Fast jede Organisation sitzt irgendwann auf einem Haufen von PDFs. Sie sind das Standardformat für Handbücher, Datenblätter, Berichte, Richtlinien und Formulare, daher sammeln sie sich schnell an. Der übliche Ort dafür ist eine lange Liste von Download-Links auf einer Seite. Das funktioniert so lange, bis jemand eine bestimmte Datei benötigt und sie nicht von den anderen unterscheiden kann, ohne jede einzelne zu öffnen.
Eine PDF-Bibliothek löst dieses Problem. Anstelle einer flachen Linkliste erhalten Sie eine durchsuchbare, filterbare Seite, auf der Kollegen oder Besucher die richtigen PDFs in Sekundenschnelle finden, sie ohne Download vorab ansehen und nur die gewünschten herunterladen können. Ich erkläre, was eine gute PDF-Bibliothek ausmacht, wie man eine auf jeder Website erstellt und wo sie besser abschneidet als das Ablegen von Dateien in Google Drive.
Das Problem mit PDFs als Links
Das Problem mit einer PDF-Datei ist, dass ein Link fast nichts darüber aussagt. Ein Dateiname wie “datasheet-v3-final.pdf” könnte alles Mögliche sein, und ein Besucher muss ihn herunterladen und öffnen, um es herauszufinden.
Wenn man ein paar Dutzend davon auf einer Seite stapelt, wird die Suche nach der richtigen zur Plackerei. An diesem Punkt geben die Leute auf und schreiben Ihnen stattdessen eine E-Mail, anstatt sich selbst zu helfen.
Suchmaschinen retten dich auch nicht. Google indexiert PDFs, aber es leitet die Leute direkt in die Rohdatei und nicht auf eine Seite Ihrer Website, auf der sie verwandte Dokumente durchsuchen könnten. Selbst wenn jemand eine Ihrer PDFs findet, landet er stattdessen in einer Sackgasse statt in Ihrer Bibliothek.
Funktionen einer durchsuchbaren PDF-Bibliothek
Manche nennen es eine PDF-Bibliothek und andere ein durchsuchbares PDF-Archiv, aber die Idee ist dieselbe: Aus diesem Stapel etwas zu machen, das die Leute nutzen können. Ein gutes bietet Ihnen:
- Suche und Filter, sodass ein Besucher eingibt, was er benötigt, und dies eingrenzt.
- Kategorien und Schlagwörter, um PDFs nach Produkt, Jahr, Abteilung oder Thema zu gruppieren.
- Vorschau im Browser, sodass Benutzer eine PDF-Datei in einem Lightbox-Fenster lesen können, ohne sie herunterladen zu müssen.
- Klare Titel und Beschreibungen anstelle eines kryptischen Dateinamens.
- Ein optionales E-Mail-Gate, wenn Sie einen Lead erfassen möchten, bevor jemand einen Bericht herunterlädt.
Wo die Bibliothek lebt, ist Ihnen überlassen. Manche Organisationen veröffentlichen eine PDF-Bibliothek auf ihrer öffentlichen Website, sodass Besucher Datenblätter, Berichte oder Antragsformulare selbst finden können. Andere bewahren eine auf einem Intranet auf, wo Kollegen interne Dokumente wie Richtlinien, Vorlagen und Anleitungen finden können. Dieselbe Bibliothek funktioniert in beide Richtungen.
Erstellen einer PDF-Bibliothek mit Document Library Pro
Das ist das Problem, für das wir gebaut haben Document Library Pro um zu beheben. Es nimmt einen Stapel PDFs entgegen und verwandelt sie in eine durchsuchbare PDF-Bibliothek, in der Benutzer nach Schlüsselwörtern suchen, nach Kategorie filtern und jede PDF-Datei im Browser in der Vorschau anzeigen können, ohne sie herunterladen zu müssen.
Wenn jemand eine Kopie wünscht, lädt er sie mit einem Klick herunter oder wählt mehrere PDFs aus und lädt sie als einzelne ZIP-Datei herunter.
Es ist seit seiner Einführung im Jahr 2021 zum meistverkauften Produkt von Barn2 geworden, und als wir uns angesehen haben, wie 500 Organisationen es tatsächlich nutzen, waren PDFs mit Abstand die gängigsten Dateien. Die intensivsten Nutzer waren gemeinnützige Organisationen, Gesundheitsteams und Kommunen, von denen viele nun verpflichtet sind, Dokumente online zu veröffentlichen.
Sie können ihn überall dort ausführen, wo Ihre Website gehostet wird. Unter WordPress wird er als Plugin installiert und veröffentlicht Ihre PDFs direkt auf der Website. Unter Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine kundenspezifische Erstellung oder ein internes Intranet, ein Einbettungscode lädt dieselbe Bibliothek direkt auf eine Seite.
Hier ist die Reihenfolge, in der ich es aufbauen würde:
- Fügen Sie Ihre PDFs hinzu. Laden Sie sie hoch oder verknüpfen Sie Dateien, die Sie bereits hosten. Jede Datei erhält einen aussagekräftigen Titel, eine Beschreibung, eine Kategorie und optional ein Titelbild, sodass es sich nicht mehr nur um einen Dateinamen handelt.
- Nach Kategorie und Schlagwort organisieren. Gruppieren Sie PDFs nach Produktlinie, Jahr, Abteilung oder Dokumenttyp. Dies werden die Filter, die Ihre Besucher verwenden.
- Suche und Filter einschalten. Ein Suchfeld und einige Filter-Dropdowns ermöglichen es den Leuten, eine PDF-Datei zu finden, ohne scrollen zu müssen.
- Vorschau und Downloads aktivieren. Lassen Sie Besucher jedes PDF in einem Lightbox-Fenster öffnen, um es direkt zu lesen, eine einzelne Datei herunterzuladen oder mehrere auszuwählen und sie als ZIP-Datei herunterzuladen.
- Fügen Sie ein E-Mail-Gate hinzu, wenn es seinen Zweck erfüllt. Für hochwertige PDFs wie Berichte oder Whitepaper können Sie vor dem Download nach einer E-Mail-Adresse fragen.
- Veröffentlichen Sie es. Legen Sie es auf eine eigene Seite oder betten Sie es in eine beliebige Website oder ein Intranet ein.
PDF-Bibliothek-Beispiele
Ein gutes Beispiel für eine PDF-Bibliothek ist CASA Baubeschläge, einem Zulieferer, dessen Kunden Architekten und Bauunternehmer sind. Sie hatten Zertifikate, Handbücher, CAD-Zeichnungen und technische Spezifikationen auf verschiedenen Seiten verteilt, was die Pflege erschwerte und das Auffinden noch schwieriger machte.
Sie haben alles in eine einzige PDF-Bibliothek verschoben, die nach Produktkategorien organisiert ist, sodass ein Auftragnehmer nun ein Produkt suchen und dessen Datenblatt von einem Ort herunterladen kann.
Kirchengemeinderat Albury macht mit seinen öffentlichen Dokumenten im Wesentlichen dasselbe. Es listet Richtlinien und Planungs-PDFs in einer sortierbaren Tabelle auf, und Bewohner können jedes davon in einem Lightbox-Fenster in der Vorschau anzeigen, bevor sie es herunterladen.
Für einen kleinen Gemeinderat ohne technisches Team ist eine PDF-Selbstbedienungsbibliothek der Sinn der Sache.
PDF-Bibliothek oder Google Drive?
Viele Leute versuchen es Google Drive erstens, und für das Teilen einzelner Dateien ist es vollkommen in Ordnung. Wo es scheitert, ist die Veröffentlichung. Ein Drive-Ordner bietet Besuchern keine durchsuchbare Online-PDF-Bibliothek auf Ihrer eigenen Website. Stattdessen fügen Sie für jede Datei einen separaten Link ein, und das Ergebnis liest sich eher als eine Liste von Links denn als Teil Ihrer Website.
Eine PDF-Bibliothek speichert alles auf Ihrer Domain, durchsuchbar und markenkonform, was wichtig ist, wenn Dokumente Teil der Bewertung Ihres Unternehmens sind. Sie können eine mit Document Library Pro auf jeder Website erstellen, und 14 Tage kostenlos testen.
Häufig gestellte Fragen
Können Leute in PDFs suchen?
Ja. Document Library Pro macht Ihre PDFs durchsuchbar, sodass Besucher eingeben, wonach sie suchen, und direkt auf das richtige Dokument gelangen, anstatt eine Liste durchzuscrollen.
Kann ich eine durchsuchbare PDF-Bibliothek zu jeder Website hinzufügen?
Ja. Document Library Pro funktioniert als WordPress-Plugin oder Sie können es in Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein Intranet einbetten.
Kann ich eine E-Mail vor dem Download verlangen?
Ja. Document Library Pro kann Besucher vor dem Herunterladen einer PDF-Datei nach einer E-Mail-Adresse fragen, was nützlich ist, wenn ein Dokument als Lead-Magnet dient.
Lohnt sich eine PDF-Bibliothek?
Wenn Sie nur ein paar PDFs zu teilen haben, reichen ein paar Links, und Sie würden nichts weiter aufbauen. Aber sobald Sie Dutzende davon haben und andere Leute die richtige finden müssen, spart eine durchsuchbare PDF-Bibliothek allen Zeit. Außerdem wirken Ihre Dokumente eher wie ein Teil Ihrer Website und nicht wie eine nachträgliche Ergänzung.
Sie können Ihre eigene PDF-Bibliothekswebsite mit Document Library Pro und testen Sie es 14 Tage lang kostenlos.
