, les ordres du jour, les documents financiers et les politiques sont regroupés en un seul endroit, classés par catégories. Un résident peut rechercher ce dont il a besoin et y accéder en quelques clics, ce qui satisfait aux obligations de publication du conseil et sert les personnes pour lesquelles ces obligations existent.
Albury n'est pas un cas isolé. Dans les sites de conseils et d'organismes gouvernementaux de notre analyse, nous avons constamment observé la même configuration : un tableau consultable de PDF, filtrés par catégorie, contenant des procès-verbaux, des ordres du jour, des documents financiers et des politiques.
Les PDF sont de loin le type de fichier le plus courant publié par ces conseils, et la disposition en tableau est le choix le plus populaire en raison du détail structuré qu'il affiche pour chaque document. Je partage ce choix car la vue en tableau est le format le plus facile pour rechercher et parcourir un grand nombre de procès-verbaux et autres documents.
Il est intéressant de noter à quel point la configuration est simple et abordable. Albury n'a pas commandé un système sur mesure ni migré vers un logiciel d'entreprise. Ils ont simplement ajouté une bibliothèque au site web qu'ils avaient déjà, ce qui est la voie réaliste pour presque toute commune ou ville.
Vous pouvez voir comment d'autres organisations gèrent leur documentation sur notre page conseils et gouvernement .
Maintenir les documents à jour et conformes
Publier les documents n'est que la moitié du travail. Votre bibliothèque ne mérite la confiance des résidents que si elle reste à jour. Elle perd rapidement cette confiance lorsque le budget de l'année dernière est en tête de liste, ou qu'une politique remplacée apparaît encore en premier résultat.
Deux habitudes simples :
- Définissez la durée pendant laquelle chaque type de document reste disponible et le moment où il est archivé ou remplacé. Pour un conseil, cela est en partie fixé par la loi et en partie à votre discrétion - c'est essentiellement une politique de conservation appliquée à ce que vous publiez.
- Confiez à une personne la responsabilité claire de la bibliothèque, même si d'autres peuvent y téléverser des documents, afin qu'un nouveau jeu de procès-verbaux soit publié dans les délais et que rien ne passe entre les mailles du filet.
Aucune de ces mesures ne prend beaucoup de temps, et ensemble, elles font la différence entre une bibliothèque sur laquelle les résidents peuvent compter et une bibliothèque en laquelle ils cessent d'avoir confiance. La même discipline profite à toute organisation ayant des obligations de publication, d'un conseil paroissial à une association de propriétaires soumise à ses propres règles de partage de documents.
Document Library Pro est également doté d'un contrôle de version intégré. Activez cette fonctionnalité pour conserver un historique clair des versions de chaque document et vous assurer qu'il est toujours évident quelle est la version actuelle.
Questions fréquentes sur la gestion documentaire pour les collectivités
Quelle est la meilleure façon pour un conseil de publier des documents en ligne ?
Pour plus qu'une poignée de fichiers, la meilleure approche est une bibliothèque de documents consultable sur le site web propre du conseil, plutôt qu'une longue page de liens ou un dossier cloud partagé.
Une bibliothèque permet aux résidents de rechercher et de filtrer pour trouver le document dont ils ont besoin, maintient chaque fichier à une adresse stable, et vous permet de séparer les documents publics ouverts des documents internes occasionnels. Elle centralise également tout sur le site web que les gens associent déjà au conseil.
Les petits conseils ont-ils besoin d'un logiciel de gestion documentaire dédié ?
La plupart des petits conseils n'en ont pas besoin. Les systèmes de gestion documentaire d'entreprise sont conçus pour les grandes équipes internes et les processus de conformité complexes, ce qui dépasse les besoins ou les moyens de la plupart des conseils paroissiaux et municipaux. Ce dont un petit conseil a généralement besoin, c'est d'un moyen clair et consultable de publier les documents publics sur son site web existant, ce qu'une bibliothèque de documents gère sans le coût ou la complexité d'un logiciel d'entreprise complet.
Comment un conseil peut-il garder certains documents privés ?
Utilisez le contrôle d'accès pour restreindre une bibliothèque, ou des documents individuels, à des utilisateurs, des rôles ou un mot de passe spécifiques, tout en gardant les documents publics accessibles à tous. Pour les fichiers véritablement sensibles, placez la bibliothèque restreinte dans une partie du site qui nécessite déjà une connexion, afin que le fichier lui-même soit protégé et pas seulement masqué dans la recherche de la bibliothèque.
Document Library Pro peut-il être utilisé par un conseil sur n'importe quel site web ?
Oui. Document Library Pro fonctionne comme un plugin WordPress et peut également être intégré sur d'autres plateformes, notamment Squarespace, Wix, Webflow, un site personnalisé ou un intranet interne. Il publie les fichiers d'un conseil sous forme de bibliothèque consultable et filtrable que vous pouvez rendre entièrement publique ou restreindre à des personnes spécifiques, ce qui convient que le site du conseil fonctionne sur WordPress ou autre chose.
Facilitez la recherche de documents pour votre conseil
Pour la plupart des conseils, une bonne gestion documentaire repose sur une chose. Donnez aux ordres du jour, comptes rendus, comptes et politiques que vous publiez déjà un espace de recherche unique sur votre propre site web, avec les documents publics accessibles librement et les fichiers sensibles protégés par une connexion.
Une fois cela en place, vous passerez moins de temps à répondre aux questions “où trouver” et à recréer des liens brisés, et plus de temps sur le travail pour lequel les habitants ont élu le conseil.
Lorsque vous êtes prêt à en configurer un, vous pouvez essayer Document Library Pro gratuitement pendant 14 jours et offrir à vos habitants une bibliothèque publique sur laquelle ils peuvent compter.
