Document Library Pro può creare automaticamente una categoria di documenti da una cartella Google Drive o Dropbox. Incolli il link di condivisione della cartella in una categoria, i documenti si creano da soli e la libreria resta sincronizzata con la cartella. La sincronizzazione delle cartelle è disponibile nel Advanced.
Come funziona
Quando colleghi una cartella, Document Library Pro crea un documento per ogni file al suo interno, usando il nome del file come titolo del documento. Le sottocartelle diventano sottocategorie, così la struttura della cartella e quella della libreria coincidono sempre. Tipi e dimensioni dei file vengono rilevati automaticamente e i documenti sincronizzati hanno le consuete funzioni di ricerca, filtro, anteprima e download. I file nativi Google Documenti, Fogli e Presentazioni si aprono su Google in una nuova scheda, mentre gli altri tipi di file si scaricano direttamente dalla libreria.
La cartella è la fonte di riferimento. La libreria si risincronizza automaticamente ogni giorno, oppure puoi sincronizzare su richiesta con il pulsante Sincronizza ora . Non ci sono chiavi API né collegamenti ad account da configurare: A Document Library Pro serve solo il link di condivisione pubblico della cartella, e si limita a leggere la cartella senza mai modificarla.
Istruzioni di configurazione
1. Ottieni il link di condivisione della cartella
- Google Drive: Apri Google Drive e fai clic con il tasto destro sulla cartella da sincronizzare. Scegli Condividi, poi Condividi di nuovo. Sotto Accesso generale, seleziona Chiunque abbia il link con il ruolo Visualizzatore , poi fai clic su Copia link.
- Dropbox: Apri Dropbox e passa il mouse sulla cartella da sincronizzare. Fai clic su Condividi, crea un link con l'opzione Chiunque abbia questo link può visualizzare, poi fai clic su Copia link.
Ricorda che chiunque abbia il link può aprire la cartella direttamente, quindi sincronizza solo cartelle i cui contenuti sono adatti alle persone che useranno la libreria. Puoi comunque proteggere la libreria stessa con una password o un'altra protezione.
2. Collega la cartella a una categoria
- Vai alla schermata Categorie nel pannello della tua libreria.
- Crea una nuova categoria, oppure aprine una esistente con Modifica.
- Incolla il link nel campo Cartella Google Drive o Dropbox .
- Clicca Aggiungi categoria o Aggiorna.
La prima sincronizzazione parte subito e puoi seguirne l'avanzamento nella colonna Cloud Sync della schermata Categorie.
Gestire una categoria sincronizzata
Aggiornare i documenti
Per modificare un documento sincronizzato, modifica il file in Google Drive o Dropbox:
- Quando aggiungi un file alla cartella, nella libreria appare un nuovo documento.
- Quando elimini un file, il suo documento viene rimosso.
- Quando sostituisci o aggiorni un file, il documento si aggiorna di conseguenza.
Le modifiche arrivano alla successiva sincronizzazione giornaliera, o subito quando fai clic su Sincronizza ora.
Poiché la cartella è la fonte di riferimento, i documenti sincronizzati sono in sola lettura nel pannello della libreria. Gli extra per singolo documento che entrerebbero in conflitto con la sincronizzazione, come la scadenza, non sono disponibili per i documenti sincronizzati, ma la protezione a livello di libreria e di categoria funziona normalmente.
Scollegare una cartella
Per interrompere la sincronizzazione, modifica la categoria e scollega la cartella. I documenti vengono conservati, quindi non sparisce nulla dalla libreria. Se vuoi eliminare anche i documenti, vai alla schermata principale Documents nel pannello di Document Library Pro, seleziona i documenti in questione ed eliminali.
Se ricolleghi la stessa cartella in seguito, Document Library Pro riconosce i documenti esistenti e continua a sincronizzarli invece di creare duplicati.
Risoluzione problemi
- “Questa cartella non è accessibile”: Il link non è condiviso pubblicamente. Imposta la condivisione della cartella su “Chiunque abbia il link” e incolla di nuovo il link.
- Hai incollato il link di un singolo file: La sincronizzazione richiede il link di una cartella, non di un file. Apri la cartella che contiene il file e copia il link dell'intera cartella.
- La cartella è vuota: Va bene così. La categoria resta semplicemente vuota finché non aggiungi file alla cartella.
Qualunque cosa vada storta, gli errori di sincronizzazione non eliminano mai i tuoi documenti. Se una cartella diventa irraggiungibile, la libreria conserva i documenti esistenti e mostra un errore nella colonna Cloud Sync finché la sincronizzazione non riprende.