Dokumentenmanagement für Vereine verursacht oft einen Frust, den die meisten Mitgliedschaftsteams gut kennen. Mitglieder schreiben dem Büro und fragen, wo sie ein Formular oder eine Richtlinie finden können, die Sie vor Monaten veröffentlicht haben, und jemand muss es von Hand heraussuchen. Die Dateien existieren, aber sie sind schlecht auffindbar, da die Software, mit der Sie Ihren Verein betreiben, nie darauf ausgelegt war, Dokumente auffindbar zu machen.
Klingt vertraut?
Die Lösung besteht darin, eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek zu erstellen, die auf der Website Ihres Verbandes angesiedelt ist und mit dem bereits bezahlten Mitgliedschaftssystem zusammenarbeitet. Das ist meine Empfehlung, und im Folgenden werde ich erklären, wo sie ihren Platz findet, was sie enthalten sollte und wie die sensiblen Teile privat gehalten werden können.
Was Mitgliedschaftssoftware weglässt
Dein Verbandsmanagement-Software ist darauf ausgelegt, die Mitgliedschaft zu verwalten: Beitritte, Verlängerungen, Beiträge, die Mitgliederdatenbank, E-Mail- und Veranstaltungsanmeldungen. Dokumente sind oft ein nachträglicher Gedanke, der mit einem einfachen Dateiupload oder einer langen Linkliste im Mitgliederbereich gehandhabt wird.
Eine Linkseite funktioniert für bis zu fünf Dateien. Wenn Sie darüber hinausgehen, können Mitglieder sie nicht durchsuchen, sie nicht filtern und nicht erkennen, welche Version die aktuelle ist. Infolgedessen geben sie auf und schreiben Ihnen stattdessen eine E-Mail. Die Dokumentenseite wird leise zum Problem des Büros, während sie auch die Zeit Ihrer Mitglieder verschwendet.
Nur sehr wenige Dokumententools können dieses Problem beheben. Das liegt daran, dass die meisten Optionen auf dem Markt für die Speicherung und den internen Dateiaustausch konzipiert sind. Sie sind einfach nicht dafür ausgelegt, Dokumente und Ressourcen als Bibliothek zu veröffentlichen, die Mitglieder und die Öffentlichkeit durchsuchen können - und doch ist es genau das, was Verbände benötigen.
Die meisten Verbände benötigen zwei Arten von Dokumentenbibliotheken
Sobald Sie anfangen, Dokumente ordnungsgemäß zu veröffentlichen, stellen die meisten Verbände fest, dass sie eigentlich zwei Bibliotheken haben (auch wenn beide auf derselben Website stehen):
- Eine öffentliche Bibliothek die jeder durchsuchen kann. Hier sind Ihre Satzung, Ihr Jahresbericht, Newsletter und ältere Ausgaben, Protokolle öffentlicher Sitzungen und Beitrittsformulare untergebracht. Er dient auch als Schaufenster, das potenziellen Mitgliedern zeigt, was Sie produzieren. Deshalb muss ein gutes öffentliches Ressourcenbibliothek gibt es wert ist, richtig gemacht zu werden.
- Eine Bibliothek nur für Mitglieder hinter einem Login. Dies umfasst Sitzungs- und Ausschussunterlagen, das Mitgliederverzeichnis, Schulungsressourcen, Verlängerungsformulare und Veranstaltungsmaterialien, auf die nur zahlende Mitglieder zugreifen sollten, ähnlich wie Mitgliederportal.
Als wir Assoziationen analysierten, die Document Library Pro nutzen, stellten wir fest, dass die überwiegende Mehrheit es zur Erstellung von durchsuchbaren PDF-Bibliotheken. Die meisten entschieden sich dafür, ihre PDFs in einer Tabelle aufzulisten, da diese strukturierte Daten zu jedem Dokument anzeigt.
Eine Bibliothek passend zum bestehenden System
Wenn Sie eine Dokumentenbibliothek für Ihren Verein erstellen, sollte es Ihr Ziel sein, dies zu tun, ohne das bestehende Mitgliedschaftssystem zu stören. Mitglieder sollten kein zweites Konto oder eine separate Website benötigen, um auf Dokumente zugreifen zu können, und Sie sollten keine Ihrer Mitgliedsdaten verschieben müssen.
Wir haben Document Library Pro so entwickelt, dass es sich nahtlos einfügt. Es verwandelt Ihre Dateien in eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek damit Mitglieder im Browser suchen, nach Kategorie filtern und eine Vorschau anzeigen können, ohne herunterladen zu müssen. Sie können eine einzelne Datei auswählen oder mehrere auswählen und diese zusammen als ZIP-Datei herunterladen.
Wichtiger ist, dass die Dokumentenbibliothek in Ihren bestehenden Mitgliederbereich passt. Unabhängig davon, welche Art von Website oder Plattform Sie für den Mitgliederbereich verwenden, können Sie Ihre Dokumentenbibliotheken darin einbetten. Wenn die Website Ihres Vereins auf WordPress basiert, können Sie das WordPress-Plugin installieren. Für alle anderen Plattformen, einschließlich Squarespace, Wix, Webflow, einer benutzerdefinierten Website oder einem internen Intranet, wählen Sie die gehostete Version und betten Sie Dokumentenbibliotheken nach Bedarf ein. In jedem Fall befindet sich die Bibliothek auf der Website, die die Mitglieder bereits besuchen.
Document Library Pro bietet zwei Funktionen, die für Dokumente von Verbänden besonders nützlich sind:
- Über das Eingabeformular im Frontend können Ausschüsse oder Ortsverbände ihre eigenen Dokumente hochladen, wobei jedes Dokument optional zur Freigabe zurückgestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Bibliothek nicht die Aufgabe einer einzelnen Person. Je nach Art des von Ihnen geleiteten Vereins können Sie sogar Mitgliedern die Möglichkeit geben, Dokumente einzureichen, die dann in der Bibliothek für andere Mitglieder zugänglich gemacht werden.
- Wenn Sie Dokumente in den öffentlichen Bereichen Ihrer Website veröffentlichen, können Sie mithilfe der E-Mail-Erfassungsfunktion die Dokumentbibliothek als „Lead-Magnet“ für die Mitgliedergewinnung nutzen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, eine beliebte Ressource in einen Lead für die Mitgliedergewinnung umzuwandeln. Es handelt sich um denselben Ansatz, den viele gemeinnützige Organisationen zur Vergrößerung ihrer Unterstützerliste zu verwenden.
Häufig gestellte Fragen von Verbänden
Ersetzt eine Dokumentenbibliothek unsere Vereinsverwaltungssoftware?
Nein. Beide Systeme arbeiten zusammen. Ihre Verbandsverwaltungssoftware verwaltet weiterhin Ihre Mitgliederdaten, Beiträge und Veranstaltungen. Document Library Pro kümmert sich um die Dokumente und veröffentlicht sie als durchsuchbare Bibliothek, die Mitglieder und die Öffentlichkeit auf Ihrer eigenen Website einsehen können.
Wie gewährleisten wir den Datenschutz in der Mitgliederbibliothek?
Zwar bietet „Document Library Pro“ für jede Bibliothek eine Option zum Passwortschutz, doch für die meisten Vereine würde ich empfehlen, die Bibliothek einfach in Ihren bestehenden Mitgliederbereich einzubinden. Da dieser bereits nur für Mitglieder zugänglich ist, übernimmt die Bibliothek automatisch dieselben Schutzmaßnahmen.
Können Mitglieder eigene Dokumente hinzufügen?
Ja. Über ein Frontend-Formular können Mitglieder, Ausschüsse oder Ortsverbände Dokumente direkt hochladen, wobei die Möglichkeit besteht, jedes einzelne Dokument zunächst zur Genehmigung zurückzuhalten, bevor es in der Bibliothek erscheint.
Auf welchen Plattformen funktioniert es?
Installieren Sie „Document Library Pro“ entweder als WordPress-Plugin oder richten Sie die gehostete Version ein und binden Sie die Bibliotheken in jede andere Plattform wie Squarespace, Wix, Webflow, eine eigene Website oder ein internes Intranet ein. Das bedeutet, dass die Lösung unabhängig davon passt, ob Ihr Verband auf WordPress oder einer anderen Plattform basiert. Weitere Informationen finden Sie unter Mitgliedschaften Seite.
Mit den meistgefragten Dokumenten beginnen
Sie müssen nicht alles auf einmal bewegen. Beginnen Sie mit den Dateien, die Mitglieder am häufigsten anfragen, wie Ihre Satzung, den neuesten Newsletter und das Verlängerungsformular, und stellen Sie diese zuerst in einer durchsuchbaren Bibliothek zusammen. Der Rest kann folgen, wenn Sie Zeit finden.
Wenn Sie das tun, kann Ihre Mitgliederverwaltungssoftware weiterhin das tun, was sie am besten kann, während Ihre Dokumente endlich einen Platz finden, der genau das Gleiche leistet. Wenn Sie bereit sind, Registrieren Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testversion von Document Library Pro und bauen Sie eine Bibliothek auf, an die sich Ihre Mitglieder zuerst wenden.
