Dokumentenmanagement für Schulen und Universitäten bedeutet, Richtlinien, Formulare, Prospekte und Sitzungsprotokolle, die öffentlich geteilt werden müssen, an einem organisierten, durchsuchbaren Ort aufzubewahren. Es ist die Alternative dazu, diese Dateien über Webseiten, ein gemeinsames Laufwerk und gelegentliche Aktenschränke zu verteilen.
Die meisten Schulen und Universitäten benötigen für ihre Dokumentenverwaltung keine aufwendige Unternehmenssoftware. Stattdessen brauchen sie in der Regel eine durchsuchbare Bibliothek, die auf ihrer bestehenden Schul- oder Universitätswebsite veröffentlicht wird und bei der die richtigen Dokumente für die richtigen Personen sichtbar sind.
Bildung ist insofern ungewöhnlich, als dass eine Institution viele verschiedene Zielgruppen bedient. Eine zukünftige Familie, ein eingeschriebener Elternteil, ein aktueller Schüler, ein Mitarbeiter und ein Vertrauenslehrer benötigen unterschiedliche Dokumente, und einige dieser Dokumente sind öffentlich, während andere privat bleiben müssen. Diese Mischung erschwert die Dokumentenverwaltung für eine Schule oder Universität mehr als für ein typisches Kleinunternehmen.
Wir haben Document Library Pro entwickelt, um Organisationen wie Bildungseinrichtungen zu helfen. Gemeinnützige Organisationen, Gesundheitsorganisationen, Räte und Bildungseinrichtungen müssen alle kontinuierlich Dokumente für verschiedene Zielgruppen veröffentlichen und haben oft keinen geeigneten Ort dafür.
Meine Empfehlung für fast jede Schule oder Universität ist eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf Ihrer bereits vorhandenen Website, und ich werde erklären, wie das mit Document Library Pro funktioniert. Ich werde die Dokumente behandeln, mit denen diese Institutionen jonglieren, wie man öffentliche Materialien von solchen trennt, die nur für Eltern und Mitarbeiter bestimmt sind, wie man Sitzungsprotokolle sicher teilt und wie man alles auf Ihrer bestehenden Website aufbaut.
Die Dokumente Schulen und Universitäten Jonglieren
Schulen und Universitäten produzieren einen ständigen Strom von Dokumenten, die sich schneller ansammeln, als fast jeder erwartet. Eine einzelne Schule hat Dutzende von Richtlinien, Terminplänen und Rundschreiben, bevor man überhaupt das Zulassungspapier zählt.
Die übliche Mischung beinhaltet einige erkennbare Gruppen:
- Richtlinien und Gesetzesdokumente. Schutz, Verhalten, Zulassung, SEND- und Datenschutzrichtlinien, von denen viele Schulen gesetzlich verpflichtet sind zu veröffentlichen.
- Materialien für zukünftige Familien. Prospekte, Informationen zum Tag der offenen Tür, Zulassungsformulare und Termine, die jeder leicht finden können sollte.
- Eltern- und Ressourcen für Schüler. Dazu gehören Newsletter, Hausaufgaben und Leselisten, Einverständniserklärungen, Prüfungspläne und Lehrpläne.
- Personal- und Gouverneurspapiere. Handbücher, Besprechungsagenden, Protokolle und Entwürfe von internen Richtlinien.
Universitäten fügen noch mehr Dokumente hinzu. Forschungsarbeiten, Handbücher von Fachbereichen, Kursleselisten und Konferenzpapiere können sich über Tausende von Dateien in Dutzenden von Abteilungen erstrecken, von denen jede ihre eigene Art der Benennung und Speicherung hat.
Das schiere Ausmaß der Dokumente macht dies zu einem echten Problem. Eine Handvoll Dateien ist als Linkliste in Ordnung, aber sobald es Hunderte sind, finden die Leute ohne Suche und Struktur nichts mehr. Die Lösung ist die gleiche wie bei Dokumente organisieren Auf jedem Laufwerk: Legen Sie zuerst klare Kategorien fest und speichern Sie dann die Dateien dort, wo die Leute sie suchen können.
Öffentliche, Eltern- und Personalmaterialien
Bildung ist einer der wenigen Sektoren, in denen dieselbe Institution für drei sehr unterschiedliche Zielgruppen gleichzeitig veröffentlicht. Ein korrektes Dokumentenmanagement bedeutet, dass jede Gruppe das erhält, was sie sehen soll:
- Öffentlich. Prospekte, Satzungsrichtlinien, Termine und Zulassungsinformationen. Diese sollten für jeden leicht zu finden sein, auch für potenzielle Familien, die nicht angemeldet sind.
- Eltern und Schüler. Newsletter, Formulare, Leselisten und Lehrpläne. Viele Institutionen bewahren diese in einem Eltern- und Schülerressourcenbibliothek Das ist für die Schulgemeinschaft offen, aber nicht für das gesamte Web.
- Personal und Aufsichtsräte. Handbücher, Vorstandspapiere und interne Richtlinien, die niemals öffentlich sein sollten.
Schulen und Universitäten begehen hier oft zwei gegensätzliche Fehler. Die einen laden alles auf eine öffentliche Seite hoch, einschließlich Dokumenten, die eingeschränkt sein sollten. Andere sperren alle ihre Dokumente hinter einem Login ab, sodass ein potenzieller Elternteil die Zulassungspolitik nicht einmal ohne Konto lesen kann. Was Sie wollen, ist ein einziges System, das die öffentlichen Materialien offen halten kann, während der Rest nach Gruppen abgeriegelt wird.
Innerhalb jeder Gruppe benötigen Institutionen eine Möglichkeit für die Menschen, schnell auf nur die Dokumente zuzugreifen, die sie benötigen. Für die öffentlichkeits- und elternorientierten Gruppen sind Kategorien und Filter eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Beispielsweise kann ein Elternteil nach der Jahrgangsstufe seines Kindes oder nach “Formularen” filtern, und eine zukünftige Familie kann direkt zu den Zulassungen springen, ohne an allem anderen vorbeizuscrollen, was die Schule jemals veröffentlicht hat.
Sicheres Teilen von Boards und Governordateien
Vorstands- und Gouverneursprotokolle sind die sensibelsten Dokumente, die eine Schule oder Universität bearbeitet. Entwürfe von Richtlinien, Finanzberichte und die Protokolle vertraulicher Angelegenheiten müssen die richtigen Personen erreichen, ohne jemals öffentlich zu werden.
Document Library Pro handhabt dies mit einer integrierten Zugriffskontrolle. Du kannst eine ganze Bibliothek, eine Kategorie oder ein einzelnes Dokument für bestimmte Benutzer, Rollen oder ein Passwort einschränken und gleichzeitig die öffentlichen Aufzeichnungen für jeden offen halten. Für eine Verwaltungsgruppe gibt dir das effektiv ein privates Portal für Vorstandsdokumente neben der öffentlichen Bibliothek der Schule.
Für wirklich vertrauliche Gobernador-Dokumente ist ein noch sichererer Ansatz, die eingeschränkte Bibliothek in einem Bereich der Website zu platzieren, der bereits eine Anmeldung erfordert, wie z. B. ein Intranet für Mitarbeiter oder ein Mitgliederbereich. Die Datei ist dann durch diese Anmeldung geschützt, anstatt nur vor der Suche der Bibliothek verborgen zu sein.
Für die meisten Institutionen ist die praktische Aufteilung unkompliziert. Behalten Sie die öffentlichen und Elternbibliotheken auf der offenen Website bei und betreiben Sie die Gouverneursbibliothek innerhalb des Mitgliederbereichs oder Intranets, in das sich die Mitarbeiter bereits einloggen.
Die Bibliothek auf Ihrer bestehenden Website erstellen
Eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek verwandelt eine lange Liste von Links in etwas, das Eltern, Schüler und Mitarbeiter nutzen können. Anstatt zu scrollen, gibt ein Besucher ein Schlüsselwort ein oder filtert nach Kategorien wie Jahrgangsstufe oder Dokumententyp und landet genau bei der Datei, die er gesucht hat. Das ist die Aufgabe, für die wir die Document Library Pro entwickelt haben.
Dokumentenbibliothek Pro nimmt die Dateien, die eine Schule oder Universität bereits erstellt und veröffentlicht sie als strukturiertes, durchsuchbare Dokumentenbibliothek. Besucher können nach Stichwörtern suchen und nach Kategorien filtern, wie z. B. Abteilung oder Jahr. Sie können ein Dokument im Browser vorab anzeigen, ohne es herunterladen zu müssen, das Benötigte herunterladen oder mehrere Dateien auswählen und sie zusammen als ZIP-Datei herunterladen.
Sie können die Bibliothek je nach Inhalt als Tabelle, Raster oder Ordneransicht darstellen. Aus unserer Analyse von Websites, die die Software nutzen, geht hervor, dass PDFs mit Abstand der häufigste Dateityp sind und das Tabellenlayout die beliebteste Wahl ist.
Persönlich würde ich das Tabellenlayout für fast jede Schul- oder Universitätsbibliothek empfehlen. Es ist das Format, das ich am einfachsten finde, um eine lange Reihe von Richtlinien oder Besprechungsprotokollen zu überfliegen und zu durchsuchen, was genau das ist, womit bibliotheksbezogene Bibliotheken für Bildungseinrichtungen tendenziell voll sind.
Document Library Pro läuft auf jeder Plattform, die die Website Ihrer Institution verwendet. Ursprünglich haben wir es als WordPress-Plugin entwickelt, und es ist auch weiterhin in dieser Form verfügbar. Es funktioniert jedoch jetzt auch als gehostete Bibliothek, die Sie in jede andere Plattform einbetten können. Eine Schule oder Universität auf Squarespace, Wix, Webflow, einer individuell erstellten Website oder einem internen Intranet kann dieselbe durchsuchbare Bibliothek veröffentlichen, ohne zu einem neuen System wechseln zu müssen.
Profitipp: Wenn Sie von jahrelangen bestehenden Richtlinien, Newslettern und Protokollen ausgehen, fügen Sie diese in Stapeln hinzu, anstatt den gesamten Backkatalog auf einmal zu importieren. Ein.
Echte Beispiele dafür, wie Schulen, Colleges und Universitäten dies einrichten, finden Sie auf unserer Schulen und Bildung Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, geht es beim Dokumentenmanagement für Schulen darum, allen Zielgruppen eine klare Möglichkeit zu bieten, das zu finden, was sie brauchen.
Bibliothek aktuell halten
Das Veröffentlichen der Dokumente ist nur die halbe Arbeit. Eine Bibliothek bleibt nur nützlich, wenn sie aktuell ist, und sie verliert schnell das Vertrauen der Eltern, wenn die Termine des letzten Jahres noch ganz oben stehen oder eine zurückgezogene Richtlinie als erstes Ergebnis erscheint.
Zwei einfache Gewohnheiten für Zuverlässigkeit:
- Stimmen Sie zu, wie lange jede Art von Dokument verfügbar bleibt und wann es archiviert oder ersetzt wird. Das ist wirklich nur eine Aufbewahrungsrichtlinie angewandt auf das, was Sie veröffentlichen. In England beispielsweise legt das Bildungsministerium fest was staatlich anerkannte Schulen online veröffentlichen müssen, ein nützlicher Ausgangspunkt, um zu entscheiden, was sichtbar bleiben soll.
- Weisen Sie einer einzelnen Person die klare Verantwortung für die Bibliothek zu, auch wenn andere Inhalte hochladen können, damit neue Newsletter oder Richtlinien pünktlich veröffentlicht werden und nichts zwischen den Rollen verloren geht.
Größere Institutionen möchten oft, dass Abteilungen oder Ausschüsse ihre eigenen Bereiche auf dem neuesten Stand halten. Ein Front-End-Formular ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente selbst hinzuzufügen, die optional zur Genehmigung zurückgehalten werden, bevor sie erscheinen, sodass ein zentrales Webteam nicht zum Engpass für jede neue Datei wird.
Eine Sache, die wir von Organisationen gelernt haben, die Submission-basierte Beiratsbibliotheken betreiben, ist es wert, weitergegeben zu werden: Wenn Sie eine lange Liste von Kategorien haben, zeigt das Einreichungsformular derzeit alle in einem einzigen alphabetischen Dropdown an. Es lohnt sich, Ihre Kategorieliste überschaubar zu halten oder Uploads unter einer kleineren Anzahl von übergeordneten Kategorien zu gruppieren, damit die Personen, die Dokumente einreichen, nicht in einem riesigen Menü scrollen müssen.
Document Library Pro enthält außerdem eine integrierte Versionsverwaltung. Aktivieren Sie sie, um eine Aufzeichnung der Historie jedes Dokuments zu führen und sicherzustellen, dass immer klar ist, welche Version die aktuelle ist. Dies ist wichtig für Richtlinien, die jährlich überarbeitet werden.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement für Schulen
Was ist der beste Weg für eine Schule, Dokumente online zu teilen?
Für mehr als eine Handvoll Dateien ist die beste Methode eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek auf der eigenen Schulwebsite, anstatt einer langen Linkliste oder eines gemeinsam genutzten Cloud-Ordners.
Eine Bibliothek ermöglicht es Eltern und Schülern, nach Dokumenten zu suchen und zu filtern, um das benötigte zu finden, behält jede Datei unter einer stabilen Adresse, und ermöglicht es Ihnen, öffentliche Materialien offen zu halten, während Sie gleichzeitig Papiere für Mitarbeiter und Aufsichtsräte einschränken.
Wie kann eine Universität große Forschungs- und Dokumentenbibliotheken verwalten?
Nutzen Sie Kategorien und Filter, um eine große Sammlung nach Abteilung, Jahr oder Dokumenttyp aufzuschlüsseln und sie als Tabelle darzustellen, damit Besucher Tausende von Datensätzen durchsuchen und sortieren können. Besucher können nach Titel, Autor und Stichwort suchen, und eine Volltextsuche in PDFs wird bald verfügbar sein.
Ein Front-End-Formular ermöglicht es jeder Abteilung, ihren eigenen Bereich auf dem neuesten Stand zu halten, ohne dass alles über ein zentrales Team läuft.
Kann eine Schule bestimmte Dokumente für Mitarbeiter oder Gouverneure privat halten?
Ja. Verwenden Sie Zugriffssteuerung, um eine Bibliothek oder einzelne Dokumente auf bestimmte Benutzer, Rollen oder ein Passwort zu beschränken, während öffentliche Aufzeichnungen für jedermann zugänglich bleiben. Für wirklich sensible Dateien wie Vorstandspapiere legen Sie die eingeschränkte Bibliothek in einen Bereich der Website, der bereits eine Anmeldung erfordert. Die Datei selbst ist dann geschützt und nicht nur vor der Suche der Bibliothek verborgen.
Funktioniert die Dokumentenbibliothek Pro, wenn unsere Schulwebsite nicht auf WordPress läuft?
Ja. Document Library Pro funktioniert als WordPress-Plugin und kann auch in andere Plattformen integriert werden, darunter Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein internes Intranet. Es veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek, die Sie vollständig öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken können, sodass sie passt, unabhängig davon, ob die Website Ihrer Institution auf WordPress oder etwas anderem läuft.
Geben Sie Ihren Schulunterlagen ein suchbares Zuhause
Für die meisten Schulen und Universitäten läuft ein gutes Dokumentenmanagement auf eine Sache hinaus: Geben Sie die bereits erstellten Richtlinien, Formulare, Newsletter und Sitzungspapiere an einem einzigen durchsuchbaren Ort auf Ihrer eigenen Website unter, wobei die öffentlichen Materialien frei zugänglich und die sensiblen Dateien hinter einem Login liegen.
Wenn Sie das erst einmal in Ordnung gebracht haben, verbringen Sie weniger Zeit mit der Beantwortung von E-Mails wie “Wo finde ich” und mit der Reparatur kaputter Links und mehr Zeit mit dem Lehren und dem Betreiben der Institution.
Wenn Sie bereit sind, einen einzurichten, Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und geben Sie Ihren Eltern, Schülern und Mitarbeitern eine Bibliothek, auf die sie sich verlassen können.
