Die meisten Organisationen verfügen über weitaus mehr Dokumente, als ihre Website jemals bewältigen konnte, und das schleicht sich langsam ein. Denken Sie an einen Kirchengemeinderat mit jahrelangen Protokollen, Bekanntmachungen und Richtlinien, zu deren Veröffentlichung er gesetzlich verpflichtet ist, oder an einen Mitgliederverband mit einem Stapel Handbücher, Formulare und Schulungsmaterialien.
Die Dateien existieren alle irgendwo, aber niemand außerhalb des Büros kann die richtige finden.
Eine Ressourcenbibliothek löst dieses Problem. Anstelle einer langen Seite mit Links bieten Sie den Nutzern eine durchsuchbare und filterbare Seite, auf der sie selbst finden und herunterladen können, was sie benötigen. Ich werde erläutern, wann eine Organisation eine solche Bibliothek benötigt, wie man sie aufbaut und was eine Ressourcenbibliothek, die genutzt wird, von einer unterscheidet, die ignoriert wird.
Die Grenzen einer einfachen Linkliste
Für eine Handvoll Dokumente ist eine einfache Linkliste in Ordnung, und ich würde mich nicht weiter darum kümmern. Die Dinge ändern sich, wenn die Liste wächst.
Ab einem Dutzend Dateien oder so treten zwei Probleme auf. Besucher können das gewünschte Dokument nicht finden, ohne die gesamte Liste zu lesen, und jemand muss die Seite jedes Mal von Hand bearbeiten, wenn eine Datei hinzugefügt oder ersetzt wird. Ein Teilzeit-Administrator pflegt letztendlich eine Wand von Links, die die Leute immer noch schwer zu benutzen finden.
Man könnte annehmen, dass die Tools, für die man bereits bezahlt, dies abdecken. Das tun sie nicht, da sie für eine andere Aufgabe entwickelt wurden. Google Drive, Dropbox und SharePoint speichern Dateien und teilen sie mit angemeldeten Personen. Keines von ihnen stellt eine durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer eigenen öffentlichen Website bereit, und genau das fehlt den meisten Organisationen.
Als wir uns ansahen, wer Document Library Pro nutzt, waren es meist die Art von Organisationen, die man auch bei vielen Dokumenten erwarten würde: gemeinnützige Organisationen, Universitäten, Verbände und Kommunen. Ihnen mangelt es nicht an Orten zur Speicherung von Dateien. Was ihnen fehlt, ist eine Möglichkeit, diese zu veröffentlichen, damit die Öffentlichkeit oder ihre Mitglieder die richtige finden können, ohne per E-Mail nachfragen zu müssen.
Arten von Ressourcen, die Organisationen veröffentlichen
Der Inhalt hängt von der Organisation ab, aber die Aufgabe ist dieselbe. Hier ist, was verschiedene Sektoren tendenziell veröffentlichen.
- Gemeinnützige Organisationen Leitfäden, Berichte, Toolkits und Wirkungsberichte veröffentlichen.
- Mitgliedschaftsverbände Handbücher, Schulungsmaterialien und Richtlinien teilen.
- Schulen und Universitäten Kursunterlagen, Formulare und Forschung, Prospekte auflisten.
- Räte und öffentliche Körperschaften Protokolle, Richtlinien, Planungsdokumente und öffentliche Aufzeichnungen posten.
- Unternehmen teilen Produktdokumentationen, Spezifikationen und Zertifikate.
Anzeichen, dass Sie eine Ressourcenbibliothek brauchen
Sie brauchen keine Ressourcenbibliothek für ein paar Dateien, bei denen ein paar Links ausreichen, und ich würde Ihnen sagen, Sie sollen Ihr Geld sparen. Sie verdient sich ihren Platz, sobald eine der folgenden Aussagen zutrifft:
- Sie haben mehr Dokumente, als ein Besucher vernünftigerweise durchsehen kann.
- Das Gesetz verlangt von Ihnen, bestimmte Aufzeichnungen zu veröffentlichen, ebenso wie von vielen Räten und öffentlichen Körperschaften.
- Leute müssen nach Thema, Jahr oder Abteilung filtern, um die richtige Datei zu finden.
- Du möchtest vor dem Download eine E-Mail-Adresse sammeln und die Bibliothek so in eine Quelle für Leads verwandeln.
- Einige Dokumente sollten nur für Mitglieder oder Mitarbeiter zugänglich sein.
Wie man eine Ressourcenbibliothek aufbaut
Wir haben Document Library Pro entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen: Organisationen eine saubere Möglichkeit zu bieten, Dokumente anzuzeigen und zu teilen, anstatt sie nur zu speichern. Es veröffentlicht Ihre Dateien als Ressourcenbibliothek, die Benutzer durchsuchen, nach Kategorie filtern und sortieren können. Sie sehen ein Dokument im Browser in der Vorschau und laden es dann einzeln herunter oder wählen mehrere aus und laden sie als ZIP-Datei herunter.
Es läuft auf jeder Plattform. Eine WordPress-Seite fügt es als Plugin hinzu. Überall sonst fügt ein kurzer Einbettungscode die Bibliothek zu Ihren Seiten hinzu, egal ob sie öffentlich sind oder hinter einem Mitglieder-Login liegen.
Zusammenbau erfordert fünf Schritte:
- Fügen Sie Ihre Dokumente hinzu. Lade die Dateien hoch oder zeige mit der Bibliothek auf Dateien, die du woanders hostest. Jede Datei erhält einen Titel, eine Beschreibung, eine Kategorie und optional ein Titelbild.
- Gruppieren Sie sie in Kategorien und Schlagwörter. Sortieren Sie Ressourcen so, wie Ihre Zielgruppe sie wahrnimmt, nach Thema, Jahr oder Abteilung. Dies sind die Filter, die die Leute verwenden.
- Wähle ein Layout. Eine Tabelle eignet sich für formale Aufzeichnungen, ein Raster mit Vorschaubildern für Berichte und Anleitungen und eine Ordneransicht zum Stöbern.
- Suche und Filter einschalten. Eine Suchleiste und ein paar Dropdowns ermöglichen es den Nutzern, ein Dokument in Sekundenschnelle zu finden, anstatt zu scrollen.
- Legen Sie fest, wer es sehen kann. Veröffentlichen Sie es offen, schränken Sie Downloads hinter einer E-Mail-Adresse ein oder beschränken Sie die gesamte Bibliothek auf angemeldete Mitglieder.
Ressourcenbibliothek Beispiele
Drei Organisationen zeigen, wie unterschiedlich das aussieht, wenn es gut gemacht ist.
Imerman Angels, eine Krebsberatungsorganisation, begann mit Dateien, die an verschiedenen Orten verstreut waren. Veraltete Links erreichten weiterhin die Öffentlichkeit, und das Team hatte keine Möglichkeit zu sehen, was die Leute herunterluden. Sie fassten alles in einer Bibliothek mit einem Rasterlayout und Download-Buttons zusammen und können nun nachverfolgen, welche Ressourcen genutzt werden.
Kinder- und Jugendpsychiatrie Ontario hatten das gegenteilige Problem. Ihre Ressourcenseite funktionierte, aber in ihren eigenen Worten war sie “sehr wie eine Einkaufsliste” und das Durchscrollen einer langen, unsortierten Seite ist das Letzte, was ein gestresster Elternteil braucht. Sie haben sie als Hub neu aufgebaut, wo Familien nach Themen filtern und in Sekundenschnelle die richtige Hilfe finden können.
Pfadfinder Irland hatten einfach die Seite mit Links, mit Hunderten von Artikeln, Richtlinien und Formularen für Freiwillige überholt. Sie organisierten alles in Ordnern, sodass ein Leiter den richtigen öffnet und mit einem einzigen Klick einen ganzen Satz von Dokumenten herunterlädt.
Für sechs weitere Beispiele aus verschiedenen Sektoren siehe meine Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Dokumentenbibliothek erstellen.
Tipps für eine genutzte Ressourcenbibliothek
Die Software ist der einfache Teil. Was eine Ressourcenbibliothek zu einer macht, auf die sich die Leute verlassen, sind eine Handvoll Entscheidungen, die Sie im Laufe der Zeit treffen.
Der häufigste Fehler, den ich sehe, ist die Organisation der Bibliothek so, wie die Dateien intern gespeichert sind, nach Abteilung oder nach dem Jahr, in dem ein Dokument abgelegt wurde. Besucher denken nicht so. Sie denken: “Ich brauche das Mitgliedsformular” oder “Wo ist der neueste Jahresbericht?”, also bauen Sie Ihre Kategorien stattdessen um diese Fragen herum auf.
Seien Sie selektiv bei der Lead-Erfassung. Die Bitte um eine E-Mail vor dem Download kann eine Bibliothek in eine stetige Quelle für Leads verwandeln, aber nur, wenn die Ressource dies verdient. Das Sperren eines wirklich nützlichen Berichts oder Toolkits ist fair. Das Sperren einer Besprechungsagenda oder eines Routineformulars verärgert die Leute nur und treibt sie stattdessen zum Telefon.
Entscheiden Sie, wem es gehört. Eine Ressourcenbibliothek ist nur so gut, wie sie gepflegt wird. Daher benötigt ein Sachbearbeiter oder eine Kommunikationsperson eine einfache Routine zum Hinzufügen neuer Dokumente und zum Aussondern alter. Die meisten Werkzeuge machen das zur Aufgabe eines Entwicklers, und der ganze Sinn einer richtigen Bibliothek ist, dass eine nicht-technische Person sie auf dem neuesten Stand halten kann.
Beobachten Sie schließlich, was heruntergeladen wird. Diese Zahlen sagen Ihnen, welche Ressourcen wichtig sind und welche totes Gewicht sind, und die Organisationen, die am meisten aus einer Bibliothek gewinnen, nutzen sie, um zu entscheiden, was als Nächstes veröffentlicht werden soll.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Ressourcenbibliothek?
Eine Ressourcenbibliothek ist eine durchsuchbare Sammlung von herunterladbaren Ressourcen, wie z. B. Leitfäden, Berichten und Formularen, die auf einer Website veröffentlicht werden, damit Besucher sie ohne Hilfe finden und herunterladen können.
Kann ich eine Online-Ressourcenbibliothek ohne WordPress aufbauen?
Ja. Document Library Pro läuft als WordPress-Plugin, kann aber auch in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein Intranet integriert werden. Eine Online-Ressourcenbibliothek funktioniert auf jeder Plattform, die Sie bereits verwenden.
Kann eine Ressourcenbibliothek E-Mail-Adressen erfassen?
Ja. Document Library Pro kann vor dem Download eine E-Mail-Adresse verlangen, wodurch die Bibliothek zu einem Lead-Generierungs-Tool wird, während sie Ihre Inhalte teilt.
Eine Ressourcenbibliothek, die ihren Platz verdient
Wenn Ihre Sammlung klein ist und nur wenige Leute sie benötigen, sind ein paar Links immer die einfachste Lösung. Sobald die Leute jedoch selbst Dokumente finden müssen, zahlt sich eine Ressourcenbibliothek durch die Zeitersparnis für alle aus und dadurch, wie viel kompetenter die Organisation wirkt.
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