Die meisten Kleinunternehmen benötigen keine Enterprise-Dokumentenmanagement-Software, um ihre Dateien organisiert und leicht teilbar zu halten. Besser geeignet ist eine einfache, durchsuchbare Dokumentenbibliothek, die auf der bereits genutzten Website eingerichtet ist und auf der Kunden und Mitarbeiter die benötigten Dateien finden und herunterladen können.
Eine Online-Dokumentenbibliothek erspart Ihnen den täglichen E-Mail-Verkehr mit Anhängen und die wöchentliche Beantwortung derselben Fragen “Wo finde ich das?”.
Document Library Pro würde ich den meisten Kleinunternehmen empfehlen, und der Rest dieses Leitfadens erklärt, warum und wie man es einrichtet. Ich werde behandeln, was Dokumentenmanagement wirklich in dieser Größenordnung eine Rolle spielt, warum Unternehmenssoftware oft übertrieben ist und wie man die Dateien, die man mit Kunden teilt, von denen trennt, die intern bleiben müssen.
Was kleine Unternehmen wirklich von Dokumentenmanagement brauchen
Dokumentenmanagement für ein kleines Unternehmen bedeutet, die Dateien zu speichern, zu organisieren, zu finden und weiterzugeben, auf die Ihre Arbeit angewiesen ist. Dies umfasst alles von Preislisten, Angeboten und Verträgen bis hin zu Produktleitfäden, Richtlinien, Formularen und Broschüren.
Die meisten kleinen Teams gehen anfangs ad hoc mit Dokumenten um. Dateien liegen auf dem Laptop von jemandem, in einem gemeinsamen Cloud-Ordner und als Anhänge, die über E-Mails verstreut sind, und das Finden der aktuellen Version bedeutet, einen Kollegen zu fragen oder einen Thread nach unten zu scrollen. Das funktioniert eine Weile, dann beginnt es leise, Sie Zeit zu kosten, wenn die Anzahl der Dokumente steigt.
Die übliche Lösung ist, einen Google Drive- oder Dropbox-Link zu teilen. Das ist in Ordnung, wenn man eine Datei an eine Person sendet, aber es versagt, wenn Kunden Dokumente selbst finden müssen. Diese Tools geben Besuchern keine durchsuchbare Liste auf Ihrer eigenen Website, sodass Sie am Ende für jede Datei einen separaten Link senden.
Was Sie wirklich brauchen, ist ein durchsuchbarer Ort, an dem das richtige Dokument durch eine schnelle Suche oder Filterung in greifbarer Nähe ist. Für mehr als eine Handvoll Dateien bedeutet das ein richtiges durchsuchbare Dokumentenbibliothek eher als eine statische Liste von Links.
Eine Bibliothek ermöglicht es, nach Dateien zu suchen, nach Kategorien zu filtern und jede Datei direkt zu öffnen. Außerdem behält jedes Dokument eine stabile Webadresse, sodass Links nicht brechen, wenn Sie neu organisieren.
Beim Blick darauf, wie über 500 Organisationen Document Library Pro nutzen, sind PDFs bei weitem der gängigste Dateityp, und ein einfaches Tabellenlayout ist die beliebteste Art, sie anzuzeigen. Kleine Unternehmen sind da keine Ausnahme. Die meisten Dinge, die Sie teilen, sind PDFs, die jemand finden und herunterladen muss, sodass die Hürde niedriger ist, als Anbieter für Großunternehmen vermuten lassen.
Warum ein Enterprise-DMS für die meisten Kleinunternehmen übertrieben ist
Umfassende Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen sind für große Teams mit hohen Compliance-Anforderungen konzipiert. Sie bündeln Freigabeworkflows, detaillierte Audit-Trails, Check-in/Check-out-Kontrollen und granulare Berechtigungen und erfordern dediziertes Personal für Einrichtung und Betrieb.
Für ein kleines Unternehmen ist eine Software, die für ein 500-Personen-Unternehmen geeignet ist, der falsche Ausgangspunkt. Sie ist teuer, die Einführung dauert Wochen und die meisten Funktionen bleiben ungenutzt. Man bezahlt für Komplexität, die Probleme löst, die man nicht hat, während die einfache Aufgabe, eine Preisliste zu veröffentlichen oder ein Formular mit einem Kunden zu teilen, genauso umständlich bleibt wie zuvor.
Wenn Sie die schwereren Optionen vergleichen möchten, habe ich die wichtigsten in meinem Leitfaden zu Enterprise-Dokumentenmanagement-Software. Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Antwort einfacher: Beginnen Sie mit einer durchsuchbaren Bibliothek wie Document Library Pro und zahlen Sie nur einen Bruchteil der Kosten einer Enterprise-Lösung.
Kundenorientierte vs. Interne Dokumente
Bevor Sie etwas einrichten, ist es hilfreich, Ihre Dokumente in zwei Gruppen zu trennen, da sie unterschiedliche Anforderungen haben.
- Kundenorientierte Dokumente Das sind die, die Kunden finden und herunterladen sollen, wie z.B. Preislisten, Produkthandbücher, Broschüren, Datenblätter, Antragsformulare und Garantieinformationen.
- Interne Dokumente sind nur für Ihr Team bestimmt, wie Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Personalunterlagen und Finanzberichte.
Kundenbezogene Dateien gehören in eine öffentliche Bibliothek auf Ihrer Website, wo jeder sie durchsuchen und herunterladen kann, ohne Sie zuerst zu kontaktieren. Interne Dateien gehören an einen gesperrten Ort, entweder hinter einem Login oder in einem Bereich Ihrer Website, zu dem nur Mitarbeiter Zugang haben.
Eine Produktdokumentationsbibliothek ist ein gängiges kundenorientiertes Beispiel für produktorientierte Unternehmen. Ein Unternehmen veröffentlicht seine Handbücher, Datenblätter und Geräteanleitungen, die nach Produktlinie und Jahr in Ordnern gruppiert sind. Kunden und Händler können das richtige Dokument dann selbst finden, anstatt per E-Mail danach zu fragen. Dies ist eine der häufigsten Methoden, mit denen Unternehmen Document Library Pro einrichten.
Für Ihre internen Dokumente können Sie entweder Document Library Pro verwenden, um die Dateien auf Ihrer Website zu speichern und in einer passwortgeschützten Bibliothek anzuzeigen. Alternativ, wenn Sie Google ohnehin für andere Teile Ihres Geschäfts nutzen (Dokumentenerstellung, Google Workspace etc.), dann ist dies perfekt für die Speicherung interner Dokumente. Bei Barn2 verwenden wir Document Library Pro, um Dokumente öffentlich zu teilen; und haben ein gemeinsames Google Drive für den internen Dokumentenaustausch innerhalb des Teams.
Einrichten einer Bibliothek auf Ihrer bestehenden Website
Die einfachste Methode, Dokumente für ein Kleinunternehmen zu verwalten und zu teilen, ist die Veröffentlichung als durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer vorhandenen Website. Document Library Pro wurde genau für diesen Zweck entwickelt.
Es verwandelt eine Dateisammlung in eine durchsuchbare, filterbare Bibliothek. Besucher können nach Schlüsselwörtern suchen, nach Kategorien filtern, ein Dokument im Browser vorab ansehen, ohne es herunterladen zu müssen, das Benötigte herunterladen oder mehrere Dateien auswählen, um sie gemeinsam als einzelnes ZIP-Archiv herunterzuladen.
Es funktioniert als WordPress-Plugin für Unternehmen, deren Website auf WordPress läuft. Wir bieten auch eine gehostete Version an, die in jede andere Plattform integriert werden kann, einschließlich Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, einer benutzerdefinierten Website oder einem internen Intranet. Ganz gleich, worauf Ihre Website für Kleinunternehmen basiert, die Bibliothek lebt darauf, anstatt Kunden zu einem separaten System zu schicken, bei dem sie sich anmelden müssen.
Die Einrichtung einer Dokumentenbibliothek für ein Kleinunternehmen ist unkompliziert. Beginnen Sie damit, die Dateien, die Sie teilen möchten, zusammenzutragen und ihnen klare, konsistente Namen zu geben, damit sie leicht auseinandergehalten werden können.
Es lohnt sich, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um Dateien organisieren Zuerst in ein paar sinnvolle Kategorien, da diese Kategorien dann als Filter dienen, mit denen Kunden die Bibliothek einschränken. Laden Sie dann die Dokumente hoch, fassen Sie sie unter Ihren Kategorien zusammen und veröffentlichen Sie die Bibliothek auf der entsprechenden Seite Ihrer Website.
Jedes Dokument kann seine eigenen Details in der Tabelle anzeigen, wie z. B. eine Download-Schaltfläche, eine Vorschalt-Schaltfläche, den Dateityp und das Datum. Kunden erhalten eine übersichtliche, professionelle Möglichkeit, das zu finden, was sie brauchen, und Sie erhalten einen zentralen Ort, um es aktuell zu halten.
Dies passt auch gut in eine breitere Bewegung hin zu papierlos werden. Sobald Ihre Formulare, Anleitungen und Preislisten in einer Bibliothek leben, auf die Kunden selbst zugreifen können, gibt es weitaus weniger Gründe, etwas auszudrucken oder zu versenden.
So wählen Sie den richtigen Ansatz
Der richtige Ansatz hängt davon ab, wie viele Dokumente Sie bearbeiten und was Sie damit tun:
- Eine Handvoll Dateien, gelegentlich geteilt. Wenn Sie nur wenige Dokumente an bestimmte Personen senden, brauchen Sie überhaupt keine Bibliothek. Senden Sie sie per E-Mail oder teilen Sie einen direkten Link und machen Sie weiter.
- Eine wachsende Anzahl von Dokumenten, die Kunden finden müssen. Sobald Sie regelmäßig Dateien veröffentlichen oder teilen, nach denen Personen selbst suchen können, ist eine durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer Website die richtige Lösung. Hier landen die meisten Kleinunternehmen.
- Schwerfällige interne Arbeitsabläufe und Einhaltung von Vorschriften. Wenn Ihr Unternehmen tatsächlich Genehmigungsketten, detaillierte Prüfprotokolle und formelle Aufzeichnungenbenötigt, dann rechnet sich ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem.
Ich habe Document Library Pro für den mittleren Bereich entwickelt, wo die meisten kleinen Unternehmen angesiedelt sind. Es entstand aus Unternehmen, die bereits Dokumente auf ihren Websites listeten und immer wieder nach richtigen Download-Schaltflächen, Vorschauen und Suchfunktionen fragten. Das bedeutet, dass es auf die tägliche Arbeit des Veröffentlichens und Teilens von Dateien ausgelegt ist und nicht auf die Verwaltung einer Compliance-Abteilung.
Kurz gesagt: Wenn Ihre Dokumente hauptsächlich PDFs sind, die Kunden oder Mitarbeiter finden und herunterladen müssen, ist dies die einfachste Lösung, die funktioniert. Sie können sie innerhalb einer Stunde auf Ihrer bestehenden Website zum Laufen bringen.
Wenn Sie wirklich Genehmigungsworkflows, Prüfprotokolle und formale Aufzeichnungen benötigen, würde ich Ihnen stattdessen ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem empfehlen, da Document Library Pro nicht dafür ausgelegt ist. Document Library Pro verfügt zwar über eine integrierte Versionskontrolle, ist aber als einfache Lösung für kleine Unternehmen konzipiert und konzentriert sich mehr auf das Teilen und Anzeigen von Dokumenten.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen
Was ist die beste Dokumentenmanagement-Software für ein kleines Unternehmen?
Für die meisten Kleinunternehmen ist eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf der eigenen Website die beste Option anstelle eines vollständigen Enterprise-Systems. Sie bietet Kunden und Mitarbeitern eine klare Möglichkeit, die benötigten Dateien zu finden und herunterzuladen, ohne die Kosten, die Einrichtungszeit und die ungenutzten Funktionen einer für große Organisationen entwickelten Software.
Benötigen kleine Unternehmen eine Dokumentenmanagement-Software?
Wenn Sie mehr als eine Handvoll Dokumente teilen, ja, aber wahrscheinlich nicht die Art von Systemen, die Enterprise-Anbieter verkaufen. Eine einfache, durchsuchbare Bibliothek reicht für die meisten Kleinunternehmen aus. Ein aufwändigeres System benötigen Sie nur, wenn Sie formelle Compliance-, Genehmigungs- und Prüfanforderungen haben, was bei den meisten kleinen Teams nicht der Fall ist.
Wie teile ich Dokumente mit Kunden, ohne sie per E-Mail zu senden?
Veröffentlichen Sie diese in einer Dokumentenbibliothek auf Ihrer Website, damit Kunden das Gewünschte selbst finden und herunterladen können. Sie suchen oder filtern nach der richtigen Datei und öffnen sie direkt. Das erspart Ihnen das Heraussuchen von Anhängen und deren erneutes Versenden und sorgt dafür, dass Kunden immer die aktuelle Version erhalten.
Kann Document Library Pro von einem Kleinunternehmen auf jeder Website verwendet werden?
Ja. Document Library Pro ist als WordPress-Plugin erhältlich und kann auch in andere Plattformen integriert werden, darunter Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein internes Intranet. Es veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek, die Sie entweder vollständig öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken können, sodass es sowohl für Unternehmen, die auf WordPress laufen, als auch für andere Plattformen geeignet ist.
Gib deinem Kleinunternehmen ein durchsuchbares Zuhause für seine Dateien
Ein besseres Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen ist einfacher, als der Markt für Großunternehmen es erscheinen lässt. Es geht darum, den bereits erstellten Preislisten, Anleitungen, Formularen und Verträgen ein durchsuchbares Zuhause zu geben, wobei die kundenbezogenen Dateien offen bleiben und die sensiblen hinter einem Login geschützt werden.
Wenn das eingerichtet ist, verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Dateien und dem erneuten Versenden von Anhängen und mehr Zeit mit der Führung des Unternehmens. Sobald Sie bereit sind, eine einzurichten, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und eine Bibliothek aufbauen, auf die Ihre Kunden und Ihr Team sich verlassen können.
