Dokumentenmanagement für Kommunen bedeutet, dass ein Rat einen Ort hat, an dem er Dokumente speichern, organisieren und veröffentlichen kann, die die Öffentlichkeit einsehen darf. Dazu gehören Sitzungspläne und Protokolle, Budgets, Richtlinien und Vermögensverzeichnisse.
Die meisten Gemeinderäte benötigen keine umfangreiche Unternehmenssoftware für ihre Dokumentenverwaltung. Häufiger benötigen sie lediglich eine durchsuchbare Bibliothek, die auf ihrer bestehenden Website veröffentlicht wird.
Räte sind insofern ungewöhnlich, als ein großer Teil ihrer Dokumente standardmäßig öffentlich sein muss. Open-Government-Regeln in den meisten Ländern behandeln Agenden, Protokolle, Rechnungen und Richtlinien als Aufzeichnungen, die jeder einsehen kann. Die standardmäßige Veröffentlichung von Dokumenten kann auch Zeit bei der manuellen Bearbeitung von Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz sparen. All dies macht die Veröffentlichung zu einer Selbstverständlichkeit - Räte wissen, dass sie sie auf ihrer Website veröffentlichen müssen, und die Frage ist, welches Dokumentenmanagementsystem dies am besten leistet.
Als Hersteller von Document Library Pro sehen wir, wie verbreitet dieser Bedarf bei diesen Organisationen ist. In unserer eigenen Analyse von 500 Websites, auf denen die Software läuft, machten Behörden und Gemeinderäte etwa einen von sechs Nutzern aus. Sie alle standen vor demselben Problem: ein ständiger Strom öffentlicher Dokumente und kein ordentlicher Ort, um sie abzulegen.
Meine Empfehlung für fast jeden Rat ist eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf der Website, die er bereits betreibt, und ich werde erklären, wie und warum dies mit Document Library Pro geschehen kann. Ich werde behandeln, was Räte veröffentlichen müssen, warum die übliche Link-Seite versagt, wie eine richtige Bibliothek aussieht, die ein tatsächlicher Rat bereits betreibt, und wie sie aktuell gehalten wird.
Was Behörden veröffentlichen müssen
Fast jeder Gemeinderat unterliegt Transparenzregeln, die bestimmte Dokumente offenlegen. Die genaue Liste hängt vom Standort ab, aber die Struktur ist immer dieselbe: Sie müssen Aufzeichnungen, die zeigen, wie öffentliche Gelder ausgegeben und wie Entscheidungen getroffen werden, den Bürgern zugänglich machen.
In den Vereinigten Staaten variieren die Gesetze zu offenen Sitzungen und öffentlichen Aufzeichnungen - oft als Sonnenscheingesetze bezeichnet - von Bundesstaat zu Bundesstaat. Sie verlangen in der Regel, dass Räte Sitzungsagenden im Voraus aushängen, Protokolle nachträglich veröffentlichen und die meisten Aufzeichnungen wie Verträge, Budgets und Berichte zur Einsichtnahme offenlegen. Die Fristen und das Kleingedruckte unterscheiden sich, daher lohnt es sich immer, die Gesetze Ihres eigenen Bundesstaates zu prüfen.
In England, kleinere Räte haben eine noch spezifischere Liste. Unter der britischen Regierung Transparenzkodex für kleinere Behörden, Gemeinde- und Stadträte mit einem Umsatz von unter 25.000 Pfund haben eine festgelegte Liste zur Veröffentlichung. Diese umfasst Ausgaben über 100 Pfund, Entwürfe von Protokollen innerhalb eines Monats nach jeder Sitzung, Agenden mindestens drei Klartage im Voraus und Details über das von ihnen besessene Land und Gebäude.
Alle diese Dokumente müssen auf einer öffentlich zugänglichen Website kostenlos einsehbar sein. Wo auch immer der Rat zusammentritt, ist die Pflicht im Geiste dieselbe. Die Bürger haben ein Recht darauf, diese Dokumente einzusehen, was ein Dokumentenmanagementsystem mit guter Auffindbarkeit im Wesentlichen zu einer gesetzlichen Verpflichtung anstelle eines optionalen Extras macht.
Das Problem mit dem Vergraben von Dokumenten auf Webseiten
Die meisten Gemeinderäte erfüllen ihre Verpflichtung zur Veröffentlichung, aber sie tun es auf die für ihre Einwohner denkbar schlechteste Weise. Die Dateien werden als lange Liste von Links auf einer Webseite veröffentlicht, oder schlimmer noch, über mehrere Seiten verstreut, ohne eine zentrale Stelle. Das zählt technisch gesehen als Informationsaustausch. Es ist nur nicht nutzbar, was dem Geist der Offenheit widerspricht.
Das Problem beginnt für Räte, die mehr als eine Handvoll Dokumente veröffentlichen müssen. Dies gilt für einen großen Teil der staatlichen Organisationen. Zum Beispiel erstellt ein Gemeinderat jeden Monat Protokolle, vor jeder Sitzung Agenden, jedes Jahr Abrechnungen sowie zusätzlich Planungsunterlagen, Richtlinien und Bekanntmachungen. Innerhalb von ein bis zwei Jahren ist diese Seite hunderte von Links lang, und ein Einwohner, der nach dem Protokoll vom letzten März sucht, muss scrollen und blinzeln, um es zu finden.
Es ist auch zerbrechlich. Wenn eine Person die Seite manuell verwaltet, werden Dateien unter inkonsistenten Namen hochgeladen und Links brechen bei einem Neuaufbau der Website. Alte Dokumente liegen neben aktuellen, ohne dass man erkennen kann, welches welches ist.
In diesen Situationen hat der Rat zwar dem Buchstaben des Gesetzes entsprochen, aber er hat die Informationen auch praktisch unbrauchbar gemacht. Das ist das Gegenteil dessen, wofür Transparenz da ist!
Die Korrektur ist dieselbe, die Sie bei ... anwenden würden Dokumente organisieren auf jedem Laufwerk: Geben Sie den Dateien eine klare Struktur. Der Unterschied für eine Gemeinde besteht darin, dass ein Teil der Dokumentenmanagementstruktur dort angesiedelt sein muss, wo die Bürger sie erreichen können, und nicht auf einem Computer für Mitarbeiter oder in einem privaten Intranet.
Wie man eine durchsuchbare öffentliche Dokumentenbibliothek erstellt
Eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek verwandelt diese endlose Link-Seite in etwas Nützliches für die Einwohner. Anstatt zu scrollen, gibt ein Besucher ein Schlüsselwort ein oder filtert nach Kategorie, wie z. B. Art der Besprechung oder Jahrgang, und landet genau bei der Datei, die er gesucht hat. Das ist die Aufgabe, für die wir Document Library Pro entwickelt haben.
Document Library Pro nimmt die Dateien, die ein Rat bereits erstellt, und veröffentlicht sie als strukturierte, durchsuchbare Dokumentenbibliothek. Besucher können nach Schlagwörtern suchen und nach Kategorie filtern, wie z. B. Ausschuss oder Jahr. Sie können ein Dokument im Browser in der Vorschau anzeigen, ohne es herunterzuladen, das Benötigte herunterladen oder mehrere Dateien auswählen und sie gemeinsam als ZIP-Datei herunterladen.
Für einen Einwohner, der eine bestimmte Sitzungsniederschrift oder einen Haushaltsbericht sucht, ist das der Unterschied zwischen zehn Sekunden und zehn Minuten. Für Räte sind insbesondere einige Funktionen besonders nützlich:
- Kategorien und Filter. Dokumente nach Ausschuss, Sitzungsart, Jahr oder Thema gruppieren, damit ein Anwohner die richtige Tagesordnung oder Richtlinie findet, ohne eine Wand von Links durchscrollen zu müssen.
- Stabile, permanente Links. Jedes Dokument hat eine feste Adresse, sodass ein Link zu einer Richtlinie in einer Mitteilung oder E-Mail auch noch Monate später funktioniert.
- Vorschau im Browser. Ein Anwohner kann ein Dokument auf der Seite lesen, bevor er sich entscheidet, ob er es herunterladen möchte, was sich gut für lange Besprechungspakete eignet, die niemand versehentlich speichern möchte.
- Zugangskontrolle, wo Sie sie brauchen. Die öffentlichen Unterlagen sollen für jedermann zugänglich bleiben, während einzelne interne Dokumente, wie beispielsweise Entwürfe oder Unterlagen, die ausschließlich für Ratsmitglieder bestimmt sind, durch ein Passwort geschützt werden.
Obwohl Document Library Pro über einen integrierten Passwortschutz verfügt, ist der sicherste Ansatz für private Dateien, die eingeschränkte Bibliothek in einem Bereich der Website zu platzieren, der bereits eine Anmeldung erfordert. Die Datei ist dann geschützt und wird nicht nur vor der Suche der Bibliothek verborgen.
Document Library Pro läuft auf jeder Plattform, die eine Website eines Gemeinderats verwendet. Wir haben es ursprünglich als WordPress-Plugin entwickelt und es ist auch weiterhin in dieser Form erhältlich. Mittlerweile funktioniert es jedoch auch als gehostete Bibliothek, die Sie in jede andere Plattform einbetten können. Ein Gemeinderat auf Squarespace, Wix, Webflow oder einer individuell erstellten Website kann dieselbe durchsuchbare Bibliothek veröffentlichen, ohne auf ein neues System umsteigen zu müssen. Die Bibliothek wird auf der Website des Gemeinderats selbst gehostet, was viel besser ist, als ein separates Portal bereitzustellen, das Mitarbeiter und Einwohner erst lernen müssen.
Profitipp: Wenn Sie mit jahrelang vorhandenen Besprechungsprotokollen und Agenden beginnen, fügen Sie diese in Stapeln hinzu, anstatt den gesamten rückwirkenden Katalog auf einmal zu importieren. Ein einzelner, sehr großer Import kann langsam sein. Sobald die alten Dokumente vorhanden sind, ist es einfach, mit jedem neuen Meeting Schritt zu halten.
Echtes Beispiel: Albury Parish Council
Um Ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie das Ganze aussieht, finde ich es hilfreich, sich einen Gemeinderat anzusehen, der dies bereits umsetzt. Der Albury Parish Council, eine kleine Kommunalverwaltung in England, veröffentlicht seine öffentlichen Dokumente nicht als Liste von Links, sondern als durchsuchbare Bibliothek auf seiner eigenen Website:
Ihre Einrichtung ist genau die Art von Sache, die die Transparenzregeln anstreben. Protokolle, Agenden, Finanzdokumente und Richtlinien werden an einem Ort aufbewahrt und in Kategorien sortiert. Ein Einwohner kann nach dem suchen, was er möchte, und es mit wenigen Klicks öffnen, was die Veröffentlichungspflichten des Rates erfüllt und gleichzeitig den Menschen dient, für die diese Pflichten bestehen.
Albury ist kein Ausreißer. Auf den von uns analysierten städtischen und staatlichen Websites sahen wir immer wieder dieselbe Konfiguration: eine durchsuchbare Tabelle von PDFs, gefiltert nach Kategorie, die Protokolle, Tagesordnungen, Finanzdokumente und Richtlinien enthält.
PDFs sind bei weitem der häufigste Dateityp, den diese Gremien veröffentlichen, und das Tabellenlayout ist die beliebteste Wahl, da es detaillierte Strukturinformationen für jedes Dokument anzeigt. Ich stimme dieser Wahl zu, da die Tabellenansicht das Format ist, das am einfachsten zu durchsuchen und zu scannen ist, wenn es um eine große Anzahl von Protokollen und anderen Dokumenten geht.
Bemerkenswert ist, wie einfach und erschwinglich die Einrichtung ist. Albury hat kein maßgeschneidertes System in Auftrag gegeben oder auf Unternehmenssoftware umgestellt. Stattdessen wurde einfach eine Bibliothek zur bestehenden Website hinzugefügt, was für fast jede Kirchengemeinde oder Stadtverwaltung der realistische Weg ist.
Sie können sehen, wie andere Organisationen ihr Dokumentenmanagement auf unserem angehen Räte und Regierung Seite.
Aufzeichnungen aktuell und konform halten
Die Veröffentlichung der Dokumente ist nur die halbe Miete. Ihre Bibliothek verdient nur dann das Vertrauen der Einwohner, wenn sie aktuell bleibt. Sie verliert dieses Vertrauen schnell, wenn der Haushaltsplan des letzten Jahres ganz oben auf der Liste steht oder eine überholte Richtlinie immer noch das erste Ergebnis ist.
Zwei einfache Gewohnheiten für Zuverlässigkeit:
- Zustimmung, wie lange jede Art von Dokument verfügbar bleibt und wann sie archiviert oder ersetzt wird. Für einen Gemeinderat ist dies teilweise gesetzlich festgelegt und teilweise Ihre eigene Entscheidung, und es ist wirklich nur eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet auf das, was Sie veröffentlichen.
- Weisen Sie einer Person die klare Verantwortung für die Bibliothek zu, auch wenn andere Inhalte hochladen können, damit ein neuer Satz von Protokollen pünktlich veröffentlicht wird und nichts zwischen den Rollen verloren geht.
Beides kostet nicht viel Zeit und ist gemeinsam der entscheidende Unterschied zwischen einer Bibliothek, auf die sich die Bewohner verlassen, und einer, der sie das Vertrauen entziehen. Dieselbe Dis.
Document Library Pro bietet auch eine integrierte Versionskontrolle. Aktivieren Sie diese, um eine klare Aufzeichnung der Versionshistorie jedes Dokuments zu führen und sicherzustellen, dass immer klar ist, welche die aktuelle Version ist.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement für Behörden
Was ist der beste Weg für einen Rat, Dokumente online zu veröffentlichen?
Für mehr als eine Handvoll Dateien ist die beste Methode eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf der eigenen Website des Gemeinderats, anstatt einer langen Linkliste oder eines geteilten Cloud-Ordners.
Eine Bibliothek ermöglicht es Einwohnern, nach Dokumenten zu suchen und diese zu filtern, um das benötigte Dokument zu finden, hält jede Datei unter einer stabilen Adresse, und ermöglicht es Ihnen, offene öffentliche Aufzeichnungen von gelegentlichen internen Dokumenten zu trennen. Sie hält auch alles auf der Website, die die Menschen bereits mit dem Rat verbinden.
Benötigen kleine Räte eine spezielle Dokumentenmanagement-Software?
Die meisten kleinen Gemeinderäte tun dies nicht. Enterprise-Dokumentenmanagement-Systeme sind für große interne Teams und komplexe Compliance-Workflows konzipiert, was mehr ist, als die meisten Pfarr- und Stadtgemeinderäte benötigen oder sich leisten können. Was ein kleiner Gemeinderat typischerweise benötigt, ist eine klare, durchsuchbare Möglichkeit, öffentliche Dokumente auf seiner bestehenden Website zu veröffentlichen, was eine Dokumentenbibliothek ohne die Kosten oder Komplexität einer vollständigen Unternehmenssoftware leistet.
Wie kann ein Rat einige Dokumente privat halten?
Verwenden Sie Zugriffskontrollen, um eine Bibliothek oder einzelne Dokumente auf bestimmte Benutzer, Rollen oder ein Passwort zu beschränken, während öffentliche Aufzeichnungen für jedermann zugänglich bleiben. Platzieren Sie für wirklich sensible Dateien die eingeschränkte Bibliothek in einem Teil der Website, der bereits eine Anmeldung erfordert, sodass die Datei selbst geschützt und nicht nur in der Bibliothekssuche verborgen ist.
Kann „Document Library Pro“ von einer Gemeinde auf jeder Website verwendet werden?
Ja. Document Library Pro funktioniert als WordPress-Plugin und kann auch in andere Plattformen integriert werden, darunter Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein internes Intranet. Es veröffentlicht die Dateien eines Gemeinderats als durchsuchbare, filterbare Bibliothek, die Sie vollständig öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken können. Daher passt es, unabhängig davon, ob die Website des Gemeinderats auf WordPress oder etwas anderem läuft.
Machen Sie die Dokumente Ihres Rates leicht auffindbar
Für die meisten Räte kommt ein gutes Dokumentenmanagement auf eine Sache an. Geben Sie die Agenden, Protokolle, Abrechnungen und Richtlinien, die Sie bereits veröffentlichen, an einem durchsuchbaren Ort auf Ihrer eigenen Website zusammen, wobei die öffentlichen Aufzeichnungen offen und die seltenen sensiblen Dateien hinter einem Login zugänglich sind.
Bringen Sie das in Ordnung, und Sie verbringen weniger Zeit mit der Beantwortung von Fragen wie “Wo finde ich…” und der Reparatur defekter Links, und mehr Zeit mit der Arbeit, für die die Bewohner den Rat gewählt haben.
Wenn Sie bereit sind, eine einzurichten, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und geben Sie Ihren Bürgern eine öffentliche Bibliothek, auf die sie sich verlassen können.
