Eine Dokumentenbibliothek verwandelt einen ungeordneten Haufen von Dateien in eine durchsuchbare, organisierte Sammlung, die Besucher eigenstandig durchsuchen konnen. Ich zeige Ihnen, wie Sie eine erstellen, und stelle sechs echte Beispiele von Organisationen vor, die es gut machen.
Die meisten Organisationen beginnen mit einer einfachen Liste von Dateilinks auf einer Seite. Das funktioniert gut bis zu etwa funf Dateien. Danach konnen Benutzer nicht mehr finden, was sie suchen, und Sie mussen eine statische Liste manuell aktualisieren.
Im Folgenden erklare ich:
- was eine Dokumentenbibliothek ist und warum die meisten Dateiverwaltungstools nicht ausreichen
- Schritt für Schritt erstellen
- worauf Sie bei Software fur Dokumentenbibliotheken achten sollten
- sechs echte Beispiele, die Sie sich ansehen und kopieren konnen
Was eine Dokumentenbibliothek ist (und warum die meisten Tools versagen)
Eine Dokumentenbibliothek ist eine durchsuchbare, filterbare Dateisammlung, die Benutzer auf Ihrer Website durchsuchen, voranzeigen und herunterladen konnen. Denken Sie an Handbucher, Berichte, Richtlinien, Formulare, Sitzungsprotokolle oder Forschungsarbeiten - alles an einem organisierten Ort.
Bei unserer Recherche zu diesem Bereich hat uns eines uberrascht. Abgesehen von SharePoint konzentrieren sich nur sehr wenige Tools darauf, Dokumente in einer offentlichen, durchsuchbaren Bibliothek darzustellen. Die meisten sind fur die Speicherung und interne Weitergabe entwickelt, wie Google Drive oder Dropbox.
Sie verwahren Dateien gut, aber keine der beiden Losungen veroffentlicht eine ubersichtliche, durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer eigenen Website. Gleichzeitig sind immer mehr Organisationen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente online zu veroffentlichen - und es gibt noch immer kaum Tools, die dafur entwickelt wurden.
Diese Lucke ist der eigentliche Grund, warum wir Document Library Proentwickelt haben - und die Idee kam direkt von unseren Kunden. Wir stellten bereits Software zur Darstellung von Inhalten in durchsuchbaren Tabellen her, und die mit Abstand beliebteste Verwendung war die Auflistung von Dokumenten.
Benutzer forderten immer wieder dokumentspezifische Funktionen wie Download-Schaltflachen und Browser-Vorschauen. Also haben wir es von Grund auf entwickelt, um genau das zu liefern.
Es veroffentlicht Ihre Dateien als Seite, auf der Benutzer nach Stichworten suchen, nach Kategorie filtern, Spalten sortieren, ein Dokument im Browser voranzeigen und das Gesuchte herunterladen konnen. Sie konnen auch mehrere Dateien auswahlen und diese gemeinsam als ZIP herunterladen.
Heute funktioniert es auf WordPress als Plugin und lasst sich mit einem einfachen Einbettungscode in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine eigene Website oder ein Intranet einbetten.
So erstellen Sie eine Dokumentenbibliothek - Schritt fur Schritt
Der Prozess ist derselbe, ob Sie auf einer WordPress-Website veroffentlichen oder die Bibliothek in eine andere Plattform einbetten. Er gliedert sich in sechs Schritte.
Schritt 1: Dateien zusammenstellen und organisieren
Sammeln Sie alle Dateien, die Sie veroffentlichen mochten, an einem Ort. Gruppieren Sie sie so, wie Besucher danach suchen werden - nach Kategorie, Abteilung, Jahr oder Produktlinie. Eine gewisse Struktur jetzt spart spater viel Scrollen. Die meisten Bibliotheken basieren auf PDFs, aber Sie konnen auch Word-Dokumente, Tabellen, Bilder und mehr einbeziehen.
Schritt 2: Ort der Bibliothek festlegen
Entscheiden Sie, auf welcher Website die Bibliothek gehort. Wenn Sie eine WordPress-Website betreiben, fugen Sie sie als Plugin hinzu. Auf Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, einer eigenen Website oder einem internen Intranet fugen Sie sie stattdessen mit einem einfachen Einbettungscode hinzu. In jedem Fall befindet sich die Bibliothek auf Ihrer eigenen Website - nicht in einem separaten System, bei dem sich Benutzer anmelden mussen.
Schritt 3: Dokumente hinzufugen
Laden Sie Ihre Dateien hoch oder verweisen Sie auf Dateien, die Sie bereits anderweitig hosten. Bei einer grossen Sammlung ermoglicht ein Massenimport das gleichzeitige Hinzufugen von Hunderten von Dateien statt einzeln. Geben Sie jedem Dokument beim Hinzufugen eine Kategorie und weitere Details, nach denen Benutzer filtern oder suchen konnen, wie z. B. ein Veroffentlichungsjahr oder einen Dokumenttyp.
Schritt 4: Layout wahlen
Bibliotheksansicht wählen:
- Tabelle fur formelle Unterlagen, bei denen Spalten und Sortierung wichtig sind.
- Raster fur visuelle Dokumente wie Berichte mit Titelbildern.
- Ordneransicht zum Durchsuchen grosser Sammlungen nach Thema.
Schritt 5: Suche, Filter und Sortierung einrichten
Aktivieren Sie das Suchfeld und die Filter, die zur Art und Weise passen, wie Benutzer nach Dokumenten suchen. Besucher konnen dann ein Stichwort eingeben, nach Kategorie einschranken, eine Spalte sortieren und eine Datei im Browser voranzeigen, bevor sie herunterladen. Sie konnen auch mehrere Dateien auswahlen und sie gemeinsam als ZIP herunterladen.
Schritt 6: Zugriff & Veröffentlichung
Legen Sie nun fest, wer die Bibliothek sehen kann. Halten Sie sie offentlich, schatzen Sie sie mit einem Passwort oder beschranken Sie den Zugang auf angemeldete Mitglieder. Sie konnen Besucher auch nach ihrer E-Mail-Adresse fragen, bevor sie herunterladen - das verwandelt eine Ressourcenbibliothek in ein Mittel zur Lead-Erfassung. Wenn Sie zufrieden sind, veroffentlichen Sie die Seite oder fugen Sie den Einbettungscode in Ihre andere Website ein.
Das alles können Sie mit Document Library Pro aufbauen und 14 Tage kostenlos testen.
worauf Sie bei Software fur Dokumentenbibliotheken achten sollten
Wenn Sie Tools vergleichen, sind das die Funktionen, die eine echte Bibliothek von einer aufgehübschten Linkliste unterscheiden. Es lohnt sich, diese gegen jede Alternative auf Ihrer Auswahlliste zu prüfen.
- Suche, Sortierung und Filter. Besucher sollten ein Dokument durch die Eingabe eines Stichworts oder durch Einschränkung nach Kategorie finden - nicht durch das Scrollen einer langen Seite.
- Vorschau im Browser. Benutzer können eine Datei in einer Lightbox lesen, bevor sie sich zum Herunterladen entscheiden.
- Eine Auswahl an Layouts. Eine Tabelle eignet sich für formelle Unterlagen, ein Raster für visuelle Dokumente und eine Ordneransicht zum Durchsuchen großer Sammlungen.
- Zugriffskontrolle. Manche Bibliotheken sind öffentlich zugänglich, während andere durch ein Passwort oder ein Mitglieder-Login geschützt sind.
- Veröffentlichung auf Ihrer eigenen Website. Die Bibliothek sollte auf Ihrer Website oder Ihrem Intranet laufen - auf der Plattform, die Sie bereits nutzen.
Genau hier stoßen die bekannten Tools an ihre Grenzen. SharePoint ist für das interne, angemeldete Dokumentenmanagement in großen Organisationen konzipiert - nicht für die Veröffentlichung einer Bibliothek, die die Öffentlichkeit durchsuchen kann. Google Drive und Dropbox sind hervorragend zum Speichern von Dateien und zum Teilen einzelner Dateien mit bestimmten Personen, aber keines der beiden veröffentlicht eine durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer eigenen Website.
Ein Passwort schützt davor, wer die Bibliothek durchsuchen kann, sperrt aber allein die zugrunde liegenden Dateilinks nicht. Wenn ein Dokument also wirklich vertraulich ist, platzieren Sie die Bibliothek auf einer bereits privaten Website - etwa einem internen Intranet - anstatt sich allein auf das Passwort zu verlassen.
6 Praxisbeispiele für Bibliotheken
Als Nächstes zeige ich Ihnen einige Beispiele echter Dokumentenbibliotheken, die andere Organisationen aufgebaut haben. Als wir 500 Organisationen untersuchten, die Document Library Pro nutzen, handelte es sich meist um gemeinnützige Organisationen und Wohltätigkeitsverbände, Gesundheitsdienstleister, Kommunal- und Pfarrgemeinderäte sowie Mitgliederverbände. Die folgenden Beispiele stammen genau aus diesen Bereichen, und Sie können sich jedes einzelne live ansehen.
Ein Gemeinderat muss bestimmte Dokumente gesetzlich veröffentlichen, und Kirchengemeinderat Albury erledigt dies mit einer sortierbaren Tabelle mit Richtlinien- und Planungsdateien. Einwohner können jedes Dokument im Browser in der Vorschau ansehen und dann das gewünschte herunterladen. Für einen kleinen Rat ohne technisches Team ersetzt dieser Self-Service eine lange, nicht durchsuchbare Linkliste.
Imerman Angels, eine Krebshilfe-Organisation, hatte Dateien an verschiedenen Stellen verstreut und veraltete Links, die noch öffentlich zugänglich waren. Alles wurde in eine Bibliothek mit Rasterlayout und Download-Schaltflächen zusammengeführt, und nun kann man sehen, welche Ressourcen am häufigsten genutzt werden.
Das International Arctic Research Center veröffentlicht Beiträge, Fallstudien und Ressourcen für das Hauptzentrum und mehrere Forschungsgruppen. Jede Sammlung befindet sich in einer durchsuchbaren Tabelle mit Filterdropdowns, sodass Forscher eine bestimmte Publikation in Sekunden finden, anstatt per E-Mail danach zu fragen.
Die Idee funktioniert genauso gut für Unternehmen. CASA Baubeschläge hatte Zertifikate, Handbücher, CAD-Zeichnungen und technische Spezifikationen auf verschiedenen Seiten verteilt. Alles wurde in eine einzige, nach Produktkategorie gegliederte Bibliothek zusammengeführt, sodass Architekten und Auftragnehmer das richtige Datenblatt an einem Ort herunterladen können.
Kinder- und Jugendpsychiatrie Ontario verwandelte eine lange, unstrukturierte Ressourcenseite in einen Familien-Hub. Eltern filtern nach Thema und finden schnell, was sie brauchen - was sehr wichtig ist, wenn jemand bereits gestresst und unter Zeitdruck steht.
Pfadfinder Irland hatte eine Linkliste überwachsen, mit Hunderten von Artikeln, Richtlinien und Formularen für Freiwillige. Alles wurde in Ordner gegliedert, sodass eine Führungskraft den richtigen öffnet und mit einem Klick eine ganze Sammlung von Dokumenten herunterlädt.
Welche Art von Dokumenten Ihre Organisation auch immer teilen möchte - Sie können sie mit Document Library Pro in einer flexiblen Bibliothek anzeigen, die genau auf die Such- und Browsing-Gewohnheiten Ihrer Besucher zugeschnitten ist.
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich eine Dokumentenbibliothek?
Sammeln Sie Ihre Dateien, gruppieren Sie sie in Kategorien und fügen Sie sie dann zu einer Dokumentenbibliothek-Software wie Document Library Pro hinzu. Wählen Sie ein Layout, aktivieren Sie Suche und Filter, legen Sie fest, wer Zugriff hat, und veröffentlichen Sie dann die Seite oder betten Sie sie in Ihre Website ein.
Was ist eine Dokumentenbibliothek-Software?
Dokumentenbibliothek-Software veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek auf Ihrer Website. Besucher finden, prüfen in der Vorschau und laden Dokumente herunter, anstatt sich durch eine Linkliste zu wühlen oder sich in einem separaten Speichersystem anzumelden.
Kann ich eine Dokumentenbibliothek zu jeder Website hinzufügen?
Ja. Document Library Pro funktioniert als WordPress-Plugin und lässt sich mit einem einfachen Einbettungscode in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein Intranet einbetten.
Können Benutzer innerhalb der Dokumente suchen?
Ja. Besucher suchen sofort in Dokumententiteln, Kategorien und Details, und die Volltextsuche in PDF-Dateien ist in Arbeit.
Wie viele Dokumente kann eine Dokumentenbibliothek aufnehmen?
Für die meisten Organisationen gibt es keine praktische Begrenzung. Die obigen Beispiele reichen von einigen Dutzend Gemeinderatsunterlagen bis zu Hunderten von Dokumenten für einen nationalen Mitgliederverband - alles in einer durchsuchbaren Bibliothek.
Ihre Dokumentenbibliothek erstellen
Wenn Ihr Ziel darin besteht, Dokumente zu veröffentlichen, die Benutzer suchen, in der Vorschau ansehen und herunterladen können, ist eine dedizierte Dokumentenbibliothek einer statischen Linkliste oder einem Speicherlaufwerk, das niemand durchsuchen kann, weit überlegen.
Wir haben Document Library Pro entwickelt, um die beste Software dieser Art auf dem Markt zu sein. Sie verarbeitet alles von Gemeinderatssitzungsprotokollen bis zu technischen Datenblättern, läuft auf jeder Plattform und hält die Bibliothek auf Ihrer eigenen Website.
Wenn Sie vollständige Versionskontrolle und Genehmigungsworkflows für die interne Bearbeitung benötigen, ist das eine andere Software-Kategorie. Aber für die Veröffentlichung einer Bibliothek, die Ihre Besucher nutzen können, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos.
