Ein papierloses Büro zu führen bedeutet, Dokumente digital statt auf Papier zu bearbeiten, sodass die Dateien, die Sie erstellen, speichern, teilen und referenzieren, auf Bildschirmen und nicht in Aktenschränken liegen. In der Praxis bedeutet dies selten ein vollständiges Verbot von Papier. Ziel ist es, die digitale Version zur Standardarbeitsweise zu machen.
Der Papierverbrauch ist in den meisten Büros immer noch überraschend hoch. Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht laut [Quelle] rund 10.000 Blatt Papier pro Jahr. häufig zitierte Papier. Das meiste davon sind gedruckte Kopien von Dokumenten, die bereits irgendwo auf einem Computer existieren, und papierlos zu werden, bedeutet hauptsächlich, diese Lücke zu schließen.
Ich beginne damit, wie ein papierloses Büro realistisch aussieht, gehe dann auf die Erfassung bestehender Papierdokumente, die Entscheidung, wo Dateien gespeichert werden sollen, wie sie auffindbar gemacht werden und wie sie geteilt werden, ein. Am Ende erkläre ich, warum diese Projekte oft ins Stocken geraten, damit Sie die Fehler vermeiden und wirklich papierlos werden können.
Was “papierlos” in der Praxis wirklich bedeutet
Ein papierloses Büro ist eines, in dem die digitale Datei das Original und die autoritative Kopie ist, nicht eine Sicherung eines Ausdrucks. Papier taucht immer wieder auf, aber das ist die Ausnahme und nicht die Regel.
Ich finde, es hilft, die Alles-oder-Nichts-Idee abzulegen. Manche Dokumente benötigen tatsächlich eine handschriftliche Unterschrift oder eine physische Kopie, und das Streben nach einer tatsächlichen papierlosen Umgebung verschwendet Mühe ohne wirklichen Gewinn. Das sinnvolle Ziel ist einfacher: Hören Sie auf, Dinge auszudrucken, die Sie nicht brauchen, und stellen Sie sicher, dass die digitale Version gut genug ist, dass niemand das Gefühl hat, sie müssten es trotzdem tun.
Zum Beispiel gibt es in meinem Heimbüro nur sehr wenig Papier. Einige Dokumente sind jedoch unvermeidlich, und ich habe einen kleinen Aktenschrank für Dinge, die wirklich nicht digital sein können.
Für die meisten Teams deckt eine praktikable Definition von papierlos vier Gewohnheiten ab:
- Neue Dokumente werden standardmäßig digital erstellt und aufbewahrt.
- Eingehende Post wird gescannt und abgelegt, anstatt in einem Fach gestapelt zu werden.
- Menschen können eine Datei in Sekundenschnelle finden, anstatt zu einem Aktenschrank zu gehen.
- Ein Dokument zu teilen bedeutet, einen Link zu senden, keine Fotokopie.
Sobald Sie diese Gewohnheiten erreicht haben, sind Sie in jeder Hinsicht papierlos, die wichtig ist. Vielleicht haben Sie immer noch einen Drucker in der Ecke, aber wenn Sie ihn nur gelegentlich benutzen, ist das in Ordnung. Ich habe immer noch einen Schwarz-Weiß-Drucker, aber es kommt sehr selten vor, dass ich etwas für die Arbeit ausdrucken muss.
Vorhandene Papierdokumente erfassen und digitalisieren
Die erste wirkliche Aufgabe ist, die Papiere, die Sie bereits haben, in brauchbare digitale Dateien umzuwandeln. Um Zeit (und Speicherplatz) zu sparen, ist es ratsam, überlegt vorzugehen, was Sie scannen.
Digitalisieren Sie nicht den gesamten Archivbestand am ersten Tag. Beginnen Sie stattdessen mit den Dokumenten, die die Leute regelmäßig anfordern oder auf die sie sich beziehen, da diese Sie derzeit Zeit bei der Papierverwaltung kosten. Nehmen Sie auch alle Dokumente auf, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen. Die staubigen Kisten im Lager können warten, und einige von ihnen können im Rahmen Ihrer neuen Richtlinien recycelt werden. Aufbewahrungsregeln statt überhaupt gescannt zu werden.
Befolgen Sie für die Dokumente, die erfasst werden müssen, diese Tipps, um die Ergebnisse später weitaus nützlicher zu gestalten:
- Scannen zu durchsuchbarem PDF. Nutzen Sie einen Scanner oder eine App mit OCR (Optical Character Recognition), damit der Text im Dokument durchsuchbar wird und nicht nur ein flaches Bild. Eine gescannte Seite, die Sie nicht durchsuchen können, ist kaum besser als das gedruckte Original.
- Benennen Sie Dateien fortlaufend, wie Sie vorgehen. Legen Sie vor dem Beginn eine einfache Benennungsregel fest, damit die digitalen Dateien sortiert und auffindbar ankommen und nicht als Haufen von Scan001, Scan002. Ein klares Dateinamenskonvention wird Ihnen viel Zeit sparen, sobald Sie mehr als eine Handvoll Dokumente haben.
- Qualität einmal prüfen, in Stapeln. Überprüfen Sie einen Scan stichprobenartig, um sicherzustellen, dass er korrekt ist, bevor Sie fortfahren, damit Sie nicht Monate später neu scannen müssen, weil der Kontrast nicht stimmte.
Richten Sie für fortlaufende Papierunterlagen, wie unterschriebene Formulare oder ausgestellte Rechnungen, eine Routine anstelle eines Rückstaus ein. Scannen Sie, sobald sie ankommt, legen Sie sie sofort ab, und der Stapel wird nie wieder wachsen.
Wo Ihre Dokumente leben sollten
Sobald Dateien digitalisiert sind, besteht die nächste Entscheidung darin, wo sie gespeichert werden. Diese Entscheidung ist entscheidend für ein papierloses Büro. Dokumente auf Desktops, E-Mail-Anhängen und persönlichen Laufwerken zu verteilen, erzeugt das Aktenschrankproblem in digitaler Form neu.
Das Prinzip ist, ein Zuhause für jede Dokumentengruppe auszuwählen und alle dorthin zu leiten. Cloud-Speicher wie Google Drive oder ein freigegebener Netzwerkordner eignen sich gut für interne Arbeitsdateien. Ziel ist es, dass es eine aktuelle Version jedes Dokuments an einem vereinbarten Ort, anstatt fünf nahezu identischer Kopien, die niemand auseinanderhalten kann.
Hier lohnt es sich, zwei unterschiedliche Bedürfnisse zu trennen:
- Tägliche Arbeitsdateien, die Entwürfe, die Mitarbeiter untereinander bearbeiten, können in einem gemeinsamen Speicher liegen.
- Fertige Dokumente, die andere lesen müssen, wie z. B. Richtlinien, Berichte, Formulare und Anleitungen, werden am besten dort veröffentlicht, wo die Leute sie finden und öffnen können, ohne sich durch Ordner wühlen zu müssen. Ich werde Ihnen in einer Minute erklären, wie das geht.
Ich empfehle dringend, Ihre papierlosen Dokumente online zu speichern. Dies ist für Sicherungszwecke unerlässlich, denn wenn sie nur auf Ihrem Computer gespeichert sind, ist dies genauso riskant, wie eine einzelne Kopie eines Papierdokuments zu haben, das Feuer oder Überschwemmungen ausgesetzt ist. Durch die Nutzung von Diensten wie Google Drive, Microsoft OneDrive oder Dropbox werden Ihre Dateien automatisch gesichert. Wenn Sie die entsprechende App verwenden, um Dateien automatisch in das Dateisystem Ihres Computers zu speichern, haben Sie eine lokale und eine Online-Kopie, ohne dass Sie manuell Sicherungen erstellen müssen.
Digitale Dokumente auffindbar machen
Ein Dokument, das niemand finden kann, ist nicht nützlicher als eines, das in einem Schrank eingeschlossen ist. Findbarkeit ist also der Teil, der darüber entscheidet, ob die Leute bei der digitalen Version bleiben. Wenn die Suche nach einer Datei länger dauert als das Fragen eines Kollegen, werden sie den Kollegen fragen, und die Gewohnheit, Papier zu benutzen, schleicht sich wieder ein.
Zwei Dinge machen digitale Dokumente leicht auffindbar:
- Die erste ist eine einfache Struktur: eine sinnvolle Reihe von Kategorien oder Ordnern mit konsistenten Namen, sodass offensichtlich ist, wohin jede Datei gehört. Entscheiden Sie sich dafür, bevor Sie Hunderte von Dateien haben - mein Leitfaden für Wie man Dokumente organisiert geht durch Gebäude eins, das hält.
- Die zweite ist die Suche. Jenseits einer bestimmten Anzahl von Dokumenten funktioniert das Durchsuchen von Ordnern nicht mehr, und die Leute möchten eingeben, wonach sie suchen, und es erhalten. Genau das können Ordnerstrukturen allein nicht bieten, und das ist der Hauptgrund, warum sich eine Liste von Links oder ein geteiltes Laufwerk unbeholfen anfühlt, sobald eine Sammlung wächst.
Sobald eine Sammlung einige Dutzend Dateien überschreitet, ist die Stichwortsuche das, was die digitale Version schneller macht als die Nachfrage bei einem Kollegen, und das ist der Test, der darüber entscheidet, ob papierlose Gewohnheiten Bestand haben.
Teilen und Veröffentlichen ohne Drucken
Die letzte Angewohnheit beim Drucken, die man ablegen muss, ist das Teilen, denn wenn man jemandem ein Dokument gibt, greifen die Leute instinktiv zum Drucker. Dies durch einen Link zu ersetzen, macht ein Büro im täglichen Gebrauch endgültig papierlos.
Für eine einmalige Datei, die an eine Person gesendet wird, ist der Versand eines Links oder Anhangs in Ordnung. Der schwierigere Fall ist das Dokument, das viele Leute laufend benötigen, wie z. B. ein Mitarbeiterschulungshandbuch, ein Satz von Formularen, Sitzungsprotokolle des Gemeinderats oder eine Bibliothek von Berichten.
Einzeln per E-Mail zu versenden ist nicht skalierbar, und sie auf einer Webseite zu vergraben, die niemand durchsuchen kann, verlagert das Problem nur ins Internet.
Dies ist die Lücke, die wir mit Document Library Pro schließen wollten. Es veröffentlicht Ihre Dateien als eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf Ihrer eigenen Website. Besucher suchen nach Schlüsselwörtern, filtern nach Kategorien, sortieren Spalten und sehen eine Vorschau eines Dokuments im Browser an, ohne es herunterzuladen. Sie können eine Bibliothek öffentlich halten oder sie auf bestimmte Personen beschränken, je nachdem, für wen die Dokumente bestimmt sind.
Es funktioniert entweder als WordPress-Plugin oder als Einbindung auf Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, einer benutzerdefinierten Website oder einem Intranet. Die Bibliothek befindet sich also auf der Website, die Sie bereits haben, anstatt ein separates System zu sein, in das sich Personen einloggen.
Bei der Analyse von 500 Websites, die Document Library Pro verwenden, war die häufigste Nutzung die Veröffentlichung genau dieser langlebigen Dokumente, wobei PDFs der dominierende Dateityp waren. Die Bibliotheken sind besonders beliebt bei gemeinnützigen Organisationen, Gesundheitsorganisationen, Räten und Mitgliedsverbänden.
Alle diese Organisationen hätten früher dieselben Dokumente per Post versendet oder ausgedruckt. Diese in einer durchsuchbaren Bibliothek abzulegen, ist oft die größte Papierersparnis, die diese Organisationen erzielen.
Häufige Gründe für Stocken bei papierlosen Projekten
Die meisten Bemühungen, papierlos zu arbeiten, scheitern nicht daran, dass die Technologie schwierig ist. Stattdessen stocken sie aus einigen vorhersehbaren Gründen, die Sie leicht vermeiden können:
- Versucht, alles auf einmal zu scannen. Das Team verschwendet Kapazitäten mit der Digitalisierung alter Archive, die niemand will, und kommt nie dazu, die Dokumente hinzuzufügen, die die Leute tatsächlich brauchen. Beginnen Sie mit dem, was aktiv genutzt wird.
- Kein vereinbarter Speicherort für Dateien. Wenn die Leute nicht genau wissen, wo Dokumente jetzt liegen, behalten sie ihre eigenen Kopien. Das führt zu nebeneinander existierendem Papier- und digitalem Chaos, was schlimmer ist als der Ausgangspunkt!
- Suche, die schlimmer ist als das Kabinett. Wenn das Finden einer Datei digital langsamer ist als auf die alte Weise, greifen die Leute wieder auf Papier zurück. Auffindbarkeit ist unerlässlich.
- Ohne die Menschen, im Fokus auf die Werkzeuge. Paperless ist ebenso eine Verhaltensänderung wie eine Softwareänderung. Geben Sie Ihren Kollegen eine kurze Einführung, wo die Dinge aufbewahrt werden und wie man einen Link teilt, um sicherzustellen, dass sie das neue System auch tatsächlich nutzen.
Für ein kleines Team muss nichts davon ein großes Projekt sein. Insbesondere kleine Unternehmen können mit den Tools, für die sie bereits bezahlen, weitgehend papierlos arbeiten und die Dokumente, die sie öffentlich teilen, online verfügbar machen.
Häufig gestellte Fragen zum papierlosen Büro
Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ist eines, in dem Dokumente standardmäßig digital erstellt, gespeichert, geteilt und gelesen werden und Papier nur dann verwendet wird, wenn es wirklich nötig ist. Die digitale Datei gilt als das originale und maßgebliche Exemplar und nicht als Sicherungskopie eines Ausdrucks.
Wie fange ich an, papierlos zu werden?
Scannen Sie zunächst die regelmäßig genutzten Dokumente in durchsuchbare PDFs und legen Sie für jeden Satz von Dateien einen festen Ablageort fest. Fügen Sie eine einfache Ordner- oder Kategoriestruktur hinzu, damit Dateien leicht zu finden sind, und gehen Sie vom Drucken zum Teilen eines Links über. Heben Sie sich alte Archive bis zum Schluss auf oder lassen Sie sie gemäß Ihren Aufbewahrungsregeln ganz weg.
Muss ich jedes alte Dokument scannen?
Nein, und der Versuch ist der häufigste Grund, warum papierlose Projekte ins Stocken geraten. Scannen Sie die Dokumente, die aktiv genutzt werden, denn diese kosten Sie auf Papier Zeit. Ältere Unterlagen können so bleiben, wie sie sind, oder entsprechend der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Wie sollte ich Dokumente ohne Ausdrucken teilen?
Für eine einzelne Datei, die an eine Person geht, genügt ein Link oder ein E-Mail-Anhang. Dokumente, die viele Menschen dauerhaft benötigen, veröffentlichen Sie in einer durchsuchbaren Bibliothek auf Ihrer Website oder im Intranet. So können die Leute sie selbst finden und öffnen, statt einzeln auf per E-Mail verschickte Kopien zu warten.
Kann Document Library Pro beim papierlosen Büro helfen?
Ja. Document Library Pro veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek auf Ihrer eigenen Website, sodass die Dokumente, die früher gedruckt oder verschickt wurden, stattdessen online verfügbar sind. Es funktioniert als WordPress-Plugin oder als Einbettung auf anderen Plattformen, und Sie können eine Bibliothek öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken.
Klein anfangen und Digital zum Standard machen
Ein papierloses Büro hängt eher von einigen wenigen Gewohnheiten ab als von einem einzigen Schalter, den man umlegt. Erfassen Sie, was in Gebrauch ist, geben Sie jedem Dokument einen festen Platz, machen Sie Dateien leicht auffindbar und teilen Sie einen Link statt eines Ausdrucks. Wenn das steht, werden Sie bald darüber nachdenken, den Drucker abzuschaffen!
Der am meisten übersehene Teil des papierlosen Arbeitens besteht darin, gemeinsam genutzte Dokumente den richtigen Personen zugänglich zu machen, ohne sie auszudrucken oder herumzumailen. Wenn Sie für diesen Schritt bereit sind, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und die Dokumente veröffentlichen, die Ihr Team und Ihre Besucher benötigen, auf der Website, die Sie bereits haben.
