“Kundenportal” ist einer dieser Begriffe, die je nach Fragesteller sehr unterschiedliche Bedeutungen haben. Am einen Ende ist es ein vollständiges Dashboard, in das sich Kunden einloggen, um Rechnungen, Nachrichten und Live-Projektaktualisierungen einzusehen. Am anderen ist es einfach ein privater Ort, um Dokumente und Dateien mit den Personen zu teilen, mit denen man zusammenarbeitet.
Viele Unternehmen suchen nach dem Ersten, wenn sie doch nur das Zweite brauchen. Dieser Beitrag handelt von dieser zweiten Art, einem Client-Portal, das auf Dokumenten basiert. Ich werde erklären, wann das alles ist, was Sie brauchen, wie Sie eines aufbauen und wo eine einfachere Einrichtung ein komplexes Portal schlägt.
Was Kunden mit einem Kundenportal meinen
Die meisten Kundenportale existieren, um eine Sache zu tun: einer bestimmten Gruppe von Personen privaten Zugang zu Dokumenten zu gewähren, die sie sonst per E-Mail anfordern müssten. Normalerweise bedeutet das Verträge, Berichte, Erklärungen und Arbeitsergebnisse.
Die größeren Plattformen bauen zusätzliche Funktionen um diesen Kern herum, wie z.B. Abrechnung, elektronische Signaturen, Messaging und kundenindividuelle Dashboards. Diese sind es wert, dafür zu bezahlen, wenn man sie braucht. Wenn man nur einen Ort braucht, an dem Mandanten das richtige Dokument finden und herunterladen können, zahlt man am Ende für Funktionen, die man nicht braucht.
Wenn eine Dokumentenbibliothek ausreicht
Sie können auf das vollständige Kundenportal verzichten und stattdessen eine einfache Dokumentenbibliothek verwenden, wenn:
- Sie müssen hauptsächlich Dokumente und Dateien austauschen, nicht die Abrechnung oder Nachrichtenübermittlung über dasselbe Tool abwickeln.
- Dieselbe Dokumentensammlung dient einer Gruppe, wie z. B. Ihren Kunden, Mitgliedern oder Partnern, anstatt eines individuellen Dashboards für jede Person.
- Sie möchten es auf Ihrer eigenen Website oder Ihrem Intranet, nicht in einem separaten System, in das sich jeder anmelden muss.
- Sie müssen kontrollieren, wer was sieht, mit einem Passwort oder einem Mitgliederbereich.
Eine Dokumentenbibliothek deckt all dies ab. Kunden greifen über Ihre eigene Website darauf zu, ohne ein neues System lernen zu müssen.
So erstellen Sie ein Kundenportal für Dokumente
Genau so einen Job haben wir geschaffen Document Library Pro Es bringt Ihre Dokumente in eine private, durchsuchbare Bibliothek, in der Kunden suchen, nach Kategorien filtern und Dateien in der Vorschau anzeigen können, bevor sie die benötigen herunterladen. Ein Passwort oder ein exklusiver Mitgliedereinlogg kontrolliert, wer hineinkommt.
Document Library Pro ist für jede Plattform verfügbar. Wenn Sie bereits eine WordPress-Website haben, können Sie es als WordPress-Plugin erwerben. Für alle anderen Plattformen binden Sie es mit einem einfachen Einbettungscode in einen öffentlichen oder privaten Bereich ein.
Ein Dokumentenportal wie dieses ist schnell zusammengestellt:
- Sammeln Sie die Dokumente. Fügen Sie die Verträge, Berichte, Anleitungen und Erklärungen hinzu, die Ihre Kunden benötigen, jeweils mit einem klaren Titel, einer Beschreibung und einer Kategorie.
- Sortieren Sie sie, damit Kunden Dinge finden können. Ordnen Sie Dokumente in Kategorien ein und fügen Sie Tags hinzu, damit ein Kunde direkt zu dem gelangen kann, wonach er sucht.
- Schließ es ab. Schützen Sie die Bibliothek mit einem Passwort oder beschränken Sie sie auf angemeldete Mitglieder, damit nur die richtigen Personen hineingelassen werden.
- Wähle ein Layout. Eine Tabelle eignet sich für formelle Dokumente, ein Raster für visuelle Ergebnisse und Ordner für die Navigation nach Projekt oder Kunde.
- Binden Sie es dort ein, wo Kunden bereits hingehen. Platzieren Sie das Portal auf Ihrer bestehenden Website oder Ihrem Intranet, damit sich Kunden nicht bei einem weiteren separaten System anmelden müssen.
CASA Baubeschläge macht genau das. Statt technische Dokumente auf Anfrage per E-Mail zu versenden, bietet dieser Baubeschlaglieferant seinen Handelskunden eine durchsuchbare Bibliothek mit Produktdokumentationen. Kunden filtern nach Kategorie und gelangen in Sekundenschnelle zum richtigen Datenblatt.
Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für jede Phase, siehe meinen vollständigen Leitfaden zu Dokumentenbibliothek erstellen.
Ein Dokumentenportal im Vergleich zu einem vollwertigen Kundenportal
Die Wahl hängt wirklich davon ab, was Sie von den Kunden verlangen.
- Vollständiges Kundenportal kaufen wenn sie Rechnungen bezahlen, Dokumente unterschreiben und Ihnen an einem Ort Nachrichten senden müssen. Kämpfen Sie nicht dagegen an, denn dafür wurde die Software entwickelt.
- Dokumentenbibliothek nutzen wenn sie hauptsächlich das richtige Dokument erreichen müssen. Ein schwerfälliges Portal ist übertrieben, und eine Bibliothek bietet ihnen eine übersichtlichere Erfahrung zu einem Bruchteil der Kosten und des Aufwands.
Die Geduld Ihrer Kunden spielt auch hier eine Rolle. Jede separate Anmeldung ist ein Aufwand, und ein Dokumentenportal auf Ihrer eigenen Website, hinter einem einzigen Passwort, verlangt von Ihren Kunden weit weniger, als ein brandneues Konto bei spezialisierter Client-Portal-Software.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Kundenportal?
Ein Kundenportal ist ein privater Bereich, in dem ein Unternehmen Dokumente, Dateien und Informationen mit seinen Kunden teilt. Einige bieten auch Rechnungsstellung und Nachrichtenfunktionen, aber die einfachste Version ist eine sichere Dokumentenbibliothek, auf die Kunden per Login zugreifen können.
Kann ich ein Kundenportal ohne separate Software erstellen?
Ja. Wenn Ihr Hauptbedarf darin besteht, Dokumente zu teilen, können Sie mit Document Library Pro eine private, durchsuchbare Bibliothek erstellen und diese in Ihre bestehende Website einbetten. Kunden verwenden dann eine einzige Anmeldung anstelle eines separaten Portalsystems.
Können Kunden nur ihre eigenen Dokumente sehen?
Document Library Pro ermöglicht passwortgeschützte Bibliotheken, eingeschränkte Mitgliedschaften und die Nutzung separater Bibliotheken oder Kategorien für verschiedene Gruppen. Für vollständig personalisierte Ansichten mit einem Dashboard pro Kunde ist dedizierte Client-Portal-Software besser geeignet.
Ist ein Dokumentenportal sicher?
Document Library Pro ermöglicht es Ihnen, ein Passwort oder eine Mitgliederanmeldung zu verlangen, bevor jemand die Bibliothek erreicht, und Sie können sie mit dem Schutz Ihrer eigenen Website für sensible Dateien hinterlegen.
Ein einfaches Kundenportal
Ein Kundenportal muss kein großes System sein. Wenn es lediglich darum geht, Dokumente an die richtigen Empfänger weiterzuleiten, lässt sich eine private Dokumentenbibliothek schneller einrichten und kostengünstiger betreiben. Außerdem ist sie für Kunden einfacher zu bedienen als ein vollwertiges Portal, das sie ohnehin kaum nutzen werden.
Wenn Ihre Bedürfnisse diese bei weitem übersteigen, werden Sie es wissen, weil Sie dann eher nach Rechnungsstellung und Nachrichten suchen werden, anstatt nach einem Ort, an dem Sie Dateien ablegen können. Sie können ein dokumentenbasiertes Kundenportal mit Document Library Pro und 14 Tage kostenlos testen.
