How to write a document retention policy

Eine Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie ist ein schriftliches Regelwerk, das festlegt, wie lange Ihre Organisation jeden Dokumenttyp aufbewahrt und wann er sicher vernichtet werden soll. Sie ersetzt “Wir behalten alles für alle Fälle” durch einen Zeitplan, den alle einhalten können.

Die meisten Organisationen benötigen eine Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie aus zwei Grunden:

• Bestimmte Unterlagen müssen gesetzlich für eine festgelegte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden.
• Wo keine gesetzliche Pflicht besteht, haufenohne Aufbewahrungsregel veraltete Dokumente im Laufe der Zeit still Kosten, Unordnung und Daten an.

In diesem Artikel erläutere ich, warum Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation eine Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie benötigt und was sie enthalten sollte. Danach stelle ich Ihnen einen Muster-Aufbewahrungsplan zur Anpassung zur Verfügung. Abschließend erläutere ich, wie die Aufbewahrung neben einer etwaigen Veröffentlichungspflicht steht und wie Archivierung und Ablauf funktionieren, sobald Ihre Dateien live sind.

Why every organization needs a retention policy

Eine Aufbewahrungsrichtlinie beantwortet für jedes Dokument, das Sie aufbewahren, eine Frage: Wie lange behalten wir es, und was passiert, wenn diese Zeit abgelaufen ist? Ohne eine vereinbarte Antwort ist der Standard, alles zu behalten - was still zum Problem wird.

Dies sind die drei wichtigsten Vorteile einer wirksamen Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente:

• Compliance. Steuerbehörden, Regulierungsbehörden und Fördergeber legen Mindestaufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen fest. Der US Internal Revenue Service legt beispielsweise fest, Aufbewahrungsfristen basierend auf der Verjährungsfrist für jede Steuererklarung. Wer die Mindestfrist versaumt, kann bei einer Prüfung oder Fördermittelkontrolle scheitern.
• Risiko. Ein nicht mehr benötigtes Dokument kann weiterhin angefordert, geleakt oder per Vorladung eingefordert werden. Personenbezogene Daten länger als notwendig aufzubewahren verstößt außerdem gegen die meisten Datenschutzbestimmungen.
• Auffindbarkeit. Wenn alte Entwürfe und veraltete Versionen nie bereinigt werden, werden die tatsächlich benötigten Unterlagen begraben. Ein Zeitplan halt den aktiven Bestand überschaubar.

Eine schriftliche Richtlinie nimmt die Entscheidung auch von Einzelpersonen. Niemand muss im Moment urteilen, ob eine fünf Jahre alte Datei sicher gelöscht werden kann, weil der Zeitplan es bereits festlegt. Diese Konsistenz ist es, nach der Prüfer und Gremien suchen, und sie schützt auch die Personen, die die Dokumente verwalten.

What a document retention policy should cover

Eine gute Aufbewahrungsrichtlinie ist kurz und praxisorientiert. Sie muss dem Leser mitteilen, um welche Art von Unterlagen es sich handelt, wie lange sie aufzubewahren sind und wer dafür verantwortlich ist. Sie umfasst fünf Hauptelemente:

1. Geltungsbereich. Geben Sie an, für welche Unterlagen die Richtlinie gilt - in jedem Format. Papier, E-Mails, gescannte Dateien und Dokumente in Ihren Systemen sollten alle erfasst sein, damit nichts durch das Raster fällt.
2. Dokumentenkategorien. Gruppieren Sie Ihre Dokumente in Typen mit gleicher Aufbewahrungsfrist, wie Finanzdokumente, Protokolle des Vorstands, Vertrage und Personalakten. Sie legen Regeln pro Kategorie fest, nicht pro Datei.
3. Aufbewahrungsfristen. Geben Sie jeder Kategorie eine klare Frist, ausgedruckt als Anzahl von Jahren oder als “dauerhaft”. Wo eine gesetzliche Mindestfrist gilt, zitieren Sie diese, damit die Zahl keine Schatzung ist.
4. Entsorgungsmethode. Legen Sie fest, was am Ende der Frist passiert. Einige Unterlagen werden geschreddert oder dauerhaft geloscht, andere werden statt vernichtet in ein Langzeitarchiv uberführt.
5. Verantwortlichkeit und Überprufung. Benennen Sie, wer für die Anwendung des Zeitplans verantwortlich ist, und legen Sie einen Termin für die Überprüfung der Richtlinie fest - in der Regel einmal jährlich oder wenn sich die Gesetzeslage ändert.

Formulieren Sie die Sprache so klar, dass ein neues Teammitglied oder eine ehrenamtliche Person sie ohne Ruckfragen anwenden kann. Denken Sie daran: Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die nur ihr Autor versteht, uberlebt dessen Ausscheiden nicht. Die Richtlinie soll in Ihrer Organisation jahrelang aktiv genutzt werden - auch lange nachdem Sie weitergegangen sind.

A sample document retention schedule

Der Aufbewahrungsplan ist das Herzstück der Richtlinie. Die folgende Tabelle listet jede Kategorie und ihre Frist auf - nutzen Sie sie als Ausgangspunkt für Ihren eigenen Plan. Die angegebenen Fristen entsprechen gängiger Praxis und sind kein allgemeingültiges Gesetz; behandeln Sie sie als Entwurf, den Sie mit den Regeln für Ihr Land, Ihren Staat und Ihre Branche abgleichen. Prüfen Sie stets die Anforderungen für Ihr eigenes Land, Ihren Staat und Ihre Branche.

Dokumententyp	Typische Aufbewahrungsfrist	Hinweise
Grundlegende Dokumente (Satzungen, Geschaftsordnungen und Registrierungen)	Dauerhaft	Die zentralen Unterlagen, die die Organisation definieren.
Vorstand- und Ausschussprotokolle	Dauerhaft	Nachweis von Entscheidungen, selten sicher zu löschen.
Jahresberichte und geprufte Abschlusse	Dauerhaft	Häufig veröffentlicht und aufbewahrt.
Steuererklärungen & Belege	7 Jahre	Das IRS-Minimum betragt meist 3 Jahre, viele behalten jedoch 7 Jahre zur Sicherheit.
Beschaftigungs- und Gehaltsunterlagen	4 bis 7 Jahre	Der IRS fordert mindestens 4 Jahre für Lohnsteuerunterlagen.
Vertrage und Vereinbarungen	6 bis 7 Jahre nach Ablauf	Gerechnet ab dem Ablauf, nicht ab dem Unterzeichnungsdatum.
Forder- und Geberdokumentation	Gemäß Förderbedingungen	Fordergeber verlangen haufig 3 bis 7 Jahre nach Abschluss der Forderung.
Versicherungspolicen	Dauerhaft oder bis Abschluss	Alte Policen können bei Spätschäden relevant sein.
Routinekorrespondenz und Entwürfe	1 bis 2 Jahre	Unterlagen mit geringem Wert, die sich nicht ansammeln müssen.

Beachten Sie, dass die Fristen ab einem klaren Ereignis beginnen, z. B. dem Vertragsende oder dem Abschluss einer Förderung - nicht ab dem Tag der Dateierstellung. Halten Sie diesen Auslöser im Zeitplan fest, damit kein Zweifel darüber besteht, wann die Frist beginnt. Andernfalls kann es zu Verwirrung und Missverständnissen kommen.

Ich empfehle außerdem eine bestimmte Gewohnheit, die die Anwendung des Zeitplans erleichtert - integrieren Sie die Aufbewahrungsfrist in die Art, wie Sie Ihre Dateien benennen und versionieren. Wenn Sie bereits einem Dokumentenversionsverwaltung System folgen, zeigen Ihnen Datum und Version im Dateinamen auf einen Blick, wie alt ein Dokument ist und ob es die aktuelle Version ist. So sehen Sie leicht, was benötigt wird und was gelöscht werden kann.

Retention vs public disclosure obligations

Bei der Aufbewahrung geht es darum, wie lange Sie ein Dokument oder eine Aufzeichnung aufbewahren. Bei der Offenlegung geht es darum, wer es einsehen darf und ob Sie es manchmal veröffentlichen müssen. Beide Pflichten überschneiden sich - ich empfehle, sie in Ihrer Richtlinie klar zu trennen.

Viele Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente zugänglich zu machen, nicht nur aufzubewahren. Zum Beispiel: Kommunen und Behörden veröffentlichen Tagesordnungen, Protokolle und Finanzdaten zur Transparenz. gemeinnützige Organisationen publish annual reports and policies for members and funders. Homeowners associations have to make governing documents and records available to their members, with the rules set state by state.

Für diese Unterlagen muss Ihre Richtlinie zwei Zeitrahmen gleichzeitig berücksichtigen: Das Dokument muss veröffentlicht und leicht auffindbar bleiben, solange Personen ein Einsichtsrecht haben. Außerdem gilt die Aufbewahrungsregel, die bestimmt, wann es schließlich archiviert oder gelöscht wird.

Archiving and expiring documents in practice

Eine Richtlinie funktioniert nur, wenn sie umgesetzt wird. Das bedeutet, Dokumente tatsächlich zu dem im Aufbewahrungsplan festgelegten Zeitpunkt zu vernichten.

Das häufige Versagen besteht darin, dass Unterlagen das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen und einfach liegen bleiben, weil die Entfernung eine manuelle Aufgabe ist, für die niemand zuständig ist. Automatische Ablaufdaten direkt in den Dokumentenspeicher einzubauen behebt dieses Problem.

Dies ist besonders wichtig für Dokumente, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen. Wir haben Document Library Pro entwickelt, um Ihre Dateien als durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer eigenen Website darzustellen. Besucher können nach Stichwort suchen, nach Kategorie filtern, Spalten sortieren und eine Datei im Browser vorab ansehen, bevor sie sie herunterladen.

Es funktioniert entweder als WordPress-Plugin oder eingebettet in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine eigene Website oder ein Intranet mit einem kurzen Einbettungscode.

Besonders nützlich für eine Aufbewahrungsrichtlinie ist der automatische Ablauf. Sie können einstellen, dass Dokumente an einem bestimmten Datum aus der Ansicht verschwinden. So wird die Vernichtungsspalte Ihres Zeitplans zu etwas, das das System automatisch durchsetzt - anstatt einer Erinnerung, an die jemand denken muss. Das löscht das Dokument nicht im Hintergrund - dafür benötigen Sie weiterhin einen eigenen Prozess. Es entfernt jedoch Dokumente zum richtigen Zeitpunkt aus der öffentlichen Ansicht.

Sie können auch das Datum der letzten Aktualisierung jedes Dokuments anzeigen, damit Leser auf einen Blick sehen, wie aktuell eine veröffentlichte Aufzeichnung ist.

In our own analysis of 500 sites that use Document Library Pro, the libraries are run mostly by larger organizations: nonprofits and charities, health bodies, councils and parish councils, and membership associations. Those are exactly the groups that face retention rules and publishing duties, so they tend to keep long-lived documents that have to be both current and disposed of on schedule.

Beachten Sie jedoch, dass die veröffentlichte Bibliothek nur den Teil der Richtlinie durchsetzt, den die Öffentlichkeit oder Ihre Mitglieder einsehen können. Die internen Unterlagen, die Ihre Aufbewahrungsrichtlinie ebenfalls abdeckt - wie Gehaltsabrechnungen oder unterzeichnete Verträge - befinden sich in Ihren Finanz- und HR-Systemen, und Ihr Zeitplan muss auch diese erfassen. Beides ist wichtig.

Frequently asked questions about document retention policies

What is a document retention policy?

Eine Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie ist ein schriftliches Regelwerk, das festlegt, wie lange eine Organisation jeden Aufzeichnungstyp aufbewahrt und wie diese anschließend vernichtet werden. Sie umfasst in der Regel einen Aufbewahrungsplan, der alle Aufzeichnungskategorien mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen auflistet.

How long should you keep business documents?

Das hängt von der Aufzeichnung ab. Satzungsdokumente, Vorstandsprotokolle und Jahresabschlüsse werden in der Regel dauerhaft aufbewahrt, während Steuer- und Beschäftigungsunterlagen häufig etwa 4 bis 7 Jahre aufbewahrt werden. Prüfen Sie stets die gesetzlichen Mindestfristen für Ihr Land, Ihren Bundesstaat und Ihre Branche, da die Frist vom Aufzeichnungstyp abhängt.

What should a retention policy include?

Eine Aufbewahrungsrichtlinie sollte ihren Geltungsbereich und die abgedeckten Aufzeichnungskategorien festlegen. Geben Sie für jede Kategorie eine Aufbewahrungsfrist und eine Vernichtungsmethode an, und benennen Sie die verantwortliche Person für die Anwendung und Überprüfung der Richtlinie. Halten Sie sie verständlich genug, damit jeder Mitarbeiter oder Freiwillige sie befolgen kann.

Is a document retention policy a legal requirement?

Die Richtlinie selbst ist nicht immer vorgeschrieben, aber die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen oft schon. Steuerbehörden, Regulierungsbehörden und Förderer legen Mindestfristen für bestimmte Unterlagen fest, sodass eine schriftliche Richtlinie der praktische Weg ist, die Einhaltung nachzuweisen. Viele Branchen und Fördervereinbarungen erwarten ebenfalls eine solche.

How often should you review a retention policy?

Überprüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr sowie immer dann, wenn sich das Gesetz, die Bedingungen eines Förderers oder Ihre eigene Aktenführung ändern. Eine jährliche Überprüfung hält den Zeitplan an die aktuellen Vorschriften angepasst und erfasst neue Aufzeichnungskategorien, die Sie zu führen begonnen haben.

Put your retention policy into practice

Eine Aufbewahrungsrichtlinie läuft auf einen Zeitplan hinaus, dem alle folgen: was Sie aufbewahren, wie lange und was am Ende passiert. Halten Sie das schriftlich fest, und die lästige Frage “Können wir das löschen?” landet nicht mehr bei demjenigen, der zufällig die Datei ansieht.

So setzen Sie eine in die Praxis um:

1. Gruppieren Sie Ihre Unterlagen in Kategorien mit gleicher Aufbewahrungsfrist.
2. Legen Sie für jede eine Frist fest und geben Sie dabei die gesetzliche Mindestfrist an, sofern vorhanden.
3. Entscheiden Sie die Vernichtungsmethode für jede Kategorie - ob Löschung oder Langzeitarchivierung.
4. Vermerken Sie, welche Kategorien Sie ebenfalls veröffentlichen müssen, und halten Sie diese so lange zugänglich, wie die Pflicht besteht.
5. Benennen Sie einen Verantwortlichen und ein jährliches Überprüfungsdatum, damit der Zeitplan aktuell bleibt.

Für die Dokumente, die Sie veröffentlichen, können Sie sie in eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek einpflegen, um den Zeitplan automatisch durchzusetzen - mit einem Ablaufdatum für jede Aufzeichnung und einem angezeigten Datum der letzten Aktualisierung. Sie können Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und Ihre veröffentlichten Unterlagen aktuell, zugänglich und termingerecht vernichtet halten - auf der Website, die Sie bereits haben.