Dokumentenmanagement für Non-Profits bedeutet, Ihrer Organisation einen einzigen, zuverlässigen Ort zu geben, an dem sie ihre Dokumente speichern, organisieren und weitergeben kann, von öffentlichen Jahresberichten bis hin zu vertraulichen Vorstandsprotokollen für Mitglieder. Die meisten Non-Profits benötigen dafür keine überladene Enterprise-Software. Besser geeignet ist in der Regel eine übersichtliche, durchsuchbare Bibliothek, die auf Ihrer bestehenden Website veröffentlicht wird und die Dateien enthält, die Sie ohnehin erstellen.
Gemeinnützige Organisationen veröffentlichen auch mehr Dokumente öffentlich, als die meisten Organisationen ahnen. In den Vereinigten Staaten verlangt der IRS von steuerbefreiten Organisationen, ihre drei aktuellsten Jahresabschlüsse und Freistellungsanträge liegen zur öffentlichen Einsichtnahme aus. Fügen Sie noch Richtlinien, Ergebnisberichte, Antragsunterlagen und Freiwilligenressourcen hinzu, und die typische Wohltätigkeitsorganisation veröffentlicht das ganze Jahr über kontinuierlich eine Flut von Akten.
Als Entwickler von Document Library Pro wissen wir aus erster Hand, wie wichtig dies für unsere Kunden ist. Bei der Analyse von 500 Websites, auf denen Document Library Pro zum Einsatz kommt, stellte sich heraus, dass gemeinnützige Organisationen und Wohltätigkeitsvereine mit einem Anteil von etwa 40% aller Nutzer die mit Abstand größte Gruppe bilden.
Was fast alle diese gemeinnützigen Organisationen gemeinsam haben, ist, dass sie Dokumente zur Auffindbarkeit veröffentlichen und nicht nur Dateien intern speichern. Das ist die Aufgabe, die die meisten Dokumentenmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen ignoriert.
Unten werde ich die Arten von Dokumenten behandeln, die gemeinnützige Organisationen typischerweise teilen, und wie man öffentliche Materialien von solchen trennt, die nur für Mitglieder bestimmt sind. Ich werde auch darauf eingehen, wie man eine Dokumentenbibliothek für gemeinnützige Organisationen aufbaut, ohne ein ganz neues System kaufen zu müssen, und Beispiele von echten gemeinnützigen Organisationen anführen, die dies gut umsetzen.
Dokumente für gemeinnützige Organisationen
Die meisten gemeinnützigen Organisationen verfügen über weitaus mehr teilbare Dokumente, als sie gut unterbringen können. Die Dateien lassen sich tendenziell in eine Handvoll wiederkehrender Gruppen einteilen:
- Steuerung und Rechenschaftspflicht. Dies umfasst Jahresberichte, Finanzberichte, Ihr IRS Formular 990 oder ein lokales Äquivalent, Satzungen, Interessenkonfliktrichtlinien und Schutzrichtlinien. Viele davon sind gesetzlich vorgeschrieben, öffentlich zugänglich zu sein, und sie schaffen Vertrauen bei den Spendern.
- Programm- und Dienstleistungsressourcen. Dies sind die Toolkits, Leitfäden, Informationsblätter, Forschungsergebnisse und übersetzten Materialien, auf die die von Ihnen betreuten Menschen angewiesen sind. Für viele Wohltätigkeitsorganisationen ist dies der größte und wertvollste Bestandteil von allen.
- Mitglieder-, Freiwilligen- und Vorstandsmaterialien. Hier finden Sie Besprechungsprotokolle, Unterlagen für Vorstandssitzungen, Schulungsunterlagen, Handbücher und Formulare, die sich an Personen innerhalb der Organisation richten und nicht an die breite Öffentlichkeit.
- Spenden- und Zuschussdokumente. Dazu gehören Förderantragsdokumente, Fördervereinbarungen, Vorlagen für Berichte und Sponsorenpakete, die immer wieder an dieselben Personen gesendet werden.
Der rote Faden ist, dass es sich um langlebige Dateien handelt, zu denen die Leute immer wieder zurückkehren, und nicht um einmalige Anhänge. Ein Dokument, das jeder nächsten Monat, nächstes Jahr und in drei Jahren wiederfinden muss, muss so veröffentlicht werden, dass es für die Leute leicht zu finden ist.
Hier machen viele gemeinnützige Organisationen ihr Dokumentenmanagement falsch. Ein überraschend hoher Anteil veröffentlicht Dokumente einfach als statische Links auf einer ihrer Webseiten. Das ist für Ihre Besucher sehr wenig hilfreich, denn sobald Sie eine Handvoll Dokumente überschritten haben, findet niemand mehr etwas, ohne zu scrollen.
Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung. Jedem Dateigruppen eine klare Struktur zu geben, ist dieselbe Aufgabe wie Dokumente organisieren auf jedem Laufwerk, nur woanders, wo Ihre Anhänger es erreichen können. Ich erzähle Ihnen gleich davon,
Öffentliche Ressourcen vs. Materialien nur für Mitglieder
Die größte Entscheidung für eine gemeinnützige Organisation ist, wer jede Datei sehen darf. Fast jede Wohltätigkeitsorganisation hat zwei Zielgruppen, und dieselbe Bibliothek dient oft beiden.
Öffentliche Dokumente sind diejenigen, die die Welt finden soll. Jahresberichte, Richtlinien, zugängliche Leitfäden und Kampagnenmaterialien tun umso mehr Gutes, je leichter sie zu erreichen sind. Dies ist besonders wichtig, da Transparenz ein wichtiger Faktor ist, mit dem potenzielle Spender entscheiden, ob sie Ihnen vertrauen. Hier ist Auffindbarkeit der entscheidende Punkt. Daher ist eine öffentliche, durchsuchbare Bibliothek einem PDF vorzuziehen, das drei Klicks tief vergraben ist.
Mitglieder-exklusive Materialien sind anders. Protokolle des Vorstands, Schulungen für Freiwillige, Entwürfe von Dokumenten und alles mit persönlichen Informationen müssen hinter einem Login bleiben. Der häufigste Fehler, den ich sehe, ist die gleiche Behandlung von beidem, entweder das Sperren von Dokumenten, die öffentlich sein sollten, oder, was besorgniserregender ist, das Belassen von sensiblen Dateien, auf die jeder mit dem Link zugreifen kann.
Mit dem richtigen Dokumentenmanagement-Tool ist es einfach, die beiden getrennt zu halten, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Bewahren Sie eine öffentliche Ressourcenbibliothek gibt für die Materialien, die jeder sehen soll, und eine zweite, eingeschränkte Bibliothek für Mitglieder, Freiwillige oder das Kuratorium.
Aufbau einer Ressourcenbibliothek ohne neues System
Sie brauchen keine separate Dokumentenmanagement-Plattform, um all dies zu tun. Der nachhaltigste Ansatz für eine gemeinnützige Organisation ist die Veröffentlichung einer durchsuchbaren Bibliothek auf der bereits vorhandenen Website, sodass es kein neues System gibt, in das sich Mitarbeiter oder Unterstützer einloggen und das.
Document Library Pro entstand aus wiederholten Anfragen von Nutzern, die unser Produkt Posts Table Pro zur Auflistung von Dokumenten nutzten, aber nach Funktionen wie Download- und Vorschau-Buttons für Dokumente suchten. Wir hörten auf ihr Feedback und entwickelten ein Tool, das aus einer Ansammlung von Dateien eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek mit echter Struktur. So entstand Document Library Pro.
Für eine gemeinnützige Organisation ermöglicht eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek den Unterstützern, den richtigen Jahresbericht oder Faktenblatt in Sekundenschnelle zu finden, anstatt eine lange Seite mit Links zu durchsuchen. Besucher können nach Stichwörtern suchen und nach Kategorien wie Thema oder Jahr filtern. Sie können ein Dokument im Browser in der Vorschau anzeigen, ohne es herunterzuladen, das Benötigte herunterladen oder mehrere Dateien auswählen und sie gemeinsam als einzelnes ZIP herunterladen.
Für gemeinnützige Organisationen sind diese Funktionen besonders wichtig:
- Kategorien und Filter. Dokumente nach Programm, Jahr, Region oder Zielgruppe gruppieren, damit Besucher das richtige Datenblatt in Sekunden finden, anstatt eine lange Seite zu durchsuchen.
- Integrierte Zugriffskontrolle. Machen Sie eine Bibliothek öffentlich oder beschränken Sie sie nach Benutzer, Rolle oder Passwort, damit Ihre Board-Bibliothek und Ihre öffentlichen Berichte mit unterschiedlichen Regeln auf derselben Website koexistieren können.
- Ein Formular zur Einreichung von Dokumenten. Lassen Sie Mitarbeiter oder Freiwillige Dateien selbst hochladen, optional zur Genehmigung vorhalten, damit die Bibliothek nicht alles durch eine überlastete Person laufen muss.
- Optionale E-Mail-Erfassung. Fordern Sie vor dem Herunterladen eine E-Mail-Adresse an, wenn eine Ressource wertvoll genug ist, um die Details eines Unterstützers zu rechtfertigen, wodurch Ihre Liste leise wächst, während Sie etwas wirklich Nützliches teilen.
Document Library Pro ist für jede Plattform verfügbar, die Sie für Ihre Website verwenden. Ursprünglich haben wir es als WordPress-Plugin entwickelt, und es ist immer noch in diesem Format erhältlich. Darüber hinaus ist es jetzt als gehostete Dokumentenmanagementlösung verfügbar, die Sie in jede Plattform einbetten können. Das bedeutet, dass Ihre gemeinnützige Organisation eine durchsuchbare Bibliothek haben kann, egal ob Sie Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder sogar ein internes Intranet verwenden. Die Bibliothek ist auf Ihrer eigenen Website untergebracht, egal womit sie erstellt wurde, anstatt Besucher auf ein separates Portal zu leiten.
PDFs sind mit Abstand der häufigste Dateityp, den Non-Profit-Organisationen auf diese Weise veröffentlichen. Während Document Library Pro mit einer Auswahl an Layouts geliefert wird, ist das Tabellenlayout die beliebteste Wahl, da es strukturierte Daten zu jedem Dokument anzeigt. Eine Gitter- oder Ordneransicht ist ebenfalls vorhanden, wenn Sie dies bevorzugen. Ich mag die Gitteransicht besonders für die Anzeige von Fundraising-Materialien, da sie visueller ist und jedem Element mehr Bedeutung verleiht.
Echte Nonprofit-Beispiele
Der klarste Weg, sich das vorzustellen, ist, sich gemeinnützige Organisationen anzusehen, die bereits eine Dokumentenbibliothek betreiben. Auf den von uns untersuchten gemeinnützigen Websites sahen wir immer wieder eine sehr ähnliche Struktur: Die meisten verwenden eine durchsuchbare Tabelle mit PDFs, gefiltert nach Kategorie, um ihre Ressourcen und Berichte anstelle von internen Verwaltungsdateien zu speichern.
Hier sind drei Beispiele:
Imerman Angels, Als gemeinnützige Organisation, die an Krebs erkrankte Menschen unterstützt, veröffentlicht sie eine durchsuchbare Ressourcenbibliothek für Betroffene. Sie können dort Leitfäden und unterstützendes Material selbst finden, genau dann, wenn sie es brauchen, ohne das Team per E-Mail kontaktieren und auf eine Antwort warten zu müssen. Die Dokumente sind bewusst öffentlich zugänglich, da die gesamte Mission von der Reichweite abhängt.
Kinder- und Jugendpsychiatrie Ontario betreibt eine Ressourcenbibliothek für Familien, die eine große Menge an psychischen Gesundheitsressourcen nach Kategorien sortiert, damit Eltern und Betreuer direkt zu dem finden, was zu ihrer Situation passt. Bei vielen Dokumenten erledigen die Suche und Filterung die Arbeit, die eine lange Liste von Links niemals leisten könnte.
Pfadfinder Irland nutzt eine Dokumentenbibliothek für die Richtlinien, Formulare und Programmmaterialien, auf die sich ihre Führungskräfte und Freiwilligen im ganzen Land verlassen. Hier ist der Wert operativ: konsistente, aktuelle Unterlagen in viele Hände zu bringen. Es ist eine gute Erinnerung daran, dass eine Dokumentenbibliothek für gemeinnützige Organisationen oft ebenso als internes Werkzeug für Mitarbeiter und Freiwillige dient wie als öffentliche Visitenkarte.
Keine dieser Organisationen hat ein kundenspezifisches System gebaut oder ist auf Unternehmenssoftware umgestiegen. Sie haben alle Document Library Pro verwendet, um eine Bibliothek zu ihrer bestehenden Website hinzuzufügen, was der realistische Weg für fast jede gemeinnützige Organisation ist. Mehr darüber, wie verschiedene Organisationen dies eingerichtet haben, sehen Sie auf unserer gemeinnützige Organisationen Seite.
Aktualisierung Ihrer gemeinnützigen Dokumente
Eine Dokumentenbibliothek ist nur so vertrauenswürdig wie die darin enthaltenen Dateien. Eine veraltete Kinderschutzrichtlinie oder der Jahresbericht vom letzten Jahr, der ganz oben auf der Liste steht, schadet mehr als gar keine Bibliothek.
Ich empfehle, zwei einfache Gewohnheiten anzunehmen, um dieses Problem zu vermeiden:
- Man muss sich darauf einigen, wie lange jede Art von Dokument verfügbar sein soll und wann es ersetzt oder archiviert werden soll, was wirklich nur ein leichter Aufbewahrungsrichtlinie angewendet auf das, was Sie veröffentlichen.
- Die andere Möglichkeit ist, einer Person die klare Verantwortung für die Bibliothek zu übertragen, auch wenn andere dazu hochladen können, damit Updates nicht zwischen den Rollen verloren gehen.
Keines davon nimmt viel Zeit in Anspruch, und zusammen machen sie einen großen Unterschied, um Ihre Dokumentenbibliothek für gemeinnützige Organisationen aktuell und auf dem neuesten Stand zu halten.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement für Non-Profit-Organisationen
Wie teilt eine gemeinnützige Organisation am besten Dokumente online?
Bei mehr als nur einer Handvoll Dateien ist eine durchsuchbare Dokumentbibliothek auf Ihrer eigenen Website die beste Lösung - und nicht eine statische Liste mit Links oder ein gemeinsam genutzter Cloud-Ordner.
Eine Bibliothek ermöglicht es Unterstützern, die benötigten Dokumente zu suchen und zu filtern, speichert jede Datei unter einer stabilen URL und ermöglicht es Ihnen, öffentliche Materialien von solchen zu trennen, die nur für Mitglieder bestimmt sind. Außerdem bleiben alle Inhalte auf der Website, die die Leute bereits mit Ihrer Organisation in Verbindung bringen.
Benötigen gemeinnützige Organisationen spezielle Dokumentenmanagement-Software?
Die meisten gemeinnützigen Organisationen tun dies nicht. Enterprise Document Management Systeme sind für große interne Teams und umfangreiche Compliance-Workflows konzipiert, was mehr ist, als die meisten gemeinnützigen Organisationen benötigen und sich leisten können. Was Non-Profit-Organisationen typischerweise benötigen, ist eine klare, durchsuchbare Möglichkeit, Dokumente für Unterstützer, Mitglieder und die Öffentlichkeit zu veröffentlichen und zu teilen, was eine Dokumentenbibliothek ohne die Kosten oder Komplexität einer vollständigen Unternehmenssoftware leistet.
Wie kann eine Wohltätigkeitsorganisation einige Dokumente privat halten?
Verwenden Sie Zugriffskontrollen, um eine Bibliothek oder einzelne Dokumente auf bestimmte Benutzer, Rollen oder ein Passwort zu beschränken und gleichzeitig öffentliche Materialien für jedermann zugänglich zu lassen. Platzieren Sie für sensible Vorstandsdokumente oder Mitgliederunterlagen die eingeschränkte Bibliothek in einem Bereich Ihrer Website, der bereits eine Anmeldung erfordert. Die Datei selbst ist dann geschützt und nicht nur vor der Suche der Bibliothek verborgen.
Kann Document Library Pro von einer Non-Profit-Organisation auf jeder Website genutzt werden?
Ja. Document Library Pro funktioniert als WordPress-Plugin und kann auch in andere Plattformen integriert werden, darunter Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein internes Intranet. Es veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek, die Sie vollständig öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken können, sodass es passt, egal ob Ihre Wohltätigkeitsorganisation auf WordPress oder etwas anderem läuft.
Allen Dokumenten ein durchsuchbares Zuhause geben
Für die meisten gemeinnützigen Organisationen ist ein besseres Dokumentenmanagement einfacher als es klingt. Es bedeutet im Grunde, dass die Berichte, Richtlinien und Ressourcen, die Sie bereits erstellen, eine durchsuchbare Heimat auf Ihrer eigenen Website erhalten, wobei die öffentlichen Materialien offen und die sensiblen Materialien hinter einem Login abrufbar sind.
Bringen Sie das in Ordnung und Sie verbringen weniger Zeit damit, Dateien per E-Mail herumzuschicken und Fragen wie “Wo finde ich das?” zu beantworten, und mehr Zeit für die Arbeit, die zählt.
Wenn Sie bereit sind, eine einzurichten, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und bauen Sie eine Bibliothek auf, auf die Ihre Unterstützer, Mitglieder und Ihr Team vertrauen können.
