Gegevensopslag en privacy

Met Document Library Pro kun je je documenten zelf opslaan, bijvoorbeeld op een dienst als Dropbox of Google Drive of op je eigen servers, of je uploadt de bestanden rechtstreeks naar Document Library Pro.

Deze pagina beschrijft hoe wij alle informatie in Document Library Pro opslaan. Regel je de opslag van de bestanden zelf, lees dan ook het privacybeleid van de opslagdienst die je hebt gekozen.

Waar je gegevens staan

Kinsta host je bibliotheek op Google Cloud-infrastructuur in Frankfurt, Duitsland. Dat geldt voor je documenttitels, categorieën, instellingen en elk bestand dat je naar ons uploadt. We verplaatsen je bibliotheek niet naar een andere regio.

Een bestand dat je ergens anders host, bijvoorbeeld op Dropbox, Google Drive of je eigen server, blijft bij die dienst staan. Wij bewaren de link ernaartoe en niet het bestand zelf.

Cloudflare filtert het verkeer en levert content af vóór de dienst. Om bezoekers snel te bedienen bewaart Cloudflare openbare documenten in de cache op edge-locaties over de hele wereld. Cloudflare verwerkt op die locaties verbindingsgegevens zoals IP-adressen. Stripe verwerkt betaalgegevens mogelijk buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte. Gaan gegevens over een grens, dan steunen we op de modelcontractbepalingen van onze leveranciers.

Barn2 Media Limited is een Brits bedrijf. Voor je account en je factuurgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles in je bibliotheek treden wij op als je verwerker. Verantwoordelijk blijf jij.

Hoe we je documenten beschermen

• We versleutelen elk verzoek naar en vanaf je bibliotheek met HTTPS/TLS. Dat is de standaard achter het slotje in je browser.
• Onze hostingprovider versleutelt de schijven waarop je documenten staan.
• De bibliotheek van elke klant draait als een eigen, afgeschermde site met eigen databasetabellen.
• Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen bij klantgegevens.
• Stripe verwerkt de betaling. Wij zien of bewaren je kaartnummer nooit.
• Kinsta maakt regelmatig back-ups van de dienst en van je bibliotheek. We kunnen een bibliotheek herstellen als dat nodig is.
• Cloudflare filtert kwaadaardige verzoeken weg vóór de dienst.
• Je bibliotheek laadt in een iframe wanneer je hem op een andere website insluit. Bij een met een wachtwoord beveiligde bibliotheek controleren we het wachtwoord op onze server voordat we content versturen. De insluiting werkt zonder cookies van derden.

Geen enkele onlinedienst kan volledige veiligheid beloven. We raden je daarom aan om eigen kopieën van belangrijke documenten te bewaren.

Wie je bibliotheek kan zien

Dat bepaal jij. Een bibliotheek kan voor iedereen open staan, of je beveiligt hem met een wachtwoord in het Advanced-plan. Bij elk plan kun je je bibliotheken insluiten op een pagina of website die je privé hebt gemaakt (bijvoorbeeld een bedrijfsintranet), zodat niemand anders ze ziet.

Onze medewerkers lezen je documenten niet. We openen je bibliotheek in maar twee gevallen: als je ons om hulp vraagt en als er iets kapot is dat we moeten repareren. Alleen de medewerkers die het platform beheren kunnen dat.

De leveranciers die je documenten verwerken

• Kinsta host de dienst en je bibliotheek op een van hun servers in Frankfurt, Duitsland. Lees het privacybeleid van Kinsta.
• Google Cloud levert de infrastructuur waarop die servers draaien. Lees de privacyverklaring van Google Cloud.
• Cloudflare filtert het verkeer vóór de dienst en bewaart openbare documenten in de cache op zijn edge-locaties. Lees het privacybeleid van Cloudflare.

Elk van hen treedt op als onze verwerker. Ze gebruiken je gegevens alleen volgens onze instructies en moeten die beschermen.

Twee andere leveranciers verzorgen je account en niet je documenten. Stripe verwerkt betalingen en Mailgun verstuurt onze accountmails. Geen van beide kan bij je bibliotheek. Ons eigen e-mailmarketingsysteem draait op onze eigen servers. Je contactgegevens gaan nooit naar een apart marketingbedrijf. We verkopen geen persoonsgegevens aan wie dan ook.

Je bezoekers

Je bibliotheek werkt zonder persoonsgegevens te verzamelen van de mensen die hem lezen. Zet je leadregistratie aan, dan mailen we elk adres dat een bezoeker invult meteen naar jou. Wij bewaren het adres zelf niet. We plaatsen geen advertentiecookies of analysecookies van derden op je bibliotheek.

Wat er gebeurt als je opzegt

Je bibliotheek blijft online tot het einde van de periode die je hebt betaald. Daarna gaat hij offline. We bewaren je documenten en instellingen nog 30 dagen, zodat je hem weer kunt activeren en verder kunt waar je gebleven was.

We mailen je 14 dagen voordat die termijn afloopt. Na 30 dagen verwijderen we je bibliotheek, je documenten en je instellingen definitief. Wil je liever dat we alles eerder wissen, mail ons dan en we doen het.

Je rechten op je gegevens

Je kunt ons vragen je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren, samen met al je documenten en de bijgevoegde bestanden. Je kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of ze laten beperken. Mail naar privacy@barn2.com en wij regelen het. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij je lokale toezichthouder voor gegevensbescherming. In het Verenigd Koninkrijk is dat het Information Commissioner's Office.

Inkoop en documenten

Koop je het bedrijfsplan, dan kunnen we de extra documenten leveren die jouw inkoopafdeling nodig heeft. Daar hoort een ondertekende verwerkersovereenkomst bij. Laat ons weten wat jouw organisatie nodig heeft, dan regelen we het samen. Lees meer over het bedrijfsplan.

Barn2 Media Limited is geregistreerd in Engeland en Wales (bedrijfsnummer 08565444). Ons Britse btw-nummer is GB188117584 en ons EU-btw-nummer is EU372023207. Ons geregistreerde kantoor is Harscombe House, 1 Darklake View, Estover, Plymouth PL6 7TL, Verenigd Koninkrijk.

Meer details

Alle details vind je in ons Privacybeleid en onze Algemene Voorwaarden. Voor al het andere, mail naar privacy@barn2.com.