La gestione documentale per la sanità significa offrire a pazienti, personale e pubblico un luogo affidabile dove trovare i documenti condivisi dalla vostra organizzazione. Ciò include schede informative per i pazienti, moduli di consenso, linee guida cliniche, policy e ricerche - ma non le cartelle cliniche protette che appartengono ai sistemi clinici.
La maggior parte delle organizzazioni sanitarie non ha bisogno di nuovo software enterprise per questo. I documenti che le persone faticano a trovare sono di solito quelli già pubblicati. Si pensi alla scheda informativa che un paziente è invitato a leggere, alla policy richiesta da un ente regolatore, o al modulo che una nuova struttura deve completare.
Analizzando 500 organizzazioni che utilizzano Document Library Pro, cliniche e organizzazioni sanitarie rappresentavano il secondo gruppo più numeroso, con circa il 27% di tutti gli utenti. Ciò è avvenuto senza che puntassimo specificamente al settore - a dimostrazione di quanti team sanitari condividano lo stesso problema: una quantità crescente di documenti e nessun luogo ordinato dove metterli.
Inizierò con i documenti che le organizzazioni sanitarie pubblicano tipicamente, tracciando poi un confine chiaro su ciò per cui questo approccio non è indicato. Vedrò poi come separare i materiali per i pazienti da quelli riservati al personale, e come costruire una raccolta ricercabile sul sito già in uso.
The documents healthcare organizations publish
Le organizzazioni sanitarie pubblicano una gamma di documenti molto più ampia di quanto la maggior parte delle persone si aspetti, e quasi nessuno di essi è la cartella clinica vera e propria. La maggior parte rientra in alcuni gruppi familiari:
- Risorse per pazienti e caregiver. Schede informative su patologie, guide ai trattamenti, istruzioni post-cura, opuscoli tradotti e materiali di auto-aiuto che i pazienti sono invitati a leggere a casa.
- Policy e governance. Informative sulla privacy, policy di tutela e gestione dei reclami, verbali del consiglio, rapporti annuali e dichiarazioni di qualità, molti dei quali si prevede siano resi disponibili.
- Moduli e documenti amministrativi. Pazienti e organizzazioni partner scaricano e compilano moduli di registrazione, consensi, documentazione per referti e documenti assicurativi.
- Linee guida cliniche e ricerche. Medici e team partner consultano protocolli, linee guida cliniche, formulari e studi pubblicati.
Il filo conduttore è che si tratta di file duraturi a cui le persone tornano, non allegati occasionali. Un modulo di consenso o un protocollo clinico deve essere rintracciabile la settimana e l’anno successivi - il che significa che ha bisogno di una collocazione appropriata, non di un link sepolto in una pagina web.
This is not a clinical or EHR records system
Questo tipo di raccolta di documenti serve per i materiali che pubblicate e condividete, non per le informazioni sanitarie protette. Non è una cartella clinica elettronica (EHR), un sistema di gestione dello studio o un luogo per conservare i file dei singoli pazienti.
Negli Stati Uniti, l’HIPAA disciplina le modalità di archiviazione, trasmissione e accesso alle informazioni sanitarie protette, e quei dati appartengono a sistemi progettati e certificati per tale scopo. Un opuscolo educativo per il paziente, un’informativa sulla privacy pubblica o un modulo di riferimento scaricabile sono diversi, poiché non contengono dati sanitari personali, e possono quindi essere pubblicati liberamente.
Tenere i due aspetti separati è il punto centrale. Usate i sistemi clinici per i dati relativi a un paziente specifico e una raccolta di documenti per le risorse generali, le policy e i moduli di cui qualsiasi paziente, medico o membro del pubblico potrebbe aver bisogno.
Patient and public resources vs staff-only materials
Una volta identificati i documenti da condividere, la decisione successiva è chi deve vederli. La maggior parte delle organizzazioni sanitarie gestisce in realtà due raccolte contemporaneamente.
I documenti pubblici e destinati ai pazienti sono più utili quanto più sono accessibili. Guide sulle patologie, istruzioni post-cura, policy e moduli devono essere aperti, ricercabili e a portata di clic - perché una risorsa che nessuno riesce a trovare non aiuta nessuno. In questo caso, una raccolta risorse pazienti pubblica è superiore a un opuscolo sepolto a tre clic di profondità.
I materiali riservati al personale sono diversi. Protocolli interni, bozze di policy, materiali formativi e atti dei comitati devono essere protetti da accesso. L’errore più comune che vedo è trattarli allo stesso modo - bloccare un opuscolo che dovrebbe essere pubblico oppure lasciare un documento interno accessibile a chiunque abbia il link.
Potete gestire entrambi da un solo sito. Mantenete una raccolta pubblica per i materiali accessibili a tutti e una raccolta riservata per personale, medici o il consiglio. Se la maggior parte di ciò che condividete è sensibile e destinata a un gruppo definito, vale la pena approfondire come condividi documenti in sicurezza. Un portale clienti privato potrebbe adattarsi meglio di una raccolta pubblica.
Devo essere diretto su un limite di Document Library Pro. Una password controlla chi può sfogliare e cercare in una raccolta, ma non blocca il file sottostante una volta che qualcuno ha il link diretto.
Per i documenti del personale genuinamente sensibili, inserite la raccolta in un'area del sito che richiede già un accesso, come una intranet del personale, in modo che i file siano protetti anche da quell'accesso.
Building a searchable library on your site
Non è necessaria una piattaforma separata per tutto ciò. L’approccio più sostenibile è pubblicare una raccolta ricercabile sul sito già disponibile, così pazienti e personale non devono accedere e imparare un nuovo sistema. È questa la lacuna che Document Library Pro è stato creato per colmare.
È nato dalle ripetute richieste di persone che utilizzavano il nostro plugin per tabelle, Posts Table Pro, per elencare documenti sui propri siti e desideravano funzionalità di download e anteprima adeguate. Abbiamo quindi sviluppato uno strumento pensato esattamente per questo scopo, e nel tempo le organizzazioni sanitarie sono diventate uno dei suoi principali gruppi di utenti.
Nelle raccolte sanitarie che abbiamo analizzato, il contenuto è quasi sempre composto da risorse per i pazienti, policy e moduli in formato PDF, visualizzati in una semplice tabella ricercabile, senza alcuna somiglianza con un sistema clinico.
Document Library Pro trasforma una cartella di file in una raccolta documentale ricercabile con vera struttura. Pazienti e personale possono cercare per parola chiave e filtrare per categoria come patologia, reparto o anno. Possono visualizzare in anteprima un documento nel browser senza scaricarlo, scaricare ciò di cui hanno bisogno, o selezionare più file e scaricarli insieme come unico ZIP.
Per un’organizzazione sanitaria, alcune funzionalità sono più importanti delle altre:
- Categorie e filtri. Raggruppate i documenti per patologia, reparto, destinatario o anno così qualcuno trova l’opuscolo giusto in pochi secondi invece di scorrere una pagina lunga.
- Controllo degli accessi integrato. Rendete una raccolta pubblica o limitatela per utente, ruolo o password, così le risorse per i pazienti e i protocolli del personale possono coesistere sullo stesso sito con regole diverse.
- Un modulo per l'invio di documenti. Consentite al personale di caricare file autonomamente, eventualmente con approvazione, così la raccolta non dipende da un’unica persona sovraccarica.
- Acquisizione facoltativa dell'indirizzo e-mail. Richiedete un indirizzo email prima di certi download quando una risorsa lo giustifica - per supportare iscrizioni alla newsletter senza aggiungere un altro strumento.
Document Library Pro è disponibile per qualsiasi piattaforma su cui gira il vostro sito. Funziona come plugin WordPress per i siti su WordPress. È disponibile anche come versione hosted da incorporare in qualsiasi altra piattaforma, tra cui Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna.
In entrambi i casi, la raccolta risiede sul vostro sito anziché rimandare i pazienti a un portale separato.
La configurazione è semplice. Raccogliete i file da condividere, assegnate loro nomi chiari e coerenti, e dedicate un po’ di tempo iniziale a organizzarli in categorie sensate, perché quelle categorie diventano i filtri che le persone utilizzano. Poi caricate i documenti, raggruppateli e pubblicate la raccolta sulla pagina pertinente del sito.
Ogni documento può mostrare i propri dettagli nella tabella, come un pulsante di download, un pulsante di anteprima, il tipo di file e la data dell’ultimo aggiornamento. I pazienti ottengono un modo ordinato e professionale per trovare ciò di cui hanno bisogno, e voi avete un unico luogo dove tenere tutto aggiornato.
Healthcare organizations already doing this
Molte organizzazioni sanitarie utilizzano già questa configurazione e le loro raccolte sono visibili online.
Imerman Angels, un’organizzazione non profit di supporto oncologico, pubblica una raccolta di risorse ricercabile per le persone colpite dal cancro. Possono trovare guide e materiali di supporto autonomamente, senza dover telefonare o inviare email e attendere una risposta.
Children’s Mental Health Ontario gestisce allo stesso modo un hub di risorse per la famiglia, con filtri che consentono a genitori e caregiver di restringere un ampio insieme di risorse per la salute mentale a quelle pertinenti.
Nessuna delle due ha costruito un sistema personalizzato né è passata a software enterprise. Entrambe usano Document Library Pro per gestire la propria raccolta sul sito già in uso - il percorso realistico per quasi qualsiasi organizzazione sanitaria. Ulteriori informazioni nella nostra sezione sanitaria .
Frequently asked questions about document management for healthcare
Is a document library the same as an EHR or medical records system?
No. Una raccolta di documenti pubblica e condivide documenti generali come schede informative per i pazienti, policy e moduli. Non è una cartella clinica elettronica né un luogo per conservare informazioni sanitarie protette relative a pazienti specifici - che appartengono a sistemi progettati e certificati per tale scopo.
Can healthcare organizations keep some documents private?
Sì. Utilizzare il controllo degli accessi per limitare una raccolta, o singoli documenti, a utenti, ruoli o una password specifici, mantenendo aperti i materiali rivolti ai pazienti. Per i documenti riservati del personale, inserire la raccolta con accesso limitato in una sezione del sito che richiede già un login, in modo che il file sia protetto e non solo nascosto dalla ricerca.
What file types can a healthcare document library handle?
Qualsiasi tipo di file comune, sebbene la maggior parte dei documenti sanitari siano PDF. Nelle organizzazioni analizzate, i PDF erano di gran lunga i file più comuni, generalmente visualizzati in una tabella semplice e ricercabile. È possibile includere anche documenti Word, fogli di calcolo, immagini e altro nella stessa raccolta.
Can Document Library Pro be used on any website?
Sì. Funziona come plugin WordPress e può essere incorporato in altre piattaforme, tra cui Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sito personalizzato o una intranet interna. Pubblica i file come raccolta ricercabile e filtrabile che si può mantenere pubblica o limitare a persone specifiche, adattandosi sia alle organizzazioni che usano WordPress sia a quelle che usano altro.
Make your health documents easy to find
Per la maggior parte delle organizzazioni sanitarie, una migliore gestione dei documenti non ha nulla a che fare con il software clinico. Si tratta di dare a opuscoli, policy e moduli già prodotti un’unica casa ricercabile sul proprio sito, con le risorse per i pazienti aperte e i materiali del personale protetti da login.
Con questo in atto, i pazienti smettono di chiamare per chiedere dove si trova un modulo e il personale smette di inviare gli stessi documenti via e-mail ogni settimana.
Quando sei pronto a configurarne uno, puoi provare Document Library Pro gratuitamente per 14 giorni e offri a pazienti, personale e partner una raccolta su cui fare affidamento.
